Professionelles Management von Kundenprojekten und mehr Service mit Microsoft Lösungen

Kundenprojekte bzw. Auftragsprojekte unterscheiden sich grundlegend von internen Projekten. Letztere resultieren z. B. aus der Produkt- oder IT-Roadmap des Unternehmens. Deren Durchführung ist selbstbestimmt und flexibel zu handhaben.

Im Gegensatz dazu zeichnen sich Kundenprojekte besonders durch zwei sehr wesentliche Themen aus: Einerseits können sie sehr kurzfristig aus der Sales-Pipeline entstehen und der Kunde bestimmt den Start des Projektes. Andererseits ist die monatliche und akkurate Abrechnung der erbrachten Leistungen wichtig.

Für den Dienstleister sind die besonderen Herausforderungen von Auftragsprojekten dieser Art:

  • Schätzen von Wahrscheinlichkeiten bei der Ressourcenplanung
  • Prozess zum schnellen Erstellen detaillierter Rechnungen (Zuordnung von Aufträgen / Bestellungen / Bestellpositionen)
  • Detaillierte Leistungsnachweise mit Kommentaren
  • Interne Budgets / Verrechnungspreise
  • Unterscheidung fakturierbar / nicht fakturierbar
  • Umgang mit Pauschalpreisen
  • Reisezeiten und -kosten
  • Entstehungsweg verschiedener Arten von Projekten

Klappen Sie die folgenden Textbausteine auf und lesen Sie über die bewährten Komponenten von Lösungen für Projektmanagement bei Kundenprojekten auf der Basis von Microsoft Technologien.

Microsoft Project Server / Project Online ist eine sehr gute, zentrale Plattform für Dienstleistungsprojekte. Phasenmodelle lassen sich nach Belieben implementieren und durch Workflows untermauern. Terminpläne werden bereits in frühen Akquisitionsphasen erstellt und mit Aufwand sowie mit Kosten versehen, um sie in Kundenangebote zu integrieren.

Das Einbinden der Vertriebsphase ist sehr wichtig. Es ermöglicht den Kunden einen kompletten Projektplan mit Terminen, Aufwand und Kosten zu präsentieren. Der Projektplan wird dann nach der Bestellung in den operativen Plan überführt.

Ressourcenmanagement ist ein weiterer essenzieller Aspekt im Dienstleistungsgeschäft. Der gesamte Erfolg beruht auf der Verfügbarkeit der richtigen Skills zur richtigen Zeit in der erforderlichen Service-Qualität sowie auf einer guten Auslastung der Mitarbeiter.

Project Server / Project Online kann bei der Ressourcenplanung unterstützen: Generische Ressourcen können für die mittel- und langfristige Planung von Skills verwendet werden. So lassen sich die Kapazitätsauslastung und der Kapazitätsbedarf ermitteln. Diese generischen Ressourcen werden durch Personenressourcen ersetzt, sobald der Bedarf zeitlich näher rückt. Projektübergreifende Nutzung und Verfügbarkeiten können jederzeit ausgewertet und bei der Einsatzplanung berücksichtigt werden.

Zusammenarbeit ist ein anderer wichiger Bereich, sowohl innerhalb der Teams als auch mit dem Kunden. Microsoft SharePoint ist eine bewährte Plattform für die Kommunikation sowie für das Dokumentenmanagement – auch ein wesentlicher Aspekt im Servicegeschäft.

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Die Planung und Überwachung von Projektbudgets ist eine zentrale Funktionalität im Dienstleistungsgeschäft. Eine Integration der PPM-Lösung mit dem ERP-System ermöglicht dabei einen rollenbasierten Ansatz: Projektleiter planen Kosten und Erlöse im Project Server / Project Online und übertragen die Pläne in das ERP-System. Diese Daten werden als Input für die Angebotserstellung verwendet.

Gleiches gilt auch später für die Budgetplanung und -kontrolle sowie für das Änderungsmanagement und damit verbundene Budgetanpassungen.

Zeiterfassung und die damit verbundene Projektabrechnung sind eine grundlegend wichtige Funktionalität im Service. Üblich ist die Zeitrückmeldung im Project Server / Project Online und die Überleitung der daraus resultierenden Kosten der geleisteten Stunden in das ERP-System. Die gebuchten Stunden werden für die Rechnungsstellung verwendet und im Falle von Dienstverträgen können die Timesheets als Leistungsnachweise für den Kunden aufbereitet werden.

Für Projektleiter ist es wichtig, das interne Projektbudget und den Abrechnungsstatus ihrer Projekte zu überwachen. Daher müssen Informationen zu den Ist-Kosten und den abgerechneten Leistungen aus dem ERP-System importiert werden können. Auch die Rechnungsstellung aus dem PPM-Tool in das ERP-System muss angestoßen werden können.

Middleware-Produkte ermöglichen die nahtlose und preiswerte Integration von Microsoft Project Server / Project Online, SharePoint und anderen mit ERP-Systemen.

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Eine der größten Herausforderungen ist die Sicherstellung der Ressourcenverfügbarkeit bei der Annahme neuer Kundenprojekte. Ein ressourcenorientiertes Portfoliomanagement ist besonders wichtig im Rahmen der Auswahl von Dienstleistungsprojekten. Während der Angebotsphase müssen Terminzusicherungen auf Basis von verfügbaren Ressourcenkapazitäten und Projektprioritäten erfolgen.

Microsoft Project Server / Project Online kann in Verbindung mit bewährten Add-ons bei ressourcenbezogenen Portfolioentscheidungen und -simulationen auf transparente und komfortable Art und Weise helfen.

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Service-Organisationen sind sehr stark von ihrem Wissen, ihrer Erfahrung und ihrer Kompetenz abhängig. Das stellt einen wichtigen Wettbewerbsvorteil dar. Aus diesem Grund werden die Teams in Form von Wissens- bzw. Kompetenzgruppen gebildet. Die Teamleiter haben die Aufgabe, das Wissen, die Expertise und die Weiterbildung ihrer Mitglieder sicherzustellen.

Matrix-Organisationen zwischen Projekten und solchen Experten-Teams sind eine häufig anzutrefende Organisationsform. Die Teams arbeiten normalerweise für mehrere Projekte gleichzeitig und deren Mitglieder müssen durch die Teamleiter den Projekten zugewiesen werden. Projektleiter fragen Qualifikationen bei den Teamleitern an, die wiederum ihre Mitarbeiter auf allgemeine Aufgaben und in Projekte verteilen. Die Teamleiter sichern dabei den Projekten für einen bestimmten Zeitraum Mitarbeiter zu.

Microsoft Project Server / Project Online kann in Verbindung mit bewährten Add-ons bei dem Prozess der Anfrage und Zusicherung von Mitarbeitern unterstützen.

Details zu TPG TeamManager.


Video: Lösungen für Kundenprojekte / Auftragsprojekte

Für Ihre Dienstleistungsprojekte erstellen Sie Zeitpläne am besten schon früh während der Akquisition im PPM-System. Die Vorteile bei diesem Vorgehen sind:

  • Die Angebote lassen sich so mit Aufwand und Kosten einfach in die Kundenangebote integrieren.
  • Bestell- und Auftragswerte werden dann automatisch aus dem ERP-System in die produktiven Terminpläne übernommen.
  • Für das Durchführen der Projekte haben Sie eine akkurate Zeiterfassung im PPM-System.
  • Das ist die Voraussetzung zur transparenten Abrechnung im ERP-System.

Wie so eine optimal integrierte Umgebung für Dienstleistungsprojekte auf Basis von Microsoft Project Server bzw. Project Online aussehen kann, lernen Sie in diesem Video und den zugehörigen Dokumenten kennen.

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KUNDEN-FEEDBACK

„TPG zeigte bei der gemeinsamen Arbeit hohe Flexibilität und ging sehr gut auf unsere Anforderungen ein. So konnten wir die gewünschte Lösung in nur drei Monaten sehr schnell und zielgenau umsetzen.“

Karsten Rudolph, Projektleiter, incadea