Projektmanagement für die besonderen Anforderungen in der öffentlichen Forschung

Öffentliche Forschungsprojekte unterscheiden sich deutlich von denen in der freien Wirtschaft. Charakteristisch sind beispielsweise die oft sehr langen Projektlaufzeiten, verbunden mit vielen Unwägbarkeiten für die Planung. Zudem stammt die Finanzierung aus verschiedenen öffentlichen Finanzquellen, verbunden mit häufigen und detaillierten Berichten an die öffentlichen Geldgeber. Die meist festen jährlichen Kostenbudgets lassen sich nicht oder nur begrenzt in das Folgejahr übertragen.

Vorteile von professionellem Projektmanagement

Oft sind im Forschungsumfeld über Jahre heterogene Tool-Landschaften gewachsen. Diese führen zu komplexen Kommunikationswegen und uneinheitlichen Auswertungen. Projektbeteiligte arbeiten oft mit veralteten Daten und es ist sehr schwierig, einen Gesamtüberblick über alle Projekte zu erhalten.

Professionelles, zentrales Projektmanagement setzt auf eine durchgängige Lösung, die alle vorgenannten Probleme beseitigt. Auch in öffentlichen Forschungsprojekten wird dies immer wichtiger.

In mehr als 20 Jahren hat TPG The Project Group zahlreiche Projekte im Bereich der öffentlichen Forschung durchgeführt.

Klappen Sie die folgenden Textbausteine auf und lesen Sie über die bewährten Komponenten von Lösungen für Projektmanagement im Bereich öffentlicher Forschung auf der Basis von Microsoft Technologien.

Microsoft Project Server / Project Online (Microsoft PPM) ist ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Werkzeug für zentrales Projekt- und Portfoliomanagement. Allen, vom Forschungsleiter über den Projektleiter bis hin zum Projektmitarbeiter, steht damit eine gemeinsame Arbeits- und Informationsplattform zur Verfügung.
 

Der Nutzen von Microsoft PPM

  • günstige „Edu“-Lizenzen von Microsoft für den öffentlichen Forschungsbereich
  • zentrales Speichern strukturierter Informationen zu allen Projekten
  • vielfältige Optionen für Berichte und zentrale Auswertungen über alle Projekte
  • zentrale und standardisierte Dokumentenablage durch SharePoint
  • Projekte können sowohl im Browser als auch im Project Client bearbeitet werden.

Mehr Informationen zu Microsoft Project Server oder Project Online.

    Microsoft Project Server / Project Online ist ein leistungsfähiges Werkzeug für zentrales unternehmensweites Projektmanagement. Erweitert speziell für die Herausforderungen im Multiprojekt- und Programmmanagement lässt sich der Status der Teilprojekte sehr einfach überwachen.

    Zudem kann die Top-down-Kommunikation von Zielvorgaben aus der Programmebene in die Einzelprojekte stattfinden.

    Im Rückfluss kann nach dem Bottom-up-Prinzip die aktuelle Planung von Eckdaten aus den Teilprojekten an die Programmebene berichtet werden.
     

    Vorgehensweise und Nutzen im Multi-Projektmanagement

    • Durch einfaches Generieren einer Meilensteinübersicht aus mehreren Projekten liegt dem Steuerungskreis eine übersichtliche Entscheidungsgrundlage über alle Projekte vor.
    • Der Status zu jedem Projekt lässt sich z.B. durch Projektampeln visualisieren. Auch andere Statusinformationen stehen für die Steuerung und Entscheidungsfindung bereit.
    • Top-down-Planung: Der Programmleiter plant auf Programmebene die Meilensteine. Diese werden automatisch in den Projekten angezeigt.
    • Die Projektmanager richten nun ihre eigene Projektplanung nach vorgegebenen Zielvorgaben aus.
    • Die Planergebnisse werden für die nächste Planungsrunde wieder an den Masterplan zurückgespielt.

    Mehr Informationen zu TPG ProjectLink oder TPG MultiProject(QS).

    Die Erweiterung von Microsoft Project Server / Project Online um Verknüpfungen auf Basis von „Softlinks“ ermöglicht Einblicke in wichtige Vorgangsdaten aus anderen Projekten. In Bezug auf Sacheinlagen (In-Kind) können diesbezüglich relevante Informationen ausgetauscht werden.
     

    Vorgehensweise und Nutzen

    • Projektmanager wählen per Klick Vorgänge aus anderen Projekten aus, um diese in ihrem Terminplan zu verknüpfen oder zu spiegeln.
    • Die gewählten Vorgänge werden zu Informationszwecken im eigenen Projektplan angezeigt.
    • Nur die ausgewählten Vorgänge werden angezeigt, ohne dass der Einblick ins gesamte fremde Projekt notwendig wird.
    • Auch firmenübergreife Verknüpfungen sind möglich.

    Mehr Informationen zu TPG ProjectLink oder TPG MultiProject(QS).

    Projektleiter planen am besten in einem PM-System (z.B. Microsoft Project), Controller im ERP-System (z.B. SAP). Die Integration beider Systeme sorgt für durchgängige Prozesse und vereinfacht das Arbeiten mit den Tools.
     

    Nutzen der integrierten Umgebungen

    • Durch den detaillierten Import von Budgets, Ist-Kosten, Ist-Arbeit und Obligo aus SAP können Kosten und Aufwand der Projekte gegenüber dem Plan und dem Budget überwacht werden.
    • Die Projektleiter sind jederzeit auf Ebene der Arbeitspakete über das ausgegebene, verfügte und verfügbare Budget informiert.
    • Der Datenaustausch findet automatisiert statt oder kann manuell ausgelöst werden. Dies vereinfacht die Steuerung der Prozesse.
    • Projektleiter und Controller arbeiten mit dem jeweils für sie geeigneten Werkzeug. Das erhöht die Akzeptanz der Gesamtlösung.
    • Die Doppelpflege von Daten entfällt. Für Projektleiter und Controller wird der administrative Aufwand deutlich geringer bei reduzierter Fehlerquote.
    • Höhere Datenqualität für Projektleiter, Controller und Management führt zu besseren Entscheidungen.

    Mehr Informationen zu TPG PSLink®.

    Aus Project Server / Project Online lassen sich wichtige Berichte über Einzelprojekte oder auch das Projektportfolio ziehen. Zugriffsrechte stellen sicher, dass Projektbeteiligte und Führungskräfte nur die Auswertungen sehen, die für sie gedacht sind.

    Kundenspezifisch auf den Bedarf angepasst bringt das automatisierte Berichtswesen einen großen Nutzen für die gesamte Organisation.
     

    Nutzen eines zentralen Berichtswesens

    • Aktuelle Berichte auf Knopfdruck ⇒ Wegfall manueller Arbeiten
    • Vereinheitlichen des Reportings ⇒ bessere Vergleichbarkeit
    • Aktuelle Daten von allen Projekten ⇒ Einhaltung der Berichtsperioden
    • Bessere Entscheidungsfähigkeit ⇒ sofortige Verfügbarkeit wichtiger Daten 
    • Überblick über alle Projekte und Zustände ⇒ verdichtete Projektinformationen (Ampeln, Summen, …)
    • Fokus auf die wichtigsten Projekte ⇒ Auswahlkriterien der Projekte
    • Details zum „Nachbohren“ auf Einzelprojektebene ⇒ Statusbericht, Kostenbericht, Risikoanalyse, …
    • Ausgabe der Berichte nach Bedarf ⇒ in Excel, PowerPoint, PDF oder anderen Formaten im gewohnten Unternehmensdesign

    Mehr zu TPG Business Intelligence / Reporting oder Microsoft Power BI.

    Kunden-Feedback

    „Im Vorfeld der IT-Lösung hat TPG uns durch eine sehr auf unsere Bedürfnisse ausgerichtete Beratung gezeigt, welche Projektmanagement-Ansätze im wissenschaftlichen Umfeld funktionieren und welche nicht. Gemeinsam konnten so schnell die richtigen Prozesse für eine erfolgreiche IT-Lösung entwickelt werden. Wir sind von dem professionellen Vorgehen und dem gemeinsam gefundenen Weg für unsere Anforderungen sehr angetan.“

    Birgit Kellner-Leidl, Projektmanagerin, Deutsches Elektronen-Synchrotron (DESY)