5 wichtige Berichte für Projektmanagement, Ressourcen und Portfolio

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+++ Warum Berichte ganz am Anfang einer neuen Lösung für Projekt-, Ressourcen und Portfoliomanagement stehen sollten +++ Welche Berichte Sinn machen +++

von Johann Strasser

Suchen Sie eine Lösung für Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement (PPM) oder stehen Sie gerade vor deren Einführung?

Dann kennen Sie die klassische „Henne-oder-Ei“-Frage: Was kommt zuerst? In welcher Reihenfolge lege ich am besten los bei der PPM-Einführung, um diese so reibungslos wie möglich zu gestalten?

Aus langjähriger Erfahrung können wir sagen: Das Berichtswesen bzw. Reporting gehört leider oft zu den Schlusslichtern beim Einführen einer PPM-Lösung.

Und das ganz zu Unrecht!

Denn das PPM-System sollte um die Berichte und deren Nutzern herum geplant werden – nicht umgekehrt.

Stellen Sie das Berichtswesen an den Anfang Ihrer Betrachtung – schließlich bilden Berichte die Basis für Ihre Entscheidungen!

Wir meinen, der Grund für diese Vorgehensweise liegt auf der Hand:

Schließlich geht es nicht darum Daten einzugeben. Vielmehr soll Ihnen das PPM-System am Ende Informationen aus den Daten bereitstellen. Dafür dienen die Berichte. Diese lassen Sie erkennen, was gerade läuft und worüber entschieden werden muss.

Deshalb auch die empfohlene Reihenfolge: Starten Sie mit dem passenden Berichtswesen. Das gibt Ihnen einen klaren Leitfaden für den Aufbau Ihres PPM-Systems und damit den maximalen Nutzen.

Um Ihnen den Einstieg über das Berichtswesen zu erleichtern, finden Sie in diesem Artikel fünf Reports. Diese sehen wir für den erfolgreichen Start in ein PPM-System als wesentlich. Die Inhalte der aufgeführten Berichte sind nur Vorschläge. Natürlich sollten Sie diese an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen.

Zu den fünf wichtigsten Berichten gehören unserer Meinung nach:

  1. Das Portfolio-Dashboard
  2. Die Projekt-Pipeline
  3. Der Projektstatusbericht
  4. Die Ressourcenauslastung im Team
  5. Die Ressourcensituation und Roadmap

Zum Schluss erhalten Sie eine Checkliste mit den 12 wichtigsten Fragen zum Einführen und Anpassen Ihrer Berichte. So sind Sie bestens gerüstet für Ihre nächsten Schritte in Richtung eines erfolgreichen Systems für Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement.

Sie planen Ihr PPM-System auf Microsoft-Basis? Dann interessiert Sie vielleicht unser Video zum Thema „So erstellen Sie wichtige Berichte mit Microsoft Technologie – Tipps für PMO und IT“.

1. Das Portfolio-Dashboard

Das Portfolio-Dashboard dient dem Unternehmensmanagement und den Entscheidungsgremien als Instrument für die Überwachung und das Controlling des Projektportfolios. Anhand wichtiger KPIs wird der Zustand des Portfolios übersichtlich dargestellt.

Wichtige Bestandteile dieses Dashboards sollten sein:

  • Gesamtstatus des Portfolios
  • Anteil der Projekte nach Zustand
  • Einhaltung des Zeitplans und Budgets
  • Ressourcenauslastung
  • Qualität
  • etc.

Die Historisierung der Daten ermöglicht den Vergleich mit früheren Zuständen. So wird die Entwicklung sichtbar.

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Bild 1: Skizze eines Portfolio-Dashboards

Selbst Berichte für Microsoft Project Server ohne Programmieren erstellen? Das geht. Hier ein passendes Seminar dazu: Projektmanager, PMO Mitarbeiter, Controller und Admins lernen, welche BI-Werkzeuge wofür optimal sind. In detaillierten Übungen erhalten Sie die notwendige Sicherheit beim Anbinden der Datenquellen an das jeweilige Berichts-Werkzeug. Außerdem lernen Sie die einschlägigen, klassischen Reports des Projekt- und Projektportfolio-Managements kennen. > Hier gleich mehr erfahren.

2. Die Projekt-Pipeline

Der Bericht zur Projekt-Pipeline stellt alle Projekte über deren Phase im Lebenszyklus dar. Damit ist der Fortschritt der Projekte auf einen Blick erkennbar.

Eine zu geringe oder auch zu hohe Anzahl an neuen Projekten oder kritische Häufungen in bestimmten Phasen machen den Handlungsbedarf gut sichtbar.

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Bild 2: Skizze eines Projekt-Pipeline Berichts

 3. Der Projektstatusbericht

Der Projektstatusbericht zeigt den Zustand des betroffenen Projekts. Wichtige Bestandteile eines Projektstatusberichts sind beispielsweise:

  • Projektkopfdaten (Projektname, Nummer, Manager, Sponsor, Projektart etc.)
  • Zeitlicher Projektstand (Projektphase, Übersicht der Timeline)
  • Projektzustand („Projektgesundheit“, Projektstatusampeln, Indizes für Termine und Kosten)
  • Vergleich von Basisplan, Plan- und Ist-Werten (Termine, Arbeit, Kosten)
  • Kommentar für die Beschreibung der aktuellen Projektsituation in einem Freitextfeld
  • Übersicht wichtiger Meilensteine sowie von Risiken und Change Requests
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Bild 3: Skizze eines Projektstatusberichts

4. Die Ressourcenauslastung im Team

In der Matrix-Organisation benötigt der Projektleiter die Unterstützung aus der Linie. Dafür stellt er Anfragen an den Teamleiter.

Damit der Teamleiter eine verlässliche Zusicherung an den Projektleiter geben kann, braucht er eine vollständige Übersicht der Auslastung seiner Teammitglieder.

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Bild 4: Statischer Bericht zur Ressourcenauslastung (aus Microsoft Project Online).

Nur so kann er sehen, was neben den Abwesenheitszeiten und Linientätigkeiten noch an Zeit für Projekte zur Verfügung steht. So hat er eine fundierte Basis für seine Zusicherung der Ressourcen an das Projekt.

Wenn eine statische Auswertung der Ressourcenplanung auf Berichtsbasis z.B. im Microsoft Project Server ausreichend ist, so können Sie sich entweder mit Bordmitteln oder einem angepassten Bericht Klarheit verschaffen.

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Bild 5: Beispiel eines Berichts zur Ressourcenauslastung pro Abteilung und Ressourcen innerhalb der Abteilungen (aus Microsoft Project Online).

Möchten Sie sowohl die Auswertung als auch die Planungsmöglichkeit der Ressourcen im Team dynamisch in einer Ansicht sehen und bearbeiten, dann gibt es speziell hierfür entwickelte Tools.

Beispielsweise können Sie als Teamleiter mit der TPG TeamManager App für SharePoint nicht nur Projektanfragen zusichern, sondern auch alle Tätigkeiten außerhalb von Projekten sehr einfach planen. Dadurch erhalten Sie in kürzester Zeit eine vollständige Übersicht der Ressourcensituation in Ihrem Team.

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Bild 6: Verfügbarkeit der Mitarbeiter, Projektzugehörigkeit und Projektverfügbarkeit in einer Übersicht (am Beispiel von TPG TeamManager App für SharePoint)

5. Die Ressourcensituation und Roadmap

Sollen neue Projekte in ein Portfolio eingebracht werden, so ist die Ressourcensituation oft der limitierende Faktor.

Ein hochaggregiertes Ressourcenhistogramm mit der Auslastung in Abhängigkeit der Projektlage schafft Klarheit, ob und wann in welchen Teams Überlastungen drohen. So lässt sich entscheiden, wann neue Projekte frühestens starten können.

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Bild 7: Laufende und geplante Projekte mit aggregiertem Ressourcenhistogramm zur Ermittlung der optimalen Ressourcenauslastung (TPG PortfolioPlanner)

Speziell für diesen Zweck entwickelte Tools zeigen Ihnen die aktuelle Situation aus laufenden Projekten, überlagert von den Ressourcenanforderungen durch neue Projekte.

So erkennen Sie sofort drohende Überlastungen und können Projekte im Zeithorizont verschieben (z.B. bequem per Maus). Alternativ deaktivieren Sie einzelne Projekte oder passen die Ressourcenkapazität in verschiedenen Szenarien an, die sich vorab simulieren lassen.

Eine Gesamtübersicht der Ressourcenanforderungen aktueller wie neuer Projekte hilft Ihnen, drohende Überlastungen zu erkennen und Ihre Roadmap anzupassen.

Auf diese Art und Weise ermitteln Sie eine für Ihre Organisation verkraftbare Anzahl an gleichzeitig laufenden Projekten und deren jeweils idealen Startzeitpunkt. Ein genau für diesen Zweck entwickeltes Werkzeug ist z.B. der TPG PortfolioPlanner.

Checkliste: Die 12 wichtigsten Fragen vor dem Einführen von Berichten

  1. Welchen Zweck erfüllt der Bericht?
  2. Für welche Zielgruppe ist er gedacht?
  3. Welche Entscheidungsgrundlagen sollen darin aufbereitet werden?
  4. Wer soll welche Berechtigung haben?
  5. Wie häufig sollen die Berichte ausgegeben werden?
  6. Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen?
  7. Brauchen Sie ad-hoc Auswertungen?
  8. Müssen die Berichte gedruckt werden?
  9. Sollen Berichte kommentiert werden können?
  10. Müssen die Daten historisiert werden?
  11. Müssen Berichte archiviert werden?
  12. Wollen Sie Berichte selbst ändern können?

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, dass das Berichtswesen das Kernstück beim Aufbau Ihres PPM-Systems ist. Sämtliche Dateneingaben dienen dem Ziel, die passenden Informationen für notwendige Entscheidungen aus den Projekten zu ziehen. Und so sollte das Berichtswesen schon ganz am Anfang stehen.

Mit anderen Worten: Sie profitieren am meisten von Ihrem PPM-System, wenn Sie Ihre gewünschten Berichte von Anfang im Blick haben.

Im zweiten Schritt haben Sie einen kurzen Überblick über die fünf wichtigsten Berichte erhalten.

  1. Das Portfolio-Dashboard: Es bietet Ihnen einen Blick auf die wichtigsten Kennzahlen Ihres Projektportfolios
  2. Die Projekt-Pipeline: Mit ihrer Hilfe lässt sich der Fortschritt der Projekte auf einen Blick erkennen
  3. Der Projektstatusbericht: Er zeigt Ihnen den Zustand eines bestimmten Projekts
  4. Die Ressourcenauslastung im Team: Als verlässliche Quelle für die Zusicherung an die Projekte
  5. Die Ressourcensituation und Roadmap: Sie schaffen Klarheit, wie und wann es bei neuen Projekten zu Überlastungen kommt

Mit der Checkliste zum Schluss kennen Sie jetzt außerdem die 12 wichtigsten Fragen, auf die Sie Antworten haben sollten, bevor Sie Berichte einführen.

Fanden Sie die Empfehlungen in diesem Artikel hilfreich? Haben Sie noch Anmerkungen oder Fragen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld!

 

 

 

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