Ressourcenplanung in SharePoint: Teamleiter-Tool

TPG TeamManager: Vollständige Planung & beste Übersicht

Für Führungskräfte ist TPG TeamManager ein webbasiertes Werkzeug zur Ressourcenplanung. Es stellt die volle Auslastungsplanung jedes Mitarbeiters im Team dar, die sich aus Abwesenheitszeiten, Linientätigkeiten und Projekttätigkeiten ergibt. In Matrixorganisationen ist es wichtig, dass der Teamleiter die freien Kapazitäten für Projekte gut erkennen kann. So kann er schnell Zusagen auf Projektanfragen vergeben. TPG TeamManager ist ein eigenständiges Werkzeug, das genau dazu dient und auf allen gängigen Browsern läuft.

Übrigens: Hier finden Sie FAQ und Antworten zum TPG TeamManager.

Planungsansicht für den Ressourcenmanager mit vollem Überblick der Abwesenheitszeiten Linien- und Projekttätigkeiten (Grafik klicken zum Vergrößern).
TPG TeamManger App Planungsansicht für den Ressourcenmanager

Die Planungsansicht für den Teamleiter zeigt die Auslastung der Ressourcen im Team und angefragte Projekte in der Übersicht. Im Idealfall sind alle Felder für Projekte und Ressourcen grün – dann wären alle Ressourcen optimal ausgelastet und alle Projektanfragen zugesichert. Dieser Spagat ist in der Realität nur schwer vollständig zu erfüllen, aber der Teamleiter sieht sofort anhand der Felder, die nicht grün sind, wo Handlungsbedarf besteht.

Gestapelte Auslastung gegen Kapazität, nach Ressourcen (links), nach Tätigkeiten (rechts) (Grafik klicken zum Vergrößern).
taktische Ressourcenplanung SharePoint

Die Säulengrafiken stellen die Gesamtauslastung gewählter Ressourcen und Tätigkeiten mit der Linie der Ressourcenkapazität dar. Die Höhe der Säulen und die Kapazitätslinie sind in beiden Grafiken immer gleich. Links können die Ressourcen selektiert werden, rechts die Tätigkeiten.

Integration mit Microsoft Project Server

Bei Bedarf kann auch der Microsoft Project Server als Projektmanagement-Plattform an TPG TeamManager angekoppelt werden. Das erlaubt folgenden Prozess:

1) Die App lädt die Ressourcenkapazitäten aus dem Microsoft Project Server Resource Pool.
2) Der Teamleiter plant alle nicht projektbezogenen Tätigkeiten und Abwesenheitszeiten je Mitarbeiter in TPG TeamManager.
3) Er importiert alle Ressourcenanfragen aus dem Microsoft Project Server auf Projektebene in die App.
4) Schließlich sichert er verfügbare Ressourcen an die Projekte zu oder verteilt Tätigkeiten so um, dass eine optimale Auslastung für das Team entsteht.

Die Projektdetailansicht für den Projektmanager zeigt ein Projekt mit den zugesicherten Ressourcen (Grafik klicken zum Vergrößern)
TPG TeamManger App Projektansicht

Die Verbindung zum Projekt

TPG TeamManager vereint die Ressourcenanfragen aus dem Projekt und die zugehörigen Zusagen des Teamleiters. Die Zusagen aus der Linie können an die Projekte veröffentlicht und im Vergleich zu den Projektanfragen grafisch dargestellt werden.

Dies bietet eine optimale Basis zum Vergleich von Anfrage aus den Projekten und Zusicherung aus der Linie. Projekt- und Teamleiter können sich so gut abstimmen und einigen.

Ihr Nutzen durch TPG TeamManager

  • Unterstützt Projekt- und Teamleiter bei einer abgestimmten Ressourcenplanung
  • Effizientes Bearbeiten von Ressourcenanfragen aus Projekten und -zuweisung im selben Tool
  • Schafft Verlässlichkeit für die Projektmanager bei der Ressourcenplanung in ihren Projekten
  • Vermindert Verzögerungen von Projekten und das Überbuchen / Überlasten von Ressourcen
  • Schafft Übersicht als Grundlage für Entscheidungen über zusätzlichen Ressourcenbedarf

        Besonderheiten von TPG TeamManager

          • Grafische Ampel-Darstellung der Auslastung jedes einzelnen Mitarbeiters und der Teams
          • Grafik der Ressourcenanfragen und -zusicherungen zu Projekten mit Aggregation nach oben
          • Grad der Zusicherung von Linienressourcen für Projekte mit Ampelfunktion
          • Optionale Anbindung des Microsoft Project Server / Project Online unter Berücksichtigung des Rechtekonzepts
          • App zu SharePoint 2016, 2013 oder SharePoint Online (sowie Webpart zu SharePoint 2010) mit hoher Performance auf allen gängigen Browsern.

          Video: Das kann das Ressourcen Einsatz Feature in MS Project 2016 - Möglichkeiten und Grenzen sowie die Unterschiede zum TPG TeamManager.

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          FAQ zum TPG TeamManager

          1. Wie befülle ich den TPG TeamManager mit Ressourcen?

          A: TPG TeamManager lässt den Import von Ressourcen über eine Schnittstelle oder direkt aus dem Ressourcen Pool eines Microsoft Project Server zu. Das macht bei einer großen Menge an Mitarbeitern Sinn. Wir beraten Sie gerne, was die möglichen Datenformate betrifft.
          Natürlich können Sie die Mitarbeiter aber auch manuell einpflegen.

          2. Kann ich auch die nicht projektbezogenen Tätigkeiten meines Teams mit TPG TeamManager planen (z.B. Linientätigkeiten und Abwesenheiten)?

          A: Ja, das geht. TPG TeamManager unterscheidet zwischen Linientätigkeiten, Abwesenheiten und Projekttätigkeiten.

          3. Unterstützt mich TPG TeamManager bei der Berechnung der Projektverfügbarkeit meines Teams?

          A: Ja, TPG TeamManager berechnet die Projektverfügbarkeit nach folgender Formel:
          Brutto Kapazität der Ressourcen
          - Linientätigkeiten
          - Abwesenheiten
          = Projektverfügbarkeit

          4. Kann ich sehen, woran meine Mitarbeiter arbeiten?

          A: Ja, natürlich. Mit TPG TeamManager haben Sie die Übersicht über die geplanten Projekt- und Linientätigkeiten in Stunden je Team bzw. je Ressource.

          5. Kann ich sehen, wer von meinen Ressourcen in einem Zeitraum zur Verfügung steht, z.B. wenn eine Anfrage aus einem Projekt kommt?

          A: Ja, das können Sie einfach erkennen. TPG TeamManager ermöglicht dies durch eine übersichtliche grafische Darstellung im Look & Feel von Excel. Die Tabellenzellen sind je nach Auslastung der Person farblich gekennzeichnet.
          Die Farbe und ab welchem Wert ein Farbwechsel erfolgt, können Sie nach Ihren Wünschen konfigurieren.

          6. Kann ich sehen, wer wann und für wie lange in welchem Projekt verplant ist, wer Urlaub hat, abwesend oder auf Schulung ist?

          A: Ja, diese Übersicht haben Sie sehr einfach. TPG TeamManager differenziert zwischen Abwesenheiten, Linientätigkeiten und Projekttätigkeiten. Diese bekommen Sie jeweils über die Zeitachse dargestellt.

          7.  Kann ich die Einplanung meines Teams über die Zeitachse darstellen lassen?

          A: Ja, denn TPG TeamManager unterstützt Sie bei der Planung in folgenden Zeitintervallen: Tage, Wochen, Monate, Quartale oder Jahre.

          8.    Kann ich mit dem Tool auch externe Mitarbeiter planen?

          A: Ja, das ist möglich. TPG TeamManager behandelt externe und interne Ressourcen identisch. Beide tragen Sie einfach als Ressourcen ein.

          9. Wer kann auf die Planung im TPG TeamManager zugreifen und die Inhalte sehen?

          A: TPG TeamManager ist eine SharePoint App. Pro Team gibt es daher immer eine SharePoint Seite. Die Zugriffsrechte auf diese Seite (Lesen und/oder Schreiben) können Sie mittels SharePoint Berechtigungskonzept selbst festlegen.

          10. Sehen meine Teammitglieder im TPG TeamManager ihre eigene Auslastung und die ihrer Kollegen?

          A: Ja, das ist prinzipiell möglich. Aber nur wenn diese Einsicht explizit gewünscht wird und die Leseberechtigung über das SharePoint Berechtigungskonzept entsprechend voreingestellt wurde, kann jedes Teammitglied seine eigene und auch die Auslastung aller Kollegen im Team sehen.

          11. Kann ich die aktuellen Stunden aus der Zeiterfassung in den TPG TeamManager importieren?

          A: Ja, das geht. Hierfür existiert eine Schnittstelle für den Import von z.B. Ist-Werten oder direkt aus dem Microsoft Project Server, wenn TPG TeamManager mit einem solchen verbunden ist. Wir beraten Sie gerne über die möglichen Datenformate.

          12. Kann ich die Grundverfügbarkeit meiner Mitarbeiter abbilden, z.B. bei Teilzeit?

          A: Ja, das ist sogar empfehlenswert. Sie sollten die Verfügbarkeit jedes Mitarbeiters individuell in Stunden/Tag, Stunden/Woche oder Stunden/Monat eingeben, damit die Berechnung der Projektverfügbarkeit richtig passt.
          Haben Sie den Microsoft Project Server im Einsatz und mit dem TPG TeamManager verbunden, werden diese Informationen dort gepflegt und automatisch in den TPG TeamManager importiert.

          13. Ich habe kein Microsoft Project Server oder Project Online zur Verfügung. Kann ich TPG TeamManager trotzdem verwenden?

          A: Ja, natürlich, denn TPG TeamManager existiert in 2 Versionen:
          1) für die Zusammenarbeit mit Microsoft Project Server / Project Online (PPM) – dann  können Sie die Projektanfragen direkt aus dem PPM-System in den TPG TeamManager importieren. Der Projektleiter sieht Ihre Ressourcenzusagen in einer extra Ansicht im Webbrowser.

          2) als unabhängige SharePoint-Anwendung – dann ist der automatische Import der Projektanfragen aus Microsoft Project Server oder Project Online nicht möglich. Diese müssen Sie manuell eingeben oder ggf. aus einer anderen Datenquelle beziehen. Aber alle anderen Vorteile des TPG TeamManagers stehen Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.
           

          14. Ich arbeite in einer Matrix-Organisation mit getrennter Planung in Linie und Projekt. Kann mir TPG TeamManager hier bei der Ressourcenplanung helfen?

          A: Ja, denn genau für die Matrix-Organisation wurde der TPG TeamManager entwickelt. Der Abstimmungsprozess zwischen Ressourcenbesitzer in der Linie und Ressourcenanfrager aus dem Projektumfeld wird optimal unterstützt.

          15. Kann ich sehen, ob die Kapazität in meinem Team für eine Projektanfrage ausreicht?

           A: Ja, das geht. Projekte werden erst einmal generisch als Anfrage in TPG TeamManager importiert (wenn die passende Schnittstelle eingerichtet ist) oder manuell angelegt. Die Zuordnung von Mitarbeitern zum Projekt nehmen Sie als verantwortlicher Teamleiter erst nach Ihrer Kontrolle manuell vor. So können Sie die Auslastung Ihres Teams optimieren und Überlastungen vermeiden.

          16. Kann ich Überlasten meiner Teams transparent nachvollziehen, um auf der Basis die richtigen Maßnahmen treffen zu können?

          A: Ja, natürlich. TPG TeamManager hat leistungsfähige Berichte zur Auslastung aus Projekt- und Ressourcensicht. Alle Plandaten können Sie auch exportieren, um die zusätzlichen Möglichkeiten von z.B. Excel oder Power-BI voll auszunutzen.

          17. Unsere Bereichsleitung benötigt eine Übersicht über die Auslastung aller Teams. Unterstützt TPG TeamManager dabei?

          A: Ja, das Tool unterstützt hier hervorrabend. TPG TeamManager bietet nicht nur personenbezogene Reports innerhalb eines Teams, sondern auch aggregierte Reports je Team auf Hauptabteilungs- oder Bereichsebene. Auch hier wird der Zugriff über das SharePoint Berechtigungskonzept gesteuert. Die Daten lassen sich außerdem exportieren zur Darstellung in beliebigen anderen Werkzeugen.

          18. Kann ich aus beliebigen Fremdsystemen Daten importieren?

          A: Ja, das geht. TPG TeamManager hat eine Importfunktion um Daten automatisiert zu übernehmen, wie z.B. Ressourcen Stammdaten, Verfügbarkeiten, Istwerte, oder auch Projektanfragen. Wir beraten Sie gerne über die möglichen Datenformate.

          Microsoft Project PPM Goldpartner Logo

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