Das Unternehmen: Die Messe München blickt auf eine lange und eindrucksvolle Firmengeschichte zurück: Gegründet 1964 in München ist das Unternehmen inzwischen international tätig und orga-nisiert zusammen mit seinen Tochtergesellschaften Fachmessen in China, Indien, Brasilien, Russland, der Türkei, Südafrika, Nigeria, Vietnam und im Iran. Damit zählt die Messe München heute zu den führenden Messeveranstaltern weltweit. Das globale Motto: „Connecting Global Competence“.
Die Herausforderung:
Um den Anforderungen der sehr schnelllebigen Branche und vor allem der Aussteller und Besucher gerecht zu werden, ist agiles, flexibles Projektmanagement entscheidend – gerade bei Veranstaltungen mit extrem hohem Verwaltungs- und Planungsaufwand. So kann das die Messe München auch in Zukunft innovative Veranstaltungskonzepte entwickeln und erfolgreich durchführen. Für Agilität und Flexibilität sind nachvollziehbare Prozesse, Klarheit und Zuverlässigkeit in der Planung sowie nahtlose Zusammenarbeit über unterschiedliche Gewerke hinweg notwendig. Die Grundlage dafür bilden in erster Linie eine gut aufgestellte IT-Infrastruktur und smarte Tools, die Kollaboration und Transparenz bei hoher Datensicherheit fördern.
Trotz des umfangreichen Einsatzes an modernen Tools mangelte es aber bislang besonders im Projektmanagement an einer Software-Lösung, die alle Prozesse und vor allem die verfügbaren Ressourcen transparent und übersichtlich abbilden konnte.
Die Lösung: Zuerst entwickelten die internen Projektmanagement- und IT-Experten der Messe München eine Strategie zur Einführung von neuen Technologien, die die Zusammenarbeit verbessern und Projekte transparenter machen soll. Dies zahlt maßgeblich auf die Ziele der IT-Strategie ein. Sie soll ermöglichen, dass sich die Messe München für die digitale Transformation wappnet und sich die IT-Bereiche enger mit den anderen Bereichen des Unternehmens vernetzen.
Bei der Umsetzung in Project Online setzte die Messe München auf professionelle Hilfe: Gemeinsam mit dem Microsoft Gold Certified Partner TPG The Project Group stattete das Unternehmen im ersten Schritt 60 Arbeitsplätze im Zentralbereich IT mit Project Online aus. Bei der Einführung unterstützte TPG mit intensiver Beratung beim Lösungsdesign, schrittweiser Implementierung der Lösung im ständigen Austausch mit der Messe und beim Training der Anwender.
Der Nutzen: Project Online erleichtert Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement durch in-telligente Funktionen, übersichtliches Design und Transparenz. Ein weiteres Plus ist die Vernetzung und tiefe Integration mit Office 365 – insbesondere mit Microsoft Teams.
Die zentrale Verwaltung aller Projektbestandteile macht das IT-Ressourcenmanagement mit 60 Mitarbeitern transparent und ermöglicht eine effiziente Planung. So kann das Unternehmen Engpässen nun bereits in frühen Phasen proaktiv entgegenwirken.
Auch verlässliche Projekttermine für Kollegen sind kein Problem mehr. Zuvor mussten Projektmanager mehrere Statusberichte an verschiedene Personen innerhalb der eigenen Organisation senden. Durch die transparente Steuerung der Projekte in Project Online können nun alle Beteiligten jederzeit auf den aktuellen Status zugreifen – die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und können sich besser auf ihr eigentliches Kerngeschäft konzentrieren.
„Die Abstimmungen zwischen der IT-Abteilung und anderen Business-Units sind jetzt effizienter und zuverlässiger. Kommunikation und Transparenz sind noch besser geworden. Dies führt zu höherer Qualität bei der Projektplanung und -durchführung und damit auch zu besseren Geschäftsergebnissen – vor allem aber zu Schnelligkeit, Agilität und Klarheit.“
Dr. Birgit Böck, TeamleiterinIT Projekt- und Portfoliomanagement, Messe München GmbH
