Wenn Sie mit Microsoft Project vertraut sind, dann wissen Sie: Microsoft Project bietet vielfältige Optionseinstellungen, um Sie in den unterschiedlichsten Planungs- und Steuerungsaufgaben zu unterstützen. Doch gerade diese Vielfalt kann auch zur echten Herausforderung werden.
In meiner Blogserie „Reine Einstellungssache – Die Optionen in MS Project“ möchte ich deshalb meine Erfahrungen und Tipps in Bezug auf einige zentrale Optionseinstellungen an Sie weitergegeben.
- Im ersten Teil haben Sie gelernt, warum Sie die Kalenderoptionen in MS Project nicht verändern sollten.
- Im zweiten Teil habe ich Ihnen gezeigt, welche Auswirkungen die verschiedenen Planungsoptionen auf das Verhalten und die Berechnungsergebnisse von MS Project haben.
- Im dritten Teil haben Sie erfahren, was Sie beachten sollten, wenn Sie für die Festlegung kritischer Vorgänge einen anderen Wert als 0 Tage verwenden.
In diesem Blogbeitrag lesen Sie, wie Sie sich mit Hilfe der Option „Basisplan für Ertragswert-Berechnungen“ die Abweichungen zu verschieden Basisplänen anzeigen lassen können.
Lesen Sie zum Thema Basisplan auch den MS Project-Tipp „Arbeiten mit Basisplänen“
Abweichungen vom Basisplan
MS Project bietet Ihnen die Möglichkeit, insgesamt 11 Basispläne (Basisplan, Basisplan 1 bis Basisplan 10) festzulegen. Wenn Sie einen Basisplan festgelegt haben, können Sie die Basisplanwerte (Sollwerte) mit den berechneten Werten vergleichen und so Abweichungen ermitteln.
Die Abweichungen können Sie grafisch darstellen oder mit Hilfe berechneter Felder anzeigen lassen. MS Project stellt 5 Felder bereit, in denen Abweichungen berechnet werden:
- Abweichung Anfang
- Abweichung Arbeit
- Abweichung Dauer
- Abweichung Ende
- Abweichung Kosten
Grafische Darstellung von Abweichungen
Betrachten wir zunächst die grafische Darstellung von zeitlichen Abweichungen in MS Project.
Das ist sehr einfach. Wenn Sie Basispläne gespeichert haben, können Sie im Reiter Format über die Schaltfläche Basisplan, einen Basisplan auswählen, der in der Grafik angezeigt werden soll.
Bild 1: Auswahl des anzuzeigenden Basisplans
Im nachfolgenden Beispiel habe ich die Basispläne Basisplan und Basisplan 1 gespeichert. Beide haben unterschiedliche Sollwerte. Die grauen Balken im Gantt-Chart repräsentieren den jeweils ausgewählten Basisplan.
Des Weiteren habe ich alle Vorgänge des Projektplans aktualisiert und zwar so, dass alle Vorgänge abgeschlossen sind und sich zu jedem Basisplan Abweichungen ergeben.
Die folgende Abbildung zeigt die Situation bezogen auf den Basisplan.
Bild 2: Geplante Werte aus Basisplan und Basisplan 1, Abweichungen und grafische Darstellung des Basisplans
Wählt man den Basisplan 1 aus, so ergibt sich die in der folgenden Abbildung dargestellten Situation.
Bild 3: Links: Geplante Werte aus Basisplan und Basisplan 1; rechts: Abweichungen und grafische Darstellung des Basisplans 1
Vergleichen Sie die Ergebnisse in Bild 2 und Bild 3, so stellen Sie fest, dass in Bild 3 der Basisplan 1 grafisch angezeigt wird, aber die Abweichungswerte nicht neu berechnet wurden. Die in Bild 3 angezeigten Abweichungen entsprechen exakt denen in Bild 2. Die Abweichungen werden also weiterhin in Bezug auf die geplanten Werte des Basisplans berechnet.
Bitte beachten Sie:
- Über den Reiter Format und die Schaltfläche Basisplan können Sie auswählen, welcher Basisplan grafisch angezeigt werden soll.
- Sie können auch über den Reiter Format und die Schaltfläche Verzögerung festlegen, auf welchen Basisplan sich die grafisch angezeigte Verzögerung beziehen soll. Die Verzögerung wird je Vorgang als eine schmale, horizontale Linie dargestellt.
- Die Festlegungen haben jedoch keine Auswirkung auf die Abweichungsfelder.
Kostenloser Download (PDF): 11 Schritte zum optimalen Microsoft Project Projektplan (Tutorial)
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Basisplan für Abweichungsfelder festlegen
Muss man nun etwa für jeden Basisplan die Abweichungen (Anfang, Arbeit, Dauer, Ende und Kosten) mit Hilfe selbst angelegter Formelfeldern berechnen lassen?
Die Antwort lautet nein, wenn Sie die Abweichungen für die verschiedenen Basispläne nicht permanent benötigen.
Dazu gibt es folgenden Trick: Die Festlegung, welcher Basisplan für die Berechnung der Abweichungen verwendet wird, kann mit Hilfe der Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“ festgelegt werden.
Um zu dieser Option zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter Datei und wählen dort Optionen aus. Der Project-Optionen-Dialog wird angezeigt.
Wählen Sie den Eintrag Erweitert und scrollen Sie zu dem Bereich Ertragswertoptionen für dieses Projekt. Hier finden Sie die Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“. Sie können festlegen, welcher Basisplan für die Abweichungsberechnung verwendet werden soll. Der Standardwert für die Berechnung ist der Basisplan.
Bild 4: Option: Basisplan für Ertragswertberechnungen
Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass sich die Abweichungswerte verändern, wenn der Basisplan 1 die Grundlage für die Berechnung bildet.
Bild 5: Abweichungen auf Grundlage von Basisplan 1
Bitte beachten Sie: Sie können mit Hilfe der Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“ festlegen, welcher Basisplan die Grundlage für die Berechnung der Abweichungen bildet. Wenn Sie sich Abweichungsfelder anzeigen lassen, prüfen Sie, welcher Basisplan bei der Berechnung verwendet wird.
Zusammenfassung
In diesem MS Project Tipp haben Sie gelernt, dass:
- sich die Auswahl des Basisplans bzw. die Anzeige der Verzögerung über den Reiter Format und die Schaltflächen Basisplan bzw. Verzögerung ausschließlich auf die grafische Darstellung bezieht, aber keinen Einfluss auf die Abweichungsfelder hat.
- es grundsätzlich nur 5 Abweichungsfelder (Anfang, Arbeit, Dauer, Ende, Kosten) gibt,
- Sie aber mit Hilfe der der Option „Basisplan für Ertragswertberechnungen“ festlegen können, welcher Basisplan für die Berechnung der Abweichungen verwendet wird.
War der Tipp hilfreich für Sie? Wie sind Ihre Erfahrungen mit Basisplänen? Schreiben Sie uns gerne unten im Kommentarfeld!
von Martin Gösse
