Vorkonfigurierte Online PM-Lösung für Hörmann Logistik (Case Study)

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+++ Erfolgreicher Umstieg von Hörmann Logistik auf integriertes Projektmanagement in nur sechs Monaten +++ Mehr Effizienz und bessere Datenqualität mit der schlüsselfertigen Project Online Lösung TPG QuickStart +++

Mit kreativen Lager- und Fördertechnikkonzepten sowie innovativen Lagerlogistik Techniken realisiert Hörmann Logistik GmbH maßgeschneiderte Intralogistiksysteme für unterschiedliche Branchen. Das Unternehmen übernimmt die Gesamtverantwortung für die Realisierung von komplexen Lagersystemen als Neuanlagen sowie für die Modernisierung von bestehenden Anlagen im laufenden Betrieb. Die Integration des Gesamtsystems erfolgt mit HiLIS – dem „Hörmann intra Logistics System”. HiLIS verwaltet, steuert und überwacht alle Materialflussprozesse online und sorgt so für Transparenz und Anlagenverfügbarkeit in allen Funktionsbereichen.

Hochregalllager Hörmann Logistik GmbH

Bild: Automatisiertes Hochregalllager zur kompakten Lagerung von Gütern und Waren auf kleiner Fläche

Vorkonfigurierte Online PM-Lösung für Hörmann Logistik

Mit Microsoft Project Online verfügt Hörmann Logistik jetzt über ein Tool, das es ermöglicht, Projekte wie den Neubau oder die Modernisierung von Lagern und Logistiksystemen noch effizienter zu managen. Dank der schlüsselfertigen Lösung TPG QuickStart gelang die Einführung von Project Online in nur sechs Monaten. Der Aufwand im Multiprojekt- und Ressourcenmanagement ist deutlich gesunken, das Projektmanagement ist transparenter geworden, Effizienz und Tempo sind gestiegen.

„Uns ging es darum, schnell den ersten wichtigen Schritt zu machen und in kurzer Zeit über eine funktionsfähige Lösung zu verfügen.“ Matthis König, Projektmanagement-Officer (PMO) Hörmann Logistik GmbH


Kurzprofil des Projekts:

Das Unternehmen: Hörmann Logistik GmbH realisiert maßgeschneiderte Intralogistiksysteme für unterschiedliche Branchen. Das Unternehmen konzipiert Hochregallager und Kleinteilelager, mit denen Produktivität und Wirtschaftlichkeit sichergestellt werden. Hörmann Logistik übernimmt die Gesamtverantwortung für die Realisierung von komplexen Lagersystemen als Neuanlagen sowie die Modernisierung von bestehenden Anlagen im laufenden Betrieb.

Die Herausforderung: Das bisherige Projektmanagement war dezentral organisiert und zeitaufwändig Die Daten mussten immer wieder auf Vollständigkeit und Aktualität überprüft werden. Zudem ermöglichte es keinen einheitlichen und umfassenden Überblick über die Termin- und Ressourcenplanung. Der Umstieg auf eine voll integrierte Lösung für das Projektmanagement sollte dabei mit möglichst niedrigem Budget-Risiko und in kurzer Zeit erfolgen.

Die Lösung: Mit TPG QuickStart für Microsoft Project Online erhielt Hörmann Logistik ein vorkonfiguriertes System zum Festpreis. Es kombiniert generische Prozesse und Best Practices und schafft unternehmensweit integriert und ohne aufwändige Anpassungen eine professionelle Arbeitsumgebung für das Projektmanagement. Die Einführung gelang termingerecht in nur sechs Monaten. TPG QuickStart kann als überzeugender Proof of Concept die Basis für weitere Spezifikationen sein.

Der Nutzen: Mit der neuen Lösung verfügt Hörmann Logistik jetzt erstmals über ein voll einsatzfähiges, unternehmensweit integriertes Projektmanagement. Die Anwender können Termine und Ressourcen unkompliziert über den Browser einsehen und verwalten. Dabei dürfen sie sicher sein, dass alle Daten stets vollständig und aktuell sind. Die Kennzahlen zum Entwicklungsstand der Projekte sind live abrufbar, und die Erstellung von Berichten erfolgt weitaus zeitsparender als früher.

Als Generalunternehmer trägt Hörmann Logistik die Projektverantwortung von A bis Z

„Unsere Prozesse sind im Kern projektorientiert“, erklärt Matthis König, Projektmanagement-Officer (PMO) der Hörmann Logistik GmbH. Bei der Neuerrichtung automatischer Lager- und Materialflusssysteme für seine internationale Kundschaft tritt das Münchner Unternehmen als Generalunternehmer auf. Das Projektmanagement übernimmt Funktions- und Leistungsverantwortung, Kosten- und Termincontrolling sowie die Lieferantenbewertung. „Wir sind der zentrale Ansprechpartner unserer Kunden über den ganzen Projektlebenszyklus hinweg, inklusive Konzipierung, Montage, Inbetriebnahme, Abnahme und Service der Anlagen”, so König.

Matthis König, Projektmanagement-Officer (PMO) Hörmann Logistik GmbH

Matthis König, Projektmanagement-Officer (PMO) Hörmann Logistik GmbH

Auch die Aktualisierung bestehender Anlagen wird von erfahrenen Spezialisten-Teams gesteuert. Sie beginnt bei der Analyse des Sanierungsbedarfs und führt weiter über die Planung der Lösung bis hin zur Modernisierung von Hard- und Software. Durch die Einführung von Project Online haben die Projektteams der Hörmann Logistik GmbH nun Zugriff auf ein Online-Tool mit vollem Funktionsumfang. Für Tätigkeiten wie die Termin- und Ressourcenplanung, das Kosten-Controlling und die Steuerung externer Dienstleister.

Reduzierter Aufwand

„So sehr das Tagesgeschäft von Projekten bestimmt ist: „Bislang hatten wir keine integrierte Software-Lösung für unser Projektmanagement“, berichtet König. Das erschwerte unter anderem den Überblick über die verfüg-baren Ressourcen im Unternehmen. Jetzt lassen sich die Auslastung der Mitarbeiter und die Planung von Terminen auf Basis aktueller Zahlen besprechen. Die Transparenz in der Kommunikation der Projektbeteiligten ist erheblich besser. Zuvor waren sämtliche Planungen zeitaufwändiger und machten es erforderlich, die zugrunde liegenden Daten immer wieder auf Vollständigkeit und Aktualität zu prüfen.

Ebenso mühsam war das Berichtswesen: Die Projektleiter erstellten Reports, meist im Microsoft Excel Format. Diese musste Matthis König dann händisch zusammenführen. „Das bedeutete für alle Beteiligten einen hohen Aufwand“, erinnert sich König. „Der gehört der Vergangenheit an.“

Immer aktuelle Reports und relevante Kennzahlen für die Geschäftsführung

Mit TPG QuickStart auf Basis von Microsoft Project Online verfügt Hörmann Logistik jetzt über eine Cloud-Lösung für das integrierte Multiprojektmanagement im Unternehmen.

Ein Vorteil: „Wir können alle Termine und Ressourcen aus einer Datenbank heraus verwalten“, so König. Ein weiterer: Die Daten sind jetzt immer verfügbar. Die Projektstände lassen sich durch den direkten Zugang zum System live einsehen. Die Erstellung von Berichten ist wesentlich seltener erforderlich als früher, und wenn, dann erfolgt sie schneller. Die Geschäftsführung kann die entscheidungs-relevanten Kenndaten jederzeit online abrufen.

Der Umstieg von dezentralen Verfahren auf ein unternehmensweit integriertes Projektmanagement bedeutet immer eine große Herausforderung. Das gilt sowohl für ein Unternehmen als Ganzes als auch für die einzelnen Mitarbeiter. Um diese Herausforderung zu bewältigen, hatte Hörmann Logistik eine klare Strategie.

vorkonfigurierte Online PM-Lösung für Hörmann Logistik Dashboard

Bild: Dashboards und Drill-Down-Funktionen zur Identifikation von Auffälligkeiten im laufenden Portfolio.

„Uns ging es darum, schnell den ersten wichtigen Schritt zu machen und in kurzer Zeit eine voll einsatzfähige Lösung mit dem kompletten, für uns erforderlichen Funktionsumfang zu etablieren“, berichtet König. Bei seinen Recherchen entdeckte er unter anderem die umfassende Präsenz von TPG auf YouTube. „Die zahlreichen Webinare im TPG Kanal haben uns gezeigt, dass die TPG Experten Projektmanagement nicht nur als Software, sondern als Methode behandeln und ausführlich darstellen, wie man mit der Software arbeiten kann“, erinnert er sich.

Das Produkt TPG QuickStart fand er besonders überzeugend. Es ist eine „schlüsselfertige“ Lösung mit vorkonfigurierten Elementen und Best Practices. Dadurch ermöglicht es die Einführung von Microsoft Project Online innerhalb weniger Wochen. Als weiteren Vorteil empfand es Matthis König, dass TPG QuickStart zum Festpreis bereitgestellt wird.

Dadurch reduzierte sich das Budgetrisiko bei der Einführung der neuen Lösung für das Projektmanagement – ein wichtiges Argument auch für die Budgetfreigabe. Hinzu kommt, dass Microsoft Project Online im Gegensatz zu serverbasierten Lösungen kein Investitionskapital bindet.

Johannes Wuthe, TPG Projektleiter des Projekts bei Hörmann Logistik, unterstreicht:

„TPG QuickStart mit Microsoft Project Online ist einfach sehr gut als Proof of Concept geeignet. Es bringt das Projektmanagement in Unternehmen zügig und zu klar kalkulierbaren Konditionen in eine professionelle Arbeitsumgebung.“

Die Erfahrungen in der Anwendung sind die Basis für künftige Spezifikationen

Zügig – das hieß im Fall von Hörmann Logistik sechs Monate. So schnell gelang die Umsetzung von der ersten Anfrage bei TPG bis zum Roll-Out. „Dazu gehörte auch, dass TPG alle künftigen Anwender bei uns im Haus geschult hat“, berichtet König. Die schnelle Etablierung einer vorkonfigurierten Lösung in den konkreten Projektalltag bietet die Möglichkeit, Erfahrungen zu sammeln für weitere Entwicklungsschritte. „Wir erhalten reges Feedback von den Usern“, beobachtet König.

vorkonfigurierte Online PM-Lösung für Hörmann Logistik - Server

Bild: Über die Project Web App haben die Mitarbeiter Zugriff auf ihre Informationen und melden Ist-Zeiten bzw. den Fortschritt zurück.

Neben vielen positiven Rückmeldungen zeigt sich auch, dass beispielsweise bei mobilen Anwendungen ein Wunsch offengeblieben ist: „Auf Smartphones ist der Browser für Project Online nicht wirklich praktisch; da hätten wir gern eine App.“ Weitere künftige Anpassungen sieht König in der Entwicklung von Schnittstellen, um Kunden und Lieferanten besser in das integrierte Projektmanagement einzubinden. Die Entwicklung einer Schnittstelle zum ERP-System wird bereits umgesetzt.

Gute Argumente und intensives Change-Management haben die Mitarbeiter überzeugt

Etwa 40 Anwender arbeiten aktuell mit dem neuen System. Um sie alle auf die Reise mitzunehmen, hat König sorgfältiges Change-Management betrieben. Durch intensive Kommunikation und Argumentation hat er die Mitarbeiter von dem Mehrwert der neuen Lösung überzeugt. Bei den monatlichen Treffen der Mitarbeiter – den sogenannten „Weißwurst-Meetings“ – hat König den schnellen und kontinuierlichen Projektfortschritt präsentiert.

vorkonfigurierte Online PM-Lösung für Hörmann Logistik Projektplan

Bild: Zentrale Projektplanung mit einem vollständigen Projektüberblick

„Es hat sehr geholfen, dass sich oft auch Johannes Wuthe, unser Ansprechpartner bei TPG, mit der Darstellung von Best Practices engagiert an der Argumentation beteiligt hat.“ Die jüngeren Mitarbeiter seien ohnehin „Feuer und Flamme“ für das cloudbasierte Projektmanagement. „Alle Kollegen haben inzwischen die Vorteile erkannt: Sie können sich auf die Gültigkeit und Aktualität sämtlicher Daten verlassen, und sie haben eine zentrale Termin- und Ressourcenplanung“, listet König auf.

Vor allem, und da sind sich alle Anwender einig, spart die neue Lösung Zeit. Dank TPG QuickStart mit Microsoft Project Online ist das Projektmanagement bei Hörmann Logistik noch verlässlicher, transparenter, effizienter und wirtschaftlicher geworden – ein Bündel von Vorteilen, das auch die Kunden des Unternehmens spüren.

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