Dienstleistungsprojekte erfolgreich managen

Wenn Sie Dienstleistungsprojekte managen, wissen Sie: Neben vielen anderen Faktoren unterscheiden sich Projekte in diesem Bereich von anderen Projektarten dadurch, dass:

• der Kunde den Start des Projektes bestimmt und
• die monatliche und akkurate Abrechnung wichtig ist.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie mit diesen Faktoren umgehen. Sie wissen, auf was es ankommt und welche Schritte Sie gehen sollten, um eine möglichst reibungslose Abwicklung Ihrer Dienstleistungsprojekte zu gewährleisten.

(Hinweis: Das Video des Webinars finden Sie weiter unten in diesem Artikel und können es dort vollständig ansehen.)

1. Der Kunde bestimmt den Start

Ihre Sales-Pipeline enthält Projekte, die für Ihr Dienstleistungsunternehmen interessant sind. Allerdings hängen die Beauftragungen dieser Projekte letztlich von den Kunden ab. Daher brauchen Sie ist in der Regel Flexibilität beim Projektstart.

Bei vielen parallelen Angeboten sind Sie daher gefordert, die Wahrscheinlichkeiten der Beauftragung abzuschätzen. Auch müssen Sie – in Abhängigkeit von den Entscheidungen Ihrer Kunden – mit den notwendigen Ressourcen jonglieren.

Bild: Der Projektstart von Auftragsprojekten wird vom Kunden bestimmt

2. Monatliche Abrechnung

Bei Dienstleistungsprojekten müssen Sie regelmäßig Rechnungen an Ihre Auftraggeber versenden. Dies sollte aus Cashflow-Gründen natürlich möglichst schnell erfolgen. Bei großen Projekten kann die Geschwindigkeit der Rechnungslegung sogar überlebenswichtig für Ihr Unternehmen sein.

Damit das richtig klappt, benötigen Sie einen Prozess. Dieser ist im Folgenden dargestellt:

1. Der Projektleiter ordnet bei der Planung im Projekt- und Portfoliomanagementsystem (PPM) den Vorgängen entsprechende Nummern von Bestellungen bzw. Bestellpositionen zu
2. Die Mitarbeiter erfassen regelmäßig (täglich/wöchentlich) ihre Ist-Stunden als Leistungsnachweis
3. Der Projektleiter prüft die Ist-Stunden und gibt diese frei
4. Monatlich erstellt der Projektleiter einen Monatsabschluss als Vorlage für die Abrechnung mit allen Ist-Stunden entsprechend den Bestellpositionen
5. Der Monatsabschluss ist möglichst schnell im ERP-System der Buchhaltung zur Verfügung zu stellen
6. Die Buchhaltung erstellt auf Basis des Monatsabschlusses die Rechnung zu den Bestellungen und versendet diese mit dem Leistungsnachweis aus dem ERP-System

Die gesamte Kette muss meist monatlich wiederkehrend und vor allem zügig durchgeführt werden. In der folgenden Grafik sehen Sie den Prozess von der Erfassung der Ist-Stunden bis zur Rechnungsstellung nochmals in der Übersicht.

Bild: Prozess von Erfassung der Ist-Stunden bis zur Rechnungsstellung

Weitere Besonderheiten und Tipps

Neben den gerade beschriebenen Eigenheiten gelten für Dienstleistungsprojekte noch weitere Besonderheiten. Hier ein paar wichtige Tipps:

• Sorgen Sie dafür, dass Ihre Terminpläne entsprechend den Lieferungen und Abnahmen durch den Kunden strukturiert sind; das erleichtert die Steuerung.
• Vereinbaren Sie ein internes Budget mit dem Projektleiter, denn er hatte meist keinen Einfluss auf den Verkaufspreis des Projektes
• Bilden Sie das interne Budget entsprechend den Lieferpaketen – auch bei Pauschalaufträgen
• Im Projektplan müssen Sie immer zwischen fakturierbaren und nicht fakturierbaren Aufwänden unterscheiden, um die Abrechnung im Griff zu behalten
• Reisezeiten und -kosten müssen extra erfasst werden; legen Sie fest, ob diese fakturierbar sind oder nicht
• Sorgen Sie für detaillierte Leistungsnachweise mit Kommentaren, damit den Kunden die einzelnen Positionen auf der Rechnung klar verständlich sind; diese Kommentare lassen Sie idealerweise bereits bei der Erfassung der Ist-Stunden mit eingeben.

Vorausschauende Planung des Projektportfolios

Wie schon gesagt bestimmen Ihre Kunden den Start von Auftragsprojekten. Daher brauchen Sie eine flexible, vorausschauende Reservierung der Ressourcen bereits vor der Angebotslegung. Dies ist eine wesentliche Basis für den Erfolg Ihrer Projekte.

Und das ist Ihr Nutzen, den Sie aus einer professionellen Portfolioplanung ziehen:

• Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann
• Sie erkennen Auftrags- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren

Wichtig ist, dass Sie hier den Aufwand und den Nutzen gut auszubalancieren. Denn wenn Sie alle Projekte in der Angebotsphase sehr detailliert planen und auch Ressourcen genau zuordnen, das Projekt aber nicht beauftragt wird, dann war Ihre Planung umsonst.

Wenn Sie hingegen nicht detailliert genug planen, das Projekt kommt, und Ihnen letztlich die Ressourcen fehlen, dann ist das wiederum keine gute Voraussetzung für ein erfolgreiches Projekt.

Hier gilt es also, das für Ihre Projektbedingungen passende Optimum zu finden. So grob wie möglich, so fein wie nötig.

Multiprojektmanagement am Beispiel von Microsoft Project

Viele Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Microsoft Project in der Desktop-Version. Aber ab ungefähr 20 Projekten ist die Schwelle erreicht, ab der das Portfolio ohne die Server-Version nicht mehr gut zu steuern ist.

Hinweis: Sie kennen den Server noch nicht? Hier finden Sie ein Dokument mit verschiedenen Gründen für Microsoft Project Server bzw. Project Online als Cloud-Variante.

Nun folgt ein kurzer Ausschnitt zum Thema Multiprojektmanagement mit Microsoft Project Server bzw. Project Online. Die Projekte werden bei dieser Technologie nicht als Dateien, sondern in der Datenbank des Project Servers gespeichert. Dort ist auch der Ressourcenpool zentral verfügbar und die Ist-Stunden der Mitarbeiter sind an dieser Stelle gesammelt.

Bild: Das Project Center in Microsoft Project Server/Project Online zeigt alle Projekte im Portfolio

Der Project Server bildet damit eine sehr gute Basis für Multiprojektmanagement. Allerdings hat er bei flexiblen Szenarien, wie Sie für die Angebotslegung bei Dienstleistungsprojekten oft nötig sind, auch ein paar Schwächen.

Einige dieser Schwächen sind:

• Es gibt am Server nur eine Version eines Projektes
• Die Projekte lassen sich in der Übersicht zeitlich nicht direkt verschieben
• Es gibt keine kombinierte Multiprojektansicht mit Balken und Ressourcenhistogramm

Mit Zusatztools lassen sich diese Schwächen aber sehr gut ausgleichen. Durch die richtige Portfoliomanagement Software für Projekte haben Sie beispielsweise für die Portfolioplanung folgende nützliche Zusatzfunktionen:

• Sie können laufende und geplante Projekte unterscheiden
• Sie sehen mehrfache Ressourcenhistogramme für verschiedene Teams
• Sie sehen Überlasten aus laufenden und geplanten Projekten in einer grafischen Anzeige
• Sie verschieben einfach ganze Projekte auf der Zeitachse
• Sie können verschiedene Szenarien zur Abstimmung mit den Entscheidenden abspeichern

Bild: Übersicht mit mehrfachen Ressourcenhistogrammen zeigt Über-lasten durch neue Projekte

Im Ressourcenhistogramm sehen Sie die Auslastung mehrerer Teams in EINER Ansicht samt Unterscheidung der laufenden und neuen Projekte. Durch Verschieben der Projektbalken mit der Maus können Sie die Überlasten einfach und rasch aussteuern.

Bild: Die Oberfläche für ressourcenbasierte Portfolioplanung im TPG PortfolioPlanner

Damit haben Sie die Lage Ihrer künftigen Projekte auf einfache Art und Weise so geplant, dass Sie diese im Auftragsfall mit optimierter Ressourcenauslastung durchführen könnten.

Planungsdaten für die Angebotserstellung

Angebote für Dienstleistungsprojekte erstellt Ihr Vertrieb im dafür vorgesehenen CRM- und/oder ERP-System. Idealerweise kommen die Informationen bezüglich Struktur, Aufwand und Kosten des Projektes von Anfang an aus dem PPM-System dazu.

Mittels einer voll integrieren Umgebung geschieht der Ablauf in diesem Falle dann wie folgt:

1. Übernehmen der Stammdaten von ausgewählten Verkaufschancen ins PPM-System
2. Planen des Projektes als Angebotsgrundlage im PPM-System
3. Übertragen der Struktur aus dem PPM- in das CRM-/ERP-System
4. Übertragen der Planwerte aus dem PPM- in das CRM-/ERP-System
5. Erstellen des Angebotes mit validen Plandaten im CRM-/ERP-System

Schritt 1: Anlegen der Projekte mit den Stammdaten

Die folgende Grafik erläutert Ihnen das Vorgehen beim Anlegen von Projekten aus z.B. SharePoint oder dem CRM-System. Zuerst wird im ERP-System das Projekt angelegt um die Projektnummer zu erhalten. Anschließend wird damit das Projekt im PPM-System erzeugt, wobei auch gleich alle anderen Kopfdaten übertragen werden. Auf diesem Wege stellen Sie automatisiert sicher, dass die Zuordnung über alle Systeme korrekt ist.

Bild: Schritt 1: Anlegen neuer Projekte aus z.B. SharePoint oder CRM im ERP- und PPM-System

Schritt 2: Strukturabgleich zwischen PPM-System und CRM / ERP-System

Nach Planung des Projektes können Sie festlegen, welche Teile des Plans im ERP-System mittels Integrations-Tool automatisch angelegt werden sollen. So haben Sie dort die grobe Struktur Ihres Angebotes und auch die Basis der späteren Abrechnung.

Bild: Schritt 2 – Strukturabgleich zwischen PPM- und ERP-System

Schritt 3: Übertragen der Planung an den Vertrieb als Angebotsgrundlage

Die Struktur für das Angebot und die spätere Abrechnung im ERP-System ist nun erzeugt. Jetzt folgt die Übertragung der Planwerte von Terminen, Arbeit und Kosten ins ERP-System. Die Synchronisation erfolgt auf Knopfdruck vollautomatisch. Somit hat Ihr Vertrieb alles, was er aus einem Projektplan für ein fundiertes Angebot benötigt.

Ist-Aufwand zur Rechnungsstellung

Nach Beauftragung des Projekts brauchen Sie einen Rückmeldeprozess, über den regelmäßig der Ist-Aufwand zu erfassen und abzurechnen ist. Die Abrechnung erfolgt meist monatlich und muss rasch vonstattengehen. Eine geschlossene Toolkette und ein gut etablierter Prozess sind die wichtigsten Voraussetzungen, mit denen Sie hier einen reibungslosen Ablauf garantieren können.

Hinweis: Stellen Sie sich darauf ein, dass der Prozess ohne permanentes Anschieben vermutlich nie ganz rund laufen wird. Es wird immer Personen geben, die im Urlaub, krank oder sonst wie verhindert sind, sodass sie nicht rechtzeitig zurückmelden konnten. Hier muss der Verantwortliche ständig hinterher sein und erinnern.

Microsoft Project Server bzw. Project Online bieten hier die Möglichkeit, Ist-Stunden durch die Mitarbeiter im Project Web Access zu erfassen und von den Projektleitern freizugeben zu lassen.

Durch die passende Integration Middleware zur Systemintegration können Ihre aktualisierten Projektinformationen von Microsoft Project Server an Ihr ERP-System übertragen werden. Auf dieser Grundlage ist es für Ihre Buchhaltung dann einfach, korrekte Rechnungen in sehr kurzer Zeit zu erstellen.

Bild: Übertragen der Ist-Stunden aus dem PPM- in das ERP-System für die Rechnungslegung

Ebenso können Sie mit der Rechnung von externen Mitarbeitern vorgehen. Diese kommen aus dem ERP-System an den Projektleiter und dieser löst die Rückübertragung der Kosten nach Freigabe wieder per Knopfdruck aus.

Hier nochmals die Vorteile einer Systemintegration für die Rechnungslegung:

• Übertragen der Ist-Stunden an die Buchhaltung als Abrechnungsgrundlage
• Übertragen der Ist-Kosten an die Projektleitung zur Projektsteuerung
• Keine doppelten Dateneingaben
• Zeitgerechte Bereitstellung der Daten
• Hohe Datenqualität

Sehen Sie hier das Webinar, das als Grundlage für diesen Artikel diente.

Wie sind Ihre Erfahrung mit Dienstleistungsprojekten? Welche Erfolgsrezepte haben Sie? Wir freuen uns über Ihren Kommentar! 

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