Ermitteln Sie die optimale Kombination der durchzuführenden Projekte im Portfolio? Dann jonglieren Sie sicher regelmäßig mit den klassischen Faktoren, die es zu beachten gilt: strategische Relevanz, Kosten, Personalbedarf und einzuhaltende Termine.
Kein leichtes Unterfangen. Denn es geht im Projektportfoliomanagement (PPM) ja nicht nur darum, die wirtschaftlich sinnvollen Projekte auszuwählen. Verschiedene Projekte konkurrieren meist um die Ressourcen in Form von Budgets und Mitarbeitern. Zudem beeinflussen sich die Projekte gegenseitig, denn sie hängen oft voneinander ab oder schließen sich sogar gegenseitig aus.
Bild 1: Der Unterschied zwischen Portfolio- und Projektmanagement.
Umso wichtiger ist es, mit professionellem Projektportfoliomanagement den Überblick zu behalten und im Sinne der Unternehmensstrategie zu planen.
Doch sieht das Ihr Management genauso?
In diesem Artikel finden Sie die wichtigsten 5 Argumente, warum Projektportfoliomanagement für den Unternehmenserfolg so wesentlich ist.
PPM Begriffsabgrenzung
Damit es zu keinen Missverständnissen kommt: Microsoft verwendet die Abkürzung „PPM“ für seine „Project & Portfolio Management“-Lösung auf Basis von Microsoft Project Server. Diese Plattform dient primär als Werkzeug für operatives Projektmanagement – umfasst aber seit der Version 2010 auch die Möglichkeit für Portfoliomanagement.
In diesem Artikel steht PPM jedoch allein für den Begriff Projektportfoliomanagement.
(Hinweis: Ein passendes Video zum Thema finden Sie weiter unten in diesem Artikel.)
Argument 1: Entscheidungen für die richtigen Projekte
Ein wesentlicher Vorteil eines integrierten PPM ist, dass Sie bei der Auswahl der „richtigen“ Projekte unterstützt werden. Es gilt, machbare und wirtschaftliche Projekte auszuwählen und durchzuführen.
Extra Download: So kommen Sie in 7 Schritten zum Projektportfoliomanagement (PDF)
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Sie finden also die Projekte, die beste Ergebnisse je ausgegebenem Euro versprechen. Dabei müssen alle ausgewählten Projekte an der Geschäftsstrategie ausgerichtet sein.
Durch eine willkürliche Projektauswahl gehen Sie hingegen das Risiko ein, die falschen Projekte umzusetzen.
Der Nutzen für Ihre Entscheider:
Sie verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch tatsächlich geleistet werden kann. Die Wahrscheinlichkeit positiv abgeschlossener Projekte steigt dadurch stark an.
Argument 2: Vollständiger Projektportfolio-Überblick
Projektportfoliomanagement ermöglicht Ihnen schnelle Antworten auf die Fragen:
- Welche Projekte laufen derzeit in welcher Phase?
- Welche neuen Projekte stehen zur Entscheidung?
- Wie ist die Ressourcenauslastung?
- Wie hoch ist die Budgetausschöpfung?
- Welche Abhängigkeiten bestehen zwischen Projekten?
Zudem haben Sie eine Übersicht von Zuständen und Zuständigkeiten sowie Einblick in die
„Gesundheit“ Ihres Portfolios und dessen Projekte.
Der Nutzen für Ihre Entscheider:
Durch die vollständige Übersicht aller geplanten und laufenden Projekte sind die Entscheider immer aktuell über das Portfolio informiert. Mit der passenden Projektportfoliomanagement-Software erkennen Sie Budget- und Ressourcenengpässe rechtzeitig und können durch Anpassen der Prioritäten und des Portfolios entsprechend der Unternehmensstrategie darauf reagieren.
Bild 2: Optimieren Sie die Ressourcenauslastung im Projektportfolio mit Hilfe geeigneter Tools (hier am Beispiel TPG PortfolioPlanner)
Argument 3: Standardisierte Projektinitiierung
Sie wollen sicherstellen, dass alle Projektideen und Aufträge richtig in die Auswahl des Portfolios einfließen. Nichts soll vergessen werden. Daher sorgen Sie am besten für ein zentrales, standardisiertes Erfassen von Ideen und Projektanfragen.
Die Vollständigkeit stellen Sie am besten sicher durch:
- methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
- Berechtigungen und Kriterien für die Genehmigungsschritte
- das Sicherstellen der Planungsqualität von neuen Projekten
Der Nutzen für Ihre Entscheider:
Sie verfügen über eine saubere und transparente Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.
Tipp: Das kostenlose Webinar zum Thema Projektportfoliomanagement sowie weitere Argumente und Informationen für Entscheider und Anwender rund um Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement finden Sie unter www.theprojectgroup.com/downloads
Argument 4: Optimale Investitionsentscheidungen
Portfolioentscheidungen werden über Prioritäten gesteuert. Die Priorisierung der Projekte kann z.B. erfolgen durch:
- direkte Angabe der Wichtigkeit und Dringlichkeit oder des Strategiebeitrags pro Projekt und Berechnung der Priorität
- Bestimmen von priorisierten strategischen Kriterien und Ermittlung des strategischen Beitrags durch deren gewichtete Zuordnung zu Projekten
- persönliche Auswahl der Projekte durch Entscheider
Für eine objektive Priorisierung der Investitionsentscheidungen sollten Sie sicherstellen, dass das Projektportfolio auch wirklich an der Unternehmensstrategie ausgerichtet ist. Sie sollten durch das Setzen klarer Prioritäten allen Beteiligten zeigen, was wichtig und dringlich ist.
Der Nutzen für Ihre Entscheider:
Sie entscheiden sich für die richtigen Projekte und haben eine optimale und begründete Budgetnutzung.
Bild 3: Das klare Abgrenzen von Projekten zu Linientätigkeiten ist eine wichtige Basis für das Erstellen eines Projektportfolios (hier die Projektwürdigkeitsanalyse)
Kostenloser Download: Projektwürdigkeitsanalyse Vorlage (für Excel). Passen Sie die Vorlage einfach an Ihren individuellen Bedarf an.
Argument 5: Strategische Kapazitätsplanung
Ein integriertes PPM ermöglicht Ihnen die tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte zu erkennen. Sie sehen den Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte.
Mittels Szenarien können Sie die zeitliche Anordnung von Projekten optimieren, um so eine optimale Ressourcenauslastung zu planen.
Ein PPM ermöglicht Ihnen zudem das langfristige Anpassen von Kapazitäten an kommende Anforderungen. Sie können die Bereitstellung Ihrer Kapazitäten bewusst regulieren. Je nach Prognose kann es ratsam sein, weitere Kapazitäten und bestimmte Skills aufzubauen, zu verlagern oder auch zu reduzieren.
Der Nutzen für Ihre Entscheider:
Sie sorgen für eine passende Verfügbarkeit von geeigneten Ressourcen und vermeiden somit Ressourcenkonflikte bei der Durchführung von Projekten.
Bild 4: Kapazitätsplanung auf Basis von Projektpriorisierung verringert Über- oder Unterlast von Ressourcen.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben Sie die fünf wichtigsten Gründe für die Einführung von Projektportfoliomanagement kennengelernt:
- Sie setzen auf „machbare“ und „wirtschaftliche“ Projekte
- haben einen vollständigen Überblick über Ihr Portfolio
- profitieren von einer sauberen Vorbereitung für die Auswahl der Projekte
- entscheiden aufgrund von Prioritäten
- planen Ihre Kapazitäten vorausschauend.
Mit professionellem Projektportfoliomanagement behalten Sie den Überblick und planen im Sinne der Unternehmensstrategie. Nutzen Sie Projektportfoliomanagement und wie fortgeschritten sind Sie schon in dieser Hinsicht? Schreiben Sie uns bitte einen kurzen Kommentar unten.
Haben Sie Ihre Entscheider schon auf Ihrer Seite? In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Projektportfoliomanagement erfolgreich einführen.
von Johann Strasser
