Fortschritt anzeigen in MS Project – farbige Balken für bessere Übersicht

Wünschen Sie sich eine schnelle Übersicht zum Stand des Fortschritts der Vorgänge in Ihrem Projektplan? Dann ist dieser Tipp zum Thema MS Project Fortschritt anzeigen genau richtig für Sie.

Microsoft Project bietet seit Version 2010 die Möglichkeit, den Fortschritt einzelner Vorgänge mit einem Kniff grafisch zu visualisieren. Sie können also die Vorgangsbalken in Abhängigkeit vom Fortschritt farblich kennzeichnen. Und damit verbessern Sie die Übersicht.

Wie das geht, den Kniff erfahren Sie in diesen Kapiteln:

• Ziel und Vorteil von „Fortschritt anzeigen“
• Schritt 1: Vorgangsattribute definieren
• Schritt 2: Balken formatieren
• Zusammenfassung

Ziel und Vorteil von „Fortschritt anzeigen“

Das Ziel: Nach dem Lesen dieses Tipps sind Sie in der Lage:

• Ihre Vorgänge mit den Vorgabewerten aus dem Menüband zu % erledigt mit Werten von 0%, 25%, 50%, 75% und 100% zu bewerten,
• die Vorgangsbalken im Gantt-Diagramm entsprechend farblich zu kennzeichnen und
• den Fortschrittsgrad im Balken weiterhin zu erkennen

Letztlich erreichen Sie eine Darstellung des Fortschritts über die Balkenfarbe, was z.B. so aussehen könnte:

Bild 1: Schaltflächen % erledigt

Bild 1: Darstellung des Fortschritts über die Balkenfarbe

Der Vorteil: Wenn Sie die Fortschrittsbalken anzeigen und die Vorgänge farblich gestalten, dann haben Sie einen besseren Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte. Das minimiert Ihren Zeitaufwand bei der Kontrolle.

Schritt 1: Vorgangsattribute definieren

Im Rahmen der MS Project Tipp-Reihe  „Benutzerdefinierte Ansichten“ haben Sie bereits gelernt, wie Sie in  MS Project Vorgangsattribute definieren.

Das Wissen können Sie jetzt gleich anwenden: Für unser Beispiel hier benötigen Sie fünf Attributfelder – eines für jede Auswahlmöglichkeit zum Fortschritt des Vorgangs.

Bild 2: Tabelle mit den Feldbezeichnungen

Öffnen Sie über Projekt – Benutzerdefinierte Felder das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder.

Wählen Sie als Typ den Wert Attribut und benennen Sie ein Attributfeld gemäß obiger Tabelle um.

Bild 3: Attributfeld umbenennen

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Formel und übernehmen Sie die passende Formel aus der Tabelle oben.

Bild 4: Formel eingeben

Wiederholen Sie den Vorgang für die übrigen vier Felder.

Bild 5: Neu angelegte Vorgangsattribute für alle 5 Fortschrittsgrade

Damit ergeben sich für die 5 Fortschrittsgrade aus dem Menüband folgende Werte für die konfigurierten Attribute.

Bild 6: Werte für Attributfelder

Beachten Sie, dass die verwendeten Formeln nur für jeweils einen der fünf diskreten Fortschrittswerte aus dem Menüband den Wert „WAHR“ zurückgeben.

Wenn Sie auch eine farbliche Hervorhebung von anderen Werten wünschen, könnten die Formeln beispielsweise so aussehen:

Bild 7: Tabelle mit den modifizierten Feldbezeichnungen

Schritt 2: Balken formatieren

Im MS Project Tipp Bedingte Formatierung von Vorgangsbalken haben Sie gelesen, wie Sie Attributfelder zur Formatierung von Balken einsetzen können.

Öffnen Sie jetzt auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und klicken Sie auf den Eintrag Balkenarten.

Bild 8: Balkenarten anpassen

Fügen Sie am Ende der vorhandenen Balkendefinitionen fünf neue Zeilen ein.

Geben Sie den Zeilen die entsprechenden Namen. Wenn die Bezeichnung des Balkens beim Ausdruck nicht in der Legende angezeigt werden soll, stellen Sie einen * (Asterix)  vor den Namen.

Wählen Sie in der Spalte Anzeige folgende Werte aus:

• Normal – damit wird die Formatierung nur auf normale, nicht aber auf Sammelvorgänge angewendet
• Aktiv – damit wird die Formatierung nicht auf inaktive Vorgänge angewendet
• Attribut(x) – für jedes der definierten Attributfelder

Selektieren Sie jeden der fünf neuen Balken und konfigurieren Sie das Erscheinungsbild wie in diesem Fall die Farbe.

Bild 9: Dialogfenster Balkenarten

Wenn Sie das Dialogfenster schließen, werden die Balken entsprechend dargestellt. Allerdings fehlt jetzt noch die gewünschte Darstellung mit dem zusätzlichen Fortschrittsbalken.

Bild 10: Balken ohne Fortschrittsanzeige

Wichtiger Hinweis: Von Microsoft Project wird die Anzeige der Balken gemäß der Definition im Dialogfenster Balkenarten sequentiell von oben nach unten verarbeitet. Da im Beispiel hier als letzte Schritte die Balkenfarben gesetzt werden, werden zuvor definierte Eigenschaften überschrieben.

Aus diesem Grund setzen Sie die Definitionen zum Vorgangsfortschritt ans Ende.

Und so gehen Sie dabei vor:

• Öffnen Sie erneut das Dialogfenster Balkenarten.
• Selektieren Sie die Zeile In Arbeit.
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschneiden.
• Setzen Sie den Cursor in die erste leere Zeile am Ende.
• Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einfügen.

Achten Sie unbedingt auf die Reihenfolge: die Definitionen zum Vorgangsfortschritt muss am Schluss erfolgen, da diese sonst überschrieben werden.

Bild 11: Definition für In Arbeit ans Ende setzen

Wiederholen Sie das beschriebene Vorgehen für die Zeile Manueller Fortschritt.

Schließen Sie anschließend das Dialogfenster.

Nach dieser Änderung wird der Fortschrittsbalken in den farbigen Balken angezeigt.

Bild 12: Balken mit Fortschrittsanzeige

Passender Lesetipp: MS Project Fortschritt in Prozent – richtig einrichten und anwenden

In diesem Beispiel werten die Formeln für Attribute nur die Werte 0%, 25%, 50%, 75% und 100% aus. Daher haben davon abweichende Prozentangaben keine Auswirkungen auf die Formatierung der Standardbalken.

Daher sollten Sie die Verwendung von Blau für die benutzerdefinierte Balkenformatierung vermeiden. In diesem Fall sind abweichende Fortschrittsangaben schnell identifizierbar.

Tipp: Um abweichende Fortschrittsangaben schnell identifizieren zu können, vermeiden Sie die Verwendung von Blau für die benutzerdefinierte Formatierung der Balken.

Bild 13: Abweichender Fortschritt verwendet Standardfarbe Blau – das sollten Sie vermeiden für eine bessere Übersicht

Zusammenfassung: MS Project Fortschritt anzeigen

In diesem Tipp haben Sie erfahren,

• wie Sie Balkenfarben zur besseren visuellen Darstellung des Vorgangfortschritts einsetzen können und
• welche Aspekte bei der Konfiguration zu berücksichtigen sind.

Damit haben Sie einen besseren Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte. Das minimiert Ihren Zeitaufwand bei der Kontrolle im Projektmanagement. Probieren Sie diesen Tipp gleich mal aus.

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Die Autorin:
Kathryn Dixon

Kathryn Dixon ist seit Anfang der Neunziger im internationalen Projektmanagement tätig und hat bislang vom Projektteammitglied, über Projektleiterin bis hin zur Operations Managerin verschiedenste Rollen ausgeführt. Darüber hinaus verfügt sie über mehrere Jahre Erfahrung in Human Resources.

Vor Ihrem Wechsel zu TPG Sales Mitte 2015 war Kathryn Dixon bei TPG The Project Group GmbH als Trainerin und Consultant sowie Autorin im Bereich der TPG Produktdokumentation und Social Media Content tätig. Als IHK-zertifizierte Trainerin leitete sie u.a. Anwenderseminare zu Microsoft Project und Microsoft Project Server sowie zu Projektmanagement-Methodik in deutscher und englischer Sprache.

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