Ressourcenplanung in der Praxis – Ergebnisse einer Umfrage

Keine Projekte ohne die passenden Ressourcen. Eine Binsenweisheit?

Wir haben Interviews mit sechs ressourcenverantwortlichen Teamleitern geführt und folgendes gelernt: für Ressourcenplanung in der Praxis gibt es keine „Blaupause“. Im Gegenteil. Die Unternehmen gehen sehr unterschiedlich mit dem Thema um.

Dieser Artikel stellt Ihnen die einzelnen Ansätze vor und kann als Referenzpunkt für Ihre individuelle Ressourcenplanung dienen. Die zentralen Fragen, die im Interview gestellt wurden:

1. Wie werden die Ressourcen jeweils geplant?
2. Was sind die Herausforderungen?
3. Und wo liegt aus Unternehmenssicht noch Optimierungspotenzial?

Definition: Die Begriffe Ressourcenmanagement und Ressourcenplanung werden hier synonym verwendet. Angaben zu Personen und Unternehmen wurden aus Anonymitätsgründen bewusst weggelassen.

Ressourcenplanung im Unternehmen

Vielleicht werden Sie das aus Ihrer eigenen Erfahrung bestätigen können. Die Königsdisziplin „Ressourcenmanagement“ hat – so das Ergebnis – oft alles andere als einen „königlichen“ Stellenwert. Oft wird sie sogar ziemlich stiefmütterlich behandelt.

Wie die Ergebnisse der Interviews zeigen, hat das aber nicht immer gleich negative Auswirkungen, weil

• die Teams sehr klein sind,
• die Projektplanung sehr grob ist,
• Teamleiter gleichzeitig auch Projektleiter sind, oder
• die Ressourcen sehr lange und exklusiv an die Projekte oder Auftraggeber gebunden sind.

Wehe jedoch, wenn Prozesse, Strukturen oder Projektanforderung im Unternehmen ein klares „Commitment“ zur vollständigen Ressourcenplanung erfordern. Dies gilt z.B. in einer Matrixorganisation mit klarer Trennung zwischen Projekt und Linie oder einer Multi-Projektumgebung.

Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Vorteile, Herausforderungen und das Geheimnis für die schnelle Einführung 

Im schlimmsten Fall heißt es dann für den Projektmanager:

• Glück gehabt, wenn die Ressourcen auch wirklich zum zugesicherten Termin parat stehen.
• Und Teamleiter hantieren mit Schätzungen und mühsam gebastelten Excel-Dateien, um wenigstens etwas Planungssicherheit zu bekommen.

Aber lesen Sie jetzt, die Ergebnisse der einzelnen Interviews selbst!

Ressourcenplanung in Projekten: Interview 1

Wie werden Ihre Ressourcen geplant?

Unser Team ist überschaubar und die Auslastung im Groben bekannt – d.h. ich weiß, wer auf welchem Projekt wann arbeitet. Je nach Projektgröße muss ich externe Projektmitarbeiter zusätzlich anfordern. Was im Detail und tagesaktuell geschieht ist dabei sekundär. Da ich Projekt und Abteilungsleiter in einer Person bin und das Team überschaubar ist, reicht uns bisher eine Ressourcenplanung über MS Project. Die Abstimmung erfolgt per Zuruf und Projektmeetings. Eine detailliertere Planung über Excel mache ich nur in Ausnahmefällen, wenn das Projekt sehr komplex ist.

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Ihre größte Herausforderung?

Das Schwierigste ist, wenn zu viel gleichzeitig stattfindet. Prinzipiell lassen sich 10-15 Projekte parallel fahren. Das Problem der Ressourcenabdeckung entsteht erst, wenn sie sich mit Folgeprojekten überlappen. Vor allem bei externen Projektmitarbeitern fehlt mir dann der Überblick, wer wann und von wem belegt ist. Hier wäre eine Auslastungsübersicht ideal. Aber immer nur unter der Voraussetzung, dass der Aufwand der Ressourcen-Planung nicht den Nutzen übersteigt.

Was wünschen Sie sich?

Die Komplexität ist ziemlich niedrig bei uns – entsprechend wenig Bauchschmerzen haben wir mit dem Thema Ressourcenplanung. Ein spezielles Tool lohnt sich für uns nur, wenn es kaum Aufwand macht und sich mit Microsoft Project koppeln lässt.

Fazit: Aktuell läuft bei uns das Ressourcenmanagement meist per Zuruf und Meetings. Nur bei größeren Projekten planen wir detaillierter in Excel. Das klappt ziemlich reibungslos.

 Interview 2

Wie werden Ihre Ressourcen geplant?

Unsere Mitarbeiter arbeiten fachübergreifend. Entsprechend groß ist der Koordinations- und Organisationsaufwand – auch was das Thema Ressourcenplanung angeht. Um Linientätigkeiten und Abwesenheiten zu deckeln, werden die Mitarbeiter mit einer Grundlast von 30% für das Tagesgeschäft – und 70% für Projektarbeit eingeplant. Der Bedarf an exakter Personalplanung ist bei uns hoch, weil die Mitarbeiter auf 3-4 Projekten sitzen und parallel in der Linie Probleme aus der Produktionsplanung abarbeiten.

Ihre größte Herausforderung?

Immer ausreichend Ressourcen im dynamischen Projektumfeld zur Verfügung zu haben. Aber dann im zweiten Schritt auch, die richtigen Leute für das jeweilige Projekt zu bekommen. Jedes Projekt hat einen individuellen Bedarf an Spezialisten. Da sind Ressourcen nur bedingt austauschbar. Ich bekomme immer dann ein Problem, wenn die spezielle Ressource in einem anderen Projekt steckt oder aber durch die dynamischen Projektbedingungen Über- und Unterlasten entstehen. Bisher wurde das durch eine enge Zusammenarbeit und Eigenverantwortlichkeit abgefedert.

Was wünschen Sie sich?

Wir möchten unser Multi-Projektmanagement auf die nächste Stufe heben. Das bedeutet mehr Reporting über MS Project sowie eine stärkere Automatisierung und systembasierte Unterstützung. Besonders bei der Ressourcenauslastung über mehrere Projekte hinweg. Im Idealfall hätten wir alles voll integriert in einer Lösung: Projektdaten, Dokumente, Ressourcen individuell und vollständig auf Knopfdruck abrufbar.

Fazit: Aktuell läuft bei uns die Ressourcenplanung über MS Project. Wir haben es aber noch nicht geschafft, eine optimale Gesamtübersicht der Ressourcenauslastung herzustellen. Gerade das brauchen wir aber für unser Multi-Projektmanagement.

Interview 3

Wie werden Ihre Ressourcen geplant?

Ein Kundenteam ist bei uns aus verschiedenen Skills zusammengesetzt und bedient den Kunden mit allen Themen die anfallen. Die Ressourcenplanung ist unmittelbar an das Projekt geknüpft und entsprechend transparent hinterlegt. In kleineren Teams werden zusätzliche Skills aus anderen Teams für das jeweilige Projekt angefordert. Das klappt ohne spezielles Tracking, weil wir eine große Vertrauenskultur pflegen und die Projekte wenig komplex sind. Die einzige Ausnahme sind die Teams mit Automotive-Kunden. Hier arbeiten die Teamleiter mit Excel.

Ihre größte Herausforderung?

Die richtigen Ressourcen auf das richtige Projekt zu setzen. Das heißt, die passenden Skills dann zur Verfügung zu haben, wenn sie gebraucht werden. Die größte Herausforderung liegt bei uns deshalb im Bereich Kapazitätsmanagement. Als IT-Dienstleister kämpfen wir ja immer den gleichen Kampf: wie komme ich zu mehr Ressourcen. Da geht es erst in zweiter Linie um taktische Ressourcenplanung auf Mitarbeiterebene.

Was wünschen Sie sich?

Der Bereich „Automotive“ hat sehr komplexe Wechselwirkungen im Projektablauf. Dafür haben wir derzeit noch keine Lösung, um Projektabhängigkeiten dazustellen und den Ressourcenbedarf darauf abzustimmen. Optimal wäre hier eine Ressourcenmanagement-Lösung, die sich mit den bereits bestehenden Lösungen im Bereich Portfolio- und Projektmanagement integrieren lässt.

Fazit: Die Ressourcenplanung erfolgt bei uns relativ formlos und ist systemseitig an das jeweilige Kundenprojekt geknüpft. Für spezielle Kunden wäre allerdings eine detailliertere, integrierte Ressourcenplanung wichtig, um komplexe, kleinteilige Projekte besser zu bedienen.

Interview 4

Wie werden Ihre Ressourcen geplant?

Wir sind quasi eine Art Stabsstelle für die Anfragen aus den Entwicklungsprojekten. Dabei hat jedes Team, das ich den Projekten zuweise, gewisse Skills. Weil wir sehr grob planen und nicht auf Mitarbeiter-Ebene, arbeiten wir mit einer prozentualen Grundlast. Bei Zusagen an die Projekte arbeiten wir auf Basis von Erfahrungswerten. Diese Werte beziehen sich meist auf den Gesamtprozess mit einem groben zeitlichen Rahmen von z.B. 3-6 Monaten. Die Absprachen erfolgen im Rahmen von monatliche Meetings. Der Teamleiter erstellt seine Ressourcenübersicht inklusive Zusagen in Excel. Alles erfolgt manuell.

Ihre größte Herausforderung?

Die Bedarfe an Ressourcen richtig zu verteilen. In der Matrix sind die Ressourcen disziplinarisch und spezifisch zugeordnet. Es ist bei schwankendem Aufgabenbedarf jedes Mal eine Herausforderung, freie Ressourcen in andere Bereiche unterzubringen. Umgekehrt ist es oft schwer bei hohem Bedarf oder Sondermaßnahmen zusätzliche Mitarbeiter aus anderen Bereichen zu bekommen oder auch neu einzustellen. Das geht dann rechnerisch nur durch Reduzieren der Grundlast. Dies ist auch meine Nummer drei der Herausforderungen: wie hoch bemesse ich die Grundlast? Schließlich muss das Projekt ja noch profitabel bleiben.

Was wünschen Sie sich?

Gerade wir, die wir als Schnittstelle die Skills zwischen Projekt und Linie verteilen, brauchen schnell  detaillierte Übersichten der Projekt- und Ressourcenplanung. Idealerweise sollte es möglich sein, übergeordnet und auf Knopfdruck, die ganzen Auswertungen der Teams zu erstellen. Denn erst wenn ich weiß „wie viele Mitarbeiter aus welchen Teams auf welchen Tasks und Projekten arbeiten“, kann ich Fehlplanungen auf Skill-Ebene wirklich signifikant reduzieren.

Fazit: Die Ressourcenplanung auf Skill-Ebene erfolgt bei uns über monatliche Meetings mit den Projektleitern. Sie wird in Excel dokumentiert. Wünschenswert wäre eine automatisierte, integrierte Lösung, die das Daten-Handling erleichtert und vollständige Übersichten auf unterschiedlichen Ebenen erlaubt.

Interview 5

Wie werden Ihre Ressourcen geplant?

Was das Projektmanagement betrifft, so gibt es bei uns keine verbindlichen Prozesse oder Methoden im Unternehmen. Von Ressourcenmanagement ganz zu Schweigen. Jeder kann Projekte einkippen. Je nach „Standing“ des Projektauftraggebers und Prioritätsgrad seitens der Geschäftsführung werden die Projekte dann in den Abteilungen abgearbeitet. Ein zusätzlicher Haken: Da die Projekte über mehrere Abteilungen laufen, können sie an den unterschiedlichsten Stellen hängen bleiben. Aufgrund fehlender Prozesse ist die Wahrscheinlichkeit eines Projektabbruchs deshalb ziemlich hoch. Und die Planbarkeit der Ressourcen entsprechend gering.

Ihre größte Herausforderung?

Das Zusammenspiel aus Projektarbeit und Linie. Mit über 90% Linientätigkeit können wir in der IT nur einen Bruchteil der Projekte überhaupt annehmen. Und zwar erst dann, wenn die Aufgaben aus der Linie abgearbeitet sind. Das Problem: die Projekte werden trotzdem eingekippt. Als Teamleiter bedeutet das, Projektanfragen zusagen, Arbeitspakete schieben und immer wieder priorisieren. Natürlich sind hier Konflikte zwischen Team- und Projektleiter an der Tagesordnung. Die Alternative: ausgebrannte Mitarbeiter. Und wer kann sich das schon leisten in der IT.

Was wünschen Sie sich?

Ressourcenmanagement muss endlich als eigenständiges Thema wahrgenommen werden. Kapazitäten sind nun mal begrenzt – sowohl was die Anzahl der Mitarbeiter betrifft, als auch die einzelne Ressource im Tagesgeschäft. Dazu braucht es aber ein klares Commitment, den Reifegrad des Projektmanagements zu erhöhen sowie Zuständigkeiten und Weisungsbefugnisse zu definieren. Ich predige schon seit langem eine integrierte, automatisierte Lösungslandschaft. Integriert, weil nur eine Komplettübersicht über alle Ressourcen zu einem Umdenken in Richtung „Ressource“ führt. Und automatisiert, weil wir in der IT ständig überlastet sind und keine Zeit für aufwändige Ressourcenplanung bleibt.

Fazit: Bei uns fehlt es an den „Basics“ was Strukturen und Prozesse betrifft. Die Projekte werden wie wild eingekippt und je nach Durchsetzungsvermögen und Vitamin B zum Erfolg gebracht. Für mich als Teamleiter heißt das, ständig zu priorisieren und meine eigenen Ressourcen zu schützen. Jegliche Versuche Ressourcenmanagement einzuführen sind bisher fehlgeschlagen.

Unsere passende Leseempfehlung für Sie: Ressourcenmanagement einführen – so geht’s schnell und erfolgreich

Interview 6

Wie werden Ihre Ressourcen geplant?

Wir haben einen fest definierten Prozess, um Anfragen zu qualifizieren: Was soll wann gemacht werden und vor allem, von wem? Hier stimmen wir uns mit den Projektmitarbeitern in wöchentlichen Meetings ab. Die Gesamtplanung der Projekte erfolgt in MS Project. Die Feinplanung der Ressourcen geben wir nach erfolgter Abstimmung in einen für alle zugänglichen Ressourcenplan ein. Dieser basiert auf Excel und liegt in der Cloud. Die Ressourcenplanung läuft bei uns sehr granular und bildet alles ab: interne Tätigkeiten genauso wie Abwesenheiten. In der verbleibenden Restmenge – das sind im Durchschnitt 3-4 Tage pro Woche – arbeiten die Mitarbeiter auf den Projekten. Unser Ziel ist immer die 100% Auslastungsmarke.

Ihre größte Herausforderung?

Die Mitarbeiter für das Thema Ressourcenmanagement zu sensibilisieren. Vor allem bei den Kollegen, die nicht aus dem Projektmanagement kommen. Aktuell haben wir immer wieder das Problem, dass einzelne Mitarbeiter Ihre Aufwandsschätzungen einfach nicht abgeben. Und damit steht und fällt nun mal die Ressourcenplanung und letztendlich auch meine Portfolioplanung. Wenn ich nicht weiß, ob ich eine Kundenanfrage stemmen kann, gibt es kein Go. Das bremst dann den ganzen Prozess. Der Grund für das fehlende Engagement: den Mitarbeitern ist der Mehrwert einfach nicht klar und der Aufwand zu hoch. Vor allem den externen Projektmitarbeitern laufen wir ständig nach.

Was wünschen Sie sich?

Idealerweise wäre der Projektreifegrad aller Mitarbeiter auf einem hohen Niveau. Das würde schon mal viel bewirken. Zusätzlich wäre eine integrierte Tool-Landschaft mit unterschiedlichen Rollen und Berechtigungen extrem hilfreich. Nach wie vor vertun wir einfach zu viel Zeit, unsere unterschiedlichen Daten aus den diversen Tools zusammenzutragen. Wenn wir unsere Zeiterfassung, mit unseren Ressourcen- und Projektmanagement-Tools zu einer cloudbasierten Lösungslandschaft verbinden könnten, wäre das ein deutlicher Fortschritt in Richtung mehr Effizienz. Vor allem für das Projektportfoliomanagement wären z.B. übersichtliche ad-hoc Übersichten eine große Verbesserung, statt mit Excel zu basteln.

Fazit: Das Zusammenspiel von Projekt- und Ressourcenplanung läuft, weil wir beim Portfolio extrem gut vorarbeiten. Wenn wir jetzt noch das Bewusstsein der Mitarbeiter für das Thema schärfen können und unsere Tool-Landschaft vereinheitlichen bzw. integrieren, dann haben wir unsere größten Stolpersteine beseitigt.

Zusammenfassung zur Ressourcenplanung in Projekten:

Haben Sie sich in einer der Positionen wiedergefunden? Wenn Sie die Interviews gelesen haben, dann teilen Sie sicher die Meinung: Ressourcenmanagement gehört zu den schwierigeren Disziplinen. Und: es gibt kein Patentrezept zur richtigen Ressourcenplanung.

Was sich in den sechs Interviews gezeigt hat: Jedes der befragten Unternehmen hat seine eigenen spezifischen Organisationsformen, Prozesse und Strukturen. Und damit spezifische Anforderungen an das Thema. Das hängt davon ab, wie genau oder ungenau geplant werden kann.

Außerdem haben Sie erfahren, dass es oft Überschneidungen zwischen den einzelnen Bereichen und Rollen gibt: Teamleiter bzw. Abteilungsleiter haben oft mehrere „Hüte“ auf und sind dann unter Umständen auch gleichzeitig Projektleiter oder Portfoliomanager. Das heißt: die Trennung zwischen Projekt und Linie besteht oft nur in der Theorie.

In einem Punkt waren sich aber alle Befragten einig: der Aufwand für eine detaillierte Ressourcenplanung muss sich lohnen und mit der Projektplanung integriert sein.

Insgesamt wurden folgende Gründe für den unterschiedlichen Umgang mit Ressourcenplanung genannt:

Das Thema Ressourcenmanagement ist wichtig in einer:

• Multi-Projektumgebung und in einer
• klassischen Matrix-Organisation mit der Trennung zwischen Projekt und Linie.

Beides erfordert eine klare und transparente Ressourcenplanung bis auf Mitarbeiterebene.

Detailliertes Ressourcenmanagement wird unwichtiger, wenn:

• Die Projektplanung nur grob ist,
• der Teamleiter auch gleich der Projektleiter ist
• die Teams sehr klein sind
• die Ressourcen lange Zeit ausschließlich in einem Projekt verplant werden.

Unsere Empfehlung: Genau wie beim strategisch ausgerichteten Kapazitätsmanagement gilt auch für das taktische Ressourcenmanagement zwischen Projekt und Line: besser grob richtig, als exakt daneben. Team oder Linienmanager müssen nicht jeden Handgriff Ihrer Mitarbeiter exakt nachvollziehen können.

Es reicht grob zu wissen, wann welcher Mitarbeiter auf welchem Projekt sitzt und wann er wieder frei ist. Wichtig ist allerdings, dass die Planung vollständig ist – also auch Linientätigkeiten und Abwesenheiten mit einbezogen werden. Dazu brauchen Teamleiter ein Tool zur Ressourcenplanung, das diese Bedürfnisse abdeckt und mit der Projektplanung integriert ist. Nur so haben Sie als Teamverantwortlicher einen vollständigen Überblick und können zuverlässige Projektzusagen ohne großen Mehraufwand vergeben.

Unabhängig von den Tools müssen auf jeden Fall auch die Prozesse für die Abstimmung der Beteiligten definiert und eingehalten werden.

Wie verplanen Sie Ihre Ressourcen? Fehlt Ihrer Meinung nach ein wesentlicher Standpunkt? Schreiben Sie uns im Kommentarfeld unten. Wir freuen uns auf Ihren Beitrag!

von Tina Ciotola

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