PMO-Interview zur Corona-Krise: Welche Zukunft hat das Homeoffice im Projektumfeld?

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+++ 12 Interviews zu Änderungen im PMO durch die Corona-Krise +++ Die Vor- und Nachteile des Homeoffice +++ Aktuelle Studienergebnisse +++

Das Corona-Virus hat die Wirtschaft und das öffentliche Leben in Deutschland seit März 2020 fest im Griff. Nicht nur hier, sondern weltweit war es für die Menschen kaum noch möglich, an ihrem normalen Arbeitsplatz zu arbeiten. Die Debatte rund um das Thema Homeoffice gewann durch COVID 19 eine ganz neue Bedeutung.

Der Artikel Projektmanagement in Krisenzeiten geht darauf ein, welche Auswirkungen die Krise auf das Projektmanagement hat. Auch geht es dort um die Rolle des Project Management Office (PMO) und der Projektleiter.

Für einen besseren Einblick in die aktuelle Lage haben wir 12 PMOs gefragt: Wie geht es Ihnen gerade und wie hat die Corona-Krise Ihre Arbeit bisher verändert? Außerdem thematisiert der Artikel die Prognose für die Zukunft. Wie ist die Meinung? Steuern wir bald auf eine aus dem Homeoffice gesteuerte Unternehmenswelt zu? Die Umfrage unter den PMOs hat verschiedene Lösungsansätze aufgezeigt.

Lesen Sie in diesem Artikel:

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Wie hat sich die Krise bisher auf die PMOs ausgewirkt?

Von Ende April bis Anfang Mai 2020 hat TPG The Project Group Telefoninterviews mit 12 PMOs aus unterschiedlichen Branchen geführt. Es ging bei der Umfrage darum zu erfahren, wie sich die Arbeitssituation seit den Umstellungen durch das Virus verändert hat.

Wichtige Erkenntnisse dabei waren:

  • Alle PMOs befinden sich derzeit im Homeoffice
  • Andere Abteilungen, bei denen dies möglich war, wurden ebenfalls ins Homeoffice geschickt
  • Bei 5 von 12 PMOs ist das Thema Kurzarbeit im Gespräch
  • Ein Ende dieser Situation ist (bis dato) bei allen PMOs nicht in Sicht

„Ich bin mir ziemlich sicher, dass die Normalität, wie wir sie bis vor 3 Monaten kannten auf absehbare Zeit nichtmehr existieren wird.“

– Peter Heister, Head of CPS Project Center of Excellence; DXF-SP (Roche CPS – Centralised and Point of Care Solutions
Roche Diagnostics GmbH)

Doch es gibt auch gute Nachrichten: In den Gesprächen fiel positiv auf, dass es bei vielen vorerst keine Änderungen im Portfolio gab. Lediglich bei einem PMO wurde die Arbeit so weit zurückgefahren, dass sich die Aufgaben derzeit nur auf die Dokumentation und Prozessoptimierung beziehen.

Problematisch wird es eher bei den Kunden oder Partnern. Diese mussten teilweise Projekte von heute auf morgen stoppen.


Auf der anderen Seite wurde uns aber auch gesagt, dass Projekte und Aufträge von Kunden gerade konkret angeschoben und beauftragt werden.

Es zeigt sich, dass die Branche in der Krise eine wesentliche Rolle im Bezug auf die Auftragslage spielt. Die PMOs versuchen derzeit über Projektpriorisierung die wichtigsten Projekte herauszuarbeiten, bei denen unter keinen Umständen nachgelassen werden darf.

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Es ist schwer zu beurteilen, wieviel Spielraum den PMOs letztendlich bleibt. Denn auch ihnen geht in Zeiten der Krise die planerische Sicherheit verloren:

  • Wichtiges Personal ist nicht wie gewohnt verfügbar
  • Meetings und Termine werden verschoben oder abgesagt
  • Die Zusammenarbeit mit ausländischen Stellen klemmt

Überregionale Unternehmen müssen sich mit dem Thema des Wettbewerbsvorteils auseinandersetzen. Wann dürfen welche Standorte wieder geöffnet werden? Denn auch wenn hierzulande erste Lockerungen durchgesetzt wurden, so sieht es im Rest der Welt doch noch ganz anders aus.

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Homeoffice – eine völlig neue Situation?

Lediglich ein PMO hatte mit der neuen Homeoffice-Situation zu kämpfen, da die Arbeit von Zuhause aus hier bisher eher selten praktiziert wurde. Bei anderen war diese Art des Arbeitens bereits gang und gäbe. Die technischen Voraussetzungen wurden hier bereits in der Vergangenheit gesetzt. Ein flexibles Handhaben der Arbeitsweise wurde so ermöglicht.

„Wir haben Schulungen, Workshops, Integrationstests mit 150 Mitarbeitenden und Echtstarts erfolgreich remote durchgeführt. Auch die Kunden haben sich sehr gut darauf eingestellt und sind froh, dass die Projekte fast ungehindert weiterlaufen.“

– Dr. Achim Detering, Kaufmännische Steuerung
Strategisches PMO (GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH)

Der Großteil der PMOs hatte außerdem schon vor der Corona-Krise Erfahrungen darin gesammelt, überregionale Projekte digital und aus der Ferne zu koordinieren. So erzählte uns ein Befragter von einem Auftrag, der das Projektmanagement und die Produktsicherung betraf und überregional organisiert wurde. Sogar die Aufgabe, Teams aus der Entfernung mitzugestalten, funktionierte hier erstaunlich gut.

Virtuelle Meetings und Konferenzen wurden bei dem Großteil der PMOs auch vor der Krise gerne genutzt, um z.B. lange Dienstwege und Kosten zu vermeiden.

„Ich erhoffe mir, dass das Thema Homeoffice großen Zuwachs gewinnt. Man hat gesehen, dass zum Beispiel von Microsoft gewisse Tools zur Verfügung stehen und diese Technologien sollten wir auch einführen und nutzen.“

– Oliver Grossmann, Head of Project Management (Sauber Motorsport AG)

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Insgesamt war ein Großteil der befragten PMOs gut auf die derzeitige Homeoffice-Situation vorbereitet – auch in technischer Hinsicht. Der Arbeitslaptop konnte einfach mit nach Hause genommen werden, da die erforderlichen Technologien bereits in den Unternehmen integriert waren. Schulungen und Workshops hielten einige ebenfalls bereits remote ab.

„Homeoffice ist schon seit mehreren Jahren Tagesgeschäft bei uns.“

– Jürgen Hönack, Director PMO (ETECTURE GmbH)

Doch sieht so die Zukunft aus? Wir haben gefragt: Welche Vor- und Nachteile bringt die Arbeit aus den eigenen vier Wänden mit sich? Ist eine aus dem Homeoffice gesteuerte Unternehmenswelt wirklich auf Dauer tragbar?

Alle 14 Tage – der TPG Projektmanagement Podcast für Unternehmen. Schicken Sie uns doch gerne Ihre Themenwünsche und Feedbacks an podcast@theprojectgroup.com.

Die Vorteile von Homeoffice

Folgende Vorteile des Homeoffice wurden von den PMOs im Interview genannt:

  • Teilweise bessere Erreichbarkeit
  • Fokussierung auf das Projektgeschäft ist besser als mit den normalen Ablenkungen, die der Büroalltag mit sich bringt
  • Bessere Work-Life-Balance, z.B. durch wegfallende Arbeitswege
  • Größere Meetings mit über 20 Personen sind virtuell besser koordinierbar, wodurch weniger „Totzeit“ bei den Besprechungen entsteht
  • Meetings mit Teilnehmern aus anderen Zeitzonen sind durch das flexible Arbeitsmanagement leichter möglich
  • Umstellung bei internem Projektberichtswesen ist leicht, da das strategische PMO sowieso nur selten den direkten Kommunikationsweg erfordert
  • Es ist einfacher Fachkräfte und junge Leute für Unternehmen zu gewinnen, bei denen der Standort nicht sonderlich attraktiv ist

Allgemein deutete ein Großteil der PMOs an, dass das Thema Homeoffice sehr gut bei ihnen angenommen wurde. Zum Teil haben sich einige Dinge im Arbeitsalltag sogar verbessert.

„Die Mitarbeiter bei uns nutzen die Möglichkeit eigentlich sehr gerne und würden sie auch in Zukunft gerne weiter nutzen.“

– Jens Steinhilber, Projektmanager Engineering Systems (Maschinenbauunternehmen)

Doch die Fernarbeit bringt laut den Befragten natürlich nicht nur Vorteile mit sich.

Jetzt lesen: Projektmanagement in Krisenzeiten – warum jetzt besonders wichtig?

Die Nachteile von Homeoffice

„Menschen vereinsamen, die das Umfeld im Büro und die soziale Nähe benötigen.“

Eduard B. Bleckmann, Senior PMO Manager (KARL STORZ SE & Co. KG)

Folgende Nachteile vom Homeoffice wurden uns von den PMOs im Interview genannt:

  • Persönlicher Kontakt zu Kunden und Teams deutlich erschwert
  • Physische Präsenz ist meist sehr hilfreich bei schnell erforderlichen Kommunikationswegen und in Meetings
  • Neue Mitarbeiter lassen sich virtuell nur schwer einarbeiten, da die menschliche Komponente unvollständig ist
  • Bei einer dauerhaften Lösung muss auch die Bereitstellung der nötigen Arbeitsmaterialien geklärt und koordiniert werden (wie Bürostuhl oder -tisch, Headset etc.)
  • Menschen, die die gemeinsame Arbeit im Büro und soziale Nähe benötigen, fühlen sich unwohl und einsam
  • Wissen und Disziplin ist bei neuen Technologien meist mangelhaft (z. B. sollte E-Mail nicht als Chat benutzt werden) – hier sind Regeln nötig
  • Zu viele verschiedene Tools erschweren ein übersichtliches Arbeiten
  • Die volle Kraft der Tools wird nicht vollständig ausgeschöpft

„Die Kommunikation leidet, weil man, um Bandbreite zu sparen, lieber ohne Video arbeitet, sondern nur mit geteilten Bildschirmen.“

– Joachim Braun, PMO (Lenzing AG)

Banner PMO Studie 2020_kleinTPG The Project Group hat im Zeitraum vom 08.05. bis 10.07.2020 Daten für die „PMO-Studie 2020″ gesammelt. Ziel der Studie ist es, aussagekräftige Ergebnisse zum Stand des PMOs in großen und mittleren Unternehmen innerhalb des DACH-Raums zu erreichen. Die Ergebnisse gibt es ab August 2020 – Lassen Sie sich benachrichtigen, sobald die PMO-Studie fertig ist!

Zusammenfassung: Der Blick der PMOs in die Zukunft

Bei den Interviews zeigte sich, dass derzeit alle PMOs aus dem Homeoffice arbeiten. Schnell kam das Gespräch immer auf die Vor- und Nachteile dieser Arbeitsweise.

Keines der PMOs war zum Zeitpunkt der Interviews von Kurzarbeit betroffen, aber es wurde für die Zukunft nicht ausgeschlossen. Selbst sahen sich die PMOs als so wichtig für das Unternehmen an, dass sie wohl erst nach anderen Bereichen in Kurzarbeit geschickt würden, wenn es soweit kommen sollte.

Beim Blick in die Zukunft gibt es ein klares Urteil der Befragten: Homeoffice ist keine Dauersituation – jedenfalls nicht zu 100 Prozent. Eine Mischlösung aus Homeoffice und Büroanwesenheit sei aber denkbar. Daraus könnten sich letztendlich Vorteile gegenüber der Arbeitswelt in der Vergangenheit ergeben.

Folgende Anforderungen sehen die PMOs an eine zukünftige Lösung für flexible Arbeitsplätze:

  • Mitarbeitern wird, wenn bei der Art der Arbeit irgendwie möglich, die Option auf Homeoffice angeboten
  • Die Mitarbeiter müssen sich flexibel zeigen: Wichtige Meetings sollten auch in Persona stattfinden können, wenn es angebracht ist
  • Die Belegschaft sollte tageweise abwechselnd ins Büro kommen, damit die Möglichkeit der informellen Kommunikation nicht ganz verloren geht oder das Büro zu sehr verwaist und zunehmend unattraktiv wird
  • Die IT muss sicherstellen, dass die Kommunikation via Kollaborations-Lösungen über Unternehmensgrenzen möglich ist, z.B. mit Kunden und Lieferanten
  • Es braucht einheitliche und klare Regeln beim Umgang mit den Technologien – z.B. wann wird welches Tool genutzt (z.B. kein Chat per E-Mail) und wie/wo werden Dateien gesichert
  • Alle wichtigen Informationen und Dokumente müssen z.B. über ein Intranet digital erreichbar sein aus dem Homeoffice. Aktenordner in Papierform sind hier ungeeignet
  • Als Hinweis an die Toolhersteller: Wünschenswert wäre eine Integration verschiedener Kollaborations-Tools, damit jeder sein Lieblingstool verwenden könnte

Alle Teilnehmer gehen davon aus, dass die Normalität, wie wir sie von früher kennen, noch lange auf sich warten lassen wird. Homeoffice wird demnach künftig ein wichtiger Bestandteil der Arbeitsumgebung bleiben. Über den möglichen Umfang gab es aber sehr unterschiedliche Ansichten.

Nachtrag: Studie zeigt Schwierigkeiten vom Homeoffice während der Pandemie auf

Stand: 21.07.2020

Am 15. Juli 2020 erschien eine aktuelle Studie des Institutes für Wirtschaftsforschung (ifo), die ganz aktuell das Thema Homeoffice während der Pandemie und der Implikationen für eine Zeit nach der Krise thematisiert. Die Forscher Jean-Victor Alipour, Oliver Falck und Simone Schüller stellten dabei fest, dass etwa 56% der abhängig Beschäftigten in Deutschland aktuell zumindest zeitweise von zu Hause arbeiten können. Über die Hälfte der Beschäftigten mit Homeoffice-Zugang hatten vor der Krise noch keine Erfahrung mit Heimarbeit. Doch wie konnte dieses Potenzial so lange ungenutzt bleiben? Die Studie führt zwei Erklärungen an: Zum einen die Restriktion von Arbeitgeberseite und zum anderen die fehlende Nachfrage seitens der Arbeitnehmer.

Die Studie legt außerdem dar, dass der Wohnsitz in Sachen Homeoffice eine wesentliche Rolle spielt. In Städten mit mehr als 500 000 Einwohnern haben prinzipiell etwa 65% der abhängig Beschäftigten die Möglichkeit zur Heimarbeit. Im Rest des Landes hat dagegen nur ca. die Hälfte einen Homeoffice Zugang. Außerdem bestimme die Art der Tätigkeit, wer Zuhause arbeiten kann und wer nicht.

Trotzdem alledem ist das Thema Homeoffice in Deutschland derzeit extrem präsent. Das zeigt allein dieses Ergebnis der Studie: Jobangebote, bei denen die Arbeit im Homeoffice angesprochen wird, wurden im Netz doppelt so oft geklickt, wie vor COVID-19. Die Zukunft sehen die Forscher künftig dennoch nicht im Homeoffice, sondern in einem hybriden Arbeitsmodell zwischen Präsenzarbeit und Homeoffice.

Lesen Sie hier die komplette ifo-Studie: Homeoffice während der Pandemie und die Implikationen für eine Zeit nach der Krise

Was sind Ihre Erfahrungen mit Homeoffice im Projektumfeld? Sind Sie davon betroffen und was sehen Sie als besonderen Vor- und Nachteil? Bitte sagen Sie uns Ihre Meinung im Kommentar.


Achim Schmidt-Sibeth_Projektmanagement in KrisenzeitenAchim Schmidt-Sibeth
Senior Marketing Manager

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.

Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing


Anna Pauels - Projektmanagement in KrisenzeitenAnna Pauels
Content Marketing Professional

Sie war bereits als Redakteurin und Fotografin für die ARD, ProSieben, den Münchner Merkur, die tz und diverse Lifestyle-Magazine tätig. Heute arbeitet Anna Pauels als Content Marketing Professional im Team von TPG The Project Group, pflegt unter anderem den Deutschen, Englischen und Französischen Blog als auch die Social Media Kanäle und den monatlichen Newsletter.

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2 Kommentare

  1. Ulrich Sommer am

    Auch ich bin seit Wochen im Home office. Nur immer wenige Tage bzw. Stunden im Büro. In unserem Kundenkreis meist Automotive und OEM geht seit mehreren Wochen absolut nichts mehr. Nur die Themen der alternativen Antriebe wird zögerlich wietergetrieben. Plötzlich bekommen unsere Kunden den Auftrag alle Projekte selbst zu stemmen. Keiner weis wie das funktionieren soll. Wir leben alle derzeit in einer großen Warteschleife. Unklar ist nur wann es wieder normal wird und was ist dann Normalität.
    Home Office bzw. mobiles Arbeiten ist im unserem Geschäftszweig (Fabrikplanung) schon seit Jahren normal. Wir sitzen beim Kunden, oft weit vom Büro entfernt und müssen alle anfallenden Tätigkeiten online erledigen.
    Die Voraussetzungen sind da nur eine gute Internetbandbreite und eine vernünftige Verbindung. In Deutschland sehr oft nicht optimal, Ich hatte zb. In Russland eine wesentlich bessere Verbindung als an manchen Orten in der Heimat.
    Fazit: Homeoffice geht, allerdings sollten auch die persönlichen Kontakte wieder an Bedeutung gewinnen.

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