8 Tipps für erfolgreiches Programmmanagement (Update 2020)

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+++ Programmmanagement Einführung +++ So definieren Sie Projektstruktur, Prozesse und Schnittstellen richtig +++

von Johann Strasser                                                                                                     read article in English     

Bei komplexen Programmen mit zahlreichen Teilprojekten den Überblick zu behalten ist eine echte Mammutaufgabe. Geht es Ihnen auch so? Dann brauchen Sie vermutlich ein leistungsfähiges Programmmanagement.

In diesem Artikel finden Sie eine Reihe von Empfehlungen, die Ihnen auf Ihrem Weg zu erfolgreichem Programmmanagement nützlich sein können. Dazu gehören:

  1. Program Management Office / Programmbüro einrichten
  2. Prozesse zur Steuerung definieren
  3. Spezialitäten des Programms kommunizieren
  4. Passende Projektstruktur festlegen
  5. Schnittstellen zwischen den Projekten definieren
  6. Geeignetes Programm Management Tool beschaffen
  7. Synchronisation der Schnittstellen automatisieren
  8. Frühwarnsystem aufbauen

Doch ehe wir in die Details einsteigen, lassen Sie uns erst wichtige Begriffe des Programmmanagements definieren. Das beugt Missverständnissen vor.

Los geht’s.

Was ist Programmmanagement?

Definition: Programmmanagement fasst mehrere Projekte zusammen, die untereinander abhängig sind. Alle Projekte dienen in dem Fall dazu, ein übergeordnetes Ziel zu erreichen. Unserer Definition nach ist ein Programm demnach kurz gesagt ein Hauptprojekt mit vielen Unterprojekten.

Nach dem Standard des PMI umfasst Programmmanagement u.a.

  • Definition von Schnittstellen
  • Abstimmung von Terminplänen
  • Koordination von Ressourcen
  • Übergreifendes Risikomanagement
  • Gemeinsames Änderungsmanagement

Unterscheidung zum Multiprojektmanagement

Der Begriff Multiprojektmanagement steht im Gegensatz dazu für Projekte einer Organisationseinheit, die gleichzeitig durchgeführt werden (z.B. IT-Projekte, die aber unabhängig voneinander sind).

Hinweis: Weltweit einheitliche Definitionen für Programmmanagement und Multiprojektmanagement bestehen nicht. Außerhalb des deutschen Sprachraums wird der Begriff Multiprojektmanagement meist durch die Begriffe Program Management und Project Portfolio Management abgedeckt (was leider im deutschen Sprachraum zur Verwirrung führen kann).

Unterscheidung zum Projektportfoliomanagement

Und noch eine Unterscheidung: Das Projektportfoliomanagement ist im deutschsprachigen Raum in der Regel die den Programmen und Projekten übergeordnete strategische Instanz.

Programmmanagement - Unterscheidung von Projektportfolio-, Multiprojekt- und Programmmanagement

Unterscheidung von Projektportfolio-, Multiprojekt- und Programmmanagement

Was macht ein Programm-Manager?

Der Programm-Manager / Programmleiter ist der Verantwortliche für ein Programm, das aus mehreren Teil- / Unterprojekten besteht. Oft ist er auch der Leiter eines Projektbüros bzw. Program Management Office (PgrO). Mögliche Programm-Manager Aufgaben sind, mit Unterstützung seines Teams:

  • Definieren von Programmen zur Umsetzung strategischer Ziele
  • Initiieren von Projekten für die Programme
  • Beurteilen von beantragten Projekten
  • Bewilligen, Zurückstellen oder Ablehnen von Projektanträgen
  • Überwachen von Projekten aus Sicht des Auftraggebers
  • Projekt übergreifendes Informationswesen
  • Projektmarketing
  • Qualitätsmanagement

Alles klar? Nach diesen Abgrenzungen kommen wir nun zu den acht wichtigsten Tipps für erfolgreiches Programmmanagement.

Tipp 1: Etablieren Sie ein Program Management Office / Programmbüro

Programme verlangen nach einer intensiven Steuerung. Aufgrund der Komplexität und des Umfangs kann dies in der Regel nur mit der Unterstützung durch eine zentral verantwortliche Stelle erfolgen: dem Program Management Office (auf Deutsch: Programmbüro).

Das Program Management Office (PgrO) besteht in der Regel aus mehreren Personen. Ein Programmleiter kann die Anforderungen normalerweise nicht alleine stemmen.

Die Aufgaben eines Program Management Office können sein:

  • Definieren und verbreiten der Spezialitäten des jeweiligen Programmes
  • Ausbilden der Projektleiter speziell für das jeweilige Programm
  • Unterstützen der Projektleiter bei der Verwaltung der Projekte
  • Einfordern aller Aktionen und Daten zu den Statusterminen
  • Sicherstellen der Datenqualität aus den Projekten
  • Aufbereiten von Berichten für verschiedene Gremien
  • Ausarbeiten von Szenarien in Problemfällen
  • Vorbereiten und Durchführen von Steuerungsmeetings
Programmmanagement - Einbindung des Program Management Office / Programmbüros in die Prozesse

Einbindung des Program Management Office / Programmbüros in die Prozesse

Unterscheidung zum PMO: Nicht verwechselt werden darf das Program Management Office (PgrO) mit dem Project Management Office (PMO). Das PMO agiert als zentrale Steuerungsstelle für Projektmanagement im gesamten Unternehmen oder in Bereichen (z.B. IT-PMO). Mögliche Tätigkeiten sind etwa: Entwicklung von Projektstandards, Projektüberwachung, Projektunterstützung, Training / Coaching, Qualitätssicherung bis hin zur Mitwirkung bei strategischen Portfolioentscheidungen.

Tipp 2: Definieren Sie die Prozesse zur Steuerung

Stellen Sie zuerst sicher, dass die Einzelprojektsteuerung in Ihrem Unternehmen richtig funktioniert. Nur dann kann auch das Programm funktionieren.

Für das Steuern eines umfangreichen Programmes müssen Sie sehr viele Informationen aus den Projekten gleichzeitig verarbeiten können. Daher ist die Vorbereitung von Steuerungssitzungen sehr aufwändig: Sie brauchen mehr Vorlauf und alles muss besser organisiert sein, als bei „regulären“ Projekten.

Definieren Sie dafür einen Takt, mit dem Sie die Termine der Steuerungssitzungen sicherstellen können. Alle Informationen müssen in der notwendigen Qualität zum richtigen Zeitpunkt zusammenlaufen.

Den Takt sollten Sie sinnvoll in Abhängigkeit von der Gesamtlaufzeit des Programms wählen. Nur so lassen sich Abweichungen frühzeitig erkennen und schnell notwendige Entscheidungen an den Schnittstellen für den Programmerfolg ableiten.

Programmmanagement - Takt Steuerungssitzungen

Beispielhafter Takt zum Vorbereiten von Steuerungssitzungen durch beteiligte Rollen

Tipp 3: Weisen Sie auf die Spezialitäten des Programms hin

Vielleicht haben Sie schon ein Projektmanagement Office (PMO). Dieses ist normalerweise verantwortlich für Standards im Projektmanagement und die Ausbildung der Projektleiter (siehe Kasten oben).

Passender Lesetipp: Wie Sie ein PMO schrittweise richtig einführen.

Ein Programm hat jedoch meist individuelle Besonderheiten in der Abwicklung. Dies gilt besonders dann, wenn externe Mitwirkende dabei sind. Aus dem Grund müssen für das Programm in der Regel spezielle Spielregeln definiert werden. Diese unterscheiden sich vermutlich hier und da von den Standards des PMOs.

Stellen Sie daher sicher, dass alle Projektleiter mit diesen Spielregeln des Programms vertraut sind und sich daran halten.

4. Legen Sie eine passende Projektstruktur fest

Wichtig ist eine passende Planstruktur für jedes Projekt. Diese muss ermöglichen, dass im Programm die zeitlichen und inhaltlichen Abhängigkeiten zwischen den Projekten wiedergegeben werden können. Dafür definieren Sie in jedem Projekt die wichtigen Meilensteine, die später zur Überwachung des Programms genutzt werden.

Unser Tipp: Vergessen Sie nicht, ein Hauptprojekt für übergeordnete Steuerungsinformationen mit z.B. den wichtigsten Meilensteinen anzulegen. Das vereinfacht die Steuerung.

Wir empfehlen zudem, ein eigenes Hauptprojekt für das Programm anzulegen. Dieser Programmplan beinhaltet alle übergeordneten Steuerungsinformationen. Hier sollen alle Schnittstellen bzw. Teillieferungen zusammenlaufen und gesteuert werden.

So haben Sie im Steuerungsgremium nur einen einzigen Projektplan zu öffnen und zu bearbeiten. Das vereinfacht die Übersicht und die Handhabung.

Programmmanagement - Beispiel Struktur IT-Programm

Beispielhafte Programmstruktur eines IT-Programms

Tipp 5: Definieren Sie die Schnittstellen zwischen den Projekten

Das Steuerungsgremium erlässt auf dieser Basis regelmäßig seine Vorgaben zu den Meilensteinen an den Schnittstellen. Diese werden in die jeweiligen Projekte verteilt („top-down“) und die Projektleiter müssen diese Vorgaben dann umsetzen.

Umgekehrt müssen aus den Projekten regelmäßig die aktuellen Termine der Meilensteine zu den Vorgaben eingesammelt werden („bottom-up“).

Aus der zeitlichen Differenzen zwischen Soll- und Ist-Terminen an den Schnittstellen ergibt sich der Bedarf an zentraler Steuerung.

Tipp 6: Beschaffen Sie ein leistungsfähiges Program Management Tool

Komplexe Programme werden Sie nur mit Unterstützung eines leistungsfähigen Multiprojekt- / Programmmanagement Tool durchführen können. Hier gibt es mittlerweile viele geeignete Produkte auf dem Markt, die über die letzten Jahre immer professioneller geworden sind.

Für das Programmmanagement empfehlen wir eine Software-Lösung, die Ihnen das Steuern der „top-down“ und „bottom-up“ der Projekte ermöglicht, so wie oben beschrieben. Hier kommt es speziell darauf an, wie Sie die Verknüpfungen zwischen den Projekten realisieren können.

bottom-up und top-down Programmmanagement

„Bottom-up“ und „top-down“ Steuerung zwischen Programmplan und einzelnen Projektplänen

Unschön ist beispielsweise, wenn Ihre Lösung beim Öffnen eines Projekts gleich alle Änderungen aus verknüpften Vorgängen anzeigt und Sie den früheren Stand nicht zum Vergleich haben. Dann wissen Sie unter Umständen nicht, was sich verändert hat.

Schöner ist da eine Lösung, mit der Sie in Ihrem Terminplan auf Knopfdruck die externen Meilensteine zusätzlich eingeblendet bekommen. So sehen Sie Ihre Planung und die Verknüpfungen gleichzeitig. Auf der Basis passen Sie Ihre Planung dann bequem an.


Passender Videotipp: Programmmanagement in Produktentwicklung und F&E


Tipp 7: Automatisieren Sie die Synchronisation der Schnittstellen

Wenn sich Termine in den Projekten verschieben, dann sparen Sie sehr viel Zeit durch automatische Synchronisation mit dem Programmplan. Im besten Fall öffnen Sie den Programmplan und sehen gleich den aktuellen Stand jedes Meilensteins neben der Vorgabe.

Haben Sie sehr viele Schnittstellen, so

  • spart Ihnen eine solche Lösung sehr viel Zeit,
  • Sie können Sie sich voll auf die Steuerung des Programms konzentrieren,
  • Sie vergeuden keine Zeit mit dem Einsammeln aktueller Daten, die schnell schon wieder veraltet sind.

Durch eine passende Integration Middleware, wird es etwa auch möglich, verschiedene Software-Tools aus verschiedenen Unterprojekten zu kombinieren. Dies kann etwa bei großen Programmen mit vielen unterschiedlichen Zulieferern der Fall sein, etwa im Bereich Aerospace. So können die einen z.B. mit Primavera arbeiten, während die anderen vielleicht Planisware oder Microsoft Project Server / Project online nutzen.

TPG PSLink -Programmanagement

TPG PSLink ist eine führende Integration Middleware, die auch im Programmmanagement eine große Bedeutung für automatischen Datenaustausch hat

Passender Lesetipp:  Anforderungen an ein optimales Program Management Tool für die IT-Unterstützung am Beispiel Elektronikbranche.

Tipp 8: Bauen Sie ein Frühwarnsystem auf

Realisieren Sie die terminliche Steuerung der Schnittstellen idealerweise nicht nur über die aktuell gemeldeten Termine. Nutzen Sie eine Meilenstein-Trendanalyse (MTA). Diese liefert Ihnen für die wichtigsten Schnittstellen und Lieferungen eine frühzeitige Warnung, falls Termine des Öfteren verschoben werden.

Unser Tipp: Nutzen Sie in der MTA die Vorgaben aus dem Programmplan als Stichtag für die wichtigen Meilensteine aus den Projekten. Daraus können Sie die kritischen Auswirkungen von zeitlichen Verschiebung noch besser ablesen.

Programmmanagement - MTA mit Stichtagen

Eine MTA mit Stichtagen zeigt Ihnen, wann zeitliche Verschiebungen wirklich kritisch werden

Laden Sie sich dazu eine kostenlose MTA für Microsoft Project herunter unter www.free-mta.de.

Weitere Informationen für Sie
TPG The Project Group hat in vielen Webinaren wichtige Tipps und Informationen für Entscheider und Anwender von Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement zusammengestellt. Zudem stehen zu jedem Thema auch Dokumente mit Argumenten und Entscheidungshilfen zur Verfügung.
> Zum kostenlosen Download


Passender Videotipp: Großprojekte und Programme mit einer durchgängigen Gesamtlösung abwickeln


Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, was Programmmanagement bedeutet und wie Sie den Begriff gegenüber anderen Termini wie Multiprojektmanagement und Projektportfoliomanagement abgrenzen.

Zudem haben Sie jetzt 8 Tipps für erfolgreiches Programmanagement im Gepäck:

    1. Etablieren Sie in eigenes Program Management Office / Programmbüro mit spezifischen Aufgaben. Dazu gehören z.B. die Programm-Kommunikation, Unterstützung der Projektleiter, Aufbereitung von Berichten etc.
    2. Steuerung ist das A und O. Sorgen Sie dafür, dass die Prozesse rund um Einzelprojektsteuerung und Steuerungssitzungen definiert sind und eingehalten werden.
    3. Nutzen Sie Ihr PMO, um die Besonderheiten des Programms zu kommunizieren.
    4. Definieren Sie eine passende Planstruktur für jedes Projekt und denken Sie daran, ein eigenes Hauptprojekt für das Programm selbst anzulegen.
    5. Sorgen Sie für eine durchgängige „top-down“- und „bottom-up“-Kommunikation, in der Vorgaben und aktuelle Termine der Meilensteine weitergereicht werden können.
    6. Besorgen Sie ein leistungsfähiges PM-System, dass Sie dabei unterstützt. Achten Sie in dem Zusammenhang besonders darauf, transparent Verknüpfungen zwischen den Projekten realisieren zu können.
    7. Profitieren Sie von mehr Effizienz und Aktualität, indem Sie den Abgleich einzelner Termine mit dem Programmplan automatisieren.
    8. Rechtzeitig reagieren kann entscheidend sein. Bleiben Sie mit der Meilenstein-Trendanalyse up to date, wenn sich Termine des Öfteren verschieben.

Geben Sie uns Feedback!
Was sind Ihre Erfahrungen im Programmmanagement? Haben wir einen wichtigen Erfolgsfaktor vergessen? Haben Ihnen diese Tipps geholfen? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar.


Johann Strasser, The Project GroupÜber den Autor: Johann Strasser, Dipl.-Ing., ist seit 2001 geschäftsführender Gesellschafter bei TPG The Project Group. Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Bei TPG fließt seine Expertise in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenmanagement. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.

Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

 

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1 Kommentar

  1. Robert Gülpen am

    Hallo,

    mich interessieren Informationen zum Programmmanagement und zum Portfoliomanagement.
    Webinare , Infos, etc.

    Vielen Dank!

    Mit freundlichen Grüßen

    Robert Gülpen

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