6 Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – 9 wichtige Studien in der Übersicht und Empfehlung

Erfolgsfaktoren Studie 3:
Persönlichkeitsprofil erfolgreicher Projektleiter:innen

Quelle: Persönlichkeitsprofil erfolgreicher Projektleiter – Gemeinsame Studie von GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und IQP Privat-Institut für Qualitätssicherung in Personalauswahl und -entwicklung (2013)

Schwierig gestaltet sich die Messung psychologischer Faktoren für den Projekterfolg. Dies können z.B. die Persönlichkeitsstruktur sein oder Emotionen, die den Projekterfolg verstärken oder verhindern.

Projektmanagerinnen und Projektmanager sind so unterschiedlich wie ihre Projekte. Das ist das Resümee der 2013 durchgeführten Studie von GPM und IQP. Im Mittelpunkt der Studie stand die Frage: Wie ist die Persönlichkeit eines Projektmanagenden beschaffen und was macht erfolgreiche Projektmanager:innen aus?

Zunächst wurde der Frage nach der Persönlichkeitsstruktur von Projektleiter:innen im Vergleich zu anderen Führungskräften nachgegangen. Dabei wurden folgende sieben Persönlichkeitseigenschaften untersucht:

• Emotionale Belastbarkeit
• Extraversion
• geistige Flexibilität
• Gewissenhaftigkeit
• Leistungsmotivation
• Risikoneigung
• Teamfähigkeit

Der Vergleich der sieben getesteten Persönlichkeitseigenschaften ergab: bei den Eigenschaften Risikoneigung und Teamfähigkeit unterscheiden sich Projektleitende und Geschäftsführende aus mittelständischen Unternehmen am stärksten.

Ergebnis: Projektleiter:innen sind signifikant risikobereiter und teamfähiger als andere Führungskräfte.

Bemerkung: Eine Erklärung für die höhere Teamfähigkeit von Projektleitenden liegt möglicherweise darin, dass durch die „Führung ohne disziplinarische Macht“, Projektleiter:innen stärker auf Teamkonsens bauen müssen als Linienvorgesetzte.

Im Anschluss wurde die Persönlichkeit erfolgreicher Projektleiter:innen mit der von erfolglosen Projektleiter:innen verglichen. Dabei haben sich die vier Ausgangshypothesen nicht bestätigt, dass erfolgreiche Projektleitende im Vergleich zu ihren weniger erfolgreichen Kollegen:

• weniger teamfähig,
• risikobereiter,
• extrovertierter und
• emotional belastbarer sind.

Ergebnis: DIE Persönlichkeit des/der erfolgreichen Projektleiter:in gibt es nicht.

Erfolgsfaktoren Studie 4:
Nur die Freude beeinflusst die Projektsteuerung

Quelle: Der Faktor Mensch in der erfolgreichen Projektsteuerung – Eine Studie des Lehrstuhls Controlling der Universität Stuttgart (2014)

Es ist interessant und erfreulich, dass sich ein Lehrstuhl Controlling mit dem Thema „Emotionen im Projekt“ beschäftigt. In der Studie von 2014 wurde zunächst der Einsatz von Projektsteuerungsmaßnahmen in erfolgreichen und erfolglosen (abgebrochenen) Projekten miteinander verglichen. Dies sind zum Beispiel:

• kommunizierte Ziele
• klare Abbruchfaktoren
• Meilensteinplanung
• Reporting.

Anschließend wurde die Wirkung der einzelnen Projektsteuerungsmaßnahmen auf die Emotionen der Projektverantwortlichen untersucht. Und schließlich, wie vorhandene oder antizipierte Emotionen das Projektmanagement beeinflussen.

Ein paar Ergebnisse:

• Je mehr aktive Steuerungsmaßnahmen, desto erfolgreicher die Projekte: In erfolgreichen Projekten werden mehr aktive Steuerungsmaßnahmen eingesetzt. In Projekten, die bis zum Ende durchgeführt wurden, jedoch abgebrochen hätten werden müssen, weniger.
• Klare Verfahren zur Projektbewertung reduzieren negative Emotionen, wie Ärger, Angst und Frust.
• Nur die Emotion Freude beeinflusst die Projektsteuerung selbst: Sie führt dazu, dass die Gefahr eines zu späten Projektabbruchs, wie auch eines hartnäckigen Festhaltens am Projekt, reduziert wird.

Unser Lesetipp: Projektabbruch – etablieren Sie eine Kultur des erfolgreichen Scheiterns!

So richtig klar wird die Rolle der Emotionen in dieser Studie nicht. Die Handlungsempfehlungen zur verbesserten Projektsteuerung sind dann auch eher handfest als emotional. Diese lauten: Achten Sie auf

• klare Ziele, die diskutiert werden können
• Meilensteinplanung
• klare Genehmigungen beim Übergang von einer Projektphase zur nächsten
• regelmäßige Statusberichte
• stärkere Fehlertoleranz
• klare Verfahren zur Projektbewertung.

Ergebnis: Achten Sie auf klare Steuerung Ihrer Projekte. Je klarer ein Projekt gesteuert wird, desto weniger negative Emotionen gibt es und desto erfolgreicher werden Sie als Projektleiter:in sein.

Erfolgsfaktoren Studie 5:
Projektportfoliocontrolling durch Topmanagement

Quelle: Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit – EBS European Business School, GPM, Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, spm (2013)

In dieser Studie wurde „andersrum“ gefragt, nämlich: Welche Probleme treten in Projekten häufig auf? Wie stark beeinflussen sie den Projekterfolg und wie einfach sind sie zu beheben?

Interessantes Ergebnis dieser Studie: die am häufigsten auftretenden Probleme in Projekten sind nicht unbedingt die schwerwiegendsten oder die am schwersten zu lösenden Probleme.

Das am schwersten zu lösende und gleichzeitig häufigste Problem ist laut dieser Studie, dass das Topmanagement das Projektportfoliocontrolling nicht zur Steuerung der gesamten Unternehmensentwicklung nutzt.

Allerdings ist dies nicht das Problem, das sich am stärksten auf den Projekterfolg bzw. -misserfolg auswirkt. Hier stehen folgende Faktoren an erster Stelle:

• unklare Projektziele
• unsystematischer Umgang mit Veränderungen der Aufgabenstellung
• Defizite in der Machbarkeitsanalyse

Unser Tipp: Die Auslöser für Projektmisserfolge sind alles Probleme in der Projektsteuerung, die im Grunde projektintern in den Griff zu bekommen sind. Konzentrieren Sie sich als Projektleiter:in auf diese Faktoren und arbeiten Sie durch kontinuierliches Networking daran, dass Ihr Topmanagement die übergeordnete Rolle von Projektportfoliomanagement und -controlling erkennt.

Erfolgsfaktoren Studie 6:
Klare Ziele, kompetentes Team, gute Führung und Projektplanung, der Wille zum Erfolg

Quelle: Conditions for project success – APM (Association for Project Management) research report (2015)

Eine Studie der britischen APM (Association for Project Management) aus dem Jahre 2015, an der über 850 Projektleiter teilgenommen haben, identifiziert 5 Erfolgsfaktoren für Projektmanagement aus 12 möglichen bzw. vorgegebenen Punkten:

1. Klare Ziele: Klare Projektziele, die von allen Stakeholdern akzeptiert werden.
2. Kompetentes Projektteam: Die Projektverantwortlichen und hier vor allem das Kernteam sind fachlich kompetent.
3. Effektive Governance: Es existiert eine klare Projektführung mit definierten Berichtslinien und Regelkommunikation zwischen den Projektbeteiligten.
4. Projektplanung und -überprüfung: Der Projektfortschritt wird konstant überprüft.
5. Wille zum Projekterfolg: Alle Projektbeteiligten wollen, dass das Projekt erfolgreich ist.

Interessant sind die Faktoren, die für den Projekterfolg nicht so entscheidend sind:

• Standards
• gute Projektsponsoren
• projektfreundliche Organisation
• klares Budget.

Auch interessant: Das Projektteam und seine Kompetenz und v.a. der „softe“ Faktor „Wille zum Erfolg“ kommen ins Spiel.

Unser Tipp: Machen Sie sich, Ihrem Team, Unternehmen und Kunden immer wieder den „Willen zum Erfolg“ bewusst. Wenn er einmal nicht so stark ist, dann ergreifen Sie Maßnahmen, ihn zu stärken.

Vielleicht überraschend: 90 % der Teilnehmer:innen geben an, dass ihr letztes Projekt erfolgreich war, auch wenn nur 22 % der Projekte alle Projektziele erreicht haben. Nur 6 % aller Projekte scheitern laut dieser Befragung. Die Definition von Erfolg im Zusammenhang mit Zielerreichung ist offensichtlich, wie anfangs schon erwähnt, eine sehr wichtige Festlegung.

Erfolgsfaktoren Studie 7:
Projektgröße und Projekterfolg

Quelle:CHAOS Report – Standish Group, USA (2015)

Diese Studie kommt aus der IT, wo die Perspektiven durchaus anders sind.

Seit 1994 untersucht der Chaos Report der Standish Group aus USA die Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von IT-Projekten. Ergebnis der Befragung von 2015 ist, dass 29 % aller Projekte „total“ erfolgreich waren, 52 % teilweise und 19 % abgebrochen wurden.

Es existiert ein interessanter Zusammenhang zwischen der Projektgröße und dem Projekterfolg: Zwischen 2011-2015 sind nur 2 % der Großprojekte ganz erfolgreich, aber 62 % der Kleinprojekte.

Bei den gescheiterten Projekten ist dieser Zusammenhang allerdings nicht so deutlich zu erkennen: 17 % der Großprojekte scheitern, 11 % der Kleinprojekte, am häufigsten scheitern mit 31 % die sogenannten mittelgroßen Projekte.

Über alle Projektgrößen hinweg führen laut CHAOS Report agile Methoden zu besseren Projektergebnissen als Wasserfallmodelle. Das ist angesichts der zunehmenden Verbreitung von Methoden für agiles Projektmanagement und hybrides Projektmanagement auch nicht verwunderlich. Denn diese Methoden entstanden ja aus der Motivation, die Projektergebnisse durch mehr Flexibilität zu verbessern.

Wichtiges Ergebnis dieser Studie: Es wurde ein Zusammenhang zwischen Projektgröße und -erfolg festgestellt. Zudem zeigt die Studie, dass agile Methoden zu besseren Projektergebnissen als Wasserfallmodelle führen.

Unser Tipp: Machen Sie sich den Zusammenhang zwischen Projektgröße und Projekterfolg klar. Wählen Sie die passenden Methoden – agil, klassisch oder hybrid – für die bestmögliche Umsetzung. Setzen Sie zudem die Projektziele realistisch an und überlegen Sie, ob es möglich ist, aus einem Großprojekt mehrere kleinere zu machen.

Erfolgsfaktoren Studie 8:
Evidenzbasierte Erfolgsfaktoren für Projektmanagement

Quelle:Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – Studie des BPM-Labors der Hochschule Koblenz (2015)

Diese Studie misst Erfolg und Misserfolg von Projekten nicht ausschließlich durch wahrgenommene, subjektive Faktoren der Projektbeteiligten. Vielmehr stellt sie den Projekterfolg auf eine objektive, evidenzbasierte Grundlage. Sie fragt in 14 Kategorien Muster erfolgreicher Projekte ab und vergleicht sie hinsichtlich ihres Effektes auf das Gelingen von Projekten.

Schließlich erfolgt ein Vergleich mit der subjektiven Einschätzung der Projektleiter:innen zu Gründen für Projekterfolg bzw. -scheitern. An der Stelle ist nur ein kurzes Streifen der Ergebnisse der umfangreichen Studie möglich. Allein der Abschlussbericht ist 156 Seiten lang (!).

Wichtiges Ergebnis dieser Studie: Evidenzbasiert ermittelte Gründe für erfolgreiche Projekte weichen von subjektiv empfundenen Gründen stark ab.

Die empirische Evidenz weist als die Top 3 Gründe für den Projekterfolg aus:

• gutes Konfliktmanagement
• Projektorganisation (v.a. die Rolle der Projektleitung und ein hohes Commitment des Auftraggebers)
• Organizational Change Management (klare Projektziele und deren Änderungen, regelmäßige Projektinformationen).

In der Wahrnehmung von Projektleitenden sind die wichtigsten Faktoren:

• Projektteamwork
• Steuern und Entscheiden
• Teammotivation

Unser Kommentar: Die Erklärung für dieses Missverhältnis ist möglicherweise ein Henne-Ei-Problem. Je besser ein Projekt läuft, desto besser ist häufig auch Teamwork und -motivation. Daran erinnert man sich nach erfolgreichen Projekten besonders gerne. So gesehen ist der hohe Grad an Teamwork und -motivation eher Ausdruck für ein gutes Projekt, nicht der Grund.

Unser Tipp: Machen Sie sich bei der Projektevaluation immer das Spannungsfeld von objektiven KPIs und subjektivem Empfinden bewusst und integrieren Sie beide Ansätze in die Projektbewertung und Lessons Learned.

Erfolgsfaktoren Studie 9:
Klare Ziele, Projektleitung mit Führungskompetenz, qualifiziertes Projektteam

Quelle: Erfolgsfaktoren und Misserfolgsfaktoren im Projektmanagement – ein Systematischer Review, Johannes Christian Schopp und Matthias Goeken, 2018

Der Beitrag ist eine Literaturstudie. Das Ziel war es, empirische Erkenntnisse zu Erfolgs- und Misserfolgsfaktoren von Projekten zu konsolidieren und transparent darzustellen. Besonders wertvoll in diesem Artikel ist die Zusammenfassung der Ergebnisse in einer Summary-of-Findings-Tabelle. In dieser sind die Ergebnisse aller untersuchten Artikel nebeneinanderstellt und integriert.

Ein besonders herausgestellter Erfolgsfaktor ist: Die Projektleitenden sollten Ihre Fähigkeiten in der Kommunikation mit den Abteilungen einsetzen. Es gilt, jene von der Wichtigkeit des Projekts und der Wichtigkeit der Verfügbarkeit von kompetentem, professionellem Personal zu überzeugen.

Darüber hinaus zeigen die untersuchten Studien, dass Führungskompetenz der Projektleitung auch das Engagement der Mitarbeitenden entsprechend ihrer Qualifikation, die Motivation der Mitarbeitenden und die Lösung von Konflikten im Projektteam umfasst. Im Idealfall schafft die Projektleitung eine Atmosphäre, in der sich die Mitarbeitenden wohl fühlen und gleichzeitig leistungsbereiter sind. Motivierte Mitarbeiter werden dann vermutlich eine bessere Arbeitsleistung erbringen.

Reviews wie diese Literaturrecherche bieten keine völlig neuen Erkenntnisse. Die Autoren geben die folgenden Erfolgsfaktoren für Projektmanagement an:

• fachlich qualifiziertes Projektteam
• Projektleitung mit Fach- und Führungskompetenz
• klar definierte Ziele gegen den ineffizienten Einsatz von Ressourcen.

Zusammenfassung: 6 Erfolgsfaktoren für Projektmanagement

Projekte erfolgreich zu führen bzw. ihren Erfolg zu messen, ist so komplex wie das Leben selbst 😉. Das ist die Essenz der Ergebnisse der vielen Studien. Es sind viele Zutaten, die dazu beitragen, dass ein Projekt erfolgreich ist.

Zusammenfassend möchten wir Sie auf die folgenden kritischen Erfolgsfaktoren für Projektmanagement hinweisen, die Sie als Praktiker:in im Projektmanagement möglichst immer beachten sollten.

1. Klarheit: Klären Sie die Projektziele mit dem Projektsponsor, dem Team und dem Kunden. Dies ist ein kontinuierlicher Prozess während des gesamten Projektes. Klarheit bezieht sich auch auf Rollen, Aufgaben und Führungsmethoden innerhalb des Projektes.
2. Kommunikation: Dieser Faktor ist mit dem ersten eng verbunden. Kommunizieren Sie kontinuierlich und „klar“ mit allen Stakeholdern im Projekt.
3. Konfliktmanagement: Sprechen Sie Konflikte offen an und schaffen Sie eine Basis für offene Diskussionen.
4. Commitment, Motivation, der Wille zum Erfolg: Fordern Sie ein klares Commitment des Auftraggebers ein. Dadurch sorgen Sie für eine starke Rolle der Projektleitung und im besten Fall auch für hohe Teammotivation. Halbherzige Projekte sind in der Regel nicht besonders erfolgreich!
5. Gutes Projektmanagement: Sorgen Sie für den Einsatz von aktiven Steuerungselementen innerhalb der Projekte. Nutzen Sie also Methoden, Prozesse und Vorgehen durch fachlich qualifizierte Projektleitende. Dazu gehört auch ein geeignetes PPM Tool-Set.
6. Starkes PMO und hoher PM-Reifegrad: Einen hohen Reifegrad erreichen Sie am besten mit einer zentral verantwortlichen Stelle für Projektmanagement. Dies ist in der Regel ein PMO. Sorgen Sie dafür, dass das PMO von der Unternehmensleitung gestützt wird und die nötigen Kompetenzen hat. Nur so kann es für ein optimales Projektmanagementumfeld und einen hohen Reifegrad im Unternehmen sorgen.

Welche Standards und Methoden eingesetzt Sie einsetzen, ist dabei ebenso nachrangig, wie die Persönlichkeitsstruktur der Projektleiterin oder des Projektleiters.

Die Projektleitung kann einige Erfolgsfaktoren beeinflussen und in puncto Klarheit, Kommunikation, Commitment und gutes Projektmanagement auch sehr starke Akzente setzen. Letztlich kommt es aber auf die Organisation bzw. das Top-Management einer Organisation an, die den Einfluss der Projektleitenden erlaubt. Und dazu gehört ein starkes PMO.

Unsere Tipps zum Schluss: Lernen Sie das individuell anpassbare “The PPM Paradise” kennen – die optimale Umgebung für ein unternehmensweites Projekt-, Programm-, Portfolio- und Ressourcenmanagement (PPM). Laden Sie sich jetzt hier das eBook dazu herunter (nur klicken, ohne Formular).

Und abonnieren Sie unseren Projektmanagement Newsletter mit mehr MS Project Tipps, praxisstarken Artikeln, Webinaren, Podcasts, eBooks etc. für ein höheres Reifengrad-Level Ihres Projektmanagements!

Sie wollen ein erfolgreiches PMO aufbauen oder optimieren und Ihre Fragen stellen? Dann sind Sie genau richtig beim TPG PMO Seminar.

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.

Über den Autor
Johann Strasser
Nach mehrjähriger Erfahrung als Entwicklungsingenieur im Automotive- und Energiesektor arbeitete Johann Strasser für zehn Jahre als selbständiger Trainer und Berater im Bereich Projektmanagement. In dieser Zeit war er zudem als Projektleiter für Softwareprojekte in der Bauwirtschaft tätig und unterstützte Großbauten im Rahmen von Termin- und Kostenmanagement. Seit 2001 fließt seine Expertise bei TPG in die Produktentwicklung und in die Beratung internationaler Kunden ein. Besonderen Fokus legt er auf die Themen PMO, Projektportfolio, hybrides Projektmanagement und Ressourcenplanung. Sein Wissen gibt er seit vielen Jahren in Form von Vorträgen, Seminaren, Artikeln und Webinaren weiter.
Mehr über Johann Strasser auf Linkedin oder Xing.

Über den Autor
Achim Schmidt-Sibeth

Nach dem Ingenieurstudium in Umwelttechnik sammelte er jahrelang Erfahrung im Projektmanagement bei einem Ingenieurbüro, einem Anlagenhersteller und in einer Multimediaagentur. Seit vielen Jahren ist Achim Schmidt-Sibeth mit seinem Team für Content, Marketing und Kommunikation bei TPG The Project Group verantwortlich.
Mehr über Achim Schmidt-Sibeth auf LinkedIn oder Xing

Interessante Studien zur Messung des Projekterfolgs

• Erfolg und Scheitern im Projektmanagement – Gemeinsame Studie der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und PA Consulting Group (2008) / 79 Unternehmen mit meist mehr als 1.000 Mitarbeitern, branchenübergreifend, Schwerpunkt Automotive, Beratung, IT, Versicherungen
• Projektmanagementreifegrad und Projekterfolg, Uni Kassel (2014), 56 meist Großunternehmen mit einem Umsatz von mehr als 50 Mio. EUR, branchenübergreifend, Schwerpunkt: Anlagen-/Sondermaschinenbau, Chemie/Parma, Automotive
• Persönlichkeitsprofil erfolgreicher Projektleiter – Gemeinsame Studie von GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement und IQP (2013), 84 Projektleiter, branchenübergreifend
• Der Faktor Mensch in der erfolgreichen Projektsteuerung -Eine Studie des Lehrstuhls Controlling der Universität Stuttgart mit Unterstützung von GPM, pma und spm (2013), 333 Projektleiter bzw. andere im Projekt Verantwortliche, branchenübergreifend
• Misserfolgsfaktoren in der Projektarbeit – EBS European Business School, GPM, Hochschule für Wirtschaft und Umwelt Nürtingen-Geislingen, spm (2013), 151 Teilnehmer, branchenübergreifend
• Conditions for project success – APM (Association for Project Management) research report (2015), 850 Projektverantwortliche
• CHAOS Report – Standish Group, USA (2015), 50.000 Unternehmen
• Erfolgsfaktoren im Projektmanagement – Eine Studie des BPM-Labors der Hochschule Koblenz, Prof. Dr. Ayelt Komus, Heupel Consultants und der GPM Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V. (2015), 450 Unternehmen, branchenübergreifend