Ideenmanagement mit MS Project: Von der Projektidee zum Projekt

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+++ So nutzen Sie SharePoint und MS Project für Ihr Ideenmanagement +++  Ideen in SharePoint sammeln und als Projekt in MS Project überführen +++

von Kathryn Dixon

Professionelles Ideenmanagement einführen, aber wie? Hier braucht es nicht nur die richtigen Prozesse, sondern auch die passenden Tools. Die gute Nachricht: Wenn Sie mit SharePoint und MS Project arbeiten, haben Sie die nötige Ideenmanagement Software bereits an der Hand, um Ihren Prozessablauf optimal abzubilden.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Projektideen in SharePoint sammeln, bewerten und letztlich daraus Projekte in Microsoft Project Server für die Durchführung erstellen.

Die Kapitel im Überblick:

Teil 1: So aktivieren Sie SharePoint für Ihre Projektideen

Teil 2: So fügen Sie Spalten in einer SharePoint Liste hinzu

Teil 3: So arbeiten Sie mit Ideenlisten und wandeln Ihre Ideen in ein Projekt um


Hinweis: Die Tipps gelten für beide Versionen Microsoft SharePoint Server bzw. Project Server 2013 und Microsoft SharePoint Server bzw. Project Server 2016.

Teil 1: So aktivieren Sie SharePoint für Ihre Projektideen

Die Aufgabenstellung: Ideen auswerten und umsetzen

Lassen Sie uns mit unserem Beispiel beginnen:

Vierteljährig sammeln Sie Vorschläge für neue Produkte in einem Workshop. Es entstehen jedes Mal eine Menge Ideen mit Notizen; Aufgaben werden verteilt; Prioritäten müssen gesetzt werden usw.

Nach einer Auswertung soll eine Idee ausgewählt und umgesetzt werden.

Mit SharePoint Server und Project Server können Sie alle Ergebnisse aus den Workshops sammeln und die Ideen bei Bedarf in ein Projekt im Project Server umwandeln.

Sie können sich beispielsweise:

  • Eine benutzerdefinierte Liste (Custom List) erstellen und im Schnellstart anzeigen lassen.
  • In der neuen Liste zusätzliche Felder für die Ideensammlung, Notizen, usw. hinzufügen.
  • Eine Idee auswählen und in ein Enterprise Projekt umwandeln.
  • Enterprise Custom Fields mit Feldern aus der benutzerdefinierte Liste verknüpfen und das Projekt mit einer Vorlage verbinden.
  • Das Projekt in der Project Web App (PWA) anschauen und bearbeiten.

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Wie Sie eine SharePoint App im Schnellstart einbinden

Hinweis: Für bestimmte Schritte müssen Sie ggf. Administrator- oder Super-User-Rechte haben.

Wenn Sie Getting Started auf der Startseite der PWA noch eingeblendet haben, klicken Sie auf die Kachel Add Lists, Libraries and other apps.

Ideenliste anlegen in der Project Web AppAnsonsten wählen Sie Add an app / Custom list aus dem Menü Settings.

Ideenmanagement mit MS Project 2

Wählen Sie die App Custom List aus, geben Sie einen Namen ein und bestätigen Sie ihn.

Benutzerdefinierte Liste in den Project Web App definieren

Es erscheint eine neue App in den Site Contents. Öffnen Sie die Settings, um die URL der Liste zu bekommen.

Workshop Ideas - Ideenmanagement mit MS Project

Kopieren Sie die URL und wechseln Sie zur PWA Settings. Im Bereich Ansichten Verwalten/Schnellstart erstellen Sie einen neuen Link zur App.

Anpassen der Quick Launch Ansicht in SharePoint

Ein Link zur neu eingerichteten App für die Workshop Ideensammlung steht jetzt im Schnellstart zur Verfügung.

Ideenliste aus der Project Web App auswählen

Teil 2: SharePoint-Liste mit zusätzlichen Spalten erweitern

Im ersten Teil haben Sie gelernt, wie Sie eine SharePoint App auswählen und im Schnellstart zur Verfügung stellen können.

Im zweiten Teil erfahren Sie jetzt, wie Sie mit Microsoft SharePoint in einer vorhandenen Liste zusätzliche Spalten hinzufügen und Ihre bereits gesammelten Ideen ergänzen.

Spalten hinzufügen in SharePoint

Bleiben wir bei unserem unserem Fallbeispiel, das wir bereits in Teil 1 begonnen haben: Hier werden vierteljährig Vorschläge für neue Produkte in einem Workshop gesammelt.

In Teil 1 haben Sie bereits die benutzerdefinierte SharePoint-Liste dem Schnellstart hinzugefügt.

Jetzt wollen Sie die Liste noch genauer definieren. Schließlich wollen Sie ja nicht nur Ideen aus dem Brainstorming sammeln, sondern diese dann auch schnell und effizient zum Enterprise-Projekt umwandeln.

Hinweis: Für bestimmte Schritte müssen Sie ggf. Administrator- oder Super-User-Rechte haben.

Dazu möchten Sie einige Spalten definieren und hinzufügen.

Als Erstes öffnen Sie die Ideenliste über den Link im Schnellstart und klicken auf Editieren, um die Liste zu bearbeiten und zusätzliche Spalten hinzufügen.

Ideenliste editieren
Klicken Sie auf das Pluszeichen, um Spalten hinzuzufügen. Es stehen Ihnen einige Feldtypen zur Verfügung: Text, Zahlen, Datum & Zeit, Personen (z.B. Benutzer oder Abteilungen in SharePoint oder Project Server).

Befüllen der Ideenliste in MS Project

Außerdem gibt es weitere Spalten wie Nachschlagetabellen, Währungsfelder usw., die Sie nach Bedarf definieren und hinzufügen können.

Ideenliste in SharePoint ergänzen

Durch Klicken auf die Pünktchen neben dem Listennamen bekommen Sie die Möglichkeit, die Ansicht anzupassen: die Reihenfolge der Spalten ändern oder Gruppierungen und Filter einrichten oder weitere Ansichten wie zum Beispiel ein Balkendiagramm erstellen.

In den Listeneinstellungen können Sie noch eine Reihe weiterer Anpassungen vornehmen und unter anderem Berechtigungen und Regeln zur Versionierung einrichten.

Listeneinstellungen in SharePoint - Ideenmanagement mit MS Project

Wenn die notwendigen Spalten erstellt, die Ansicht wie benötigt angepasst und die Berechtigungen usw. eingerichtet wurden, sind die Vorbereitungen schon fertig.

Gehen Sie zurück zur Liste, um das Editieren zu beenden und die Änderungen zu speichern.

Editieren der Ideenliste beenden

Teil 3: So überführen Sie Projektideen aus SharePoint in MS Project

Sie haben jetzt die Basis geschaffen, um Ihre Ideen zu sammeln: Sie wissen, wie Sie in SharePoint eine benutzerdefinierte Liste erstellen, Spalten hinzufügen und die Ansicht anpassen. Jetzt erfahren Sie, wie Sie mit dieser Liste optimal arbeiten und sie als Projekt überführen.

Sie erfahren, wie Sie in SharePoint:

  • die benutzerdefinierte Liste zur Ideensammlung einsetzen,
  • eine Idee zur Umwandlung in ein Enterprise-Projekt auswählen und
  • die Spalten mit Feldern in Microsoft Project Server 2013 verknüpfen,

außerdem

  • neue benutzerdefinierte Enterprise-Felder in der Project Web App erstellen,
  • die Zuordnung von der Idee in SharePoint mit einem Projekt festlegen und
  • die Idee mit einem workflowgesteuerten Genehmigungsprozess in ein Projekt umwandeln.

1. Ideen sammeln mit SharePoint Listen

Wir bleiben bei unserem Fallbeispiel. Hier werden vierteljährlich Vorschläge für neue Produkte in einem Workshop gesammelt. Nun wird die Liste zur Ideensammlung eingesetzt und nach einer ersten Auswertung zum Enterprise-Projekt umgewandelt.

Beispielsweise können Sie die neue Liste zunächst nur zur Sammlung der Brainstorming-Ideen und Notizen einsetzen. Weitere Details wie Verantwortliche, geschätzte Kosten, Status usw. lassen sich zu einem späteren Zeitpunkt hinzufügen.

Hinweis: Für bestimmte Schritte müssen Sie ggf. Administrator- oder Super-User-Rechte haben.

Und so legen Sie los: Öffnen Sie die Liste durch Klicken auf den Link im Schnellstart und wählen Sie entweder new item bzw. Neuer Eintrag oder edit this list bzw. Liste Editieren. Geben Sie die Ideen bzw. die weiteren Details ein.

Ideen sammeln in SharePoint Liste

Es kann passieren, dass Sie jetzt eine Fehlermeldung erhalten. Das liegt dann daran, dass Pflichtfelder nicht ausgefüllt wurden oder der angegebene Name nicht in der vorgesehenen User-Liste (User, SharePoint Gruppen, AD usw.) vorhanden ist.

Fehlermeldung in SharePoint Ideenliste

Tipp: Klicken Sie auf Share bzw.Teilen, um weiteren Personen anhand der vorgesehenen Berechtigungsgruppen Zugriffsrechte zu geben. Durch Klicken auf Follow können Sie die Liste zu Ihren eigenen SharePoint-Favoriten hinzufügen.

Ideenliste als SharePoint Favorit anlegen

Nach einer ersten Auswertung können Sie nun eine oder mehrere Ideen zur Umwandlung in Enterprise-Projekte auswählen. Klicken Sie auf das Häkchen links, um eine Zeile auszuwählen. Wechseln Sie zum Menüband Items und wählen Sie Create Projects / Project Server aus.

Auswählen von Ideen zur Umwandlung in Enterprise-ProjekteNach kurzer Zeit erscheint eine Maske, in der Sie die Spalten aus Ihrer Liste mit Feldern in der Project Web App verknüpfen und einen Enterprise Project Type mit oder ohne Workflow auswählen können. Klicken Sie nun auf Create Project bzw. Projekt erstellen.

 Verknüpfen von Spalten aus SharePoint Liste mit Feldern in der Project Web App

Nachdem Sie das Projekt erstellt haben, klicken Sie auf Close bzw. Schließen und das Projekt erscheint nun im Project Center. Dort kann es auch der Zeitachse hinzugefügt bzw. bearbeiten werden.

Die Idee ist jetzt als Projekt angelegt

2. Erstellen benutzerdefinierter Enterprise-Felder in MS Project

Jetzt geht es darum, wie Sie neue benutzerdefinierte Enterprise-Felder in der Project Web App erstellen, die zu den Spalten aus Ihrer Ideensammlung in SharePoint passen. Außerdem sehen Sie gleich, wie Sie diese beim Umwandeln der SharePoint Idee einem Projekt zuordnen können.

Wenn Sie eine Idee markieren und Create Projects bzw. Projekte erstellen auswählen, erscheint die Maske Create Projects in der Project Web App bzw. Projekte in Project Web App erstellen.

Je nach Datentyp (Single line of text, Date and Time, Currency bzw. Textzeile, Datum und Uhrzeit, Währung usw.) stehen passende Felder im Drop-Down Menü zur Verfügung.

Zum Beispiel „Project Name bzw. Projektname“ für „Idea Title“ und „Description bzw. Beschreibung“ für „Notes“.

Anlegen benutzerdefinierter Enterprise-Felder in MS Project

Aber wie gehen Sie vor, wenn die Spalten in Ihrer Ideensammlung nicht den passenden Feldern im Project Server zugeordnet werden können?

In unserer Liste Workshop-Ideas bzw. -Ideen haben wir eine Spalte „Status“, den wir im Project Server auch brauchen.

Ergänzen der Ideenliste mit der Spalte „Status“
Selbstverständlich könnten wir als Administrator vorab ein Feld einrichten.

Aber bei der Erstellung des Projektes haben wir die Möglichkeit, durch Klicken auf Create new enterprise custom field in Project Web App bzw. Neues benutzerdefiniertes Enterprise-Feld in Project Web App erstellen direkt in die PWA-Einstellungen zu springen.

Ideenmanagement mit MS Project

Als Erstes wird eine Nachschlagetabelle „Status“ des Typs Text erstellt. Wir lassen das Codeformat unverändert und geben Texte für die gewünschten Werte sowie eine Beschreibung auf der ersten Ebene ein:

Definition der Nachschlagetabelle „Status“ in SharePoint

Anschließend wird das dazu gehörige Enterprise-Feld „Project Status“ mit einer Einheit Project bzw. Projekt und Typ Text erstellt, das die Nachschlagetabelle „Status“ als Attribut aufweist.

Dabei kann ein Wert ausgewählt werden, der beim Hinzufügen neuer Elemente als Standardwert verwendet werden soll.

Definition von Standardwerten zur Überführung der Idee als Projekt in MS Project
Wenn wir jetzt unser Projekt erstellen, steht das neue Feld im Drop-Down-Menü zur Auswahl:

Das neue Drop-Down-Menü in der Project Web App nach Anlegen eines Enterprise-Feldes
Nach der Feldzuordnung wählen wir die passende Projektvorlage aus und erstellen das Enterprise-Projekt.

3. Und so wird die Idee zum Projekt

Zum Abschluss wollen wir die Möglichkeiten der workflowgesteuerten Genehmigungen in MS Project Server oder Project Online einsetzen, um eine Produktidee mithilfe eines vordefinierten Genehmigungsverfahren zu prüfen und ggf. als Enterprise-Projekt umzusetzen.

Wir benutzen in unserem Fallbeispiel die Branching Workflow-Vorlage von Microsoft, die 5 Phasen hat.

Unternehmensspezifische Workflows für Bedarfsmanagement können mithilfe von Microsoft SharePoint Designer und Visual Studio erstellt werden.

Workflow-Phasen für Ideenmanagement mit MS Project
In der benutzerdefinierten Ideenliste in SharePoint wählen Sie die gewünschte Idee und klicken auf Create Project bzw. Projekt erstellen.

Alles angelegt: Create Project in der Project Web App
Im Dialogfenster können die PWA-Felder den Spalten aus der Ideenliste zugeordnet werden, wie in den bisherigen Beispielen. Dieses Mal wählen Sie den Workflow als Enterprise Project Type aus dem Drop-Down-Menü aus und klicken auf Create Project bzw. Projekt erstellen.

 Workflow als Enterprise Project Type aus dem Drop-Down-Menü auswählen

Das Projekt wird samt Genehmigungsprozess erstellt und die Statusdaten aus dem benutzerdefinierten Feld werden übernommen.

SharePoint und MS Project 45

Wenn Sie das Projekt im Project Center öffnen, sehen Sie eine Übersicht des Workflows. Die aktuelle Phase wird in der Zeitachse angezeigt.

Sie können nun die weiteren benötigten Details wie zum Beispiel die verantwortliche Abteilung hinzufügen und den Projektvorschlag für die nächste Workflow-Phase durch Klicken auf Submit bzw. Übermitteln freigeben.

Weitere Details hinzufügen und für die nächste Workflow-Phase freigeben

Wenn die geschätzten Kosten nicht über dem voreingestellten Wert für eine automatische Ablehnung liegen, wird der Projektvorschlag in die nächste Phase des Workflows weitergeleitet.

Wenn der Vorschlag genehmigt wird, kann das Projekt in MS Project inhaltlich aufgesetzt und umgesetzt werden.

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Gratulation! Nun haben Sie erfolgreich eine Idee aus dem Workshop workflowgesteuert in ein Enterprise-Projekt in MS Project Server oder in Project Online umgewandelt.

Zusammenfassung

In diesem Microsoft Project Tipp haben Sie gesehen, wie Sie Projektideen in SharePoint sammeln und bewerten. Anschließend haben Sie alle wichtigen Schritte kennengelernt, um die ausgewählten Projektideen aus Sharepoint in Microsoft Project Server als Projekt anzulegen bzw. zu überführen.

Das heißt, Sie wissen jetzt, wie Sie sich:

Hat Ihnen dieser MS Project Tipp gefallen? Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar unten! Wir freuen uns auf Ihren Beitrag.

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