MS Project Tipp: Vorgangsattribute definieren

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+++ So erstellen Sie benutzerdefinierte Felder und Ansichten in MS Project – Benutzerdefinierte Ansichten Teil 3 +++

von Kathryn Dixon

Sie haben ein Projekt mit unterschiedlichen Verantwortlichen je Vorgang. Ihr Ziel ist es, die Unterschiede im Balkendiagramm farbig darzustellen und die Namen der Verantwortlichen sichtbar zu machen. Das geht in MS Project über eine Definition der Vorgangsattribute.

Die Personen oder Gruppen sind keine Ressourcen und werden keine Arbeit zurückmelden. In diesem Tipp erfahren Sie, wie Sie zu diesem Zweck Attribute festlegen, die bei der benutzerdefinierten Anpassung der Balken im Gantt-Chart eingesetzt werden.

Hinweis: Die folgende Beschreibung gilt für Microsoft Project 2010, 2013 und 2016 sowie Microsoft Project Pro für Office 365.

Das Fallbeispiel: Vorgänge in Ihrem Projekt werden von drei unterschiedlichen Verantwortlichen durchgeführt – „intern“, „extern“, „Kunde“. Für Ihre Meetings wünschen Sie sich, die Unterschiede visuell schnell erkennen zu können. Ihr Ziel ist, eine grafisch differenzierte Darstellung wie folgt zu erhalten.

Vorgangsattribute definieren in MS Project - benutzerdefinierte Ansichten

Bild 1: Das Ziel – benutzerdefinierte Spalte mit Kennzeichnung im Balkendiagramm

Alle Teile der Serie im Überblick:

Teil 1: „Neue Spalte hinzufügen“ in Tabellen einblenden

Teil 2: Benutzerdefinierte Felder mit oder ohne Nachschlagetabelle

Teil 3: Vorgangsattribute definieren

Teil 4: Bedingte Formatierung von Vorgangsbalken

Teil 5: Ansichten anpassen und einsetzen

Vorgangsattribute definieren in MS Project

Ein Attribut ist eine Art „Flag“, das feststellt, ob ein Zustand vorhanden ist oder nicht. Wir werden für unser Ziel hier drei Attribute definieren, die jeweils kontrollieren, ob ein vordefinierter Verantwortlicher im Textfeld „Verantwortlich“ vorhanden ist.

Im Gantt-Chart werden die Attribute eingesetzt, um beispielsweise die Balkenfarbe und den Verantwortlichen je Vorgang zu bestimmen.

Wählen Sie Benutzerdefinierte Felder im Kontextmenü eines beliebigen Spaltenamen mit der rechten Maustaste aus, z.B. in der Tabelle Eingabe. Oder klicken Sie auf  Benutzerdefinierte Felder im Menüband Projekt.

Vorgangsattribute definieren in MS Project - benutzerdefinierte Ansichten

Bild 2: Anlegen benutzerdefinierter Felder in Microsoft Project

Es öffnet sich das Dialogfeld Benutzerdefinierte Felder.

Vorgangsattribute definieren in MS Project - benutzerdefinierte Ansichten

Bild 3: Umbenennen des benutzerdefinierten Feldes in „Kundenvorgänge“

Wählen Sie ein Feld Vorgang mit Typ Attribut aus. Selektieren Sie ein noch nicht belegtes Attributfeld z.B. Attribut1 und klicken Sie auf Umbenennen. Nennen Sie das Feld in „Kundenvorgänge“ um und bestätigen Sie die Änderung mit OK.

Als nächsten Schritt geben Sie eine Formel ein, die feststellt, ob das Textfeld „Verantwortlich“ eines Vorgangs den Begriff „Kunde“ enthält.

Vorgangsattribute definieren in MS Project - benutzerdefinierte Ansichten

Bild 4: Eingabe der Formel zum Ermitteln des Attributs „Kunde“

Klicken Sie auf Formel… und geben Sie folgenden Text ohne Leerzeichen direkt in das Eingabefeld ein:

[Text1]=“Kunde“

Hinweis: In diesem Fallbeispiel enthält das Feld „Text1“ (Verantwortlich) die notwendige Nachschlagetabelle. Falls Sie ein anderes Textfeld dafür einsetzen, müssen Sie die Formel entsprechend anpassen.

Bestätigen Sie die Formel mit OK und wiederholen Sie die Schritte, um Attributfelder „Interne Vorgänge“ sowie „Externe Vorgänge“ zu erstellen. Bitte beachten Sie, dass sie jeweils eine andere Formel eingeben muss:

Externe Vorgänge = [Text1]=“Intern“
Interne Vorgänge = [Text1]=“Extern“

Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit OK. Sie haben nun drei neue Attributfelder inklusiv Formeln definiert.

 

Vorgangsattribute definieren in MS Project - benutzerdefinierte Ansichten

Bild 5: Eingegebenen Attribute in den „Benutzerdefinierten Feldern“

Zusammenfassung

In diesem Tipp haben Sie erfahren, wie Sie unterschiedliche Vorgangsattribute definieren, um ihre Gantt-Charts noch übersichtlicher zu gestalten. Im folgenden Tipp geht es dann um das automatische Anpassen der Balkendarstellung auf Grundlage der Attribute.

Haben Sie noch Fragen zu benutzerdefinierten Feldern in Microsoft Project? Dann stellen Sie diese in der Kommentarfunktion unten. Wir beantworten Sie Ihnen gerne.

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6 Kommentare

  1. Beat Müller am

    Besten Dank für die genaue Anleitung. Ich habe nun noch eine Frage in diesem Zusammenhang: Wie kann ich Attribute priorisieren?

    Bsp: Ich weise einer Ressource und einer Notiz jeweils eine Balkenfarbe zu. Welche Balkenfarbe wählt MS Project wenn ich nun einen Vorgang habe, welcher sowohl die jeweilige Ressource als auch die jeweilige Notiz enthält?

  2. Martin Gösse am

    Lieber Beat Müller,

    es wird die Balkenfarbe angezeigt, die für die erste wahre Bedingung, auf die MS Project trifft, definiert wurde.
    Was bedeutet das? Ich habe 3 Vorgangsfelder definiert, um die Balkenfarben automatisch zu setzen. Für das Feld Number1 ist die Farbe Blau definiert, für das Feld Resource Names die Farbe Grün und für das Feld Text1 die Farbe Rot.
    Die alphabetische Reihenfolge der Felder lautet Number1, Resource Names und Text1.
    Jetzt lege ich zuerst den wahren Wert für das Feld Text1 fest. Der Balken wird in Rot angezeigt. Lege ich anschließend den wahren Wert für das Feld Resource Names fest, so wird der Balken in Grün angezeigt.
    R kommt vor T. Folglich findet Project die erste wahre Bedingung für die Balkenfarbe im Feld Resource Names.
    Lege ich zu guter Letzt noch den wahren Wert für das Feld Number1 fest, so wird der Balken in Blau angezeigt.

    Viele Grüße Martin Gösse

  3. Hallo TPG-Team,

    gibt es eine Möglichkeit die Anzahl der Attributfelder zu erhöhen falls diese nicht ausreichen?

    MfG

    G.Kupka

    • Martin Gösse am

      Lieber Herr Kupka,

      die Anzahl der benutzerdefinierten Felder in MS Project (lokal, keine Nutzung von MS Project Server) ist in der Tat beschränkt. Es gibt u.a. 20 Textfelder, 20 Nummernfelder und natürlich die 20 Attributfelder, die Sie offensichtlich ausgereizt haben. Mehr gibt es erst einmal nicht. Sie können jedoch folgenden Trick anwenden:
      • Ein Attribut hat die Auswahlmöglichkeit Nein (Default) und Ja
      • Sofern Sie noch ungenutzte Textfelder haben, so können Sie diese zum Attribut „umfunktionieren“. Nehmen Sie einfach ein Textfeld und definieren Sie diese Feld einer Nachschlagetabelle, die die Einträge Nein und Ja beinhaltet. Den Eintrag Nein legen Sie dann als Default-Wert fest.
      • Sollten Sie auch alle Textfelder ausgereizt haben, so verwenden Sie ein Nummernfeld. Das Vorgehen ist analog zu dem vorher. Als Werte für Nachschlagetabelle verwenden Sie dann 0 (bedeutet Nein) und 1 (Bedeutet ja)

      Viele Grüße aus München
      Martin Gösse

  4. Franziska Beinhofer am

    Hallo Herr Gösse,

    großartiger Artikel! Wie verhält es sich mit der Einheiten von der Dauer? Ich habe ein Attribut festgelegt mit [Abweichendes Ende] >0 AND [Abweichendes Ende] < 28, aber leider erfasst das nicht alle Vorgänge, die nur 28 Tage verspätet sind. Und Minuten und Sekunden scheinen es auch nicht zu sein.

    Beste Grüße
    Franziska Beinhofer

    • Martin Gösse am

      Liebe Frau Beinhofer,

      Sie referenzieren auf das Feld [Abweichung Ende] und die Abweichung wird als Dauer angegeben. Wenn Sie Formeln verwenden, müssen Sie beachten, dass MS Project intern Dauern in Minuten berechnet. Sie waren also der Lösung schon ganz nahe. Ihre Formel besagt, dass alle Vorgänge das Attribut „Ja“ erhalten, wenn deren Abweichung größer 0 Minuten und kleiner 28 Minuten ist.

      Wenn Sie bspw. alle Vorgänge, deren Abweichung größer 1 Tag und kleiner 28 Tage ist, mit dem Attribut „Ja“ belegen wollen, verwenden Sie bitte folgende Formel:

      [Abweichung Ende]>(1*8*60) And [Abweichung Ende]<(28*8*60) Für die untere Grenze ergibt sich also eine Dauer von 480 Minuten (1 Arbeitstag entspricht 8 Stunden. 1 Stunde entspricht 60 Minuten) und für die obere Grenze von 13440 Minuten. Viele Grüße aus München Martin Gösse

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