Gestion de Projet dans la Recherche Publique

Des solutions informatiques épourvées pour la gestion des projets de recherche publique

Les projets de recherche publique sont très différents de ceux du secteur privé. Ce secteur d’activité est souvent caractérisé par des projets très longs et de nombreuses incertitudes qui peuvent impacter le planning. De plus il est typique d’avoir des financements venants de diverses sources publiques associés à des rapports fréquents et détaillés pour ces investisseurs publics.

Enfin, les installations où sont faites les recherches sont généralement gérées avec des budgets de coûts annuels qui ne peuvent pas être facilement reportés à l’année fiscale suivante.

Les avantages d’une gestion de projet professionnelle

Les environnements de recherche fonctionnent souvent avec un ensemble d'outils hétérogènes qui s'est développé de manière fragmentaire au fil des années. Cela mène à des canaux de communications complexes et des analyses parfois incohérentes. Les participants aux projets ne disposent pas toujours de l’information la plus récente pour travailler et il n’y a souvent pas de moyen d’obtenir une vue d’ensemble complète de tous les projets de l’organisation.

La gestion de projet professionnelle à travers l’entreprise est basée sur une solution intégrée qui élimine tous les problèmes mentionnés ci-dessus. C’est pourquoi elle est de plus en plus présente dans les projets de recherche publique.

Depuis plus de 25 ans, TPG The Project Group a mené à bien de nombreux projets dans le domaine de la recherche publique.

Vous en saurez plus sur chacun des composants de solution de gestion de projet basée sur la technologie Microsoft ou Planisware et adaptée au secteur de la recherche publique en lisant les modules ci-dessous.

RETOUR CLIENT

« Pendant la phase de préparation pour notre projet informatique, TPG nous a donné des conseils entièrement adaptés à nos besoins et nous ont montré quelles approches de gestion de projet fonctionnent dans un environnement scientifique et lesquelles ne fonctionnent pas. En travaillant conjointement avec TPG, nous avons pu ensuite développer très rapidement les processus nécessaires pour une solution informatique réussie. Nous avons été impressionnés par leur approche professionnelle et par la solution sur laquelle nous avons collaboré et qui répond parfaitement à nos besoins ».

Birgit Kellner-Leidl, Project Manager, Deutsches Elektronen-Synchrotron (DESY)

Microsoft Project Server / Project Online (Microsoft PPM) est un outil puissant et facile d’utilisation pour la gestion de projet et de portefeuille (PPM) au sein de l’organisation. Les directeurs de recherche, les chefs de projet et les équipes projets utilisent tous une plateforme commune pour le travail et le partage d’informations.

Les avantages de Microsoft PPM

Des licences Microsoft spéciales “Education” pour le secteur de la recherche publique.
Stockage central d’informations structurées de tous les projets.
Options multiples pour les rapports et évaluations de tous les projets
Classement de documents centralisé et standardisé dans SharePoint
Les projets peuvent être édités dans le navigateur et dans le client Project

Plus d’information sur Microsoft Project Server ou Project Online.

Microsoft Project Server / Project Online est un puissant outil pour la gestion de projet centralisée à l’échelle de l’entreprise. Utilisé conjointement avec un outil complémentaire conçu spécifiquement pour la gestion multi-projets et la gestion de programme, il permet aux utilisateurs de surveiller facilement l’état d’avancement des sous-projets et de communiquer les objectifs descendants (top-down) du niveau programme aux sous-projets.

La planification ascendante (Bottom-up) est aussi disponible car les participants aux projets ont la possibilité de faire remonter les informations réelles de leur planning depuis leur sous-projet au niveau du programme pour un contrôle plus poussé.

Méthode et avantages de la gestion de programme

Le comité responsable des décisions dispose d’une base claire et précise pour prendre les décisions sur tous les projets en générant simplement une vue d’ensemble des jalons de plusieurs projets.
L’état d’avancement de chaque projet peut être visualisé par des feux tricolores dans un affichage graphique. D’autres informations sur l’avancement des projets sont disponibles pour le comité décideur si nécessaire.
Regroupement automatique des jalons en un clic de souris permettant aux utilisateurs de visualiser les jalons principaux des projets dans le planning du programme.
Planification descendante (top-down) : le responsable du programme crée un plan au niveau du programme avec des jalons cibles et des données clés. Ces éléments sont automatiquement affichés dans les sous-projets opérationnels.
Les chefs de projets alignent alors leur planning aux objectifs fixés.
Planification ascendante : les jalons importants des sous-projets opérationnels peuvent être à leur tour transférés au niveau du programme.

Plus d’information sur TPG ProjectLink ou TPG MultiProject^(QS).

Microsoft Project Server / Project Online peut être étendu avec des « Softlinks » afin de montrer aux utilisateurs les tâches importantes des autres projets. Dans le contexte d’une collaboration en nature, les utilisateurs peuvent facilement partager les informations importantes entre les plans de projets Microsoft Project.

Méthode et avantages

Les chefs de projet peuvent facilement sélectionner des tâches importantes d’autres projets pour les refléter ou les lier dans leur propre planning.
Les tâches sélectionnées sont ainsi affichées pour information dans leur planning.
Les chefs de projet peuvent sélectionner des tâches à refléter sans avoir à visualiser tout le projet externe.
Des liens entre différentes entreprises sont aussi faciles à mettre en œuvre en utilisant les « soft links »

Plus d’information sur TPG ProjectLink ou TPG MultiProject^(QS).

Les chefs de projet travaillent mieux avec un système de gestion de projet optimisé pour leurs besoins, tel que Microsoft Project Server / Project Online. Les contrôleurs de projet, eux, sont plus à l’aise avec un système ERP (ex : SAP). L’intégration des deux systèmes rationnalise les processus et facilite les choses pour tout le monde.

Les avantages d’un environnement intégré

Les responsables peuvent importer des budgets détaillés, les coûts réels, le travail réel et les engagements depuis SAP leur permettant ainsi de vérifier les coûts et les délais des projets par rapport au plan et au budget.
Les chefs de projet sont toujours bien informés sur les dépenses, sur le budget alloué et le budget disponible au niveau des lots de travail.
La partage de données est provoqué manuellement ou bien automatiquement. Cela simplifie beaucoup d’étapes du fait de processus de gestion de projet cohérents.
Les chefs de projet et les contrôleurs travaillent chacun avec l’outil qui leur correspond le mieux.
Les plannings, le contrôle, la collaboration et la gestion documentaire sont intégrés.
La double saisie est éliminée améliorant ainsi la qualité des données pour les chefs de projet, les contrôleurs et la direction et donnant par conséquent une meilleure base pour la prise de décisions.

Plus d’information sur TPG PSLink^®.

Grâce à Microsoft Project Server / Project Online vous disposez de rapports importants sur les projets individuels ou sur les portefeuilles de projets. Un concept basé sur les rôles et des droits d’accès garantissent que les membres d’équipe et les responsables ne voient que les rapports qui leur sont destinés. Le système de reporting automatisé est personnalisé selon vos besoins et apporte de nombreux avantages à votre organisation.

Les avantages d’un système de reporting centralisé

Les rapports courants à portée de main ⇒ élimination du travail manuel.
Standardisation des rapports ⇒ comparaison facilitée.
Données actuelles des projets ⇒ strict respect des périodes de reporting
Disponibilité immédiate des données importantes ⇒ meilleure capacité à la prise de décisions
Vue d’ensemble de tous les projets et des états d’avancement ⇒ informations projet consolidées (indicateurs, montants etc…).
Focus sur les projets clés ⇒ critères de sélection des projets.
Détails pour approfondir les projets individuels ⇒ rapport d’avancement, rapport de coûts, analyse des risques etc…
Format de sortie des rapports au choix ⇒ Excel, PowerPoint, PDF ou autre format respectant la charte graphique de l’entreprise.

Plus d’information sur TPG ReportingPack ou Microsoft Power BI.

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