Microsoft Project ist ein Werkzeug für Projektleiterinnen und Projektleiter. Daher ist ein detailliertes Abbilden vieler kleiner und persönlicher Aufgaben unterhalb von Vorgängen in MS Project nicht sinnvoll. Das macht die Projektplanung unübersichtlich. Andere Werkzeuge sind für Aufgabenmanagement wesentlich besser geeignet. Dies sind z.B. Atlassian Jira oder Microsoft Azure DevOps Server sowie (bedingt) auch Microsoft Planner. Damit können Sie detaillierte Aufgaben auch agil in Sprints oder Iterationen planen.
Wie lässt sich die Welt des Projektmanagements mit dem Aufgabenmanagement verbinden? Und welche Vorteile ergeben sich aus einer MS Project-Jira-Integration? Dieser Artikel zeigt Ihnen anhand klassischer Anwendungsfälle, was Sie durch eine Tool-Integration beider Welten gewinnen.
Die folgenden Kapitel erwarten Sie:
- Anwendungsfall 1: MS Project-Jira-Integration
- Anwendungsfall 2: Integration von Jira mit SAP
- Anwendungsfall 3: Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online
- Empfehlung zur Jira Integration
- Zusammenfassung – MS Project-Jira-Integration
Bitte beachten Sie: die dargestellten Anwendungsfälle sind ausschließlich mit Microsoft PPM (Project Server bzw. Project Online) zu realisieren. Außerdem nutzen die Use Cases die Integration Middleware TPG PSLink. Damit können Sie Szenarien realisieren, in denen die User selbst den Austausch anstoßen oder zeitlich automatisierte Jobs im Hintergrund ablaufen können.
Der allgemeine Nutzen einer Integration im Projektmanagement
Mit dem systemübergreifenden Datenaustausch durch die MS Project-Jira-Integration (bzw. Azure DevOps Server oder Planner) schaffen Sie für alle beteiligten Rollen den folgenden Nutzen:
- Jede Rolle arbeitet mit dem für sie optimalen System
- effizientes Bereitstellen von aktuellen Informationen für alle Beteiligten
- verlässliche Daten als bestmögliche Arbeits- und Entscheidungsgrundlage
- Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung
- mehrfache Dateneingaben werden vermieden
- Datenkonsistenz in allen beteiligten Systemen ist sichergestellt
Der ROI Ihrer Integration steigt dann mit der:
- Anzahl der integrierten Systeme
- Menge der Daten
- Anzahl der beteiligten Personen
- Häufigkeit der Aktualisierung
Empfohlene Videos und PDFs: Integration von PPM-Systemen – warum und wie?
Die folgend beschriebenen Anwendungsfälle umfassen die Jira Integration mit Microsoft Project Server bzw. dessen Cloud Version Project Online oder anderen PPM-Tools wie TPG ProjectPowerPack auf Basis der Micrsoft Power Platform. Sehr ähnlich lässt sich aber auch die Integration mit Microsoft Azure DevOps Server (TFS) abbilden.
Und hier gibt es einen eigenen Artikel, in dem Sie die Möglichkeiten und Grenzen lesen können, wenn Sie MS Project mit MS Planner verknüpfen wollen.
Anwendungsfall 1: MS Project-Jira-Integration
A: Übertragen der Struktur vom MS Project in Jira
Jede Projektleitung benötigt eine Projektstruktur, die sie bei der Steuerung optimal unterstützt. Diese ist je nach Art des Projektes unterschiedlich. IT-, Service-, Organisations- oder Entwicklungsprojekte haben nicht die gleichen Strukturen.
Stellen Sie sich deshalb bei jedem Anwendungsfall die Frage: Wie sind die vielen kleinen Issues / Aufgaben aus Jira den Vorgängen / Arbeitspaketen im Projektplan in MS Project zuzuordnen?
Eine 1:1-Verbindung ist nur auf der strukturellen Ebene sinnvoll, in die aggregierte Werte der detaillierten Issues / Aufgaben mit MS Project synchronisiert werden.
Voraussetzung für die automatisierte Integration ist, dass an einem Vorgang in MS Project eine eindeutige Zuordnung eines Objektes aus Jira steht, dem wiederum Issues zugeordnet sind.
Die von uns am häufigsten angetroffene Kundenanforderung ist die Verbindung von Projekten in MS Project mit Versions und Epics in Jira. Hierbei werden in der Regel Phasen des Projektplans als Versionen und Arbeitspakete als Epics abgebildet. Issues sind dann den Epics zugeordnet.
Weitere Möglichkeiten des strukturellen Abgleichs können sein:
- Vorgänge in MS Project entsprechen Sprints in Jira: Die aggregierten Werte von Issues in den Sprints werden mit den Vorgängen in MS Project synchronisiert.
- Komponentenorientierter Plan in MS Project: Die aggregierten Werte von Issues, die den Komponenten zugeordnet sind, werden mit den Vorgängen in MS Project synchronisiert.
Bei Änderungen des Projektplans gilt es, diese auch in Jira zu übertragen. Dies betrifft sowohl die Struktur als auch Termine und andere Zusatzinformationen.
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B: Automatisiertes Vorbefüllen der Issues in Jira
Bei Standardprojekten kann es sinnvoll sein, in der Aufgabenplanung auch auf standardisierte Issues zurückzugreifen. Diese sollten nicht jedes Mal neu eingegeben werden. Idealerweise lassen sie sich einfach importieren.
SharePoint eignet sich hervorragend dafür, eine Liste von Issues pro Projektart bereitzustellen. Mit dem geeigneten Integrationstool übernehmen Sie diese Liste für neue Projekte auf Knopfdruck in Jira und sparen dadurch viel Zeit.
C: Rückmelden des Fortschritts von Jira in MS Project
Im Rahmen der Projektsteuerung muss die Projektleitung regelmäßig über den Fortschritt aller Liefergegenstände informiert sein.
Dazu benötigt sie sowohl den inhaltlichen Fortschritt als auch die Information über die bisher geleisteten Aufwände. Beides kann bei entsprechender Pflege in Jira automatisiert geliefert werden.
Dazu pflegen die Mitarbeitenden einerseits z.B. Story-Points als Angabe der inhaltlichen Leistung. Diese werden bei Fertigstellung von Issues in die jeweilige Struktur des Projektplans zurückübertragen.
Andererseits geben die Mitarbeitenden die geleisteten Stunden pro Issue an, was ebenfalls in das Projekt zurückübertragen werden kann.
Natürlich können Sie auf der strukturellen Ebene auch den Status der entsprechenden Objekte von Jira in Microsoft Project zurücksynchronisieren.
Im folgenden Bild sehen Sie:
- die Summe der Story-Points der bisher erledigten Issues
- den zeitlichen Aufwand dafür
- den Status des darüber liegenden Epics
Anwendungsfall 2: Integration von Jira mit SAP
Nutzen Sie ein ERP-System wie z.B. SAP für Ihr Portfolio- und Projektmanagement, so kann eine ähnliche Integration wie im Anwendungsfall 1 oben erfolgen. Das heißt:
- die Grobplanung erfolgt in SAP PS oder PPM
- die detaillierte Planung und Abwicklung der Arbeitspakete erfolgt in Jira
- die Synchronisation der gebuchten Stunden / die Work Logs (Zeiterfassung) aus Jira werden dabei nach SAP CATS bzw. in die SAP Leistungsverrechnung übergeleitet.
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Anwendungsfall 3: Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online
Dieser Anwendungsfall ist gerade in größeren Unternehmen das häufigste Szenario. Zur besseren Steuerung der Umgebung für Multiprojektmanagement bzw. Programmmanagement umfasst die Integration hier in der Regel mehrere unterschiedliche Bereiche:
- Controlling
- Projektmanagement
- Aufgabenmanagement für die Detailplanung
Hier werden klassischerweise folgende Systeme kombiniert:
- SAP: für die Budgetplanung und Kostenverrechnung
- Microsoft PPM (Project Server / Project Online) und SharePoint: für das Management von Portfolios und Projekten und für die zentrale Zeiterfassung
- Jira: für die Sprint-Planung, das Aufgabenmanagement, das Issue Tracking, das Workflow-Management und die Statusverfolgung
Der Prozess für den Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen sieht dann in etwa so aus:
- SAP <> Microsoft PPM / SharePoint: Strukturen, Kosten, Budgets
- Microsoft PPM / SharePoint <> Jira: Arbeitspakete zu Versionen / Epics / Issues
- SAP <> Microsoft PPM <> Jira: Verbuchung von Jira Work Logs und Microsoft Project Rückmeldungen in SAP CATS oder in die SAP Leistungsverrechnung
Webinar-Tipp: Hier sehen Sie klassische Anwendungsfälle für die MS Project-Jira-Integration.
Empfehlung zur Jira Integration
Es gibt günstige und bewährte Lösungen, die nur MS Project mit Jira verbinden können. Die meisten Unternehmen haben aber nicht nur diese Integration vor.
Vielmehr geht es im Rahmen der digitalen Transformation darum, möglichst viele Systeme sinnvoll miteinander zu verbinden.
Sie möchten für die Zukunft die maximale Freiheit haben, schrittweise immer mehr IT-Systeme bi- oder multi-direktional Daten austauschen zu lassen? Dann brauchen Sie eine leistungsfähige Integration Middleware.
Eine solche Middleware ist beispielsweise TPG PSLink. Damit lassen sich ERP-, CRM-, PPM-, Aufgabenmanagement- und weitere Systeme sowie viele Datenbanken miteinander verbinden.
Zusammenfassung – MS Project-Jira-Integration
Sie haben in diesem Artikel wichtige Anwendungsfälle kennengelernt, um Daten zwischen allen relevanten Systemen auszutauschen:
- MS Project Server bzw. Project Online
- SAP
- SharePoint
- Jira bzw. Azure DevOps Server (TFS)
- Microsoft Planner
Durch die Integration lassen sich die Daten im jeweils anderen System anzeigen. Die wichtigsten Anwendungsfälle (hier am Beispiel von Jira) sind:
- Übertragen der Struktur vom MS Project in Jira
- Automatisierte Vorbefüllen der Issues in Jira
- Rückmelden des Fortschritts von Jira in MS Project
- Integration von Jira mit SAP
- Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online
Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).
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Über den AutorJohann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
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Über den AutorAchim Schmidt-Sibeth
Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
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