Der direkte Weg zu Ihrer passgenauen PPM Lösung

Bislang hat TPG The Project Group bei mehr als 600 internationalen Kunden Projekt- und Portfoliomanagement-Lösungen eingeführt. Die Erfahrungen daraus sind die Basis für einen bewährten, strukturierten und wiederholbaren Ansatz zur Implementierung von PPM Lösungen, die TPG 5-Phasen Methode.

Die Phase 1 dieser Methode, der erste Schritt jeder Implementierung, umfasst eine Reihe von Workshops. Diese dienen dem Erfassen der Anforderungen, Methoden und Prozesse der betroffenen Stakeholder und Nutzergruppen. Das Ziel ist es, ein klares Bild der erwarteten Lösung zu bekommen sowie das Design des künftigen Systems in einem ausführlichen Dokument zu beschreiben.

Nachfolgend sind die einzelnen Workshops beschrieben.

Projekt Kick-off Workshop

Den Auftakt der Konzeptionsphase bildet ein ganztägiger Workshop zum Lösungsdesign. In dessen Rahmen soll neben dem Kennenlernen der am Projekt Beteiligten ein klares Verständnis der IST- und SOLL-Situation des Projektmanagements geschaffen werden. Die gemeinsame Definition der nächsten Schritte schafft die Voraussetzung für den darauffolgenden Planungsprozess-Workshop. Ergebnis des Kick-offs ist eine Analyse der Ist-Situation, der geplanten Projektziele sowie ein Architektur- und Lösungsvorschlag, wie diese Ziele zu erreichen sind.

PPM-Grundlagenschulung

Vor der Feinspezifikation der PPM Lösung ist es empfehlenswert, die an der weiteren Planung beteiligten Personen durch eine PPM Grundlagenschulung auf einen einheitlichen Wissensstand zu bringen. Ein gutes Verständnis der Möglichkeiten von Microsoft Project und Project Server / Project Online ist das Ziel. So ist sichergestellt, dass im folgenden PPM Konfigurationsworkshop Entscheidungen über kundenspezifische Anpassungen und Systemkonfigurationen möglich sind.

Planungsprozess-Workshop

Nach der Entscheidung für die vorgeschlagene Lösung erfolgt der Planungsprozess-Workshop. In dessen Rahmen wird der bestehende Projektplanungsprozess betrachtet und analysiert. Ziel ist es, ein klares Verständnis der bestehenden Projektmanagement-Prozesslandschaft zu erhalten.

PPM-Konfigurations-Workshop

Im PPM-Konfigurations-Workshop wird die neue Projektmanagement-Lösung so auf Ihre Bedürfnisse angepasst, dass sie dem definierten Planungsprozess entspricht. Funktionale und technische Details werden diskutiert und festgelegt. Für das Definieren von Templates, Workflows, Berichtsanforderungen, Sicherheitseinstellungen und vieles mehr ist Ihr Kunden-Input notwendig.

Infrastruktur Workshop

Separat davon analysieren die technischen TPG Experten gemeinsam mit Ihrem IT-Team die aktuelle IT-Infrastruktur. Sie definieren die notwendigen Schritte zum Aufbau der Umgebung für die PPM-Installation und legen Verantwortlichkeiten sowie Fristen fest. Ein Technical Solution Design Dokument beschreibt die künftige IT-Landschaft für Ihre PPM-Lösung.

Integrations-Workshop

Sofern im Projektumfang enthalten, sind die Anforderungen zur Integration des PPM-Systems mit weiteren Systemen (z.B. SAP, Jira, TFS, Dynamics AX, etc.) analog zu analysieren und zu dokumentieren. Die Ergebnisse dieses Workshops beschreibt ein entsprechendes Integrationsdokument. 

Kunden-Feedback

„Im Vorfeld der IT-Lösung hat TPG uns durch eine sehr auf unsere Bedürfnisse ausgerichtete Beratung gezeigt, welche Projektmanagement-Ansätze im wissenschaftlichen Umfeld funktionieren und welche nicht. Gemeinsam konnten so schnell die richtigen Prozesse für eine erfolgreiche IT-Lösung entwickelt werden. Wir sind von dem professionellen Vorgehen und dem gemeinsam gefundenen Weg für unsere Anforderungen sehr angetan.“

Birgit Kellner-Leidl, Projektmanagerin, Deutsches Elektronen-Synchrotron (DESY)