MS Project Tipp: Basisplan (Teil 1) – was ist das und wie wird er gespeichert?

4

+++ Arbeiten mit Basisplänen in MS Project (Teil 1/3) +++

von Kathryn Dixon

Sie wollen in Microsoft Project die vereinbarten Sollwerte z.B. für die Projektdauer oder -kosten mit den aktuellen Werten während des Projektablaufs oder am Projektende vergleichen. Sie möchten sehen, wo es Abweichungen gibt, wie groß diese sind und welche Auswirkungen sie auf die weitere Planung oder auf Ihr Budget haben. Oder Sie müssen aus Business-Gründen Planungswerte zu einem bestimmten Zeitpunkt festhalten. Für all diese Anwendungsfälle brauchen Sie die Basispläne in Microsoft Project.

Eine immer wieder praktizierte Möglichkeit zum Vergleichen von Projektständen ist folgende: am Ende der Planungsphase oder zu einem bestimmten Zeitpunkt wird eine Kopie des Projektes gespeichert. Anschließend wird die Kopie mit der aktuellen Version des Plans mit der Funktion „Projekte vergleichen“ verglichen.

Dies ist etwas umständlich, gerade wenn es mehrere Versionen gibt. Die Reporting-Möglichkeiten sind zudem sehr eingeschränkt.

Setzen Sie daher lieber die mitgelieferte Funktion der Basispläne in Microsoft Project ein. Hier profitieren Sie von der Vielfalt an Ansichten und Berichten für Soll-Ist-Vergleiche.

Arbeiten mit Basisplan

Bild 1: Vergleich der Sollarbeit („geplante Arbeit“) mit den aktuell berechneten Planwerten („Arbeit“) sowie mit den bisher geleisteten Stunden („Ist-Arbeit“) während des ersten Moduls eines Projektes.

Was ist ein Basisplan in MS Project?

Ein Basisplan ist eine Art Schnappschuss Ihrer Planung, der in Ihrem Project-Plan mitgespeichert wird. Es ist kein getrennter Plan. Er dokumentiert bestimmte Planungswerte zu einem von Ihnen gewählten Stichtag wie beispielweise

  • Projektanfang
  • Erreichung eines Phasen-Meilensteins
  • Genehmigung einer Umfangserweiterung/-reduzierung

Sie können bis zu 11 Basispläne in Ihrem Projekt speichern.

Hinweis: es gibt den sogenannten „Basisplan Null„ sprich den Standard-Basisplan ohne Nummerierung sowie Basisplan 1 bis Basisplan 10.

Basispläne in Microsoft Project

Bild 2: Bis zu 11 Basispläne sind im Microsoft Project speicherbar

Welche Soll-Werte werden in einem Basisplan dokumentiert?

Unter anderem werden die Soll-Werte für Anfang, Ende, Dauer, Arbeit und Kosten festgehalten. Microsoft Project bezeichnet diese Werte als „geplant“.

Nach der Basisplanspeicherung finden Sie die entsprechenden Sollwerte in den Spalten Geplanter Anfang, Geplantes Ende, Geplante Dauer, Geplante Arbeit und Geplante Kosten.

Wie wird ein Basisplan in MS Project gespeichert?

In diesem Beispiel haben wir eben unsere Planungsphase abgeschlossen und wollen einen Basisplan für das gesamte Projekt speichern.

Im Menüband Projekt klicken Sie auf Basisplan festlegen und wählen Basisplan festlegen… im Menü aus. Wählen Sie Basisplan festlegen und Basisplan sowie Für Gesamtes Projekt aus und bestätigen Sie mit OK.

Wie Sie einen Basisplan in MS Project abspeichern

Bild 3: Wie Sie einen Basisplan abspeichern

Beispiel eines Projektplans vor der Basisplanspeicherung

Bild 4: Beispiel eines Projektplans vor dem Speichern des Basisplans

Beispiel eines Projektplans vor dem Speichern des Basisplans

Bild 5: Beispiel eines Projektplans nach dem Speichern des Basisplans

Nun haben Sie Ihre Sollwerte als Basisplan gespeichert. In der Projektstatistik finden Sie einen Vergleich der Basisplanwerte mit den berechneten Planungswerten. 

So rufen Sie die Projektstatistik auf: Im Menüband Projekt klicken Sie auf Projektinformationen und dann auf Statistik… im unteren Bereich des Dialogfensters.

In der Abbildung unten gibt es noch keine aktuellen Werte, weil das Projekt noch nicht angefangen hat.

Vergleich zweier Planstände aus Basisplan und aktuellem Plan

Bild 6: Vergleich zweier Planstände aus Basisplan und aktuellem Plan

In diesem ersten Teil der kleinen Serie haben Sie erfahren, dass Sie Basispläne unter anderem für Soll-Ist-Vergleiche in Ihrer Projektplanung einsetzen können und wie Sie einen Basisplan festlegen. Im Teil 2 lernen Sie nützliche Ansichten und Berichte für Soll-Ist-Vergleiche kennen. Und im letzten Teil 3 erfahren Sie, wie Sie Änderungen in einen bestehenden Basisplan aufnehmen, weitere Basispläne festlegen und Basispläne löschen.

Haben Sie noch Fragen zu Basisplänen und Berichten in Microsoft Project? Dann stellen Sie diese in der Kommentarfunktion unten. Wir beantworten Sie Ihnen gerne.

Wie Sie Microsoft Project professionell auf Ihren Bedarf anpassen, das lernen Sie im TPG Seminar MS Project vertiefen.

Tipp zum Schluss: Jetzt anmelden zum TPG BlogInfo Newsletter und keinen TPG Tipp zu Microsoft Project verpassen. Das Formular zum TPG BlofInfo Newsletter findn Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm (Desktop) oder auf Ihrem Mobilgerät unterhalb dieses Artikels.

ARTIKEL DRUCKEN

Share.

4 Kommentare

  1. Dietrich FRANK am

    Hallo,
    ich störe mich immer wieder daran, dass Microsoft die Szenarien nun schon seit Jahren falsch bezeichnet!
    – „berechnet“ muss „aktuell berechnet“ heißen, denn wir haben gestern auch schon was berechnet und das kann und wird sich geändert haben – sonst bräuchten wir ja keine Software …
    – „geplant“ sollte sinnvollerweise „Basisplan (n)“ heißen – wenn man dieses Wort schon einführt, muss man es auch konsistent verwenden.
    – „aktuell“ muss „Ist“ heißen. Das ist möglicherweise ein simpler Übersetzungsfehler („actual“ heißt NICHT „aktuell“, so wie „eventually“ NICHT „eventuell“ heißt!), aber aus Fehlern kann man nicht nur lernen, man muss – und das bedeutet auch, sie Stück um Stück auszumerzen.

    Da Sie ja offensichtlich auch mit Microsoft in Kontakt stehen – wie stehen die Chancen, dass diese Nomenklatur endlich mal richtig gestellt wird?

    beste Grüße,
    Dietrich Frank

    • Achim Schmidt-Sibeth am

      Sehr geehrter Herr Frank,
      vielen Dank für Ihren Feedback. Sie haben recht, dass es Unterschiede gibt und einige Begriffe historisch bedingt unscharf übersetzt sind. Microsoft korrigiert mit den Versionen nach und nach die Begriffe und hat beispielsweise ab MS Project 2013 „aktuelle Arbeit“ usw. in „Ist-Arbeit“ geändert. Als Microsoft Gold Partner geben wir vor der Einführung neuer Versionen regelmäßig Feedback an das Microsoft Project Produktmanagement direkt in USA. Dort wird dann priorisiert. Leider ist es uns nicht möglich weiteren Einfluss auf die von uns genannten Verbesserungsvorschläge zu nehmen.
      Herzliche Grüße aus München,
      Achim Schmidt-Sibeth

  2. Pingback: In MS Project einen Basisplan anlegen: So geht’s! - Lizenzking Blog | DE

Kommentar abschicken