Jira als PMO-Tool – 3 Tipps wie Jira im Projektmanagement das PMO unterstützen kann

Tipp 1: Jira im Projektmanagement – Möglichkeiten und Grenzen beim Projektüberblick

Gehen wir nun die oben genannten PMO-Aufgabenbereiche mit dem Ziel eines möglichst guten Projektüberblicks durch:

Projektliste

In Jira sehen Sie unter „Projects“ – „View All Projects” eine Liste aller Projekte in Ihrer Jira-Instanz, auf die Sie Zugriff haben. Diese Liste können Sie in Ihren Profileinstellungen auch als Standard-Startansicht nach dem Einloggen in Jira festlegen.

Multi-Projektberichte

Sie können die Arbeit verschiedener Teams in Jira-Dashboards tracken – mehr dazu in Tipp 2.

Ideenpipeline

Für Ideensammlungen lohnt es sich, ein eigenes, unternehmensverwaltetes Projekt in Jira anzulegen (oder durch Ihre Jira-Administratoren anlegen zu lassen, wenn nur diese über Berechtigungen zur Projekterstellung verfügen), etwa vom Typ Software Kanban. Kanban deshalb, da Sie dort die Spaltenbenennungen des Boards umkonfigurieren können:

Projektanträge und -aufträge

Neue Projektanträge können Sie, ähnlich wie durch eine Ideenpipeline, als Issues in ein dafür angelegtes Jira-Sammelprojekt eintragen. Praktischerweise lässt sich dies über den Issue-Workflow und die Spaltenanordnung auch mit einem Genehmigungsprozess versehen. Alternativ kann für jede Projektidee gleich ein eigenes Jira-Projekt erstellt werden.

Sobald der Text etwas ausführlicher werden soll, können Sie dabei jedoch an Grenzen stoßen. Dafür nutzen Sie dann Confluence und binden die dort erstellten Dokumente einfach in Jira ein.

So gehen Sie dabei vor: Erstellen Sie einen eigenen Confluence-Space für Ihr Projekt und darin eine Seite nach einer der verfügbaren Vorlagen. Dann können Sie in Jira diese Seite oder auch den gesamten Space verlinken.

Nutzen Sie die „Project Kickoff“-Vorlage in Confluence. Alternativen sind die Templates “Project poster“, „Master project documentation“, „Project plan“ und einige weitere, die dieser ähnlich sind.

Wenn Confluence an Jira angebunden ist, können Sie in einem Issue über das Drop-Down-Symbol neben „Link Issue“ auf „Link Confluence Page“ gelangen (siehe folgenden Screenshot) …

… und dann wird die Seite im Issue als Verlinkung aufgeführt.

Change Requests

Als Issuemanagement-System ist Jira gut für eine Verwaltung und Abarbeitung einer Change-Request-Liste geeignet. Hierfür können ein eigener Workflow und eigene Issuetypen durch Jira-Administratoren (bei unternehmensverwalteten Projekten) oder durch Projektadministratoren (bei teamverwalteten Projekten) erstellt werden.

Wenn Sie Jira Service Desk angebunden haben, finden Sie dort bereits einen eigenen Change-Workflow: Change management | Jira Service Management Cloud | Atlassian Documentation.

In vielen Fällen können Sie Änderungen aber auch einfach mithilfe von Storys auf einem Kanban-Board betrachten und verfolgen. Dann lassen sie sich nach Genehmigung schnell in die Umsetzung bringen.

Ein Kanban-Board lässt sich von Projektadministratoren so konfigurieren, dass es nur gewünschte Inhalte anzeigt – wie zum Beispiel alle Change Requests.

Grundsätzlich bietet Jira die Möglichkeit, bei einem „Resolved“- oder „Closed“-Zustand mit einem „Fixed“ oder „Won’t Do“ im Resolution-Feld die getroffene Entscheidung für oder gegen die Umsetzung eines Änderungswunsches transparent zu machen. Voraussetzung dafür ist, dass das „Resolution“-Feld im Projekt von der Jira-Administration als bearbeitbar konfiguriert wurde.

Issue-Management

Issue-Management ist die Kernaufgabe von Jira als Software-Tool. Es bietet hierfür sehr viele Möglichkeiten zur Konfiguration und auch Vorlagen. Mittlerweile können Teams ihre Projekte in Jira Cloud sogar auch weitergehend selbst konfigurieren.

Unser Tipp: Sehen Sie hier die Unterschiede zwischen unternehmens- und teamverwalteten Projekten.

Projektstatusberichte

Eine Projektübersicht lässt sich gut mit Jira-Dashboards erstellen. Für ausführlichere Statusdokumentation finden sich in Confluence Vorlagen:

Unser Seminar-Tipp: Sie suchen mehr Jira-Tipps für Einsteiger:innen, Fortgeschrittene oder für Expert:innen? Dann lernen Sie mehr und stellen Sie Ihre Fragen in den drei Online-Modulen der Atlassian Jira Schulungen von TPG.

Ist-Stundenerfassung und Ressourcenplanung im Projekt und im Team

Für die Erfassung von Ist-Zeiten und die Ressourcenplanung mit Jira bietet das Tool einige Möglichkeiten, die nicht sehr bekannt sind. Dazu gehören Zeiterfassungs-Funktionen in Issues sowie Auswertungen.

Das „Time tracking“-Feld in Jira-Issues dient zur Erfassung von Plan- und Ist-Bearbeitungszeiten. Wenn diese regelmäßig und gut gepflegt sind, lassen sich Berichte über Zeiterfassungen und Arbeitslast erstellen (siehe folgende Screenshots).

Wenn Ihnen diese Funktionen nicht ausreichen, können Sie mit „Tempo Planner“ (lizenzpflichtig) für Jira eine der verbreitetsten Apps des Atlassian Marketplace nutzen. Damit erhalten Sie noch deutlich mehr Funktionalitäten für Ihre Ressourcenplanung.

Was Jira mit Bordmitteln nicht kann, ist die projektübergreifende Ressourcen-Einplanung für eine Harmonisierung der Ressourcensituation in Projekten und Linie. Mit der App „Tempo Planner“, ebenfalls aus der Tempo-Suite, ist dies möglich. Beispiele wie im folgenden Screenshot zu sehen, finden Sie unter Viewing Reports – Tempo Server – Tempo Help Center – Confluence (atlassian.net)

Beispiele wie das folgende finden Sie unter Tempo Planner – Resource Planning | Atlassian Marketplace

Eine weitere Möglichkeit ist die Integration von Jira mit Microsoft Project (mehr dazu in Tipp 3).

Unser Tool-Tipp: Wollen Sie Ihre PMO-Ressourcen übersichtlich und gut verwalten oder die Ressourcenabstimmung zwischen Projekt und Linie optimal unterstützen? Dann sehen Sie sich den TPG TeamManager als Tool zur Ressourcenplanung an.

Tipp 2: Jira-Dashboards und Roadmaps für bessere Übersicht

In Jira-Projekten können Sie Reports erstellen. Außerdem bietet Jira die Möglichkeit, unter Dashboards auch projektübergreifend eigene Statistiken und Übersichten zu kreieren.

Reports in Jira lassen sich nur für ein bestimmtes Projekt erzeugen. Über die Projektseitenleiste gelangen Sie mit dem Punkt „Reports“ zu einer Vielzahl an Berichten. Solange die Daten in Ihren Projekten vorhanden und gut gepflegt sind, können diese bereits sehr aussagekräftig sein.

Noch mehr Möglichkeiten bieten Jira-Dashboards: Mit ihnen können Sie für Ihr Projektmanagement in Jira ähnliche Daten aus einem oder mehreren Jira-Projekten aggregieren und stets aktuell in einer von Ihnen gewählten Auswahl und Anordnung darstellen. Dabei haben Sie mehr Einstellungsmöglichkeiten als mit reinen Projekt-Reports. Dashboards können Sie außerdem mit anderen Nutzer:innen teilen.

Jira-Dashboards bestehen aus sogenannten „Gadgets“, die Daten in bestimmter Form darstellen (ähnlich wie in Reports), aber konfigurierbar sind. Die folgenden Dashboard-Gadgets können Ihnen dabei besonders hilfreich sein:

• Projects: Eine einfache Liste aller Projekte in Jira, auf die das Dashboard betrachtende Nutzer:innen Zugriff haben. Ein Klick auf den Projektnamen bringt sie direkt in das Projekt in Jira.
• Created vs. Resolved: Zeigt in einer Übersicht, wie viele Issues in einem gewählten Projekt neu eröffnet wurden und wie viele fertiggestellt wurden. Auch dieses Gadget lässt sich über einen entsprechenden Filter, der mehrere Projekte umfasst, für mehr als ein Projekt einrichten. Das folgende Beispiel zeigt Dummy-Daten aus der TPG-Trainingsinstanz. In aktiv und länger genutzten Produktivprojekten können Sie die Ergebnisse noch deutlich granularer darstellen. Sie können besonders dann hilfreich sein, wenn es um die Nachvollziehbarkeit der Effektivität von Fehlerbehebung in einem Produkt geht:

• Wenn Sie in einem PMO für agile Teams arbeiten, dann könnte das „Sprint Health“-Gadget interessant für Sie sein. Zwar kümmern sich selbstverwaltende Scrum-Teams selbst um die „Gesundheit“ ihrer Sprints, aber das PMO kann damit auf lange Sicht Entwicklungen nachverfolgen und den Teams bei Bedarf Unterstützung anbieten.

• Jira Road Map: Dieses Gadget zeigt Ihnen an, welche Versionen der Software-Projekte (im Gadget ausgewählte oder „alle Projekte“) geplant sind und wie die Arbeit an diesen Versionen voranschreitet.

Das „Jira Road Map“-Gadget gehört zur Roadmap-Funktionalität in Jira. Diese ist in der Standard-Jira-Lizenz ein einfaches, manuell anpassbares Schwimmbahnen-Diagramm für die Zeitplanung mithilfe von Epics und den darin enthaltenen Issues. Der folgende Screenshot zeigt eine einfache Epic- und Issueplanung in Basic Roadmaps mit teilweise manuell anpassbaren Zeitplanungen.

Richtig interessant für PMOs wird Jira Road Map mit der Advanced Road Map, die in Premium- und Enterprise-Lizenzen enthalten ist. Diese kann unter anderem auch Abhängigkeiten zwischen Issues feingranular darstellen und somit einen guten Überblick über den Stand der Arbeit in einem oder mehreren Projekten liefern.

Beim Projektmanagement mit Jira können sich PMOs also grundsätzlich einen Überblick über den Arbeitsstatus in Projekten verschaffen. Allerdings gibt es hier auch Grenzen, wie bereits anfangs erwähnt:

Bitte beachten: Komplettübersichten mit allen für das übergeordnete Projekt- und Portfoliomanagement relevanten Daten bietet Jira auch mithilfe von Dashboards oder Roadmap kaum. Das bedeutet, ein ausschließlich für das Projekt- und Portfoliomanagement optimiertes Tool kann Jira nicht ersetzen.

Apps aus dem Atlassian Marketplace für diesen Zweck (z.B. die erwähnte Tempo-Suite, aber auch Big Picture oder Structure) bereichern Jira hier zwar um einige wichtige Aspekte. Selbst dann können die Lösungen aber mit vollumfänglicher Projektmanagement-Software nicht mithalten.

Um zu einer solch „paradiesischen“ Situation für PMOs zu kommen, hilft Ihnen eine integrierte Umgebung für Multi-Projektmanagement, wie Sie sie im Tipp 3 jetzt kennenlernen. Im folgend herunterladbaren eBook ist „The PPM Paradise“ dargestellt, eine optimale PPM-Umgebung mit ihrem Nutzen und guten Argumenten, unabhängig von der gewählten Technologie.

Tipp 3: Einfacher arbeiten durch Integration von Jira mit Microsoft Project

Mit der Integration Middleware TPG PSLink können Sie Microsoft Project und Atlassian Jira für Projektmanagement miteinander verbinden. So lassen sich Daten zwischen beiden Anwendungen synchronisieren. Dies bietet sich besonders auf der Ebene von Phasen / Versionen sowie Arbeitspaketen / Epics an:

Zurück nach MS Project lassen sich Arbeitsstatus der Issues, Schätzungen etwa in Story Points und die Ist-Werte übertragen (mehr dazu in unserem Blogartikel „Integration MS Project mit Jira oder TFS / DevOps (3 Anwendungsfälle)“):

Sobald diese Daten zwischen den beiden Tools synchronisiert wurden, können Sie die Möglichkeiten von Microsoft Project zur Berichterstattung bequem auf Basis aktueller operativer Daten nutzen (siehe auch „ PMO-Reporting: Berichte für Projekt-, Portfolio- und Ressourcenmanagement. Die Teammitglieder des Projekts müssen bei dieser integrierten Lösung keine zwei Tools parallel pflegen. Das erhöht die Akzeptanz und Datenqualität.

Fazit – Jira im Projektmanagement für PMOs nutzbar, mit Grenzen

In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie Sie Jira im Projektmanagement bei den verschiedenen PMO-Aufgaben mal mehr und mal weniger unterstützen kann. Als beliebtes Tool für Aufgabenmanagement hat Jira, trotz der vielen erhältlichen Apps, im PMO-Umfeld aber seine Grenzen.

Besonders wenn es um die Darstellung von Projektübersichten und -portfolios geht, kann Jira nicht mit den genau für solche Zwecke gedachten PPM-Tools mithalten. Ideal ist allerdings die Kombination aus PPM- und Aufgabenmanagement-Tools durch eine Integration. Damit lassen sich die Daten zwischen beiden Welten austauschen und sind immer synchron bzw. aktuell. Auch arbeiten die Projektmanager und Teammitglieder mit den für sie gewohnten Tools. Das erhöht die Akzeptanz und Qualität der Daten – wichtig für fundierte und schnelle Entscheidungen im Projektverlauf.

Die Blog-Reihe „Jira für Rollen im Projektmanagement“

Dieser Artikel zu Jira und Confluence ist Teil einer Reihe, in der wir die Möglichkeiten der Tools für verschiedene Rollen beschreiben. Hier die Übersicht:

• Teil 1: Jira für das PMO (dieser Artikel)
• Teil 2: Jira für Scrum Master
• Teil 3: Jira für Product Owner
• Teil 4: Jira für Developer
• Teil 5: Jira Tipps zu Filtern, Dashboard und Berichten

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

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Sie wollen das Gelernte vertiefen, weitere wichtige Tipps erfahren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig bei der TPG Jira Schulung (für Einsteiger, Fortgeschrittene und Experts).

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über die Autorin:
Antje Lehmann-Benz, PMP, PMI-ACP, PSM

Antje Lehmann-Benz, PMP, ist Trainerin für Projektmanagement mit einem besonderen Schwerpunkt auf agilen Themen und Scrum Seminaren. Außerdem hat sie Erfahrung in Software-Trainings (JIRA, Confluence) und -Beratung. Neben der Vermittlung von Frameworks und theoretischen Inhalten hat sie Erfahrung in der Anwendung von Agile Games und praktischen Übungen zur Vertiefung der gelernten Inhalte.

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