PMO-Berichte für Projekt- und Portfoliomanagement

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+++ Anforderungen an ein modernes und effizientes Berichtswesen im Projektmanagement +++

von Johann Strasser

Als PMO sind Sie verantwortlich für das Thema Berichte im Projekt- und Portfoliomanagement (PPM). Das umfasst nicht nur den Aufbau und die Auswahl der dargestellten Informationen. Auch die Qualität der Berichte im Hinblick auf Aktualität und Richtigkeit der Daten ist eine wichtige und nicht immer einfache Arbeit des PMOs.

Das Problem: Beim Einführen von Projekt- und Portfolio Management Lösungen (PPM) wird das Thema Berichtswesen oft zu spät betrachtet. Kommt Ihnen das bekannt vor?

Optimal wäre, wenn das PMO Berichte ganz an den Anfang stellt und das PPM-System um die Berichte und deren Nutzer herum plant.

Denn Berichte lassen Sie erkennen, was los ist und was entschieden werden muss. Dadurch fokussieren Sie sich auf das Wesentliche und erreichen den maximalen Nutzen Ihres PPM-Systems.

Doch das ist nur die “halbe Miete”. Damit Sie wirklich schnell auf die Entwicklung der Projektlandschaft reagieren können, müssen Ihre Berichte außerdem aktuell und flexibel sein.

In diesem Artikel möchten wir Ihnen deshalb die wichtigsten Rahmenbedingungen für ein modernes IT-gestütztes Berichtswesen vorstellen. Außerdem erhalten Sie eine Checkliste und Beispiele für mögliche Inhalte einzelner Berichte, die Sie als PMO nutzen können.

Anforderungen an Berichte im Projekt- und Portfoliomanagement

Mittels IT lassen sich Berichte heute schnell, bunt und in beliebigem Detaillierungsgrad auf dem Bildschirm präsentieren. Geht es darum, welche Informationen sich z.B. ein PMO für das Unternehmen vorstellt, gibt es klassische Wunschvorstellungen zur Aufbereitung:

PMO Berichte

Bild 1: Klassische Anforderungen an Berichte im Projektmanagement

Realistischer sind die tatsächlichen Berichtsanforderungen. Sie lassen sich in einem Satz zusammenfassen:

PMO-Berichte

Bild 2: Echte Anforderungen an Berichte im Projektmanagement

Beim Aufbau eines Berichtswesens sollten Sie sich demnach immer die Frage stellen:

  • Was will ich planen und steuern?
  • Welche Informationen brauche ich mindestens dafür?
  • Welcher Detaillierungsgrad ist sinnvoll?
  • Was will ich mit welchem Bericht erreichen?
  • Wer arbeitet anschließend mit den Berichten?
  • Verstehen die Berichtsempfänger den Inhalt richtig?

Tipp: Ehrliche Antworten auf die Fragen sind eine wichtige Voraussetzung dafür, dass Ihre Berichte künftig effizient erstellt werden, ohne unnötigen Datenballast. Eine vorherige Stakeholder-Analyse ist auf jeden Fall anzuraten.

Berichte für unterschiedliche Stakeholder im Unternehmen

Im Unternehmen gibt es in der Regel verschiedene Ebenen, die unterschiedliche Berichte benötigen. Je höher in der Pyramide, desto stärker verdichtet müssen die Informationen sein.

Allerdings muss bei Bedarf auch ein „Drill-Down“ in Details möglich ist. Damit lassen sich konsolidierte Berichtsinformationen bei Nachfragen schnell nachvollziehen.

PMO-Berichte

Bild 3: Schema der Berichtsebenen im Unternehmen mit möglichen Berichten

  • Die Geschäftsleitung benötigt regelmäßig konsolidierte Informationen zur Unternehmenssteuerung, wie z.B. die Einhaltung der strategischen Ausrichtung, Risiken oder Investitionsrisiken
  • Ein PMO bereitet oft auf Portfolioebene die Berichte zu Projekten und Ressourcen an die Geschäftsleitung vor. Es benötigt eine Projektliste mit Status, um gezielt bei Projektleitern nachzufragen, wenn dies geboten erscheint. Festgestellte Eskalationen werden nach oben zur Entscheidung getragen.
  • Der Teamleiter verantwortet seine Ressourcen. Dafür benötigt er entsprechende Übersichten zur Auslastung und Verfügbarkeit seiner Mannschaft. Er muss zudem den Projektleitern gegenüber verlässliche Ressourcenzusicherungen für die Projekte geben können.
  • Der Projektleiter setzt bei seiner Einzelprojektplanung z.B. Statusbericht, Projektstrukturplan, Meilensteinübersicht oder auch eine Meilenstein-Trendanalyse ein.
  • Projektmitarbeiter wollen ihre Arbeitspakete sehen. Sie interessiert zudem, wer noch im Projekt arbeitet und ihre Stundenrückmeldung. Hier geht es weniger um klassische Berichte, sondern mehr um sofort verfügbare Informationen.

Berichtsperioden im Projekt- und Portfoliomanagement

Berichte sind die Grundlage für Abstimmungstermine. Sie dienen dem Verständnis, was im Unternehmen gerade passiert und wo jetzt gerade Entscheidungen nötig sind.

Je höher in der Hierarchie desto dichter die Information und seltener die Berichterstattung.

Bild 4 verdeutlicht, wie sich aus den einzelnen Terminen die Berichtsperioden auf den einzelnen Ebenen ergeben. Dabei verdichten sich die Informationen in Abhängigkeit von der Höhe der Hierarchie immer weiter und die Frequenz der Berichtserstattung wird immer geringer.

PMO Berichte


Bild 4: Berichtsperioden im Projekt- und Portfoliomanagement)

Welche Entscheidungen dürfen bzw. müssen wo getroffen werden? In Abhängigkeit davon muss sichergestellt sein, dass die benötigten Informationen in Form von aussagekräftigen Berichten bereitstehen.

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Dabei ist auch zu entscheiden, was als Bestandteil welches Berichts sinnvoll ist. Die Übersicht und Verständlichkeit darf dabei nicht leiden.

Welche Berichte machen Sinn?

Die Frage, welche Berichte sinnvoll sind, ist nur sehr individuell zu beantworten. Die folgende Grafik gibt eine Übersicht, welche Berichte über die Hierarchien sinnvoll sein könnten. Natürlich ist das stark abhängig von der Größe, den Prozessen und der Branche des Unternehmens.

PMO Berichte

Bild 5: Beispiel sinnvoller Berichte in den Hierarchien des Unternehmens

DEN für alle passenden Bericht gibt es leider nicht. Zwar sehen Berichte immer ähnlich aus, aber sie müssen an die jeweiligen Prozesse und Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden. Dies ist immer abhängig vom gewünschten Einsatz und Empfängerkreis.

Berichtsbeispiel: Portfolio Dashboard

Berichtsbeispiel: Projektpipeline

PMO Berichte

Berichtsbeispiel: Ressourcen & Roadmap

PMO-Berichte

Berichtsbeispiel: Einfacher Statusbericht

PMO-Berichte

Berichtsbeispiel: Teamplanung und Zusage von Projektanfragen

PMO-Berichte

Tipp: Behalten Sie als PMO die Anzahl der Berichte im Auge. Mit der Zeit steigt diese nämlich gerne an, weil immer neue hinzukommen. Eine regelmäßige Konsolidierung sorgt dafür, dass das Berichtswesen als Ganzes seine Effizienz behält.

 

Selektion im Multiprojekt-Umfeld

Das PMO ist oft für die Vorbereitung des Portfoliomeetings verantwortlich. Im Multiprojekt-Umfeld ist die Selektion die Herausforderung. Aus dem oft sehr umfangreichen Projektportfolio sind diejenigen Projekte zu wählen, die in der verfügbaren Zeit des Portfoliomeetings behandelt werden können.

So wird sichergestellt, dass der Entscheidungsbedarf frühzeitig erkannt wird und notwendige Entscheidungen auch getroffen werden können.

PMO Berichte

Bild 6: Steuerungsprozess durch das PMO im Multiprojekt-Umfeld

Die folgende Liste gibt Kriterien an, nach denen Sie im PMO eine Projektauswahl für die Prüfung treffen können:

  • Angemeldeter Entscheidungsbedarf (manuelles Setzen eines Kennzeichens)
  • Alle mit Status ROT (Gesamt, Ressourcen, Termine, …) + 3 GELB + 3 GRÜN
  • Alle in den Top 3 Risikoklassen
  • Top 10 der Abweichungen (Kosten, Termine, Arbeit)
  • Top 10 Strategiebeitrag / Priorität
  • Alle über Schwellwert (Auftrags- / Investitionsvolumen, Pönale, …)
  • Problemzonen (Technologie, Regionen, Projektleiter, Produktgruppen, …)

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Mögliche Inhalte von Berichten einzelner Projekte

Welche Informationen sollten in Berichten einzelner Projekte zu finden sein? Mögliche Punkte zu Ergebnissen, Lieferungen und Zuständen sind:

  • Erreichung von Meilensteinen (Standardmeilensteine)
  • Abschluss von Phasen (Phasenmodell)
  • Geplante / erfolgte Abnahme von Lieferungen (Zahlungsmeilensteine)
  • Fertigstellung von Arbeitspaketen/Lieferungen (Definition von „fertig“)
  • Erledigung von Vorgängen (nicht angefangen / in Arbeit / beendet)
  • Liste offener Punkte (offen / begonnen / erledigt)
  • Earned Value Analyse (Basisplan und %inhaltlich abgeschlossen)
  • %abgeschlossen (keine treffende Aussage unter 100% … 99% Syndrom)

Zur Qualitätssicherung sollten Prüfungen der Plausibilität im Bericht beinhaltet sein, wie:

  • Vergleich Restaufwand mit gemeldetem Fertigstellungsgrad
  • Vergleich %Kosten / %Arbeit / %Zeit / %Inhalt (Verhältnis der Werte zueinander)

Zur Feststellung der Soll-Ist-Abweichung empfehlen sich diese Informationen:

  • Lieferungen: Soll / Ist von Qualität, Terminen, Aufwand, Kosten
  • Restleistung: Klarheit von Machbarkeit, Arbeit/ Budget, Kosten / Budget, Termine / Plan
  • Ressourcen: zuordnen, austauschen, abziehen

Geht es um Entscheidungen über das weitere Vorgehen bieten sich diese Informationen an:

  • Auftrag / Nachtrag: erteilt oder nicht (trotzdem weiter?)
  • Budget: vorhanden oder zu gering (weiter nur nach Aufstockung ?)
  • Ressourcen: zugesichert oder zu wenig (Eskalation oder Verschiebung?)
  • Risikosituation: tragbar oder ungünstig (Alternativen bekannt?)
  • Inhaltliche Variante: Weg A oder B (Dokumentation der Entscheidung mit Begründung)

Nach guter Vorbereitung des Meetings durch das PMO müssen während des Meetings die notwendigen Daten für Antworten auf Fragen der Entscheider am besten per Knopfdruck verfügbar sein.

Tipp: Auch der Bericht nach einer Sitzung ist ein wichtiges Medium. Kommunizieren Sie die Ergebnisse der Sitzung an alle betroffenen Personen. Nur so können diese ihr weiteres Handeln schnell an den Gesprächsergebnissen ausrichten.

Effiziente Datenerfassung als Berichtsgrundlage

In vielen Unternehmen dauert das Einsammeln der Daten für Berichte länger als die Analyse und Aufbereitung.

Dies lässt sich viel effizienter gestalten, wenn nicht erst verschiedene Excel-Dateien eingesammelt und konsolidiert werden müssen.

Am besten wird gleich in einer geeigneten Datenbank gearbeitet, die über Integration mit anderen Systemen eine zentrale Datenauswertung für Berichte zulässt. Damit bleibt mehr Zeit für die Analyse der Berichte. Diese wiederum ermöglicht fundierte und schnelle Entscheidungen auf Basis sehr aktueller Daten.

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Sicherstellen der Datenqualität

Das PMO ist auch verantwortlich für die Sicherstellung der Datenqualität in Berichten. Woran lässt sich aber erkennen, ob die Daten eines Projektberichtes vollständig, richtig und aktuell sind?

Die Herausforderung ist, z.B. mittels Plausibilitätschecks zu erkennen, welche der Projekte vom Plan abweichen. Stimmt der vom Projektleiter angegebene Fertigstellungsgrad im Projektbericht auch wirklich?

Ziel des PMOs ist es, die kritischen Projekte herauszufinden. Nur diese sollen möglichst einer genauen Untersuchung im Portfoliomeeting unterzogen werden.

Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität können u.a. mit folgenden Informationen abgeprüft werden:

1. Vollständig

  • Alle Projekte (vs. Linientätigkeiten)
  • Alle Liefergegenstände pro Projekt
  • Alle relevanten Ressourcen mit allen Tätigkeiten (Projektverfügbarkeit)

2. Richtig

  • Prüfung auf Plausibilität der Planung
  • Lückenlose Erfassung aller Kostenarten und Arbeitsaufwände
  • Grad der tatsächlichen Fertigstellung

3. Aktuell

  • Wann wurden die Daten eingegeben?
  • Wann wurden die Daten aus Fremdsystemen übernommen?
  • Wann wurden die Berichte erstellt?

Tipp: Nutzen Sie Stichproben zum Verbessern der Datenqualität. Projektleiter neigen häufig dazu ihre Berichte möglichst unauffällig zu „gestalten“. Picken Sie als PMO neben den Projekten mit rotem und gelbem Ampelstatus auch zufällig ein paar mit grünem Status heraus. Dies nimmt den Projektleitern die Sicherheit, durch eine grüne Ampel „unter dem Radar“ zu bleiben.

Rahmenbedingungen für ein modernes Berichtswesen

Sie wollen Ihr Berichtswesen modernisieren? Diese Checkliste mit den zehn wichtigsten Fragen kann Ihnen eine Hilfe sein, um in die richtige Richtung zu denken:

Checkliste: Die 10 wichtigsten Fragen zu Berichtswesen

1. Wer soll welche Berechtigung haben?
2. Wie häufig sollen die Daten aktualisiert werden?
3. Wie häufig sollen die Berichte ausgegeben werden?
4. Müssen die Berichte online oder offline zur Verfügung stehen?
5. Brauchten Sie ad-hoc Auswertungen?
6. Müssen die Berichte gedruckt werden?
7. Sollen Berichte kommentiert werden können?
8. Müssen die Daten historisiert werden?
9. Müssen Berichte archiviert werden?
10. Wollen Sie Berichte selbst ändern können?

Folgend noch ein paar Erläuterungen zu einigen wichtigen Punkten der Liste.

Berechtigungen regeln, wer was sehen darf. Das kann sehr aufwändig werden in der Umsetzung. Wählen Sie hier zu viel Komplexität, dann kann es bei der Änderung von Rollen bestimmter Personen in der Anpassung sehr aufwändig werden. Wichtig ist hierbei auch, dass für interne Ressourcendaten der Betriebsrat mit einbezogen wird.

In Berichten sollte anhand von Kommentaren klar zu sehen sein, auf was besonders geachtet werden sollte. So kann der Leser schnell die kritischen Punkte erfassen. Auch Begründungen für die dargestellten Zustände sind hier angebracht, z.B. warum eine Ampel rot ist.

Historisierbar bedeutet, dass der Stand des Berichts zu einem bestimmten Datum wieder hervorgeholt werden kann. Einerseits müssen die zugrundeliegenden Daten zu dem Zeitpunkt verfügbar sein und auf der anderen Seite aber auch das ursprüngliche Layout pixelgleich wiederherzustellen sein. Das Archivieren realisieren Sie am besten über das Erstellen von PDFs. Diese können automatisiert in einer Datenbank abgelegt werden und können so auch nach langer Zeit wieder gezielt in Originalfassung hervorgeholt werden.

Tipp 1: Nutzen Sie Standardwerkzeuge! Wenn Sie im PMO Berichte selbst ändern können, dann haben Sie mehr Flexibilität. Daher sollten Sie soweit wie möglich Standardwerkzeuge nutzen. Anpassungen können Sie bei Bedarf schnell selbst und ohne Externe vornehmen. Das benötigte Know-how zu den Werkzeugen vermitteln Ihnen > Schulungen für Berichtswesen.

Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie erfahren, welche Anforderungen an Berichte im Projekt- und Portfoliomanagement gestellt werden, welche Berichte Sinn machen und welche Fragen Sie sich als PMO in diesem Zusammenhang stellen sollten.

Sie wissen,

  • dass Sie für die unterschiedlichen Stakeholder im Unternehmen unterschiedliche Informationstiefen und Abstimmungsfrequenzen benötigen.
  • welche Kriterien für eine Projektauswahl als Vorbereitung auf Ihre nächstes Portfoliomeeting wichtig sind,
  • welche Informationen in Berichten zu finden sein sollten,
  • wie Sie für Qualitätssicherung sorgen, Soll-ist-Abweichungen festhalten und Entscheidungen für weitere Vorgehen vorbereiten.

Außerdem haben Sie gelernt,

  • dass eine effiziente Datenerfassung die Grundlage für ein schnelles und zuverlässiges Berichtswesen ist, und
  • wie Sie Vollständigkeit, Richtigkeit und Aktualität der Daten prüfen können.

Zuletzt haben Sie eine Checkliste mit den 10 wichtigsten Fragen zu Berichtswesen erhalten – als Leitfaden für Ihre nächsten Schritte.

Haben Sie Fragen oder fehlt Ihrer Meinung nach noch ein wesentlicher Punkt? Schreiben Sie uns unten im Kommentarfeld, wir freuen uns auf Ihren Beitrag!

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