Integration MS Project mit Jira oder TFS / Azure DevOps – 3 Anwendungsfälle

Wenn Sie mit Microsoft Project arbeiten, dann wissen Sie ja bereits: Es ist ein Werkzeug für Projektleiter und dafür optimiert, Projekte mit Vorgängen und Arbeitspaketen strukturiert zu planen.

Detailliertes Abbilden vieler kleiner und persönlicher Aufgaben unterhalb von Vorgängen ist in diesem Tool hingegen nicht sinnvoll. Dafür gibt es andere Werkzeuge, die sich wesentlich besser eignen. Wie z.B. Atlassian Jira oder Microsoft Azure DevOps Server ( ehemals TFS). Damit werden detaillierte Aufgaben auch agil in Sprints oder Iterationen geplant.

Doch wie lassen sich die beiden Welten des Projektmanagements und des Workmanagements bzw. Aufgabenmanagements miteinander verbinden und welche Vorteile ergeben sich daraus?

Dieser Artikel zeigt Ihnen anhand klassischer Anwendungsfälle, was Sie durch eine Integration beider Welten gewinnen.

Integration von Projektplanung und Aufgabenmanagement durch Middleware TPG PSLink

Bitte beachten Sie: die dargestellten Anwendungsfälle sind ausschließlich mit Microsoft PPM (Project Server bzw. Project Online) zu realisieren. Außerdem nutzen die Use Cases das Schnittstellenprodukt TPG PSLink. Damit lassen sich Szenarien realisieren, bei denen der Benutzer selbst den Austausch anstößt oder zeitlich automatisierte Jobs im Hintergrund ablaufen.

Der allgemeine Nutzen einer Integration im Projektmanagement

Mit dem systemübergreifenden Datenaustausch zwischen Microsoft Project und Jira bzw.  Azure DevOps Server (TFS) schaffen Sie für alle beteiligten Rollen den folgenden Nutzen:

• Jede Rolle arbeitet mit dem für sie optimalen System
• effizientes Bereitstellen von aktuellen Informationen für alle Beteiligten
• verlässliche Daten als bestmögliche Arbeits- und Entscheidungsgrundlage
• Reduktion von Aufwand und Dauer für Planung und Aktualisierung
• mehrfache Dateneingaben werden vermieden
• Datenkonsistenz in allen beteiligten Systemen ist sichergestellt

Der ROI Ihrer Integration steigt dann mit der

• Anzahl der integrierten Systeme
• Menge der Daten
• Anzahl der beteiligten Personen und
• Häufigkeit der Aktualisierung.

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Die folgend beschriebenen Anwendungsfälle umfassen die Integration von Microsoft Project Server bzw. dessen Cloud Version Project Online mit Jira. Sehr ähnlich lässt sich aber auch die Integration mit Microsoft Azure DevOps Server (TFS) abbilden.

Anwendungsfall 1: Integration MS Project mit Jira

A: Übertragen der Struktur vom MS Project in Jira

Jeder Projektleiter benötigt eine Projektstruktur, die ihn bei der Steuerung optimal unterstützt. Diese ist je nach Art des Projektes unterschiedlich. IT-, Service-, Organisations- oder Entwicklungsprojekte haben nicht die gleichen Strukturen.

Stellen Sie sich deshalb bei jedem Anwendungsfall die Frage: Wie sind die vielen kleinen Issues/Aufgaben aus Jira den Vorgängen/Arbeitspaketen im Projektplan in MS Project zuzuordnen?

Eine 1:1-Verbindung ist nur auf der strukturellen Ebene sinnvoll, in die aggregierte Werte der detaillierten Issues/Aufgaben mit MS Project synchronisiert werden.

Übertragen der Struktur von Microsoft PPM nach Jira

Voraussetzung für die automatisierte Integration ist, dass an einem Vorgang in MS Project eine eindeutige Zuordnung eines Objektes aus Jira steht, dem wiederum Issues zugeordnet sind.

Die von uns am häufigsten angetroffene Kundenanforderung ist die Verbindung von Projekten mit Versions und Epics. Hierbei werden in der Regel Phasen des Projektplans als Versionen und Arbeitspakete als Epics abgebildet. Issues sind dann den Epics zugeordnet.

Weitere Möglichkeiten des strukturellen Abgleichs können sein:

• Vorgänge in MS Project entsprechen Sprints in Jira: Die aggregierten Werte von Issues in den Sprints werden mit den Vorgängen in MS Project synchronisiert.
• Komponentenorientierter Plan in MS Project: Die aggregierten Werte von Issues, die den Komponenten zugeordnet sind, werden mit den Vorgängen in MS Project synchronisiert.

Bei Änderungen des Projektplans gilt es, diese auch in Jira zu übertragen. Dies betrifft sowohl die Struktur als auch Termine und andere Zusatzinformation.

Passend dazu: „Die wichtigsten Tools von Microsoft rund um Ihre Aufgabenplanung – jetzt lesen!

B: Automatisiertes Vorbefüllen der Issues in Jira

Bei Standardprojekten kann es sinnvoll sein, in der Aufgabenplanung auch auf standardisierte Issues zurück zu greifen. Diese sollten nicht jedes Mal neu eingegeben werden, sondern können idealerweise importiert werden.

SharePoint eignet sich hervorragend dafür, eine Liste von Issues pro Projektart auf einfache Weise bereitzustellen. Mit einem geeigneten Integrationstool übernehmen Sie diese Liste für neue Projekte auf Knopfdruck in Jira und sparen dadurch viel Zeit.

Automatisiertes Vorbefüllen der Issues in Jira aus SharePoint Listen

C: Rückmelden des Fortschritts von Jira in MS Project

Im Rahmen der Projektsteuerung muss der Projektleiter regelmäßig über den Fortschritt aller Liefergegenstände informiert sein.

Dazu benötigt er sowohl den inhaltlichen Fortschritt als auch die Information über die bisher geleisteten Aufwände. Beides kann bei entsprechender Pflege in Jira automatisiert geliefert werden.

Dazu pflegen die Mitarbeiter einerseits z.B. Story-Points als Angabe der inhaltlichen Leistung, die bei Fertigstellung von Issues in die jeweilige Struktur des Projektplans zurückübertragen werden.

Andererseits geben die Mitarbeiter die geleisteten Stunden pro Issue an, was ebenfalls in das Projekt zurück übertragen werden kann.

Natürlich können Sie auf der strukturellen Ebene auch den Status der entsprechenden Objekte von Jira in Microsoft Project zurück synchronisieren.

Im folgenden Bild sehen Sie die Summe der Story-Points der bisher erledigten Issues, den zeitlichen Aufwand dafür und den Status des darüber liegenden Epics.

Übertragung der Ist-Daten aus Jira nach Microsoft PPM

Anwendungsfall 2: Integration von Jira mit SAP

Erfolgt das Portfolio- und Projektmanagement im ERP-System wie z.B. SAP, so kann hier eine Integration ähnlich dem oben beschriebenen Anwendungsfall 1 erfolgen. Das heißt, die Grobplanung erfolgt in SAP PS oder PPM, die detaillierte Planung und Abwicklung der Arbeitspakete in Jira. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Synchronisation der gebuchten Stunden. Die Work Logs (Zeiterfassung) aus Jira werden dabei nach SAP CATS bzw. in die SAP Leistungsverrechnung übergeleitet.

Anwendungsfall 3: Integration von Jira, SAP, SharePoint, Project Server / Project Online

Dieser Anwendungsfall ist gerade in größeren Unternehmen das häufigste Szenario. Zur besseren Steuerung der Multiprojekt- bzw. Programmumgebung, umfasst die Integration hier in der Regel mehrere unterschiedliche Bereiche: Controlling, Projektmanagement sowie die Detailplanung im Bereich Aufgabenmanagement. Hier werden klassischerweise folgende Systeme kombiniert:

• SAP: für die Budgetplanung und Kostenverrechnung
• Microsoft Project Server und SharePoint:  für das Management von Portfolios und Projekten und für die zentrale Zeiterfassung
• Jira:  für die Sprint-Planung, das Aufgabenmanagement, das Issue Tracking, das Workflow-Management und die Statusverfolgung

Der Prozess für den Datenaustausch zwischen den einzelnen Systemen sieht dann in etwas so aus:

• SAP <> Microsoft PPM / SharePoint: Strukturen, Kosten, Budgets
• Microsoft PPM / SharePoint <> Jira: Arbeitspakete zu Versionen / Epics / Issues
• SAP <> Microsoft PPM <> Jira: Verbuchung von Jira Work Logs und Microsoft Project Rückmeldungen nach SAP CATS oder in die SAP Leistungsverrechnung

Webinar-Tipp: Hier sehen Sie klassische Anwendungsfälle für die Integration von IT-Systemen im Projektumfeld im Tool selbst.

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