ERP-System Integration mit Projektmanagement-Tools (Grundlagen)

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+++ ERP-Integration im Projektumfeld +++ 5 Stufen der Integration mit Beispielen +++ Nutzen für Projektleiter und Controller +++

Von Dr. Thomas Henkelmann

Dieser Beitrag richtet sich an Einsteiger in das Thema Integration von IT-Systemen. Sie erfahren, welchen Nutzen die ERP-Integration mit Projektmanagement-Tools bringt.

Auch lernen Sie die Anforderungen der betroffenen Rollen an das „optimale Werkzeug“ kennen. Im Einzelnen sind dies diese beiden Rollen:

  • Projektleiter, die am besten mit Werkzeugen für Projektmanagement und Portfoliomanagement (PPM) arbeiten
  • Controller, deren optimales Werkzeug das ERP-System ist.

Die Integration beider Tool-Welten und somit der automatische Datenaustausch zwischen den Systemen sorgt in der Regel für

  • mehr Akzeptanz
  • höhere Effizienz und
  • wesentlich bessere Entscheidungsgrundlagen für das Management.

Integrierte Lösungen sind in verschiedenen Stufen möglich, die ebenfalls beschrieben werden. Aber lesen Sie selbst.

Integration von Projektmanagement- und ERP-System 1

Bild 1: Systeme und Tätigkeitsbereiche im Überblick

Was ist Integration und welche Arten gibt es?

Im IT-Umfeld spricht man von Integration, wenn verschiedene Teilsysteme oder Module in ein großes System eingegliedert werden. So wird es möglich, über verschiedene Anwendungen hinweg, per meist automatisierter Schnittstelle, die Effizienz und Qualität der Arbeit zu steigern.

Es lassen sich drei Arten von Integration unterscheiden:

  1. Funktionsintegration: Mehrere arbeitsteilige Applikationen werden in einer Anwendung zusammengefasst. So wird vermieden, dass dieselben Funktionen in verschiedenen Anwendungen implementiert werden müssen.
  2. Datenintegration: Alle beteiligten Applikationen greifen auf dieselben Daten zu, wobei die Dateneingabe nur einmal notwendig ist.
  3. Geschäftsprozessintegration: Geschäftsprozesse (z.B. Referenzmodelle, Business Frameworks, Prozessrahmenwerke) werden standardisiert, damit sie durchgängiger werden.

Zwei Rollen – zwei Sichten: Projektmanager und Controller

Projekte sind dynamisch, werden regelmäßig aktualisiert und verändern sich häufig. Zwei der wesentlichen Beteiligten an Projekten sind Projektleiter und Controller.

Projekte haben einen festgelegten Anfangs- und Endtermin, ein Ziel und ein Budget. Zusammen müssen Projektleiter und Controller:

  • die kaufmännische Seite verwalten
  • Budgets kontrollieren
  • die zeitlichen Abläufe planen
  • sich um Ressourcen kümmern
  • das Projekt aktuell halten

Case Study Integration: Lesen Sie, warum sich das internationale Medizintechnik-Unternehmen KARL STORZ für eine Integration von Projektmanagement- und ERP-Systemen entschieden hat.

Kostenstruktur in ERP-System und Projektstruktur in PPM-System

Projektleiter und Controller bewegen sich jedoch in zwei verschiedenen Welten. Sie haben verschiedene Bedürfnisse.

Wenn Sie Projektleiter für die Erstellung eines Produktes sind, dann sind Sie verantwortlich für die Projektplanung. Ihre Aufgabe ist es, Probleme zu lösen und Änderungen unterzubringen.

Sind Sie aber Controller, so obliegt Ihnen die Kostenplanung der Projekte und sie tragen die kaufmännische Verantwortung.

Kaufmännische Mitarbeiter sind also stets bemüht, ihre Kostenstellen und -arten im Griff zu haben.

Projektleiter machen dies eher notgedrungen. Ihnen ist es aber wichtig, dass Sie die Inhalte kennen, die Termine halten und die benötigten Ressourcen bekommen.

ERP-System

Sind Sie Controller, dann arbeiten Sie in ihrem System, typischerweise in SAP oder einem ähnlichen ERP-System. Dieses System ist sehr stark auf die kaufmännische Sicht ausgerichtet. Controller können daran übers Jahr gut sehen,

  • welchen Mittelbedarf sie haben
  • wann die Mittel abfließen
  • wie viele Mittel noch vorhanden sind.

Diese Systeme sind nach der Kostenstruktur aufgebaut.

Projektmanagement-System

Projektleiter müssen ihr Projekt aber nach Inhalten strukturieren. Sie fragen sich: Welche Phasen gibt es im Projekt? Was muss wann dem Kunden geliefert werden? Ihre Systeme sind nach einer Produktstruktur aufgebaut.

Integration von Projektmanagement- und ERP-System 2

Bild 2: Gegenüberstellung von Kosten- und Produktstruktur (am Beispiel einer Waschmaschine)

Was sich der Controller wünscht:

  • Aktuelle Information über geplante Kosten sowie eine regelmäßig aktualisierte Prognose aus den Projekten: Was ist in den Projekten noch an Mittelbedarfen (Mitarbeiter oder alles, was Ressourcen verbraucht) vorhanden? Dies ist sehr wichtig, um die Liquidität zu steuern und Gesamtbudgets zu überwachen.
  • Ein System, mit dem er kostenbezogen arbeiten kann.

Was der Projektleiter benötigt:

  • Die Ressourcenstammdaten im eigenen System
  • Aktuelle Ist-Daten aus kaufmännischer Sicht
  • Ein System, mit dem er phasen- oder produktbezogen arbeiten kann

Controller und Projektleiter interessieren sich jedoch kaum für die Strukturen des jeweils anderen.

Man könnte Projektleiter nun auffordern, in SAP zu planen. Den Controller könnte man bitten, sich die Daten aus den Projektplänen zu holen. Beide Seiten werden mit dieser Lösung nicht zufrieden sein.

Daher wäre es optimal, wenn jeder ein Werkzeug nutzt, das auf seine Arbeit und seinen Blickwinkel hin optimiert ist.

Zwei Blickwinkel auf ein Projekt – ERP-Integration mit dem PPM-System vereint die zwei Tool-Landschaften

Die folgende Grafik zeigt nochmals die unterschiedlichen Blickwinkel des Controllers (Kosten) und des Projektleiters (Phasen / Produkt / Termine / Ressourcen).

Integration von Projektmanagement- und ERP-System 3

Bild 3: Gegenüberstellung der Sichtweisen Controller und Projektleiter

Wie bekommen Sie nun diese beiden Positionen zusammen?

Wie festgestellt, gibt es unterschiedliche Strukturen und Denkweisen sowie einen unterschiedlichen Informationsbedarf. Und genau hier sind wir beim Thema Integration.

Der Nutzen der ERP-Integration mit Projektmanagement-Tools umfasst:

  • Auf jeder der beiden Seiten wird ein Mehrwert geschaffen, indem Projektleiter wie Controller nicht noch einmal Daten erfassen müssen. Die Mehrfacherfassung der gleichen Information fällt somit weg. Das spart Zeit und die Fehleranfälligkeit ist geringer.
  • Die Daten werden jeweils aus dem anderen System gezogen. Somit können beide Beteiligte in ihrer Welt bleiben und Ergebnisse liefern.
  • Es gibt einen Datenbestand. Dieser ist somit verbindlich und aktuell. Berichte auf dessen Basis sind belastbar. Auch sind sie deutlich schneller erstellt, als wenn die Daten aus verschiedensten Excel-Dateien zusammengesucht werden.

Wer führt welche Information?

Es gibt nicht nur ein führendes System, sondern es gibt jeweils eine führende technische Lösung für einen bestimmten Wert. Planzahlen kommen aus dem Projektmanagement, Ist-Werte kommen aus der Buchhaltung.

Doch Projektleiter wollen nicht die Buchhaltungswerte eingeben, Controller nicht Planzahlen aus den Projekten. Deswegen muss man die Daten aus den Systemen hin- und her bewegen.

Nun gibt es technische Komponenten, Integrations-Produkte, die im Hintergrund für den Datenaustausch sorgen. So kann die vorhandene Kapazität der Mitarbeiter viel besser genutzt werden, weil sie effizienter arbeiten.

Verschiedene Stufen der ERP-Integration – bis zur Komplett-Lösung

Wir unterscheiden hier verschiedene Stufen der ERP-Integration. Hierbei kommt es darauf an, was genau man integrieren, also austauschen möchte: Einfache Stammdaten oder umfangreichere Strukturen und Bewegungsdaten.

Integration von Projektmanagement- und ERP-System 4

Bild 4: TPG 5 Stufen-Modell der Integrationstiefe

1. Basic-Integration: Stammdaten-Integration aus externen Systemen

Einer der häufigsten Anwendungsfälle ist die einfache Pflege von Stammdaten. Als Projektleiter  benötigen Sie in Ihrer Projektmanagement-Umgebung Ressourcen aus einer anderen Umgebung. Ressourcen sind zu verplanende Mitarbeiter, zu denen beispielsweise folgende Informationen vorhanden sein könnten:

  • Name
  • Skill
  • Abteilung
  • Kostenstelle
  • E-Mailadresse
  • Personalnummer
  • Windows-Konto
  • Bürobezeichnung
  • Telefonnummer

Das mögen auf den ersten Blick unwichtige Daten sein.

Aber als Projektleiter werden Sie diese im Projektmanagement-Kontext dringend benötigen. Zum Beispiel wird ein neuer Mitarbeiter eingestellt. Am nächsten Morgen ist er im Projektmanagement-Werkzeug und kann bereits von Ihnen eingeplant werden.

Ressourcenstammdaten bilden also eine wesentliche Basis für alle weiteren Anwendungsfälle.

Die verschiedenen Ressourcen-Informationen müssen Sie meist nicht nur aus einem, sondern aus mehreren Systemen zusammenfügen (z.B. Active Directory, Skill-Datenbank, eine Personal-Excel-Datei).

Wie oft ändern sich diese Daten? Wir schätzen, dass etwa ab 200 Mitarbeitern einmal pro Tag etwas in der Ressourceninformation zu ändern ist. Eine Integration stellt in diesem Fall sicher, dass der Ressourcenpool stets synchron ist.

Sie könnte einmal pro Tag automatisch die Ressourcendaten der verschiedensten Quellen aktualisieren. Im besten Fall läuft diese Lösung im Hintergrund und protokolliert, wenn Daten nicht geliefert werden oder Zugriffe nicht funktionieren.

Der Vorteil: Sie können sich darauf verlassen, dass die Daten so aktuell wie möglich sind.

2. Integration von Bewegungsdaten aus anderen Systemen

Projektauftragsnummern oder Kostenstellen ändern sich im Laufe der Zeit oder werden erweitert. Die aktualisierten Daten möchten Sie als Projektleiter in Ihrer Lösung zur Verfügung gestellt bekommen. Die Quelle ist nicht Ihr System, sondern z.B. das SAP System Ihres Kollegen aus dem Controlling.

Durch Integration lassen sich die Daten von oder zu jedem SAP Modul austauschen. Dafür ist eine initiale Konfiguration eines geeigneten Integrationsprodukts durchzuführen, die Richtung, Bedingungen, Zuordnungen und Filterkriterien berücksichtigt.

Eine solche Integrationslösung hilft Ihnen auch hier, Eingabefehler zu vermeiden und effizienter zu werden. Integration sichert also wiederum die Datenqualität und ein strukturiertes Vorgehen.

Als Controller oder Projektleiter können Sie ein durchgängiges Berichtswesen aufbauen und haben Vertrauen in Ihre Daten.

3. Abgestimmter Planungsmodus: Eine Rolle braucht Informationen der anderen

Als Projektleiter stellen Sie Daten aus der Planung Ihres Projektmanagement-Systems für den kaufmännischen Betrachter zur Verfügung. Als Controller müssen Sie Ihre Budgets planen und kontrollieren. Dafür müssen Sie wissen, was geplant ist. Zum Beispiel dann, wenn eine Prognose, ein Forecast aus den Projekten, einmal pro Monat Richtung kaufmännisches System geschoben wird.

Als Projektleiter brauchen Sie auch die Informationen des Controllers über das Budget. Sie möchten die Ist-Situation zurückbekommen. Das kann zwar auch über das Verschicken von Excel-Dateien erfolgen. Doch dieser Dateiaustausch ist sehr fehleranfällig. Daher empfiehlt sich hier eine Integrationslösung.

Dies ist übrigens der häufigste Anwendungsfall für eine Integration. Planwerte für Arbeit und Primärkosten können so auf beliebige Controlling-Parameter verdichtet werden, z.B. auf Innenaufträge, Kostenstellen, Kosten- und Leistungsarten etc.

Mit einer Integration können die Werte aus den Projekten in die SAP-Leistungsaufnahme und –Primärkostenplanung übertragen werden, immer bezogen auf die Perioden des Geschäftsjahres.

Kostenpläne in SAP und PPM Werkzeugen wie Microsoft Project bleiben so synchron und unnötige Details in SAP werden vermieden.

4. Schnelles und belastbares Berichtswesen: Beispiel Zeitrückmeldung

Wenn Sie als Projektleiter planen, brauchen Sie den jeweils aktuellen Stand Ihrer Projekte und Portfolios. Dafür benötigen Sie Sitzungen des Projektteams, aber auch eine Rückmeldung der Mitarbeiter über den geleisteten Aufwand.

Als Projektleiter möchten Sie detailliert sehen, was die Woche geschehen ist und wer was gemacht hat. Sie möchten dafür aber nicht in zig verschiedenen Systemen nachsehen müssen.

Als  Controller brauchen Sie nur die Information, wie sich etwas auf Ihre Kostenstrukturen auswirkt und wie viel Geld ausgegeben wurde.

Sind Sie Projektleiter, dann steht der Fortschrittsaspekt im Vordergrund.

Sind Sie Controller, so sind ist es der Kostenaspekt.

Um verdichtete Daten für das Controlling aufzubereiten und selbst detaillierte Daten zu erhalten, melden die Mitarbeiter in den Projekten ihre Ist-Zeiten zurück. Für die Akzeptanz muss diese Lösung einfach und flexibel sein.

Wie aber machen Sie die Zeiterfassung in Ihrem Unternehmen einfach? Da gibt es nur ein Credo:

 Daten nur einmal eingeben lassen – also eine Integration der Systeme nutzen.

5. Komplett integrierter Ansatz: durchgängige Projektabwicklung im Unternehmen

Hierbei geht es darum, große Mengen an Beteiligten einzufangen. Alle Mitarbeiter, die an einem Projekt arbeiten, müssen ja möglichst gut und vollständig zurückmelden. Die speziellen Rollen der Controller und Projektleiter sind meist noch überschaubar.

Es gibt aber noch ganz andere Systeme, die in großen oder mittelgroßen Unternehmen vorhanden sind, angefangen bei der Vertriebsorganisation. Diese hat in der Regel ein Customer-Relationship-Management (CRM)-Werkzeug für ihre verschiedenen Geschäftschancen (Opportunities).

Typischerweise entstehen aus diesen Opportunities ab einem gewissen Reifegrad auch wiederum Projekte, etwa wenn der Kunde die Beauftragung signalisiert. Projekte beginnen ja nicht erst dann, wenn Sie als Projektleiter den Startschuss geben, sondern Monate vorher.

Jetzt könnten Sie die Projekte aus dem CRM ins Projektmanagement übernehmen, damit Sie sehen, wie das neue Vorhaben von den Kapazitäten her hineinpasst.

Bei dieser Integration zwischen verschiedenen Projektmanagement- oder Planungssystemen wird die ganze Kette an Werkzeugen jeweils mit Daten aus anderen Systemen versorgt.

Hierdurch wird letztlich nicht nur die zeitliche Übersicht optimiert und die Prozesssicherheit erhöht, sondern auch die Kundenzufriedenheit gesteigert.

Denn es werden eine ordentliche Kommunikation gewährleistet und Überraschungen vermieden. Verzögerungen sind für den Kunden in der Regel kein Problem, wenn man sie frühzeitig aus der Planung ersehen und dem Kunden mitteilen kann.

Werden in internationalen Unternehmen Projekte mit Mitarbeitern in verschiedenen Ländern durchgeführt, so sind oft auch verschiedene ERP-Systeme im Einsatz. Dies mag z.B. beim Zukauf von Unternehmen der Fall sein.

Eine Integration erlaubt, die verschiedenen ERP-Systeme als Datenquellen für die Projektwelt anzubinden. Bei der Integration wird festgelegt, welche Daten aus den verschiedenen Systemen überhaupt ausgetauscht werden. Auch das Erstellen von Projekt- und Portfolioberichten mit verschiedenen Währungen ist möglich.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie die unterschiedlichen Blickwinkel der Projektmanager und Controller kennengelernt. Sie kennen jetzt die folgenden fünf Stufen der Integration und wie diese viele Projektmanagement-Prozesse vereinfachen:

  1. Stammdaten-Integration aus externen Systemen
  2. Integration von Bewegungsdaten aus anderen Systemen
  3. Abgestimmter Planungsmodus durch Informationsaustausch
  4. Schnelles und belastbares Berichtswesen
  5. Durchgängige Projektabwicklung im Unternehmen

In künftigen Artikeln werden wir Ihnen hier im Blog die fünf verschiedenen Integrationsstufen mit oft nachgefragten Anwendungsfällen detaillierter beschreiben. Außerdem gibt es konkrete Rechenbeispiele die zeigen, dass Integration nicht teuer und aufwändig sein muss.

Daher: Haben Sie keine Angst vor der Integration Ihres Projektmanagement-Systems!

Der Nutzen durch Integration von PPM- und ERP-Systemen im Überblick:

  • Vereinfachte Projektmanagement-Prozesse
  • Datenkonsistenz in allen beteiligten Systemen
  • Vermeiden mehrfacher Dateneingaben
  • Bessere Datenqualität und Entscheidungsgrundlagen für Projektleiter, Controller und Management
  • Projektplanung, Controlling, Kollaboration und Dokumenten-Management sind integriert
  • Gesteigerte Akzeptanz und Effizienz bei Projektleitern und Controllern

Haben Sie schon Erfahrung mit Integration in Ihrem Unternehmen gesammelt? Welchen Nutzen haben Sie erfahren? Berichten Sie kurz darüber im Kommentar unten oder stellen Sie uns jetzt dort Ihre Fragen.

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