Projektmanagement in der Forschung – die IT-Lösung

Bewährte IT-Branchen-Lösungen für das Projektmanagement in der öffentlichen Forschung

Öffentliche Forschungsprojekte unterscheiden sich deutlich von denen in der freien Wirtschaft. Charakteristisch sind beispielsweise die oft sehr langen Projektlaufzeiten, verbunden mit vielen Unwägbarkeiten für die Planung. Zudem stammt die Finanzierung aus verschiedenen öffentlichen Finanzquellen, verbunden mit häufigen und detaillierten Berichten an die öffentlichen Geldquellen. Die meist festen jährlichen Kostenbudgets lassen sich nicht oder nur begrenzt in das Folgejahr übertragen.

Vorteile von professionellem Projektmanagement

Oft sind im Forschungsumfeld über Jahre heterogene Tool-Landschaften gewachsen. Diese führen zu komplexen Kommunikationswegen und uneinheitlichen Auswertungen. Projektbeteiligte arbeiten oft mit veralteten Daten und es ist sehr schwierig, einen Gesamtüberblick über alle Projekte zu erhalten.

Professionelles, zentrales Projektmanagement setzt auf eine durchgängige Lösung, die alle vorgenannten Probleme beseitigt. Auch in öffentlichen Forschungsprojekten wird dies immer wichtiger.

In mehr als 25 Jahren hat TPG The Project Group zahlreiche Projekte im Bereich der öffentlichen Forschung durchgeführt.

Klappen Sie die folgenden Textbausteine auf und lesen Sie über die bewährten Komponenten von Lösungen für Projektmanagement im Bereich öffentlicher Forschung auf der Basis von Microsoft oder Planisware Technologien.

Kunden-Feedback

„Im Vorfeld der IT-Lösung hat TPG uns durch eine sehr auf unsere Bedürfnisse ausgerichtete Beratung gezeigt, welche Projektmanagement-Ansätze im wissenschaftlichen Umfeld funktionieren und welche nicht. Gemeinsam konnten so schnell die richtigen Prozesse für eine erfolgreiche IT-Lösung entwickelt werden. Wir sind von dem professionellen Vorgehen und dem gemeinsam gefundenen Weg für unsere Anforderungen sehr angetan.“

Birgit Kellner-Leidl, Projektmanagerin, Deutsches Elektronen-Synchrotron (DESY)

Microsoft Project Server / Project Online (Microsoft PPM) ist ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Werkzeug für zentrales Projekt- und Portfoliomanagement. Allen, von der Forschungsleitung über die Projektleitung bis hin zu den Projektmitarbeitenden, steht damit eine gemeinsame Arbeits- und Informationsplattform zur Verfügung.

Der Nutzen von Microsoft PPM

günstige „Edu“-Lizenzen von Microsoft für den öffentlichen Forschungsbereich
zentrales Speichern strukturierter Informationen zu allen Projekten
vielfältige Optionen für Berichte und zentrale Auswertungen über alle Projekte
zentrale und standardisierte Dokumentenablage durch SharePoint
Projekte können sowohl im Browser als auch im Project Client bearbeitet werden.

Mehr Informationen zu Microsoft Project Server oder Project Online.

Microsoft Project Server / Project Online ist ein leistungsfähiges Werkzeug für zentrales unternehmensweites Projektmanagement. Erweitert speziell für die Herausforderungen im Multiprojekt- und Programmmanagement lässt sich der Status der Teilprojekte sehr einfach überwachen.

Zudem kann die Top-down-Kommunikation von Zielvorgaben aus der Programmebene in die Einzelprojekte stattfinden.

Im Rückfluss kann nach dem Bottom-up-Prinzip die aktuelle Planung von Eckdaten aus den Teilprojekten an die Programmebene berichtet werden.

Vorgehensweise und Nutzen im Multi-Projektmanagement

Durch einfaches Generieren einer Meilensteinübersicht aus mehreren Projekten liegt dem Steuerungskreis eine übersichtliche Entscheidungsgrundlage über alle Projekte vor.
Der Status zu jedem Projekt lässt sich z.B. durch Projektampeln visualisieren. Auch andere Statusinformationen stehen für die Steuerung und Entscheidungsfindung bereit.
Top-down-Planung: Die Programmleitung plant auf Programmebene die Meilensteine. Diese werden automatisch in den Projekten angezeigt.
Die jeweilige Projektleitung richtet nun ihre eigene Projektplanung nach vorgegebenen Zielvorgaben aus.
Die Planergebnisse werden für die nächste Planungsrunde wieder an den Masterplan zurückgespielt.

Mehr Informationen zu TPG ProjectLink oder TPG MultiProject^(QS).

Die Erweiterung von Microsoft Project Server / Project Online um Verknüpfungen auf Basis von „Softlinks“ ermöglicht Einblicke in wichtige Vorgangsdaten aus anderen Projekten. In Bezug auf Sacheinlagen (In-Kind) können diesbezüglich relevante Informationen ausgetauscht werden.

Vorgehensweise und Nutzen

Das Projektmanagement für jedes Projekt wählt jeweils per Klick Vorgänge aus anderen Projekten aus, um diese in ihren Terminplänen anzuzeigen und ggf. zu verknüpfen.
Die gewählten Vorgänge werden zu Informationszwecken im eigenen Projektplan angezeigt.
Nur die ausgewählten Vorgänge werden angezeigt, ohne dass der Einblick ins gesamte fremde Projekt notwendig ist.
Auch firmenübergreife Verknüpfungen sind möglich.

Mehr Informationen zu TPG ProjectLink oder TPG MultiProject^(QS).

Projektleiterinnen und Projektleiter planen am besten in einem PM-System (z.B. Microsoft Project oder Planisware), das Controlling im ERP-System (z.B. SAP). Die Integration beider Systeme sorgt für durchgängige Prozesse und vereinfacht das Arbeiten mit den Tools.

Nutzen der integrierten Umgebungen

Durch den detaillierten Import von Budgets, Ist-Kosten, Ist-Arbeit und Obligo aus SAP können Kosten und Aufwand der Projekte gegenüber dem Plan und dem Budget überwacht werden.
Die Projektleitungr sind jederzeit auf Ebene der Arbeitspakete über das ausgegebene, verfügte und verfügbare Budget informiert.
Der Datenaustausch findet automatisiert statt oder kann manuell ausgelöst werden. Dies vereinfacht die Steuerung der Prozesse.
Projektleitung und Controlling arbeiten mit dem jeweils für sie geeigneten Werkzeug. Das erhöht die Akzeptanz der Gesamtlösung.
Die Doppelpflege von Daten entfällt. Für Projektleitung und Controlling wird der administrative Aufwand deutlich geringer, bei reduzierter Fehlerquote.
Höhere Datenqualität für Projektleitung, Controlling und Management führt zu besseren Entscheidungen.

Mehr Informationen zu TPG PSLink^®.

Aus Project Server / Project Online lassen sich wichtige Berichte über Einzelprojekte oder auch das Projektportfolio ziehen. Zugriffsrechte stellen sicher, dass Projektbeteiligte und Führungskräfte nur die Auswertungen sehen, die für sie gedacht sind.

Kundenspezifisch auf den Bedarf angepasst bringt das automatisierte Berichtswesen einen großen Nutzen für die gesamte Organisation.

Nutzen eines zentralen Berichtswesens

Aktuelle Berichte auf Knopfdruck ⇒ Wegfall manueller Arbeiten
Vereinheitlichen des Reportings ⇒ bessere Vergleichbarkeit
Aktuelle Daten von allen Projekten ⇒ Einhaltung der Berichtsperioden
Sofortige Verfügbarkeit wichtiger Daten ⇒ bessere Entscheidungsfähigkeit
Überblick über alle Projekte und Zustände ⇒ verdichtete Projektinformationen (Ampeln, Summen, …)
Fokus auf die wichtigsten Projekte ⇒ Auswahlkriterien der Projekte
Details zum „Nachbohren“ auf Einzelprojektebene ⇒ Statusbericht, Kostenbericht, Risikoanalyse, …
Ausgabe der Berichte nach Bedarf ⇒ in Excel, PowerPoint, PDF oder anderen Formaten im gewohnten Unternehmensdesign

Mehr zu TPG ReportingPack oder Microsoft Power BI.

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