Ressourcenmanagement auf einem völlig neuen Niveau für WÖRWAG Pharma mit Project Online (Case Study)

0

+++ Maßgeschneiderte Lösung für Pharmaunternehmen zum Einstieg in das digitale Projektmanagement +++ Basierend auf Project Online +++

Diese Case Study beschreibt, wie Projektmanagement und Ressourcenplanung bei WÖRWAG Pharma mit einer schlüsselfertigen Lösung auf Basis von Microsoft Project Online ein völlig neues Niveau erreichen.

Die WÖRWAG Pharma GmbH & Co. KG ist ein Pharmaunternehmen, das verschreibungspflichtige Präparate sowie frei verkäufliche Produkte und Nahrungsergänzungsmittel in mehr als 35 Ländern vertreibt. Absatzmärkte sind Deutschland, Osteuropa, Russland, die baltischen Staaten, Asien und Lateinamerika. WÖRWAG bezieht seine Produkte von Produktionspartnern vorwiegend aus Osteuropa und Asien.

Das 1971 gegründete, in Böblingen ansässige Familienunternehmen mit weltweit über 1000 Mitarbeitern bietet gesundheitsbewussten Menschen hochwirksame Lösungen zur Vorbeugung und Behandlung von
Zivilisationskrankheiten. WÖRWAG ist spezialisiert auf natürliche Arzneistoffe, insbesondere Vitamine, Mineralstoffe und Spurenelemente sowie auf pflanzliche Wirkstoffe. Angesichts der zunehmenden Zahl oft umfangreicher Projekte setzte sich das schnell wachsende Unternehmen das Ziel, Strukturen und Prozesse zu vereinheitlichen und das Ressourcenmanagement zu optimieren. Mit TPG QuickStart verfügt WÖRWAG Pharma jetzt erstmals über eine cloudbasierte Serverlösung für unternehmensweites und projektübergreifendes Projekt- und Ressourcenmanagement und Berichtswesen.

Damit wurde ein neues Niveau hinsichtlich Durchführung und Transparenz in der Planung und Abwicklung von Projekten erreicht. Die Lösung unterstützt zudem die Abstimmungsprozesse zwischen Projekt- und Teamleitern für effizientes Ressourcenmanagement.

Read article in English

 

Unser Service für Sie: Holen Sie sich Ihr Exemplar der WÖRWAG Case Study: DOWNLOAD PDF 

Das Unternehmen hatte bisher keine Erfahrung mit Projektmanagement-Software.
Deswegen wollten wir uns mit einer kleineren Lösung erst einmal einarbeiten und
verstehen, was Projektmanagement-Software im Detail überhaupt bedeutet und leistet.

Bernhard Armbruster, Projektmanagement Officer (PMO) WÖRWAG Pharma

Kurzprofil des Projekts

Das Unternehmen
WÖRWAG Pharma vertreibt weltweit verschreibungspflichtige und frei verkäufliche Produkte zur Prävention und zur Behandlung von Zivilisationskrankheiten. Tätigkeitsfelder sind Marketing, Zulassungsverfahren und Vertrieb sowie die Erforschung neuer Anwendungsmöglichkeiten für bewährte Produkte. Die Produktion selbst erfolgt bei Partnern in Osteuropa und Asien.
Die Lösung
Mit TPG QuickStart erhielt das Unternehmen schnell eine voll einsatzfähige Software mit vorkonfigurierten Elementen. Die Lösung wurde mit TPG TeamManager für eine transparente Ressourcenplanung erweitert. Sie ist in die Welt von Microsoft Office 365 eingebunden und lässt sich durch Schnittstellen für künftig erforderliche Anwendungen erweitern. Auch die von WÖRWAG Pharma angestrebte SAP Anbindung zählt dazu.
Die Herausforderung
WÖRWAG Pharma wollte den exakten Bedarf hinsichtlich des Umfangs einer Software-Lösung für das Projekt- und Ressourcenmanagement erheben. Eine weitere Vorgabe war es, im Anschluss daran die richtige Lösung zu finden und innerhalb kurzer Zeit zu implementieren.
Der Nutzen
Das Pharmaunternehmen profitiert – über mehr Effizienz und Transparenz im Projektmanagement hinaus – besonders von einem Ressourcenmanagement auf völlig neuem Niveau. Zum ersten Mal lassen sich Auslastung und freie Kapazitäten klar überblicken. Das erleichtert es, laufende Projekte effizient zu koordinieren und zu steuern. Außerdem ist es jetzt erstmals möglich, verlässlich zu erkennen, ob, wann und welche Ressourcen für die Übernahme neuer Projekte zur Verfügung stehen.

 

Professionelles Projektmanagement für komplexe Technologietransfers

Project Online Case Study Bernhard Armbruster

Bernhard Armbruster,
Projekt Management Officer WÖRWAG Pharma

„Ich habe eine große Zahl an Projekten vorgefunden, die aber größtenteils nicht strukturiert und häufig verzögert abliefen.” Als Bernhard Armbruster, zunächst als Berater, dann als Projekt Management Officer (PMO) zu WÖRWAG Pharma stieß, war das Projektmanagement in dem schnell wachsenden und erfolgreich expandierenden Familienunternehmen eine offene Flanke. „Ressourcen konnten wir nur grob schätzen”, erinnert er sich. Das führte immer wieder dazu, dass neue Projekte begonnen wurden, für die keine ausreichenden Kapazitäten zur Verfügung standen. Ressourcenmanagement ist für das Böblinger Familienunternehmen ein komplexes Thema. Die Produkte, die die Firma als Brand Owner vertreibt, lässt es von zertifizierten Partnern vorwiegend in Osteuropa und Asien herstellen.

Nicht selten werden diese Partner gewechselt oder es kommen neue hinzu. Gründe sind beispielsweise Kosten, Kapazitätsausbau und Vermeidung von Ausfallrisiken. Erforderlich ist in diesen Fällen ein Technologietransfer – das Produktions-Know-how muss von einem Partner auf einen anderen übertragen werden. „Das ist immer ein kniffliger und teurer Prozess, der jeweils anderthalb bis zwei Jahre in Anspruch nimmt”, erläutert der PMO. Diese Technologietransfers machen ein gutes Drittel der Projekte aus, die WÖRWAG Pharma managt. Der Rest verteilt sich auf Produktoptimierungen, die Einführung neuer Produkte, IT-Projekte etc. Mit jedem Projekt stand WÖRWAG Pharma vor einer Frage, die sich schlicht nicht beantworten ließ: Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?

Vor diesem Hintergrund hat sich die Unternehmensleitung strategisch zur Einführung eines softwarebasierten Projektmanagements entschlossen. In Sachen Digitalisierung hatte sich bei WÖRWAG Pharma bereits einiges getan.

„Wir hatten Microsoft Office 365 eingeführt und – rechtzeitig vor der Corona-Krise – begonnen, mit Microsoft Teams zu arbeiten”, berichtet Armbruster. Auch der Umstieg auf SharePoint stand an. Damit lag es nahe, bei der Suche nach einer Lösung für die Projektmanagement-Software im Microsoft-Umfeld anzufangen.“

Workshop als Basis für die Entscheidungsfindung

„Es war klar, dass wir einen professionellen Partner brauchen”, erinnert sich Armbruster. Die Kompetenz, die TPG The Project Group mit ihrer Website und ihrem YouTubeChannel unter Beweis stellt, hat ihn dazu bewogen, den Kontakt aufzunehmen. „Wir haben zunächst einen gemeinsamen Workshop gemacht, der bei WÖRWAG Pharma auf großes Interesse gestoßen ist”, erläutert Michael Nicholson, der für TPG die Betreuung des neuen Kunden aus Böblingen übernommen hat.

„Da wir bis dahin keine Erfahrung mit digitalem Projektmanagement hatten”, berichtet Armbruster, „mussten wir im ersten Schritt zunächst definieren, was genau wir eigentlich brauchen.” Es stellte sich die Frage: Wäre eine große, umfassende Lösung das Richtige?

Die paketierte Lösung für den Start ins digitale Projektmanagement

Im Workshop präsentierte TPG die beeindruckende Palette der Möglichkeiten. Die Böblinger waren begeistert von dem, was der Microsoft Project Server kann, empfanden die Komplexität einer umfangreichen Komplett-Implementierung aber als zu groß für den Anfang. „Wir wollten die Chance haben, uns erst einmal einzuarbeiten und Erfahrungen mit digitalem Projektmanagement zu sammeln”, sagt Armbruster. Und nicht zuletzt: WÖRWAG Pharma wollte die neue Lösung schnell umsetzen.

„Also fiel die Entscheidung für TPG QuickStart plus TPG TeamManager“, so der PMO. TPG-Experte Nicholson: „Ein wichtiges Argument: Damit konnte der Kunde innerhalb von einer Woche loslegen.”

TPG QuickStart war auch das Produkt hinter der Umwandlung der folgenden Unternehmen:

Hörmann Logistik
GEDA (Baumaschinenunternehmen)

TPG TeamManager war ein wichtiger Teil der Lösung für den Stromversorger Swissgrid.

TPG QuickStart ist eine Lösung mit einsatzfähigen, vorkonfigurierten Elementen zum Festpreis. Damit kann WÖRWAG Abläufe im Projektmanagement standardisieren und gewinnt Transparenz für die Planung von Ressourcen und Terminen. Zugleich bietet TPG QuickStart vielfältige Möglichkeiten für den späteren Ausbau, beispielsweise eine SAP Anbindung, die WÖRWAG bereits perspektivisch ins Auge fasst.

Project Online Case Study

Benutzeroberfläche der neuen PM-Lösung auf Basis von Microsoft Project Online

Best-Practice-Trainings stoßen auf enorm großes Interesse

„Ein Schlüssel für den Erfolg des neu eingeführten Projektmanagements sind aber auch die Trainings”, betont Nicholson. Damit ist weit mehr gemeint als die Anwenderschulung. Der TPG Experte präsentiert in Böblingen des Öfteren Best-Practice-Beispiele. „Das stößt auf ein enorm großes Interesse.”

Nach den ersten Gehversuchen mit der neuen Software haben die Anwender im Headquarter von WÖRWAG Pharma in Deutschland TPG QuickStart zunehmend in ihren Arbeitsalltag integriert. Armbruster: „Die Anwender gliedern sich in drei Gruppen: Projektmitarbeiter, Projektleiter sowie Teamleiter beziehungsweise Ressourcenmanager.”

Die Mitarbeiter haben jetzt eine zentrale Anlaufstelle, einen einzigen Link für die Aufgabenverwaltung, für Protokolle und Dokumente sowie für Listen. Jeweils am Ende einer Arbeitswoche geben sie in die Projektmanagementlösung ein, wie viele Stunden sie für ihre Projektarbeit benötigt haben und wie hoch sie den restlichen Aufwand für die kommenden Wochen einschätzen.

Die Projektpläne werden dabei vollautomatisch aktualisiert und bieten so einerseits eine hundertprozentige
Dokumentation des Projektverlaufs in der Vergangenheit sowie andererseits eine aussagekräftige Abschätzung des Aufwands für die Zukunft. Die mitgelieferten Reports visualisieren die Daten für jede Zielgruppe – Projektmitarbeiter und Projektmanager ebenso wie Team- und Ressourcenmanager.

Ich habe mich bereits nach der ersten Schulung sehr sicher im Umgang mit der neuen Software gefühlt

Durch die aggregierten Daten lassen sich auch Szenarien für die Zukunft abbilden. Dies wiederum ermöglicht es, eine langfristige Ressourcenplanung zu realisieren. Wäre es tendenziell möglich, die Anwendung über die aktuellen 90 Mitarbeiter in Böblingen hinaus auch auf weitere Teams vor Ort und in den zahlreichen ausländischen Standorten von WÖRWAG auszudehnen? „Das ist kein Problem”, antwortet Armbruster. „Während der Corona-Krise waren fast alle deutschen Mitarbeiter im Home Office. Dadurch haben wir bereits die Erfahrung gesammelt, dass die Online-Zusammenarbeit reibungslos funktioniert, von wo aus auch immer.”

Lesetipp: PMO-Interview zur Corona-Krise: Welche Zukunft hat das Homeoffice im Projektumfeld?

Die SAP Anbindung könnte im nächsten Schritt kommen

Bernhard Armbruster – langjähriger Projektmanagement-Experte und versierter IT-Anwender – hat die Einführung von TPG QuickStart und TPG TeamManager als schnell und gut funktionierenden Prozess erlebt. „Ich habe mich bereits nach der ersten Schulung sehr sicher im Umgang mit der neuen Software gefühlt”, erklärt er.

Dieses Administrator-Training, ebenfalls remote über Microsoft Teams durchgeführt, absolvierte Armbruster sogar an nur einem Tag und damit in der Hälfte der dafür vorgesehenen Zeit.

Wir telefonieren einmal die Woche. Auch auf komplexe Fragen erhalte ich schnell eine
Antwort. Die Response-Time ist top!

In Michael Nicholson hat der WÖRWAG-PMO einen zentralen Ansprechpartner für alle Fragen, die sich aus dem laufenden Betrieb ergeben. „Wir telefonieren einmal die Woche. Auch auf komplexe Fragen erhalte ich schnell eine Antwort. Die ResponseTime ist top”, lobt Armbruster. Und weil alles gut läuft, hat er bereits die folgenden Schritte vor Augen. „Die SAP Anbindung”, kündigt er an, „könnte im nächsten Schritt kommen.”

Project Online Case Study

Automatische Bereitstellung von Daten für das Team, für Projektleiter und für Teamleiter bei WÖRWAG Pharma

Bitte senden Sie uns Ihr Feedback! Sind Sie auf eine ähnliche Herausforderung gestoßen? Wie beurteilen Sie den Ansatz von WÖRWAG Pharma und TPG? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.

ARTIKEL DRUCKEN

Share.

Kommentar abschicken