Projektmanagement in Krisenzeiten – warum ist es jetzt besonders wichtig?

Wie stark bin ich selbst von der Corona-Krise getroffen? Wie geht es in und nach der Krise weiter? Das sind Fragen, die sich Privatpersonen, Selbstständige und viele Unternehmen aller Größen derzeit stellen. Durch das Virus ist das öffentliche und berufliche Leben seit vielen Wochen z.T. sehr stark beeinträchtigt. Wie verhält sich das Projektmanagement in Krisenzeiten und welche Auswirkungen wird es haben? Wird es weniger wichtig oder wird es an Gewicht gewinnen?

Darum geht es in diesem Artikel. Lesen Sie folgende Kapitel:

• • Entwicklung des Projektmanagements in Krisenzeiten
  • Projektmanagement – warum in der Krise erst recht?
  • Projektleiter & PMO – zwei wesentliche Rollen beim Projektmanagement in Krisenzeiten
  • Homeoffice – für viele eine ganz neue Erfahrung
  • Zusammenfassung: Projektmanagement in Krisenzeiten

Wir starten mit einem Rückblick auf die Entwicklung des Projektmanagements in den letzten Jahren.

Los geht’s.

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— Dilbert (@dilbertstrip) May 2, 2020

Entwicklung des Projektmanagements in Krisenzeiten

Während der letzten ca. zwölf Boom-Jahre und im Zusammenhang mit der Globalisierung hat vor allem das Multiprojektmanagement stark an Gewicht gewonnen. Viele Unternehmen haben den Nutzen von Projektmanagement erkannt und Methoden, Prozesse und Tools dafür etabliert.

In letzter Zeit war der Treiber für das Projektmanagement vor allem die Menge an Aufträgen und Projekten, die gleichzeitig umgesetzt werden mussten. Zu deren Koordination wurden in viele Unternehmen PMOs aufgebaut. Sie haben Standards definiert, Projektleiter ausgebildet und unterstützt sowie die Multiprojektsteuerung und den Ressourceneinsatz optimiert.

Der Aufschwung hat die Auftragsbücher in so gut wie allen Branchen gefüllt und manche Unternehmen hatten echte Luxusprobleme bei der Erfüllung der permanent steigenden Nachfrage nach den eigenen Erzeugnissen. Es wurden Mitarbeiter eingestellt, Organisationen geändert, Produktionsstätten gebaut, Allianzen geschlossen, Firmen gekauft und international in neue Märkte expandiert.

Das PMO wurde in den letzten Jahren immer wichtiger: Die PMO-Aufgabenbereiche

Land auf Land ab wurden Mitarbeiter der verschiedensten Berufsgruppen gesucht und nur schwer gefunden. Die Knappheit und die damit verbundenen Kosten für Mitarbeiter sind zum Problem in so gut wie allen Branchen geworden. Deshalb wurden viele Tätigkeiten auch in Länder ausgelagert, wo man noch Mitarbeiter zu erträglichen Kosten finden konnte.

Dabei hat sich im Bereich Projektmanagement viel geändert:

• Stand früher hauptsächlich das Einzelprojektmanagement im Fokus, so ist dies heute zunehmend das Multiprojektmanagement.
• Projektmanagement wird in immer mehr Firmen zentral durch ein Project Management Office (PMO) unterstützt, wohingegen es früher an gemeinsamen Standards und Prozessen fehlte.
• Die Aufgaben des PMO erstrecken sich immer öfter bis in die Unternehmenssteuerung, wenn es beispielsweise um die Projektauswahl und um Portfoliomanagement geht.
• Der Fachkräftemangel erschwert es, Mitarbeiter für anspruchsvolle und innovative Aufgaben im Projektumfeld zu finden. Gutes Ressourcenmanagement ist daher mittlerweile ein kritischer Faktor und oft der Hauptgrund für die Einführung von Projektmanagement.
• Durch den immer härter werdenden Wettbewerb müssen Projekte noch schneller erledigt werden, was mit noch besserem Projektmanagement und mehr Tooleinsatz erreicht werden soll.
• Agile Methoden werden immer öfter eingesetzt, um in enger Abstimmung mit den Auftraggebern einen höheren Nutzen aus den Projektergebnissen zu erzielen.
• Projekte werden von mehreren Unternehmen mit z.T. komplexen Abhängigkeiten gemeinsam auch immer stärker international durchgeführt.

Das Projektumfeld hat sich also massiv geändert. Alles war auf Wachstum und Internationalisierung ausgerichtet.

Doch wie kann uns so das Projektmanagement in Krisenzeiten helfen?

Welche TPG Webinare in Kürze anstehen finden Sie hier > Projektmanagement Webinare

Projektmanagement – warum in der Krise erst recht?

In den meisten Krisen steht auch das Ressourcenproblem im Mittelpunkt – nur schauen wir diesmal von der anderen Seite darauf: Zu viele Mitarbeitende für zu wenig Arbeit. Jetzt müssen entweder mehr Projekte hereingeholt werden oder mehr Mitarbeitende abgebaut werden.

Und wieder ist gerade hier und aktuell gutes Projektmanagement in Krisenzeiten besonders wichtig.

Trotz des wirtschaftlichen Abschwungs muss vermutlich auch Ihr Unternehmen manche Projekte unbedingt weiter durchführen. Zudem stellen sich folgende Fragen:

• Welche Projekte sollten Sie vielleicht weglassen oder in geändertem Umfang realisieren?
• Welche Mitarbeitenden werden dazu benötigt?
• Was lässt sich verschieben, was abbrechen?
• Welche Personen und Fähigkeiten sind unentbehrlich, welche könnte man gehen lassen?
• Und speziell zu Corona-Zeiten: welche Tätigkeiten lassen sich vom Homeoffice aus erledigen und welche eben nicht?

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— Dilbert (@dilbertstrip) April 25, 2020

Ohne gutes, mit einem PMO zentral gesteuertes Projektmanagement, werden Ihnen geeignete Entscheidungsgrundlagen fehlen. Die folgenden Defizite treten dann umso stärker zu Tage:

• keine etablierten Prozesse zur Multiprojektsteuerung
• unvollständige Projektliste
• fehlende Priorisierung der Projektliste
• unbekannte Abhängigkeiten zwischen den Projekten
• unklare Ziele in den einzelnen Projekten
• unrealistische Planungen der Projektaufwände
• fehlende Kalkulation der echten Projektkosten
• unvollständige Übersicht der Ressourcenauslastung
• fehlende Übersicht der Fähigkeiten der Ressourcen
• fehlende Abbruchkriterien
• fehlende Kultur beim Scheitern

Gutes Projektmanagement in Krisenzeiten ist also sehr wichtig, weil es den Erfolg des Unternehmens massiv unterstützt – sowohl in Hochzeiten als auch in Krisenzeiten.

Ein gutes PMO schafft Transparenz im Projektumfeld und sorgt für geeignete Entscheidungsgrundlagen, egal ob gerade zu viele oder zu wenige Projekte bearbeitet werden.

In Boom-Zeiten fällt schlechtes Projektmanagement vielleicht nicht so schnell auf, aber in Krisenzeiten kann das die Firma ruinieren.

In diesen schwierigen Zeiten sollten Sie beim Projektmanagement auf keinen Fall den Rotstift ansetzen. Viel besser ist es, gerade jetzt das Projektmanagement so zu verbessern, dass Ihre Projekte noch mehr Beitrag zum Unternehmenserfolg leisten.

Hier kann vor allem helfen, wenn Sie das PMO optimieren. In der Krise wird ein starkes PMO seinen Nutzen voll ausspielen. Es kann:

• mit etablierten Prozessen und Methoden dringend benötigte Entscheidungsgrundlagen bereitstellen
• ggf. sogar selbst kritische Entscheidungen fundiert treffen
• als verlässliche Anlaufstelle für Projektleiter diese in Schwierigkeiten unterstützen.

Projektleiter & PMO – zwei wesentliche Rollen beim Projektmanagement in Krisenzeiten

Auch die Aufgaben der Projektleiter haben sich über die Zeit gewandelt.

Projektleiter werden längst nicht mehr nur danach beurteilt, ob Projekte „in time“ und „in budget“ fertig gestellt werden. Sie sind mittlerweile vielmehr dafür verantwortlich, dass der aus den Projekten generierte Nutzen zum Tragen kommt. Und das ist gerade in Krisenzeiten wie der jetzigen besonders wichtig.

Zudem wird Projektmanagement als Ganzes immer kollaborativer. Es geht nicht mehr nur darum Projekte zu leiten, sondern auch Teams effizient zu führen. Projektteams werden vor allem bei agilen Methoden aus Prinzip immer stärker eingebunden.

Aber auch im klassischen Projektmanagement spielt die Kommunikation aufgrund der steigenden Komplexität der Projektinhalte und der vielen verschiedenen Disziplinen eine immer wichtigere Rolle.

Je besser die Kommunikation und Kollaboration funktioniert, desto erfolgreicher laufen in der Regel auch die Projekte.

Für die richtige Kommunikation zwischen allen Beteiligten zu sorgen ist innerhalb der Projekte die Aufgabe der Projektleiter und projektübergreifend die Aufgabe des PMOs.

Das PMO muss sich zur Optimierung der Ressourcenauslastung um die Abstimmung zwischen den Projektleitern und Teamleitern kümmern. In immer mehr Unternehmen ist das PMO aber auch für die Umsetzung von strategischen Vorgaben der Geschäftsleitung zuständig.

Dazu muss bezüglich der Priorisierung und Bewertung des Nutzens von Projekten viel und ausführlich kommuniziert werden. Schließlich sind Projektergebnisse immer besser erreichbar, wenn die Beteiligten nicht nur wissen, was sie erreichen sollen, sondern auch warum bzw. warum nicht mehr.

Unser Tipp: Gerade in Zeiten einer Rezession sollten Sie Ihre Projekte nicht um jeden Preis durchzuziehen, nur um sie abzuschließen. Sie sollten viel eher jeweils die Sinnhaftigkeit hinterfragen, um nicht unnötig Projekte zu fördern, die letztendlich keinen Mehrwehrt haben.

Im Rahmen eines gut etablierten Projektportfoliomanagements sollten Sie zudem den bereits stattfindenden Kulturwandel unterstützen. Fördern Sie den Mut, aussichtslose Projekte oder solche ohne wirklichen Nutzen tatsächlich rechtzeitig zu stoppen. Das kann auch Ihr Unternehmen retten.

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— Anna Pauels (@AnnaPauels) May 7, 2020

Durch die jetzt eintretende Rezession, gepaart mit den Ressourcenproblemen, gilt sicher auch für Ihr Unternehmen ein wichtiger Grundsatz: Konzentrieren Sie Ihre finanziellen Mittel und Mitarbeiter auf die Projekte, mit denen Sie auch Geld verdienen können, um schnell wieder aus der Krise heraus zu kommen.

Homeoffice – für viele eine ganz neue Erfahrung

Weltweit haben Unternehmen, bei denen es möglich ist, ihre Mitarbeiter ins Homeoffice geschickt. Das ist für viele eine völlig neue Situation.

Die Arbeitszeit außerhalb des Büros zu managen, zum Teil mit Kindern daheim, ist oft eine sehr große Herausforderung.

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— Dilbert (@dilbertstrip) April 23, 2020

Auch Projektleiter müssen ihre Projekte nun also remote weiter voranbringen.

Das alles ist nur möglich mit der richtigen Arbeitsplatztechnologie. Durch sie können Besprechungen und Präsentationen auch aus dem Homeoffice erfolgen. Das stellt aber auch neue Anforderungen an den Umgang miteinander – im Projektteam und im ganzen Unternehmen.

Tools zur Kommunikation wie Microsoft Teams und andere sind nur die technische Grundlage, um überhaupt in Kontakt treten zu können. Es bleiben aber alle anderen Anforderungen an die persönliche Kommunikation, die mit Online–Besprechungen nicht gerade einfacher werden.

Projektleiter müssen die verschiedensten Menschen anweisen,

• inhaltliche Dinge in ihren Projekten zu erledigen,
• Aufwände zu schätzen,
• Rückmeldungen abzugeben,
• Zwischenstände zu präsentieren,
• auf Risiken hinzuweisen
• usw.

Projektleiter müssen sich gerade jetzt noch mehr und regelmäßiger um die Teammitglieder kümmern als sonst.

Im Homeoffice treffen Sie sich ja nicht mehr mit anderen auf dem Weg zur Arbeit, beim Mittagessen, an der Kaffeemaschine oder auch einfach nur auf dem Flur, wo Sie diverse Informationen auf kurzem Wege austauschen können.

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— Dilbert (@dilbertstrip) April 24, 2020

Sorgen Sie also dafür, dass es im Unternehmen keine Hemmschwellen für die Benutzung von Microsoft Teams und Co. gibt. Es muss völlig normal sein, einfach online Kontakt aufzunehmen – als würden Sie im Büro ins Zimmer nebenan gehen.

Unterschätzen Sie diese Hemmschwellen nicht.

Sprechen Sie das aktiv an und vereinbaren Sie die Zeiten der Erreichbarkeit. Homeoffice bedeutet nämlich nicht, dass jeder jederzeit erreichbar ist!

Machen Sie den Vorschlag, dass zumindest zu Beginn einer Besprechung zur Begrüßung die Kamera eingeschaltet werden soll. Schalten Sie als Organisator des Meetings einfach selbst mal ein. Tut nicht weh. Das ist für Viele sicherlich komisch – vor allem sich selbst zu sehen – schafft aber eine bessere, menschlichere Basis für die folgende Kommunikation.

Andererseits empfehlen wir ohnehin häufiger und regelmäßig kurze Online-Meetings zu machen. Schließlich soll Ihnen als Projektleiter nichts entgehen, auch wenn Sie sich weniger persönlich begegnen.

Außerdem sind online mehr kurze Meetings für die meisten Personen angenehmer als wenige lange Meetings.

Und vergessen Sie nicht, auch online Pausen in Meetings zu machen.

Wir haben einige Kunden, die sich in der derzeitigen Situation neben den Kommunikationstools auch sehr darüber freuen, dass Ihre PPM-Umgebung in der Cloud läuft (z.B. mit Microsoft Project Online) und alle Beteiligten problemlos auch aus dem Homeoffice darauf zugreifen können.

Wir haben aber auch Kunden, die die Erreichbarkeit der internen PPM-Systeme aus dem Homeoffice mangels technischer Voraussetzungen ihrer IT bemängeln.

Ein nicht permanent erreichbares zentrales PPM-System ist in der heutigen Zeit ein echter Nachteil in der kurzfristigen Entscheidungsfähigkeit und am Ende in der Wettbewerbsfähigkeit.

Zusammenfassung: Projektmanagement in Krisenzeiten

In diesem Artikel haben Sie erfahren, warum ein starkes PMO und Projektmanagement in Krisenzeiten für projektgetriebene Unternehmen besonders wichtig ist.

Eine gut etablierte Projektumgebung kann einen wesentlichen Beitrag zur effizienten Projektdurchführung, zum Durchhalten bzw. zum Durchstarten nach der Krise liefern. Hier sollten Sie auf keinen Fall vorschnell Kürzungen vornehmen.

Es braucht gute Führungskräfte im PMO und als Projektleiter, die den Überblick behalten, Probleme rechtzeitig erkennen, diese ansprechen und notwendige Handlungen im Sinne des Unternehmenserfolges vornehmen.

Ehrliche und regelmäßige Kommunikation ist ein wesentlicher Faktor für eine gute Zusammenarbeit und erfolgreiche Projekte. Damit erhalten Sie das Team-Gefühl unter den Kollegen am Leben – besonders in der jetzigen Homeoffice-Zeit.

Wir wünschen Ihnen (und uns allen), dass Sie in diesen Zeiten auch positive Erkenntnisse gewinnen, aus denen Sie nach der Krise Vorteile für Ihre Arbeit und Ihr Unternehmen ziehen können. Krisen sind immer auch Chancen, die uns zu positiven Veränderungen zu verhelfen mögen.

Was lernen Sie für Ihre Arbeit in Projekten in der Corona-Krise? Bitte schreiben Sie einen Kommentar unter diesen Artikel.

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