Kapazitätsplanung im Projektmanagement – 4 wichtige Erfolgsfaktoren

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+++ Mit diesen 4 Schritten haben Sie mehr Erfolg bei der strategischen Ressourcenplanung +++

von Johann Strasser

Befindet sich Ihr Unternehmen auch im ständigen Wandel? Dann kennen Sie die Problematik mit den Ressourcen:

Kapazitätsplanung im Projektmanagement bedeutet stets vorausschauend notwendige Kapazitäten an geeigneten Mitarbeitern zu beschaffen oder auszubilden. Und das mit Rücksicht auf die strategischen Ziele des Unternehmens – die Basis für den Unternehmenserfolg.

Im Gegensatz zur taktischen Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie geht es bei der strategischen Ressourcen- bzw. Kapazitätsplanung um:

  • vorausschauendes Bereitstellen von Mitarbeitern mit den notwendigen Skills
  • Gewährleisten, dass strategisch relevante Projekte zum richtigen Zeitpunkt mit geeigneten Mitarbeitern umgesetzt werden können.

Hinweis: Wir verwenden die Begriffe strategische Ressourcenplanung bzw. Kapazitätsplanung in unseren Artikel synonym.

(Hinweis: Ein passendes Video zum Thema finden Sie weiter unten in diesem Artikel.)

Kapazitätsplanung im Projektmanagement 1


Bild 1: Strategisch vs. taktisch – vorausschauendes Planen neuer Projekte und erforderlicher Ressourcen

Nutzen und Risiken strategischer Ressourcenplanung

Aus der strategischen Ressourcenplanung können Sie vielfältigen Nutzen gewinnen:

  • Sie stellen sicher, die meisten Ressourcen für die wichtigsten Projekte zu reservieren, anstatt unwichtige Projekte zu versorgen
  • Durch eine vollständige Übersicht aller Ressourcen und deren Einsatz in Projekten und Grundlasten sind Sie immer über die Gesamtauslastung informiert
  • Sie wissen, was an neuen Projekten zusätzlich gestartet und auch geleistet werden kann
  • Sie erkennen  Ressourcenengpässe rechtzeitig und können darauf entsprechend Ihrer Unternehmensstrategie reagieren
  • Sie vermeiden viele Ressourcenkonflikte, weil sie erst gar nicht entstehen

Bei unzureichender Planung gehen Sie hingegen zahlreiche Risiken ein:

  • Projekte werden wegen unzureichender Ressourcenausstattung nicht pünktlich abgeschlossen
  • Projektkosten steigen, weil zu wenig geeignete Ressourcen im Einsatz sind
  • Geschäftschancen können nicht genutzt werden, weil die nötigen Skills nicht rechtzeitig beschafft wurden
  • Sie haben deutlich erhöhte Koordinationsaufwände zur Lösung von Ressourcenkonflikten

Das alles kann zu unzufriedenen Kunden führen!

Die 4 Schritte zur erfolgreichen Kapazitätsplanung im Projektmanagement

Und so kommen Sie zum Ziel:

Schritt 1: Etablieren Sie die notwendigen Prozesse mit den richtigen Personen

Die strategische Planung von Kapazitäten ist abhängig von der

  • Dynamik in Ihrem Unternehmen
  • Branche
  • Anzahl von Projekten und
  • Anzahl an Ressourcen sowie
  • Dauer der Projekte.

Klassischer Weise wird dieser strategische Planungsprozess in Unternehmen, die Produkte entwickeln und produzieren, ein bis vier Mal pro Jahr durchlaufen.

Unternehmen, die Dienstleitungen anbieten, müssen den Prozess unter Umständen monatlich durchführen.

Unternehmen, die wenige Großprojekte vorhaben, werden dies nur anlassbezogen erledigen.

Beteiligt am strategischen Planungsprozess sind:

  • die Unternehmensführung mit strategischen Vorgaben
  • die Team- und Abteilungsleiter, die Ressourceninformationen bereitstellen müssen
  • die Projektleiter, die laufende Projekte zum Stichtag aktualisieren müssen
  • das PMO, das neue Projekte richtig aufbereitet und den Gesamtprozess steuert.
Kapazitätsplanung im Projektmanagement 2

Bild 2: Die taktvolle Koordination der notwendigen Rollen im strategischen Planungsprozess

Sorgen Sie dafür, dass zum Stichtag alle Daten vollständig und aktuell vorliegen. Alle Beteiligten müssen dafür im gleichen Takt an einem Strang ziehen.

Um das zu erreichen benötigen Sie unbedingt ein PMO mit entsprechenden Kompetenzen.

Das PMO

  • definiert die Prozesse,
  • bildet die beteiligten Personen aus und
  • treibt sie an, ihren Aufgaben zeitgerecht nachzukommen.

Je nach Ausprägung des PMOs unterstützt es auch in der Durchführung der Aufgaben von Projektleitern und Teamleitern.

Wichtig: Zur erfolgreichen strategischen Kapazitätsplanung benötigen Sie unbedingt die Unterstützung eines starken und vom Top-Management unterstützen PMOs.

Lesen Sie dazu: Erfolgreich ein PMO einführen – so geht’s!

Werben Sie für den Nutzen der taktvollen Abstimmung bei allen Beteiligten. So motivieren Sie diese zur Mitarbeit. Dabei ist es entscheidend, die Taktung in Abhängigkeit der Möglichkeiten und Notwendigkeiten individuell für Ihr Unternehmen festzulegen.

Außerdem müssen Sie nicht nur die Vorbereitung, sondern auch die Durchführung der Planungs- und Entscheidungsmeetings minutiös definieren.

Sie müssen es schaffen, in wenigen Stunden alle relevanten Entscheidungen zu Projektstarts und Ressourcenverfügbarkeiten fundiert zu treffen. Das gelingt nur mit einer klaren Agenda und stringenter Moderation.

Tipp: Kümmern Sie sich auch darum, dass die Ergebnisse dieser Planungsrunden bekannt gemacht werden. Mitarbeiter stellen meist hohe Erwartungen an die Arbeit des PMO und dessen Steuerungseinfluss im Sinne einer besseren Ressourcenplanung. Hier liegt viel Potenzial für gute Nachrichten, wenn diese gut verpackt sind.

Schritt 2: Vollständige und aktualisierte Projektdaten

Zuerst erfassen Sie alle Projekte mit ihren wesentlichen Informationen in einer zentralen Datenbank. Dazu sind Angaben wie Name, Projektleiter, Sponsor, Anfang, Ende, Ampeln für den Status und die Ressourcenanforderungen nötig.

Bei laufenden Projekten interessiert vor allem der realistische Restaufwand auf Basis der aktuellen Lage.

Bei neuen Projekten gilt es Minimalanforderung für die Ressourcenplanung zu erfüllen. Hier sind meist alle benötigten Skills – nicht unbedingt Personen – auf Monate bzw. Quartale zu planen.

Es reicht dabei auf keinen Fall nur die Gesamtarbeit ohne zeitliche Verteilung zu betrachten.

Genau hier beginnt es nun aufwändig zu werden.

Finden Sie das für Sie geeignete Optimum an Genauigkeit heraus, indem Sie mit einer möglichst groben aber vollständigen Planung beginnen.

Alle wollen eine detaillierte Planung haben, weil diese eine bessere Grundlage zu sein scheint. Beachten Sie aber, dass der dafür nötige höhere Planungsaufwand auch in Zukunft immer wieder geleistet werden muss.

Finden Sie das geeignete Optimum an Genauigkeit heraus – wichtig ist vor allem, vollständig zu planen.

Gibt es mehr Vorschläge, als das Unternehmen leisten kann, dann müssen diese priorisiert werden. So lässt sich über den Start von neuen Projekten entscheiden.

Für das Priorisieren gibt es diverse Verfahren. Diese sind, je nach Anzahl der Projekte und Anzahl der Entscheider, mehr oder weniger geeignet.

Durch Einteilen nach Wichtigkeit und Dringlichkeit gemäß Eisenhower lassen sich schnell gute Ergebnisse erzielen.

Am einfachsten ist es aber, die Liste neuer Projekte einfach durch die Entscheider priorisieren zu lassen.

Unser Tipp: wenden Sie sich bei der Gewichtung und Dringlichkeit der Projekte an die Entscheider.

Wenn es viele Entscheider und viele Projekte gibt, kann eine Bildung von strategischen Treibern nötig werden. Diese müssen priorisiert und gewichtet den Projekten zugeordnet werden So kann dann vom System eine Priorisierung errechnet werden.

Überprüfen Sie auf jeden Fall, ob der meiste Aufwand in die wichtigsten Projekte fließt.

Stellen Sie dazu die Wichtigkeit der Treiber den entsprechenden Aufwänden der zugeordneten Projekte gegenüber.

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Bild 3: Immer prüfen: Fließt der meiste Aufwand wirklich in die wichtigsten Projekte? (hier passt der Aufwand bei B nicht zur Priorität)

Identifizieren Sie unwichtige Projekte, die vielleicht besser gestoppt werden, um Mittel für wichtigere neue Projekte frei zu machen.

Beachten Sie auch die Abhängigkeiten der Projekte untereinander. Manche Entwicklungsprojekte können erst gestartet werden, wenn Ergebnisse aus Basisprojekten vorliegen. Vielleicht haben Sie auch Alternativen geplant, von denen natürlich nur eine wirklich durchgeführt werden muss.

Mit einfachen Listen in Excel stößt man bei Priorisierung und Abhängigkeiten bald an Grenzen. Professionelle Tools bieten hier sehr gute Unterstützung.

Tipp: Führen Sie neuartige Projekte z.B. im F&E-Bereich durch, so gibt es oft Unwägbarkeiten bzw. verschiedene Lösungsansätze. Der Ressourcenbedarf ist hier relativ ungewiss bzw. unterschiedlich. Wir empfehlen, dass Sie solche Projekte in Forschung und Umsetzung auftrennen. Damit können Sie die Ungewissheit im Forschungsteil über ein zeitliches Budget einschränken. Basierend auf den Ergebnissen der Forschung können Sie den Umsetzungsteil dann neu und präziser planen.

Schritt 3: Tatsächlich zur Verfügung stehende Kapazitäten bestimmen

Es macht keinen Sinn, jede Person einzeln zu analysieren. Das wäre zwar wünschenswert, ist aber zu aufwändig und nicht übersichtlich.

Die Gesamtkapazität aller Mitarbeiter in einer Grafik macht auch keinen Sinn. Mitarbeiter haben unterschiedliche Skills und diese müssen je nach Bedarf zum Einsatz kommen.

Eine übersichtliche und sinnvolle Detaillierung lässt sich durch das Zusammenfassen auf Skills erreichen. In machen Unternehmen werden Teams auch nach Skills gebildet. So kann die Planung u.U. auch auf Ebene dieser Teams erfolgen, was meist sehr einfach zu implementieren ist.

Der Detaillierungsgrad bei den Skills sollte mit dem Aufwand in Relation stehen. Die Planung muss immer übersichtlich bleiben. Auch hier gilt: so grob wie möglich, so fein wie nötig.

Außerdem müssen Sie mit der tatsächlichen Verfügbarkeit für Projekte rechnen. Hier gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Sie ziehen die Grundlasten bzw. Abwesenheiten und Linientätigkeiten von der Gesamtkapazität ab, oder
  • Sie stellen die Grundlasten und Projekte der vollen Kapazität gegenüber.

Dies ist letztlich eine Frage der Tools und des Geschmacks der Entscheider.

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Bild 4: Die Bestimmung der tatsächlichen Projektverfügbarkeit ist wesentlich für eine realistische Planung

 

Ein wichtiger Faktor zur Präzision der Planung ist der Umgang mit den Grundlasten bzw. Linientätigkeiten. Diese können der Einfachheit halber pauschal über das gesamte Jahr angesetzt werden.

Besser ist es aber, wenn Sie die Planung der Teamleiter auf monatlicher Basis abgreifen.

Tipp: Beteiligen Sie unbedingt die Teamleiter an der Kapazitätsplanung. Stellen Sie ihnen dafür ein für sie geeignetes Tool zur Verfügung, dessen Daten in das Projekt- und Portfoliomanagement-System übernommen werden können. Teamleiter müssen und wollen die sonstigen Tätigkeiten außerhalb von Projekten ohnehin planen. Hier ist es oft sehr einfach, deren Daten aus Excel in ein professionelles Tool zu übernehmen.

Schritt 4: Zusammenführen von Kapazitäten und Anforderungen

Nachdem nun die Kapazitäten der Skills sowie die Anforderungen aus der Projektwelt vorliegen, muss untersucht werden, wie diese zusammenpassen.

Für die Steuerung ist es wichtig, dass Sie alle Skills und deren Auslastung in geeigneter Weise auf einer Seite überblicken können. Schließlich arbeiten meist verschiedene Skills an einem Projekt.

Daher müssen bei jeder Änderung die Auswirkungen auf alle Skills sofort sichtbar werden. Hierfür sind entsprechende Ressourcendiagramme nötig, die mehrere Skills auf einem Bildschirm zeigen.

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Bild 5: Mehrere Ressourcenhistogramme auf einem Bildschirm ermöglichen die gute Übersicht bei Änderungen

 

Neue Projekte müssen Sie entsprechend der Priorität und der Restverfügbarkeit mit ins Portfolio aufnehmen.

Dabei gehen Sie so vor, wie beim Füllen eines Glases mit Steinen und Sand: zuerst die groben Steine, dann kleinere und zuletzt der Sand. Schütteln und Rütteln hilft, dass der Sand auch alle Lücken füllt.

Für den Fall, dass Sie bei manchen Skills Überkapazitäten haben, identifizieren Sie Aufgaben für den Vertrieb bzw. das Produktmanagement. Oder Sie erkennen Potenziale zur Umschulung. In Zeiten von sich schnell wandelnden Umgebungen ist dies eine wertvolle Erkenntnis, die Sie rechtzeitig haben sollten.

Häufiger werden Sie vermutlich aber mit der Überlastung von Ressourcen bzw. Skills zu kämpfen haben. Hier gibt es einfache und logische Varianten, diese zu lösen:

  • die fehlenden Kapazitäten durch interne oder auch externe Ressourcen aufstocken
  • die Priorität der Projekte ändern bzw. Projekte ganz abwählen
  • die Projekte soweit in die Zukunft verschieben, bis sie in die gegebene Ressourcensituation passen

Alle drei Optionen brauchen auf jeden Fall eine optimale Datenbasis.

Beachten Sie dabei aber auf jeden Fall, dass die Datenbasis immer auf persönlichen Einschätzungen basiert und politischen Strömungen ausgesetzt ist.

In der Kommunikation über die Auslastung der Teams werden Sie immer wieder auf eine Schwierigkeit stoßen: allen Beteiligten klar zu machen, dass das Glas voll ist und nichts mehr neu aufgenommen werden kann.

Ein Trick:

Stellen Sie die einfache Frage, was herausgenommen werden soll, um Platz für das Neue zu schaffen. Das schafft oft das nötige Bewusstsein bei den Beteiligten.

Sie könnten auch fragen, welcher Teil von „Nein“ nicht verständlich ist.

Ein gemeinsames Getränk genießen, um die Atmosphäre zu entspannen hilft aber auch. Denn dafür ist auch in einem Glas mit Steinen und Sand immer noch Platz.

Zuverlässige Daten als Basis für erfolgreiches Kapazitätsmanagement

Egal ob externe Ressourcen hinzuzuziehen oder Projekte zu verschieben sind: es bleiben menschliche Entscheidungen. Diese Entscheidungen sollten Sie aber immer auf Basis bestmöglicher Daten treffen können.

Dazu braucht es geeignete Software-Tools. Denn ohne passende Tool-Unterstützung für die strategische Ressourcenplanung sind die damit verbundenen Aufgaben nur sehr schwer zu stemmen.

Arbeiten Sie mit Tabellen in Excel oder Ähnlichem? Dann werden Sie bei der Kapazitätsplanung und der Entscheidungsfindung ab einer bestimmten Komplexität und Datenmenge das Optimum nur mit viel Aufwand oder gar nicht erreichen.

Unser Tipp: Bevor Sie aber in ein Tool investieren, legen Sie genau die Zielsetzung und Anforderungen fest. Planen Sie die Einführung in Schritten um die Beteiligten nicht zu überfordern. Nur dann ist die Anschaffung sinnvoll und Sie sind auf dem richtigen Weg zu größerer Ressourceneffizienz.



Sehen Sie hier das Webinar, das als Grundlage für diesen Artikel diente.

Hier finden Sie weitere kostenlose Videos, Fachartikel und Checklisten zum Thema Projektportfolio-Management.


Zusammenfassung:

In diesem Artikel haben Sie vier wichtige Schritte zur erfolgreichen strategischen Kapazitätsplanung kennengelernt:

  • Schritt 1: Etablieren Sie alle relevanten Prozesse mit den relevanten Personen – von der Unternehmensführung, über Team-, Abteilungs- und Projektleiter sowie dem PMO.
  • Schritt 2: Sorgen Sie für vollständige und aktualisierte Projektdaten und priorisieren Sie die Projekte.
  • Schritt 3: Bestimmen Sie die Ihnen tatsächlich zur Verfügung stehenden Kapazitäten auf Skill-Ebene, indem Sie Grundlasten definieren und sich regelmäßig mit den Teamleitern zusammensetzen.
  • Schritt 4: Bringen Sie Anforderungen (Schritt 2) und Kapazitäten (Schritt 3) zusammen, identifizieren Sie Unter- bzw. Überlasten und versuchen Sie, diese auszugleichen.

Außerdem haben Sie erfahren, dass es zwei weitere wichtige Stellschrauben gibt, die Sie zur erfolgreichen Kapazitätsplanung im Projektmanagement ansetzen können:

  • ein gut funktionierendes und vom Management unterstütztes PMO
  • ein geeignetes Software-Tool für eine solide Datenbasis.

Folgend finden Sie nochmals die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst:

Ihre Checkliste im Überblick:

+ Setzen Sie ein PMO mit entsprechenden Kompetenzen ein
+ Identifizieren Sie die beteiligten Rollen und Personen
+ Werben Sie für den Nutzen des strategischen Ressourcenmanagements
+ Warnen Sie vor den Risiken, wenn Sie keine Kapazitätsplanung haben
+ Sorgen Sie für einen taktvollen Abstimmungsprozess
+ Halten Sie alle laufenden und neue Projekte aktuell
+ Regeln Sie die Prioritäten der Projekte
+ Achten Sie auf die Abhängigkeiten zwischen den Projekten
+ Sorgen Sie für eine vollständige Planung durch die Teamleiter
+ Organisieren Sie die Vorbereitung und Durchführung der Planungsrunden exakt
+ Optimieren Sie in einer dynamischen Grafik aus Projektbalken und Ressourcengrafiken
+ Führen Sie das Thema Schritt für Schritt ein um die Beteiligten nicht zu überlasten
+ Geben Sie jeder Rolle das passende IT-Werkzeug

Können Sie zum Thema Kapazitätsplanung etwas ergänzen? Womit haben Sie Bauchschmerzen? Gerne antworten wir auf Ihren Kommentar unten!

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