Project Roadmap – was kann das neue Online-Tool wirklich?

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+++ Möglichkeiten und Grenzen von Project Roadmap  +++ Die wichtigsten Funktionen im Überblick (Stand 2/2019) +++

Microsoft stellt in Office 365 innerhalb der Project App ein neues Feature namens Roadmap zur Verfügung. Damit können Sie Projekte aus verschiedenen Project Online Sites und Azure Boards in einem gemeinsamen einfachen Balkendiagramm darstellen. Das verschafft Ihnen einen besseren Überblick. (Hier finden Sie ein Kurzdarstellung von Project Roadmap im Video).

Wir haben dieses neue Werkzeug Anfang Februar 2019 für Sie getestet. Folgend finden Sie die (derzeit oft noch eingeschränkten) Möglichkeiten beschrieben. Sobald es Neuigkeiten gibt, werden wir diesen Artikel updaten.

Was bietet das neue Project Roadmap?

In der ersten Version von Project Roadmap lassen sich nur bestehende Projekte anzeigen. Das übergeordnete Planen neuer Vorhaben wäre wünschenswert, ist aber derzeit nicht möglich.

Bild-1 Project Roadmap mit Stichtagen

Bild: Roadmap aus Project Online und Azure Boards mit Stichtagen

Aus Project Online können Sie Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine abrufen.

Aus Azure Boards können Sie je nach verwendeter Vorlage des Projektes Epics, Features, Requirements usw. übernehmen.

Wie Sie eine neue Project Roadmap erstellen

Neue Roadmaps erstellen Sie in Office 365 in der Project App, indem Sie dort Roadmap wählen:

Bild 2: Erstellen einer Project Roadmap

Bild: Erstellen einer Project Roadmap in der Office 365 Project App

Als nächstes müssen Sie Projekte

  • als Zeilen einfügen und im Anschluss
  • die Details der Projekte, also die Balken auswählen.

Dazu stellen Sie eine Verbindung zu Project Online oder Azure Boards her, indem Sie die entsprechende URL eingeben.

Bild-3 Projekt hinzufügen Project Roadmap

Bild: Hinzufügen eines Projektes aus Project Online oder Azure Boards

Im Anschluss wählen Sie die Elemente aus, die Sie als Balken darstellen möchten. Dabei wird aber erst nach Eingabe von drei Buchstaben eine Liste der Vorgänge bzw. Epics usw. zur Auswahl angeboten.

Bild-4 Balkendaten Project Roadmap

Bild: Alle derzeitigen Daten eines Balkens

Die Darstellung der Balken ist unabhängig von der Quelle immer gleich. Es werden derzeit übernommen:

  • Name
  • Startdatum
  • Enddatum

In der Roadmap können Sie Namen von Projekten und Balken ändern, Termine nicht.

Sie haben die Möglichkeit, den Status und damit die Farbe der Balken und Meilensteine zu ändern. Eine Kopplung des Status an Eigenschaften im Quellprojekt ist über die Oberfläche derzeit nicht möglich.

Bild-5 Balkenstatus Project Roadmap

Bild: Der Status der Balken kann manuell festgelegt werden

Verschieben von Projekten

Projekte können Sie nach oben und unten schieben, nicht aber deren einzelne Balken. Die Darstellung der Balken wird jedes Mal neu berechnet, sodass der Platz optimal genutzt wird.

Dabei werden früher startende und kürzere Balken unabhängig von deren Position im Originalplan immer weiter oben angezeigt. Das sehen Sie in der folgenden Grafik Phase B und C sowie Phase A und Vorgang 1, die im Original jeweils umgekehrt liegen.

Bild-6 Balkendiagramm Project Roadmap

Bild: Automatische Anordnung der Balken ohne Berücksichtigung der Reihenfolge im Original

Es gibt auch keine Beeinflussung über die Struktur im Quellprojekt. Sammelvorgänge und Vorgänge werden bezüglich der Darstellung gleich behandelt. Vorgang 1 liegt im Quellprojekt unter Phase A. In realer Anwendung werden Sie aber vermutlich ohnehin nur Sammelvorgänge einbinden.

Hinzufügen von Elementen aus Project Online

Aus Project Online können Sie mit einem neuen Befehl im Menüband Vorgänge bereits veröffentlichte Elemente als Balken in die Roadmap hinzufügen. Das ist übrigens die einzige Möglichkeit, mit der Sie den Projektsammelvorgang in eine Roadmap bringen können. Das Hinzufügen des Projektsammelvorgangs aus der Roadmap heraus wird nicht angeboten.

Bild-7-Project Online Roadmap

Bild: Neuer Befehl in Project Online zum Hinzufügen von Vorgängen in eine Roadmap

Benennung der Projekte

Der Name der Projekte wird nur beim Verbinden mit der Quelle übernommen, später bei Änderungen aber nicht aktualisiert.

Sie können auch einen beliebigen neuen Namen unabhängig vom Originalnamen des verbundenen Projektes vergeben. Dasselbe gilt für die Namen der Balken, die beim Anlegen übernommen, aber nach späteren Änderungen in den Quellen nicht auch in der Roadmap geändert werden.

Der neue Name erscheint nur in den Details eines Balkens bzw. Projektes, nicht aber in der Ansicht der Roadmap.

Einstellen der Zeitskala

Die Zeitskala lässt sich auf wöchentlich, 2-wöchentlich und monatlich einstellen. Die Breite der Zeiteinheiten oder auch deren Beschriftung ist nicht änderbar. Auf Ihrem Monitor können Sie damit nur ein Jahr überblicken ohne zu blättern.

Falscher Monitor, denken Sie? Dachten wir auch.

Es ist aber unabhängig von der Auflösung und Größe, so dass immer ein Jahr dargestellt wird. Das ist für eine Roadmap etwas dürftig – finden wir.

Bild-8 Zeitskala in Project Online Roadmap

Bild: Zeitskala mit maximal einem Jahr

Filterung von Projektzeilen

Der auf der Seite angebotene Filter erlaubt es Ihnen, die Projektzeilen nach deren Besitzer zu filtern. Nach Inhalten wie Projekten oder Projektzeilen können Sie derzeit leider nicht filtern. Sie können hier also keine Übersicht z.B. von Schnittstellen filtern, die quer über verschiedene Projekte gehen.

Unser Tipp: Wenn Sie die Darstellung von Schnittstellen über mehrere Projekte benötigen, dann wäre dies mit dem Tool TPG ProjectLink für Multiprojekt- / Programmmanagement mit Project Online realisierbar.

Berechtigungen verwalten

Die Berechtigungen der Roadmap werden über Office 365 Gruppen gesteuert. Dabei wird eine neue Gruppe für Ihre Roadmap angelegt oder Sie wählen eine bestehende Gruppe aus.

Zur Auswahl angeboten werden Gruppen, in denen Sie selbst Besitzer sind. Alle Mitglieder der Gruppe können die gesamte Roadmap editieren.

Die Zuweisung der Gruppe kann übrigens später nicht mehr geändert werden!

Und Vorsicht: Wenn Sie als Besitzer einer Gruppe hier Benutzer durch Eingabe des Namens hinzufügen, werden diese nicht nur zu Ihrer Roadmap hinzugefügt, sondern eben auch in die Gruppe, die sie Ihrer Roadmap zugewiesen haben. Das ist normal im Rahmen des Gruppenkonzeptes von Microsoft, fällt aber in der Oberfläche innerhalb der Roadmap nicht auf.

Überlegen Sie also genau, ob Sie eine bestehende Gruppe zuordnen wollen. Für die Zukunft flexibler ist die Erstellung einer neuen Gruppe.

Projekten können Besitzer zugewiesen werden, die seltsamerweise unabhängig von den Mitgliedern der Gruppe sind, die der Roadmap zugeordnet ist. Diese Besitzer sind auch nicht die Besitzer des Projektes in Project Online oder Azure Boards. Sie können hier jeden Benutzer aus der eigenen Office 365 Umgebung zuordnen.

Eine Änderung der Berechtigung an den Projekten in der Roadmap konnte damit aber nicht festgestellt werden. Alle Mitglieder können derzeit alle Balken ändern, neue hinzufügen oder auch löschen. „Besitzer“ ist also mit dem aktuellen Funktionsumfang eine eher irreführende Bezeichnung.

Microsoft Flow im Hintergrund

Um das Zusammenführen der Projekte künftig möglichst flexibel zu gestalten, setzt Microsoft dazu im Hintergrund auf Microsoft Flow. Damit können Daten in Office 365 aus verschieden Quellen abgeholt, individuell zusammengestellt und an diverse Zielsysteme weitergereicht werden.

Zum heutigen Zeitpunkt stehen in der Benutzeroberfläche der Roadmap erstmal Project Online und Azure Boards als Quellen zur Verfügung. Weitere Systeme sollen folgen.

Falls Sie auf die Idee kommen, eigene Flows für die Befüllung der Roadmap zusammenzustellen: die Konfiguration der Flows für die Projekte Ihrer Roadmaps sind zwar einsehbar, die Roadmap kann aber für eigene Flows noch nicht als Ziel ausgewählt werden.

Einrichten der Project Roadmap

Damit das Feature Roadmap in Ihrer Office 365 Project Umgebung überhaupt funktioniert, muss es entsprechend eingerichtet werden. Dazu muss ein Administrator Ihrer Umgebung das Feature in Settings – Services & Add-ins aktivieren.

Möglicherweise erscheinen dabei Hinweise, dass weitere Schritte wie die Migration des CDS (Common Data Service) zur Aktivierung nötig sind. CDS wird für den Datentransport mit Flow benötigt und muss in der neuesten Version laufen.

Die Lizenzierung des Features ist mit Project Online Professional und Project Online Premium abgedeckt. Die Dienste müssen aber dennoch aktiviert werden.

Unser Fazit zum derzeitigen Stand von Project Roadmap

Nach unseren Tests kommen wir derzeit zu folgender Bewertung: Derzeit ist Roadmap ein sehr einfaches Feature zur Darstellung von Projektteilen aus Project Online und Azure Boards.

Der Funktionsumfang ist nur minimal.

Hoffentlich werden die Möglichkeiten bald erweitert, sodass ein Mehrwert entsprechend dem Namen Roadmap auch wirklich nutzbar wird.

Wie sind Ihre Erfahrungen mit dem neuen Project Online Feature Roadmap? Sagen Sie gerne Ihre Meinung mit einem kurzen Kommentar unten.

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