Une gestion de projet client professionnelle et un meilleur service avec les solutions éprouvées

Les projets contractuels ou projets clients sont fondamentalement différents des projets internes. Par exemple, ces derniers peuvent résulter de la feuille de route de l'entreprise en matière de produits ou de technologies de l'information. L'entreprise est autodéterminée et flexible dans leur mise en œuvre.

En revanche, les projets contractuels ou projets clients présentent deux caractéristiques essentielles. D'une part, ils peuvent naître du pipeline des ventes assez subitement, et le client détermine le début du projet. Dautre part, une facturation mensuelle et précise des services fournis est essentielle.

De plus, avec ce type de projet, le fournisseur de service fait face aux défis suivants :

  • Estimations de probabilité dans la planification des ressources.
  • Processus pour la création rapide de factures détaillées (attribution des contrats / commandes / postes de commande).
  • Rapports de performance détaillés comprenant des commentaires.
  • Budgets internes / prix de transfert.
  • Différentiation entre facturable et non facturable.
  • Traitement des honoraires forfaitaires.
  • Temps et frais de déplacements.
  • La façon dont différents types de projets surviennent.

Développez les modules suivants et lisez sur les composants de solutions de gestion de projet pour les projets contractuels basées sur la technologie Microsoft.

Microsoft Project Server / Project Online est une plateforme bien adaptée pour les projets clients. Les modèles de prestation de services peuvent être mis en œuvre et soutenus par des flux de travail. Les plannings peuvent être créés dans les premières phases d'acquisition et associés aux coûts afin d'être utilisés dans les propositions commerciales aux clients.

L'intégration de l'étape de la proposition est très importante. Les clients des organisations de services recevront un plan de projet complet, comprenant un planning de haut niveau, les efforts, les coûts, etc. Ce plan sera converti en un plan opérationnel après la commande du client.

La gestion des ressources est cruciale dans les services professionnels. Le succès de toute l'entreprise repose sur la disponibilité des compétences adéquates pour fournir la qualité de service demandée au bon moment. Project Server / Project Online peut aider à la gestion des ressources : les ressources génériques peuvent être utilisées pour planifier les compétences plutôt que les personnes à moyen ou long terme et analyser les demandes de capacité et la disponibilité des ressources dans le temps. Elles seront remplacées par des ressources personnelles plus tard. L'utilisation et la disponibilité des ressources entre tous les projets peuvent être vérifiées à tout moment et être prises en compte pour l'affectation des ressources.

La collaboration est un autre domaine très important, tant pour les équipes de projet que pour l'interaction avec le client. Microsoft SharePoint est une plateforme puissante pour la communication mais aussi pour la gestion des problèmes et des documents.

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La planification et le contrôle des budgets des projets est une exigence essentielle des services professionnels. L'intégration de la solution PPM avec le système ERP permet une approche basée sur les rôles : les chefs de projet calculent les prévisions de coûts et de recettes dans Project Server / Project Online, qui seront transférées ensuite au système ERP. Ces informations peuvent être utilisées pour l'établissement de devis au cours de la phase de proposition, ainsi que pour le contrôle budgétaire et les demandes de changement, de même que pour les modifications budgétaires pendant l'exécution du projet.

Le suivi des temps et la facturation sont d'autres exigences essentielles dans ce domaine. L'approche la plus courante consiste à enregistrer le temps dans Project Server et à comptabiliser les coûts du travail interne dans le système ERP. Ces enregistrements de coûts internes seront utilisés pour la facturation aux clients. Dans le cas de projets en régie, les feuilles de travail détaillées peuvent être fournies aux clients en même temps.

Pour les chefs de projet, il est important de gérer et de contrôler le budget interne ainsi que le statut des factures de leurs projets. Ainsi, les coûts réels et les informations relatives aux factures doivent être importés du système ERP vers leur outil PPM et la facturation doit être déclenchée par l'outil PPM.

Les produits middleware peuvent aider à intégrer Microsoft Project Server / Project Online, SharePoint et d'autres systèmes avec les systèmes ERP de manière transparente et à un coût raisonnable.

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La disponibilité des ressources doit être vérifiée à un stade très précoce d'un projet : lorsque la décision est prise de proposer un projet et de s'engager sur des dates de livraison dans une proposition client. Cette gestion de portefeuille axée sur les ressources pendant la phase de sélection et de proposition de projet est extrêmement importante dans le secteur des services. L'engagement des dates de livraison doit reposer sur les capacités des ressources disponibles et les priorités du projet.

Microsoft Project Server / Project Online, en combinaison avec un add-on, peut aider les simulations de portefeuille et les décisions basées sur les ressources d'une manière très transparente et pratique.

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Les organisations de services professionnels comptent beaucoup sur leurs connaissances, leur expérience et leurs compétences comme avantage concurrentiel sur le marché. C'est pourquoi les équipes sont généralement structurées en centres de connaissances ou de compétences. Les chefs d'équipe ont la responsabilité d'assurer les connaissances, l'expertise et la formation des membres de leur équipe.

Les organisations matricielles entre la gestion de projet et les équipes sont très courantes dans ce type d'organisation. Les chefs de projet demanderont des compétences aux équipes de compétences, qui à leur tour planifieront les membres de leur équipe sur des tâches et des projets généraux. Les chefs d'équipe engageront des personnes auprès des chefs de projet pour un temps donné.

Microsoft Project Server / Project Online ainsi que des modules complémentaires éprouvés peuvent aider à faire les demandes de membres d’équipe et à les engager sur des projets.

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RETOUR CLIENT

« Pendant notre collaboration, l’équipe TPG a montré un haut niveau de flexibilité et a vraiment répondu à nos exigences. Ainsi, nous avons pu mettre en œuvre la solution que nous souhaitions rapidement et précisément - en seulement trois mois. »

Karsten Rudolph, Project Director, incadea