Hybrides Projektmanagement – Wie Sie agile und klassische Methoden verbinden

0

+++ Was ist hybrides Projektmanagement? +++ Wann macht der kombinierte Einsatz von Methoden Sinn? +++

Von Johann Strasser

Agil oder klassisch? Sollten Sie gerade die Vor- und Nachteile der beiden Projektmanagement-Methoden gegeneinander abwägen, haben wir eine gute Alternative: Nutzen Sie beide und arbeiten Sie hybrid!

Was ist „Hybrides Projektmanagement“?

„Hybrides Projektmanagement“ – das sind Methoden, mit denen Ansätze aus der klassischen PM-Welt und aus der agilen Welt miteinander verbunden werden.

Vielleicht finden Sie sich immer wieder in Situationen, wo Sie gerne agiler arbeiten möchten. Bestimmte Einschränkungen oder Vorgaben erfordern aber ein weiter vorausplanendes Vorgehen. Oder Sie stellen fest, dass die agilen Ansätze für manche Aufgabenstellungen einfach nicht ausreichen.

Dann müssen Sie vielleicht „mischen“: Sie kombinieren also Werkzeuge und Methoden aus dem klassischen Projektmanagement mit agilen Prozessen. Und so erhalten Sie den Mix, der auf Ihr Projekt oder Ihre Situation passgenau zugeschnitten ist. Aber:

  • Wie kann das genau aussehen?
  • Wie machen Sie das am besten?
  • Was gibt es zum Beispiel bei Rollen und Prozessen zu beachten?

All das erfahren Sie im folgenden Artikel.

————- Präsentation und Video eines Webinars zum Thema ————–

————————————————————–

Rollen und Prozesse im klassischen Projektlebenszyklus

Wer aus traditionellen PM-Umgebungen kommt, kennt die Aufteilung: Häufig gibt es etwa

  • einen Projektleiter,
  • ein Project Management Office (PMO),
  • diverse Teamleiter und
  • deren Mitarbeiter.

Zunächst wird die grobe Planung gemacht. Im Anschluss werden Kapazitäten bereitgestellt, sowieProjekte und Aufgaben priorisiert. Die spätere Detailplanung geschieht mithilfe von Gantt-Charts oder Ähnlichem.

Auf übergeordneter Ebene finden Sie hier oft ein Multiprojektmanagement mit einer Übersicht über die laufenden Projekte und deren Status. Das ist meist nicht allzu flexibel. Außerdem werden im klassischen Projektmanagement die Projektteams jedes Mal neu zusammengestellt.

Ein Projektsponsor beauftragt ein Projekt. Projektleiter planen und managen es dann. Im Verlauf des Projekts berichtet der Projektleiter dann dem Sponsor und Management. Projektmanager, wie auch Teamleiter, haben dabei oft auch noch Verantwortlichkeiten aus anderen laufenden Tätigkeiten.

Bild: Verschiedene Berichte über einen klassischen Projektlebenszyklus

Klassische Projekte bieten also im Normalfall viele detaillierte Berichte zu Terminen, Fertigstellung, Kosten usw.

Man beginnt die Arbeit mit einer Spezifikation etwa in Use Cases, auf denen die Planung basiert. Aktualisiert wird mithilfe eines Prozesses für Änderungsmanagement. Am Ende steht dann ein Resultat, das den Stakeholdern hoffentlich gefällt und das abgenommen werden kann.

Zu Beginn gibt es dazu klassischerweise einen Kick-off. Im weiteren Verlauf erfolgen dann Statusmeetings und am Ende bestenfalls ein Abschlussmeeting, bei dem das Team Lessons Learned festhält.

Lesen Sie auch: Lessons Learned im Projektmanagement – so geht’s richtig!

Im Gegensatz dazu: Agile Arbeitsmethoden

Vor allem auf der Produktentwicklungsebene in der Softwareentwicklung oder ähnlichen Bereichen sind die Ansätze heute meist agiler. Häufig ist das etwa bei Cloud-Lösungen der Fall, wo ein unterbrechungsfreier Service garantiert werden muss.

Immer mehr kommt dieser Ansatz aber auch in anderen hochtechnologischen und komplexen Umgebungen zum Einsatz: Die oben beschriebenen klassischen Ansätze greifen hier einfach nicht so gut.

Deshalb hat es sich durchgesetzt, dass im agilen Sinn ein festes Team z.B. nach und nach verschiedene Versionen eines Produkts entwickelt, während die Nutzer das Produkt schon täglich verwenden. Denn auch die Nutzer wollen regelmäßig einen Fortschritt sehen.

Ein Team wird also häufig nur einmal richtig zusammengestellt und lebt dann für und mit dieser Software, genauso wie andere Teams mit deren Produkten. Ein Wechsel zwischen Teams findet kaum statt.

Hybrides Projektmanagement Bild 2

Bild: Agile Projektstruktur über die Projektphasen

Wenn wir uns die Rollen ansehen, so gibt es bei agilen Methoden (wie etwa bei Scrum) die folgenden:

Der Product Owner

  • entscheidet alles zum Produkt,
  • priorisiert und pflegt das Backlog
  • und ist permanent erreichbar

Der Scrum Master

  • managt den Prozess und
  • räumt Hindernisse aus dem Weg.

Generell gilt für die Ressourcenplanung: Die strategische und taktische Planung müssen Sie auch bei agilen Teams vornehmen. Laufende Projekte und neue Projekte müssen Sie besetzen, neue Leute einlernen etc.

Schließlich kann auch bei agilen Teams niemand 100 % permanent zur Verfügung stehen (Urlaub etc.). Aber wie können Ressourcen- und Kapazitätsplanungen aussehen?

Ressourcen- und Kapazitätsplanungen in agilen Projekten

Agile Methoden bieten hier einen Vorteil: Durch ihre festen Produkt- und Projektteams sowie durch die feste Taktung vereinfachen sie die allgemeine Planung und den Mitarbeiterwechsel zwischen Projekten erheblich.

Unser Tipp: Achten Sie besonders auf die Harmonisierung und Findung eines gemeinsamen Rhythmus zwischen den Projekten. Das erleichtert Ihnen den Mitarbeiterwechsel zwischen Projekten.

Agile Teams sind so weit wie möglich selbstorganisiert und schätzen aus ihrer eigenen Erfahrung heraus Aufwände ab. Dies erfolgt zu Beginn grob und geschieht verfeinert über den weiteren Projektverlauf hinweg. Sie melden, wenn etwas fertiggestellt ist und geben Feedback in Reviews und Retrospektiven.

Gemeinsam mit dem Product Owner holen sie Stakeholder-Feedback in Review-Meetings ein.

Kick-off-Meetings gibt es in agilen Umgebungen nicht mehr zwingend.

Regelmäßige Sprintplanungen, Reviews und Retrospektiven sind aber Pflicht.

Außerdem bespricht sich das Entwicklungsteam täglich untereinander über den Fortschritt im Hinblick auf das Sprintziel.

Vorgaben gibt es nur noch im Product Backlog bzw. Sprint Backlog als Untermenge davon für jeden Sprint. Wenn etwas nicht im Backlog zu finden ist, wird es auch nicht behandelt.

Zur Kommunikation mit den Stakeholdern über die Reviews hinaus gibt es öffentliche Boards mit Backlog und Sprint- oder Produkt-Burndown-Charts. Berichte über Termine, Kosten und Status im klassischen Sinne werden deshalb bestenfalls überflüssig.

Oft gibt es allerdings ebenso wenig eine aussagekräftige Multiprojektübersicht.

Hybrides Projektmanagement

Bild: Unterschiedlicher Ablauf bei der klassischen und agilen Planung

Hybride Methoden im Projektmanagement: die Kombination

Wie können Sie diese unterschiedlichen Welten nun verbinden?

Es gibt mehrere Ansätze, hybride Herangehensweisen einzuführen:

1- Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden:

  • Manche Bereiche eines Unternehmens arbeiten immer klassisch (z.B. die Berater), andere immer agil (z.B. das Softwareentwicklungsteam)
  • Manche Projekte laufen klassisch ab, andere agil
  • Manche Teile eines Projekts werden klassisch durchgeführt, andere Teile agil
  • Die Grobplanung in Projekten findet klassisch statt und die Detailplanung dann agil

2 – Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden im Projekt:

  • In klassischen Projekten:
    • Engere Abstimmung mit Nutzern und häufigere, nutzbare Zwischenergebnisse
    • Regelmäßige Austauschmeetings zum Fortschritt (muss nicht täglich sein – jede Woche ist auch schon ein guter Anfang)
    • Retrospektiven (Lessons Learned) nach jedem Statusbericht-Meeting, und nicht erst am Ende
    • Es gibt ein fixes Team für die gesamte Laufzeit der Entwicklung
  • In agilen Projekten:
    • Scrum Master sind gleichzeitig auch Projektleiter im klassischeren Sinne
    • Ein Backlog wird für jede Projektphase angelegt statt als Spezifikation fürs Gesamtprodukt
    • Die Projektplanung wird mit den Sprintlängen synchronisiert
    • Man plant in Phasen und Meilensteinen – den Sprints übergeordnet und ergänzend dazu
    • Es gibt Statusberichte und Meilensteintrend-Analysen fürs Management und für die Stakeholder (die beiden letzten Beispiele werden übrigens von vielen „Agilisten“ nicht so gerne gesehen, da sie die agilen Grundprinzipien verwässern können)

Als genereller Hinweis gilt: Sind die Anforderungen auf Kundenseite unklar und unsicher formuliert und außerdem der Lösungsansatz im Projekt noch unklar und neu? Dann sind agile Methoden besonders gut für Sie geeignet. Für solche Situationen wurden sie entwickelt.

Unser Tipp: Sehen Sie sich die erste Möglichkeit in der Liste oben an. Dass manche Bereiche eines Unternehmens klassisch und andere agil arbeiten, ist wohl eine der häufigsten und reibungslosesten Umsetzungen von hybridem Projektmanagement. Die Prozessstabilität ist dann normalerweise hoch.

Paralleler Einsatz von klassischen und agilen Methoden im Unternehmen

Ein Beispiel: Kundenberatungsprojekte werden immer klassisch durchgeführt, die reine Produktentwicklung aber agil.

Zu beachten ist dann: Kundenwünsche müssen zwischen den Abteilungen abgestimmt werden. Das heißt im Klartext, die Sales-Abteilung muss bei der Releaseplanung mitreden dürfen.

Hybrides Projektmanagement

Bild: Hybride Abwicklung bei Projekten mit Kundenberatung und zugehöriger Produktentwicklung

 Vermischter Einsatz von klassischen und agilen Methoden im Projekt

Bitte beachten Sie: Bei häufigen Wechseln zwischen klassischen und agilen Ansätzen von Projekt zu Projekt besteht die Gefahr, dass die Prozessstabilität wackelig werden kann.

Hybrides Projektmanagement Bild 5

Bild: Häufiges Wechseln zwischen klassischen und agilen Ansätzen kann sich negativ auf die Prozessstabilität auswirken

Eine weitere Möglichkeit ist es deshalb, in Projekten nicht zwischen Methoden hin- und herzuwechseln, sondern sie gleich sinnvoll zu kombinieren. Das kann zum Beispiel so aussehen:

  • Konzept, Spezifikation und Umsetzung mit Hardware klassisch
  • Softwareentwicklung agil
  • Abnahme klassisch

Oder:

  • Konzept und Spezifikation agil
  • Umsetzung und Abnahme klassisch

Oder

  • Alles bis zur Integration am Schluss klassisch
  • Integration agil

Unser Tipp: Bei Durchmischung innerhalb des gleichen Projekts hat es sich bewährt, unklare Teile des Projekts agil und klarere Teile klassisch zu planen.

Klassische Grobplanung und agile Detailplanung im Projekt

Bei hybriden Ansätzen in ein und demselben Projekt hat sich Folgendes ebenfalls bewährt:

  • Planen Sie alles auf höherer Ebene grob klassisch, als eine Art „Überbau“.
  • Fügen Sie dann durch agile Arbeitsweisen das iterative Element im Nachhinein hinzu.

Auf diese Weise lassen sich etwa Meilensteine und Statusmeetings weiterhin einplanen. Aber die Vorteile agiler Arbeitsweisen kommen dennoch zum Tragen.

Die Meetingfrequenz zu rhythmisieren minimiert außerdem Reibungen und den allgemeinen Koordinationsaufwand – was am Ende zu mehr Produktivität führt:

Hybrides Projektmanagement Bild 6

Bild: Kombinieren Sie klassische und agile Methoden einfacher durch Gleichtakt

Bei einer Umfrage zum Thema im Webinar (April 2018) gaben 11 % der Teilnehmer an, ihre Projekte nach festgelegten Methoden je nach Unternehmensbereich durchzuführen. 41 % entscheiden pro Projekt über die Vorgehensweise, 40 % je nach Projektsituation, und 41 % machen ihre Grobplanung klassisch und ihre Detailplanung agil. 18 % sind sich noch unsicher (256 Personen; Mehrfachnennung möglich).

Hybrides Projektmanagement Bild 7

Bild: Umfrageergebnisse vom April 2014 (Mehrfachnennung möglich, n=256)

Unser Tipp: Trennen Sie die Methoden klar nach Bereichen. Das bringt die höchste Prozesssicherheit. Als erster Schritt ist das meist ein guter Einstieg.

Agil, klassisch oder hybrid im Multiprojektmanagement?

In Multiprojektumgebungen ist die Übersicht zu Status, notwendigen Entscheidungen und Lieferterminen immer erforderlich. Probleme beim Projektstatus müssen schnell und klar sichtbar werden (etwa durch eine rote Ampel).

Hier ist auch ein Unterschied: In typischen (Multi-)Projektlandschaften werden Sie klassische Methoden immer brauchen. Bei laufenden Produktentwicklungen von Version zu Version als „Kleinprojekte“ ist das aber anders. Letztere können Sie generell etwas problemloser agil strukturieren.

Und da es im agilen Umfeld keine Methoden für Multiprojektmanagement gibt, erübrigt sich jede weitere Frage.

Zusammenfassung und Empfehlung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie hybrides Projektmanagement als Mischung von agilen und klassischen Ansätzen in der Praxis aussehen kann.

Sie haben gelesen, dass es von parallelen Einsätzen in verschiedenen Bereichen bis hin zu Mischungen im Projekt viele Anwendungsformen für hybride Ansätze geben kann.

Es gibt Situationen, in denen klassische Methoden auch bei wachsender Agilität weiterhin Sinn ergeben.

Unser Tipp: Wir empfehlen vor allem die Einführung verschiedener geeigneter Methoden nach Organisationsbereichen getrennt.

Außerdem ist bei agilen Projekten die enge Einbindung aller relevanten Abteilungen (wie z.B. Sales) von Anfang an extrem wichtig.

Versuchen Sie bei der Einführung von Methoden, Schritt für Schritt vorzugehen und einen guten Teamrhythmus fürs Projekt zu finden.

Außerdem gilt: Oft verlangen besondere Situationen oder Umgebungen nach speziellen Kombinationen von Methoden. Eine für jedes Projekt passgenaue Lösung (wie in unseren obigen Beispielen) ist immer besser als ein einfach von außen übergestülpter Ansatz.

Haben Sie bereits Erfahrungen mit hybriden Ansätzen gemacht? Mit welcher Mischform arbeiten Sie und hat sich Ihr Ansatz bewährt? Wir freuen uns auf Ihren Kommentar! 

Share.

Kommentar abschicken