Fortschritt anzeigen in MS Project – mehr Übersicht durch Farben

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+++ Farbige Balken im Terminplan zur Darstellung des Fortschritts nutzen +++ So geht’s Schritt für Schritt +++

von Kathryn Dixon

Wünschen Sie sich eine schnelle Übersicht zum Stand des Fortschritts der Vorgänge in Ihren Projekten? Dann ist der folgende Tipp wertvoll für Sie.

Denn Microsoft Project bietet bereits ab Version 2010 die Möglichkeit, den Fortschritt einzelner Vorgänge mit einem Kniff grafisch zu visualisieren.

Und diesen Trick zeigen wir Ihnen hier.

Sie lesen einen Weg, wie Sie die Vorgänge in MS Project (ab Version 2010) in Abhängigkeit vom Fortschritt farblich kennzeichnen. Und damit verbessern Sie die schnelle Übersicht.

Nach diesem Tipp sind Sie in der Lage:

  • Ihre Vorgänge mit den Vorgabewerten aus dem Menüband zu % erledigt mit Werten von 0%, 25%, 50%, 75% und 100% zu bewerten,
  • die Vorgangsbalken im Gantt-Diagramm entsprechend farblich zu kennzeichnen und
  • den Fortschrittsgrad im Balken weiterhin zu erkennen

Der Vorteil: Sie behalten leichter den Überblick über den Fortschritt Ihrer Projekte und minimieren den Zeitaufwand bei der Kontrolle.

Letztlich werden Sie mit diesem Tipp eine Darstellung des Fortschritts über die Balkenfarbe erreichen, was z.B. so aussehen könnte:

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Bild 1: Schaltflächen % erledigt

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Bild 1: Darstellung des Fortschritts über die Balkenfarbe

Schritt 1: Vorgangsattribute definieren

Im Rahmen der MS Project Tipp-Reihe “Benutzerdefinierte Ansichten” haben Sie bereits gelernt, wie Sie Vorgangsattribute definieren.

Das Wissen können Sie jetzt gleich anwenden: Für unser Beispiel hier benötigen Sie fünf Attributfelder – eines für jede Auswahlmöglichkeit zum Fortschritt des Vorgangs.

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Bild 2: Tabelle mit den Feldbezeichnungen

Öffnen Sie über Projekt – Benutzerdefinierte Felder das Dialogfenster Benutzerdefinierte Felder.

Wählen Sie als Typ den Wert Attribut und benennen Sie ein Attributfeld gemäß obiger Tabelle um.

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Bild 3: Attributfeld umbenennen

Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Formel und übernehmen Sie die passende Formel aus der Tabelle oben.

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Bild 4: Formel eingeben

Wiederholen Sie den Vorgang für die übrigen vier Felder.

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Bild 5: Neu angelegte Vorgangsattribute für alle 5 Fortschrittsgrade

Damit ergeben sich für die 5 Fortschrittsgrade aus dem Menüband folgende Werte für die konfigurierten Attribute.

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Bild 6: Werte für Attributfelder

Beachten Sie, dass die verwendeten Formeln nur für jeweils einen der fünf diskreten Fortschrittswerte aus dem Menüband den Wert „WAHR“ zurückgeben.

Wenn Sie auch eine farbliche Hervorhebung von anderen Werten wünschen, könnten die Formeln beispielsweise so aussehen:

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Bild 7: Tabelle mit den modifizierten Feldbezeichnungen

Schritt 2: Balken formatieren

Im MS Project Tipp Bedingte Formatierung von Vorgangsbalken haben Sie gelesen, wie Sie Attributfelder zur Formatierung von Balken einsetzen können.

Öffnen Sie jetzt auf der Registerkarte Format die Auswahlliste Format und klicken Sie auf den Eintrag Balkenarten.

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Bild 8: Balkenarten anpassen

Fügen Sie am Ende der vorhandenen Balkendefinitionen fünf neue Zeilen ein.

Geben Sie den Zeilen die entsprechenden Namen. Wenn die Bezeichnung des Balkens beim Ausdruck nicht in der Legende angezeigt werden soll, stellen Sie einen * (Asterix)  vor den Namen.

Wählen Sie in der Spalte Anzeige folgende Werte aus:

  • Normal – damit wird die Formatierung nur auf normale, nicht aber auf Sammelvorgänge angewendet
  • Aktiv – damit wird die Formatierung nicht auf inaktive Vorgänge angewendet
  • Attribut(x) – für jedes der definierten Attributfelder

Selektieren Sie jeden der fünf neuen Balken und konfigurieren Sie das Erscheinungsbild wie in diesem Fall die Farbe.

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Bild 9: Dialogfenster Balkenarten

Wenn Sie das Dialogfenster schließen, werden die Balken entsprechend dargestellt. Allerdings fehlt jetzt noch die gewünschte Darstellung mit dem zusätzlichen Fortschrittsbalken.

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Bild 10: Balken ohne Fortschrittsanzeige

Wichtiger Hinweis: Von Microsoft Project wird die Anzeige der Balken  gemäß der Definition im Dialogfenster Balkenarten sequentiell von oben nach unten verarbeitet. Da im Beispiel hier als letzte Schritte die Balkenfarben gesetzt werden, werden zuvor definierte Eigenschaften überschrieben.

Aus diesem Grund setzen Sie die Definitionen zum Vorgangsfortschritt ans Ende.

Und so gehen Sie dabei vor:

  • Öffnen Sie erneut das Dialogfenster Balkenarten.
  • Selektieren Sie die Zeile In Arbeit.
  • Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausschneiden.
  • Setzen Sie den Cursor in die erste leere Zeile am Ende.
  • Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Einfügen.

Achten Sie unbedingt auf die Reihenfolge: die Definitionen zum Vorgangsfortschritt muss am Schluss erfolgen, da diese sonst überschrieben werden.

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Bild 11: Definition für In Arbeit ans Ende setzen

Wiederholen Sie das beschriebene Vorgehen für die Zeile Manueller Fortschritt.

Schließen Sie anschließend das Dialogfenster.

Nach dieser Änderung wird der Fortschrittsbalken in den farbigen Balken angezeigt.

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Bild 12: Balken mit Fortschrittsanzeige

In diesem Beispiel werten die Formeln für Attribute nur die Werte 0%, 25%, 50%, 75% und 100% aus. Daher haben davon abweichende Prozentangaben keine Auswirkungen auf die Formatierung der Standardbalken.

Daher sollten Sie die Verwendung von Blau für die benutzerdefinierte Balkenformatierung vermeiden. In diesem Fall sind abweichende Fortschrittsangaben schnell identifizierbar.

Tipp: Um abweichende Fortschrittsangaben schnell identifizieren zu können, vermeiden Sie die Verwendung von Blau für die benutzerdefinierte Formatierung der Balken.

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Bild 13: Abweichender Fortschritt verwendet Standardfarbe Blau – das sollten Sie vermeiden für eine bessere Übersicht

Zusammenfassung: Fortschritt anzeigen in MS Project

In diesem Tipp haben Sie erfahren,

  • wie Sie Balkenfarben zur besseren visuellen Darstellung des Vorgangfortschritts einsetzen können und
  • welche Aspekte bei der Konfiguration zu berücksichtigen sind.

Probieren Sie diesen Tipp gleich mal aus. Wir freuen uns auf Ihre Rückmeldung, ob Sie die Übersicht in Ihrem Projektplan damit steigern konnten.

Kommentare sind unter diesem Artikel immer willkommen. Vielen Dank.

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5 Kommentare

  1. Reinhard Seltz am

    Hallo,

    Danke für den tollen Artikel, Wenn ich in „Balkenart“ unter „Anzeige“ ein weiteres Attribut auswähle wird das erste blau markiert und durch die Neuauswahl überschrieben. Ich habe dann den Zellinhalt komplett geschrieben, dann ging es. Was habe ich da falsch gemacht?
    Dank für die Antwort.
    Reinhard Seltz

  2. Kathryn Dixon am

    Hallo Herr Seltz,
    ich freue mich sehr, dass der Artikel Ihnen gefallen und auch geholfen hat. Ich habe leider noch keine Zeit gehabt, Ihre Frage in Ruhe anzuschauen und Schritt für Schritt auszuprobieren. Das mache ich in den nächsten Tagen und melde mich nochmals.
    Viele Grüße
    Kathryn Dixon

  3. Vielen Dank, das hat schon mal prima geklappt. Ich würde gerne verspätet begonnene und/oder verspätet beendete Vorgänge mit einem roten Vorgangsbalken versehen. Gibt es dafür auch eine Idee?
    Grüße
    Uwe

    • Martin Gösse am

      Hallo Uwe,

      ja, da gibt es verschiedene Möglichkeiten, es hängt nämlich davon ab, was Sie unter „verspätet“ verstehen. Verspätet in Bezug auf ein Statusdatum oder in Bezug auf den Basisplan. Unabhängig davon sind die Möglichkeiten, die ich hier skizziere beide ohne großen Aufwand umsetzbar.

      1) Verspätung in Bezug auf ein Statusdatum:
      Das Statusdatum ist ein beliebiges Datum, das Sie als Referenzgröße für die Beurteilung der Verspätung verwenden. In MS Project legen Sie ein Statusdatum im Menüband „Projekt“ im Feld „Statusdatum“ fest (relativ weit rechts im Menüband). Sobald Sie ein Statusdatum festgelegt haben, können Sie den Filter „Verspätete Vorgänge“ nutzen. Wenn Sie jetzt in eine Gantt Ansicht gehen und im Menüband „Ansicht“ bei Hervorheben diesen Filter setzen, werden alle Vorgänge, die in Bezug auf das Statusdatum verspätetet sind, mit gelber Farbe hinterlegt. Hierzu noch ein Tipp, um sich mit dieser Möglichkeit vertraut zu machen. Legen Sie einen einfachen Projektplan an. Projektstart 12.11.18. Legen Sie 5 Vorgänge an. Der erste Vorgang hat 0 % abgeschlossen, der zweite Vorgang 25% und der fünfte Vorgang 100%. Fügen Sie jetzt die Spalte „Status“ ein. Legen Sie das Statusdatum auf den 12.11.18 und beachten Sie die Angaben in der Spalte „Status“. Ändern Sie jetzt das Statusdatum auf den 13.11.18 vielleicht bis 18.11.18. Sie werden feststellen, dass sich die Werte in der Spalte verändern (im Plan auf verspätet). Die Ausnahme bildet der Task 5 (100%), abgeschlossen ist eben abgeschlossen.

      2) Verspätung in Bezug auf einen Basisplan:
      Wie Sie Verspätungen in Bezug auf einen Basisplan darstellen bzw. analysieren können, habe ich ausführlich in meinem Blog „Die Optionen in MS Project, Teil 4: Abweichungen vom Basisplan“ beschrieben.

      Viele Grüße
      Martin Gösse

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