Sie möchten professionelles Ideenmanagement im Unternehmen einführen, wissen aber nicht wie? Hier brauchen Sie nicht nur die richtigen Prozesse, sondern auch die passenden Tools. Die gute Nachricht: Wenn Sie mit SharePoint und MS Project arbeiten, haben Sie die nötige Ideenmanagement Software bereits an der Hand, um Ihren Prozessablauf optimal abzubilden.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Projektideen in SharePoint sammeln, bewerten und letztlich daraus Projekte in Microsoft Project Server für die Durchführung erstellen.
Die Kapitel im Überblick:
Teil 1: So aktivieren Sie SharePoint für Ihre Projektideen
Teil 2: So fügen Sie Spalten in einer SharePoint Liste hinzu
Teil 3: So arbeiten Sie mit Ideenlisten und wandeln Ihre Ideen in ein Projekt um
Hinweis: Die Tipps gelten für beide Versionen Microsoft SharePoint Server bzw. Project Server 2013 und Microsoft SharePoint Server bzw. Project Server 2016.
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Teil 1: So aktivieren Sie SharePoint für Ihre Projektideen
Die Aufgabenstellung: Ideen auswerten und umsetzen
Lassen Sie uns mit unserem Beispiel beginnen:
Vierteljährig sammeln Sie Vorschläge für neue Produkte in einem Workshop. Es entstehen jedes Mal eine Menge Ideen mit Notizen; Aufgaben werden verteilt; Prioritäten müssen gesetzt werden usw.
Nach einer Auswertung soll eine Idee ausgewählt und umgesetzt werden.
Mit SharePoint Server und Project Server können Sie alle Ergebnisse aus den Workshops sammeln und die Ideen bei Bedarf in ein Projekt im Project Server umwandeln.
Sie können sich beispielsweise:
- Eine benutzerdefinierte Liste (Custom List) erstellen und im Schnellstart anzeigen lassen.
- In der neuen Liste zusätzliche Felder für die Ideensammlung, Notizen, usw. hinzufügen.
- Eine Idee auswählen und in ein Enterprise Projekt umwandeln.
- Enterprise Custom Fields mit Feldern aus der benutzerdefinierte Liste verknüpfen und das Projekt mit einer Vorlage verbinden.
- Das Projekt in der Project Web App (PWA) anschauen und bearbeiten.
Wie Sie eine SharePoint App im Schnellstart einbinden
Hinweis: Für bestimmte Schritte müssen Sie ggf. Administrator- oder Super-User-Rechte haben.
Wenn Sie Getting Started auf der Startseite der PWA noch eingeblendet haben, klicken Sie auf die Kachel Add Lists, Libraries and other apps.
Ansonsten wählen Sie Add an app / Custom list aus dem Menü Settings.
Wählen Sie die App Custom List aus, geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie ihn.
Es erscheint eine neue App in den Site Contents. Öffnen Sie die Settings, um die URL der Liste zu bekommen.
Kopieren Sie die URL und wechseln Sie zur PWA Settings. Im Bereich Ansichten Verwalten/Schnellstart erstellen Sie einen neuen Link zur App.
Ein Link zur neu eingerichteten App für die Workshop Ideensammlung steht jetzt im Schnellstart zur Verfügung.
Teil 2: SharePoint-Liste mit zusätzlichen Spalten erweitern
Im ersten Teil haben Sie gelernt, wie Sie eine SharePoint App auswählen und im Schnellstart zur Verfügung stellen können.
Im zweiten Teil erfahren Sie jetzt, wie Sie mit Microsoft SharePoint in einer vorhandenen Liste zusätzliche Spalten hinzufügen und Ihre bereits gesammelten Ideen ergänzen.
Spalten hinzufügen in SharePoint
Bleiben wir bei unserem unserem Fallbeispiel, das wir bereits in Teil 1 begonnen haben: Hier werden vierteljährig Vorschläge für neue Produkte in einem Workshop gesammelt.
In Teil 1 haben Sie bereits die benutzerdefinierte SharePoint-Liste dem Schnellstart hinzugefügt.
Jetzt wollen Sie die Liste noch genauer definieren. Schließlich wollen Sie ja nicht nur Ideen aus dem Brainstorming sammeln, sondern diese dann auch schnell und effizient zum Enterprise-Projekt umwandeln.
Hinweis: Für bestimmte Schritte müssen Sie ggf. Administrator- oder Super-User-Rechte haben.
Dazu möchten Sie einige Spalten definieren und hinzufügen.
Als Erstes öffnen Sie die Ideenliste über den Link im Schnellstart und klicken auf Editieren, um die Liste zu bearbeiten und zusätzliche Spalten hinzufügen.
Klicken Sie auf das Pluszeichen, um Spalten hinzuzufügen. Es stehen Ihnen einige Feldtypen zur Verfügung: Text, Zahlen, Datum & Zeit, Personen (z.B. Benutzer oder Abteilungen in SharePoint oder Project Server).
Außerdem gibt es weitere Spalten wie Nachschlagetabellen, Währungsfelder usw., die Sie nach Bedarf definieren und hinzufügen können.
Durch Klicken auf die Pünktchen neben dem Listennamen bekommen Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen: die Reihenfolge der Spalten ändern oder Gruppierungen und Filter einrichten oder weitere Ansichten wie zum Beispiel ein Balkendiagramm erstellen.
In den Listeneinstellungen können Sie noch eine Reihe weiterer Anpassungen vornehmen und unter anderem Berechtigungen und Regeln zur Versionierung einrichten.
Wenn die notwendigen Spalten erstellt, die Ansicht wie benötigt angepasst und die Berechtigungen usw. eingerichtet wurden, sind die Vorbereitungen schon fertig.
Gehen Sie zurück zur Liste, um das Editieren zu beenden und die Änderungen zu speichern.
Teil 3: So überführen Sie Projektideen aus SharePoint in MS Project
Sie haben jetzt die Basis geschaffen, um Ihre Ideen zu sammeln: Sie wissen, wie Sie in SharePoint eine benutzerdefinierte Liste erstellen, Spalten hinzufügen und die Ansicht anpassen. Jetzt erfahren Sie, wie Sie mit dieser Liste optimal arbeiten und sie als Projekt überführen.
Sie erfahren, wie Sie in SharePoint:
- die benutzerdefinierte Liste zur Ideensammlung einsetzen,
- eine Idee zur Umwandlung in ein Enterprise-Projekt auswählen und
- die Spalten mit Feldern in Microsoft Project Server 2013 verknüpfen,
außerdem
- neue benutzerdefinierte Enterprise-Felder in der Project Web App erstellen,
- die Zuordnung von der Idee in SharePoint mit einem Projekt festlegen und
- die Idee mit einem workflowgesteuerten Genehmigungsprozess in ein Projekt umwandeln.
1. Ideen sammeln mit SharePoint Listen
Wir bleiben bei unserem Fallbeispiel. Hier werden vierteljährlich Vorschläge für neue Produkte in einem Workshop gesammelt. Nun wird die Liste zur Ideensammlung eingesetzt und nach einer ersten Auswertung zum Enterprise-Projekt umgewandelt.
Beispielsweise können Sie die neue Liste zunächst nur zur Sammlung der Brainstorming-Ideen und Notizen einsetzen. Weitere Details wie Verantwortliche, geschätzte Kosten, Status usw. lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.
Hinweis: Für bestimmte Schritte müssen Sie ggf. Administrator- oder Super-User-Rechte haben.
Und so legen Sie los: Öffnen Sie die Liste durch Klicken auf den Link im Schnellstart und wählen Sie entweder new item bzw. Neuer Eintrag oder edit this list bzw. Liste Editieren. Geben Sie die Ideen bzw. die weiteren Details ein.
Es kann passieren, dass Sie jetzt eine Fehlermeldung erhalten. Das liegt dann daran, dass Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden oder der angegebene Name nicht in der vorgesehenen User-Liste (User, SharePoint Gruppen, AD usw.) vorhanden ist.
Tipp: Klicken Sie auf Share bzw.Teilen, um weiteren Personen anhand der vorgesehenen Berechtigungsgruppen Zugriffsrechte zu geben. Durch Klicken auf Follow können Sie die Liste zu Ihren eigenen SharePoint-Favoriten hinzufügen.
Nach einer ersten Auswertung können Sie nun eine oder mehrere Ideen zur Umwandlung in Enterprise-Projekte auswählen. Klicken Sie auf das Häkchen links, um eine Zeile auszuwählen. Wechseln Sie zum Menüband Items und wählen Sie Create Projects / Project Server aus.
Nach kurzer Zeit erscheint eine Maske, in der Sie die Spalten aus Ihrer Liste mit Feldern in der Project Web App verknüpfen und einen Enterprise Project Type mit oder ohne Workflow auswählen können. Klicken Sie nun auf Create Project bzw. Projekt erstellen.
Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, klicken Sie auf Close bzw. Schließen und das Projekt erscheint nun im Project Center. Dort kann es auch der Zeitachse hinzugefügt bzw. bearbeiten werden.
2. Erstellen benutzerdefinierter Enterprise-Felder in MS Project
Jetzt geht es darum, wie Sie neue benutzerdefinierte Enterprise-Felder in der Project Web App erstellen, die zu den Spalten aus Ihrer Ideensammlung in SharePoint passen. Außerdem sehen Sie gleich, wie Sie diese beim Umwandeln der SharePoint Idee einem Projekt zuordnen können.
Wenn Sie eine Idee markieren und Create Projects bzw. Projekte erstellen auswählen, erscheint die Maske Create Projects in der Project Web App bzw. Projekte in Project Web App erstellen.
Je nach Datentyp (Single line of text, Date and Time, Currency bzw. Textzeile, Datum und Uhrzeit, Währung usw.) stehen passende Felder im Drop-Down Menü zur Verfügung.
Zum Beispiel „Project Name bzw. Projektname“ für „Idea Title“ und „Description bzw. Beschreibung“ für „Notes“.
Aber wie gehen Sie vor, wenn die Spalten in Ihrer Ideensammlung nicht den passenden Feldern im Project Server zugeordnet werden können?
In unserer Liste Workshop-Ideas bzw. -Ideen haben wir eine Spalte „Status“, den wir im Project Server auch brauchen.
Selbstverständlich könnten wir als Administrator vorab ein Feld einrichten.
Aber bei der Erstellung des Projektes haben wir die Möglichkeit, durch Klicken auf Create new enterprise custom field in Project Web App bzw. Neues benutzerdefiniertes Enterprise-Feld in Project Web App erstellen direkt in die PWA-Einstellungen zu springen.
Als Erstes wird eine Nachschlagetabelle „Status“ des Typs Text erstellt. Wir lassen das Codeformat unverändert und geben Texte für die gewünschten Werte sowie eine Beschreibung auf der ersten Ebene ein:
Anschließend wird das dazu gehörige Enterprise-Feld „Project Status“ mit einer Einheit Project bzw. Projekt und Typ Text erstellt, das die Nachschlagetabelle „Status“ als Attribut aufweist.
Dabei kann ein Wert ausgewählt werden, der beim Hinzufügen neuer Elemente als Standardwert verwendet werden soll.
Wenn wir jetzt unser Projekt erstellen, steht das neue Feld im Drop-Down-Menü zur Auswahl:
Nach der Feldzuordnung wählen wir die passende Projektvorlage aus und erstellen das Enterprise-Projekt.
Lesetipp: Wie Sie Ideenmanagement einführen – Vorteile und Erfolgsfaktoren
3. Und so wird die Idee zum Projekt
Zum Abschluss wollen wir die Möglichkeiten der workflowgesteuerten Genehmigungen in MS Project Server oder Project Online einsetzen, um eine Produktidee mithilfe eines vordefinierten Genehmigungsverfahren zu prüfen und ggf. als Enterprise-Projekt umzusetzen.
Wir benutzen in unserem Fallbeispiel die Branching Workflow-Vorlage von Microsoft, die 5 Phasen hat.
Unternehmensspezifische Workflows für Bedarfsmanagement können mithilfe von Microsoft SharePoint Designer und Visual Studio erstellt werden.
In der benutzerdefinierten Ideenliste in SharePoint wählen Sie die gewünschte Idee und klicken auf Create Project bzw. Projekt erstellen.
Im Dialogfenster können die PWA-Felder den Spalten aus der Ideenliste zugeordnet werden, wie in den bisherigen Beispielen. Dieses Mal wählen Sie den Workflow als Enterprise Project Type aus dem Drop-Down-Menü aus und klicken auf Create Project bzw. Projekt erstellen.
Das Projekt wird samt Genehmigungsprozess erstellt und die Statusdaten aus dem benutzerdefinierten Feld werden übernommen.
Wenn Sie das Projekt im Project Center öffnen, sehen Sie eine Übersicht des Workflows. Die aktuelle Phase wird in der Zeitachse angezeigt.
Sie können nun die weiteren benötigten Details wie zum Beispiel die verantwortliche Abteilung hinzufügen und den Projektvorschlag für die nächste Workflow-Phase durch Klicken auf Submit bzw. Übermitteln freigeben.
Wenn die geschätzten Kosten nicht über dem voreingestellten Wert für eine automatische Ablehnung liegen, wird der Projektvorschlag in die nächste Phase des Workflows weitergeleitet.
Wenn der Vorschlag genehmigt wird, kann das Projekt in MS Project inhaltlich aufgesetzt und umgesetzt werden.
Gratulation! Nun haben Sie erfolgreich eine Idee aus dem Workshop workflowgesteuert in ein Enterprise-Projekt in MS Project Server oder in Project Online umgewandelt.
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Zusammenfassung
In diesem Microsoft Project Tipp haben Sie gesehen, wie Sie Projektideen in SharePoint sammeln und bewerten. Anschließend haben Sie alle wichtigen Schritte kennengelernt, um die ausgewählten Projektideen aus Sharepoint in Microsoft Project Server als Projekt anzulegen bzw. zu überführen.
Das heißt, Sie wissen jetzt, wie Sie sich:
- eine benutzerdefinierte Liste erstellen und im Schnellstart anzeigen lassen
- benutzerdefinierte Spalten hinzufügen und die Ansicht anpassen
- die Liste zur Ideensammlung anpassen und in Project überführen
Hat Ihnen dieser MS Project Tipp gefallen? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar unten! Wir freuen uns auf Ihren Beitrag.
von Kathryn Dixon
