Kick-off-Workshop: richtig vorbereiten und durchführen (mit Worksheets zum Download)

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Ein gut organisierter Kick-off-Workshop ist ein Aha-Erlebnis und Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Der Kick-off-Workshop ist der erwähnte Schlüssel-Moment aus dem altbekannten Spruch:

„Zeige mir, wie Dein Projekt beginnt, und ich sag Dir wie es endet.“

In diesem Artikel erhalten Sie praktische Tipps, wie Sie einen Kick-off-Workshop gestalten, der Wirkung zeigt. Folgende Kapitel warten auf Sie:

Los geht’s!

Warum ist ein Kick-off-Workshop wichtig?

Ein Kick-off-Workshop ist mehr als nur eine Besprechung – es ist eine Chance für Sie, Ihr Projekt zu definieren und ein gemeinsames Momentum zu erzeugen.

Es ist die erste und beste Gelegenheit, Begeisterung zu wecken, Vertrauen auszubauen und die Grundlage für eine erfolgreiche Zusammenarbeit zu legen.

Seien Sie daher sorgfältig in der Planung und Durchführung Ihres Workshops.

Was ist das Ziel eines Kick-off-Workshops?

Die Teilnehmer:innen – in der Regel mindestens die Kundin bzw. der Kunde, der interne Auftraggebende und das Kernteam – sollten neben der sachlichen vor allem auf der emotionalen Ebene angesprochen werden.

Hierbei ist zu beachten, dass typischerweise folgende Trigger besonders gut wirken:

  • Die Kundin bzw. der Kunde sollte neben der Vorfreude auf den Nutzen des Projektergebnisses vor allem das Gefühl von Sicherheit erfahren.
  • Interne Auftraggebende bekommen ein gutes Gefühl, wenn sie das Engagement und den Willen des Projektteams erkennen. Sie setzen auf die richtigen Leute.
  • Die aktiven Mitglieder des Projektteams sollten mit einem Gefühl von Vorfreude und Stolz auf die Zugehörigkeit zu diesem Team starten.
Kick-Off-Workshop - Zusammenarbeit
Photocredit: Tobias Lienhardt

Grundsätzlich sollte allen Beteiligten zum Ende des Kick-off-Workshops klar sein, wie die nächsten Schritte in diesem Projekt aussehen. Dann ist Ihnen schon sehr viel gelungen.

Der Grundaufbau für den Kick-off-Workshop

Der Ansatz für Workshops, die im Gedächtnis bleiben, basiert auf dem 4Mat-Model. Diese Methode beantwortet die folgenden Fragen:

  • Warum machen wir das?
  • Was machen wir?
  • Wie machen wir das?
  • Und was, wenn wir es nicht machen?
Mindmap KICK-OFF (was gehört rein?), Photocredit: Tobias Lienhard

Hier eine genauere Betrachtung der vier Schlüsselfragen, die gleichsam Grundlage für die 4 Phasen des Kick-off-Workshops sind:

Lesetipp: Rollen im Projekt vorab richtig klären – der Workshop-Ansatz für Verantwortlichkeiten

  • Warum machen wir das?

    Diese Frage adressiert den eigentlichen Zweck des Projekts. Sie zielt darauf ab, das „Warum“ hinter dem Projekt zu vermitteln. Diese Phase verdeutlicht den Anwesenden gleichzeitig, wie wichtig ihre aktive Teilnahme für den Erfolg des Projekts ist. Gehen Sie hierbei unbedingt auf den Nutzen ein, den das Projekt für die Kundin bzw. den Kunden erzeugt.

Unser Tipp: Machen Sie den Nutzen „begreifbar“. Ein physisches Beispiel oder ein authentischer Erfahrungsbericht lassen die Teilnehmenden erleben, um was es geht. Je konkreter, desto besser. Bitten Sie z.B. einen betroffenen Servicemitarbeitenden, das defekte Bauteil mitzubringen, das den Anlass für ihr Produktentwicklungsprojekt gab.

  • Was machen wir?

    Bei dieser Frage geht es um die erwarteten Ergebnisse. Was steht in den Projektzielen? Welche Unterziele verfolgen wir? Und in welcher Rangfolge zueinander stehen diese Ziele? Sprechen Sie mit den Anwesenden auch über die Projektklassifizierung (neuartig vs. bekannt sowie überschaubar vs. komplex). Damit leiten Sie gedanklich schon ein, welche Art von Projekt-Setup Sie wählen werden. Und schließlich, klären Sie, wie das Projekt in die übergreifende Strategie des Unternehmens passt.

  • Wie machen wir das?

    Diese Frage befasst sich mit der Organisation des Projektes. Dazu zählen der Projektplan, die Rollen, Erwartungen an die Zusammenarbeit und so weiter. Sie sollten hier mindestens einen groben Meilensteinplan vorstellen oder noch besser interaktiv mit den Anwesenden entwerfen. Leiten Sie anhand der Projektklassifizierung Ihr Projektvorgehen ab und klären Sie entsprechend die Rollenverteilung innerhalb des Teams. Auch das Budget und die noch offenen Fragen zur Projektorganisation sollten Sie in dieser Phase transparent darstellen.

Unser Tipp: Neben den typischen Vorstellungen bereits definierter Eckpunkte, sollten Sie auch hier interaktive Teile vorsehen: beispielsweise eine Skalenabfrage zur Güte der Planung – gerne auch als Aufstellung im Raum. Achten Sie darauf, sich nicht in Details zu verlieren, sondern vielmehr offene Punkte aufzunehmen und zu adressieren.

  • Was, wenn nicht?

    Abschließend sollten Sie sich mit den Risiken des Projekts auseinandersetzen. Welche Herausforderungen könnten auftreten und wie können Sie diese bewältigen? Stellen Sie klar heraus, dass Risikomanagement im Projektmanagement bei Ihnen einen wichtigen Stellenwert hat und entsprechend Maßnahmen und verantwortliche Rollen definiert werden. In dieser Phase können Sie auch gerne noch einmal auf die offenen Fragen verweisen und einen Ausblick darauf geben, bis wann die Antworten erarbeitet werden.

Unser Tipp: Schließen Sie nach der vierten Phase wieder an der ersten Phase an und beenden Sie den Termin mit der Umkehr der Warum-Frage: dem „Wozu?“. Das ist der Nutzen für die Kundin bzw. den Kunden.

Praktische Durchführung eines Kick-off-Workshops

Der Kick-off-Workshop sollte interaktiv gestaltet sein, um eine hohe Beteiligung der Teilnehmenden zu erreichen. Ein Warm-Up, das inhaltlich mit dem Projektziel zu tun hat, ist ein dankbarer Ansatz, mit dem Sie den Workshop beginnen können.

 

Ein Beispiel: Für ein Marketing- und Vertriebsprojekt werden zu Beginn zwei Teller mit Äpfeln, Orangen oder Melonen herumgereicht. Der erste Teller trägt das Obst am Stück, der zweite mundgerecht geschnittene Stückchen. Sprechen Sie daraufhin über den typischen Reflex, dass wir eher bei den Häppchen zugreifen. Diesen Reflex möchten wir mit unserem Projekt für die Produkte des Unternehmens erzeugen.

Auch interaktive Elemente wie Quizze oder komplexere Simulationen können dazu beitragen, das Engagement zu steigern.

Wichtig: Immer einen sinnvollen Bezug zum Thema herstellen. Keine Übung nur der Übung wegen!

Umgang mit Herausforderungen

Offenheit und Transparenz sind essenziell für den Projekterfolg. Sollten während des Workshops kritische Fragen oder unerwartete Erkenntnisse auftauchen, sehen Sie dies als Chance.

So können Missverständnisse und mögliche Risiken frühzeitig identifiziert und aufgeklärt werden. Und das ist ein echter Gewinn.

Machen Sie den Teilnehmenden klar, dass offene Kommunikation und konstruktive Kritik willkommen sind. Ermutigen Sie sie, ihre Gedanken und Bedenken zu äußern.

Unser Tipp: Bei Fragen, die Sie aus dem Konzept werfen, geben Sie am besten an ein weiteres Kernteammitglied weiter oder Sie stellen eine Gegenfrage. Das gibt Ihnen Zeit, sich über den Inhalt kurz selbst Gedanken zu machen. So wirken Sie nicht nur souverän – Sie bleiben es. 😊

Halten Sie die Energie hoch

Ein erfolgreicher Kick-off-Workshop ist nicht nur informativ, sondern auch begeisternd. Es ist Ihre Aufgabe als Facilitator, die Energie im Raum hochzuhalten und die Teilnehmenden mit dem Thema zu fesseln. Vermeiden Sie monotone Vorträge und fördern Sie stattdessen eine dynamische und energiegeladene Veranstaltung.

Dafür hilft es, wenn Sie sich mit dem Kernteam die Agenda zuvor zurechtlegen. Idealerweise geben Sie den Mitgliedern den „Ball“ der Moderation immer wieder weiter. So sind auch Moduswechsel (Vortrag, Einzel- und Gruppenarbeiten) wunderbar umsetzbar.

Unser Tipp: Sofern Sie verschiedene Medien nutzen können (vor Ort immer leichter) denken Sie auch darüber nach, was wirklich auf PowerPoint sein muss. Wo könnten Sie stattdessen Flipcharts, Metaplanwände oder gar Fenster nutzen, die Sie live beschreiben?

Die Location

„Jedem Neuanfang wohnt ein Zauber inne.“ Das wusste schon Hermann Hesse und Sie können das auch für sich nutzen.

Wenn der Kick-off-Workshop für Ihr Projekt außerhalb der üblichen Konventionen stattfindet, haben Sie in jedem Fall einen willkommenen Aufmerksamkeits-Bonus.

Kick-Off-Workshop - Aktive Beteiligung fördern
Photocredit: Tobias Lienhardt

Damit das gut funktioniert und stimmig ins Konzept passt, sollten Sie einen Bezug von der Location oder dem dann gewählten Setting zum Projekt herstellen.

Beispiele:

  • Ihr Kick-off-Workshop ist in einem vorbereiteten Teil der Produktionshalle, weil die Teilnehmenden die zu optimierende Fertigungslinie mit Ihnen begehen und während der Besprechung sehen sollen.
  • Ihr Workshop findet außerhalb in einem Hotel am See statt, weil Sie bewusst darauf aufmerksam machen wollen, dass Ihr Projekt neue Ufer erreichen möchte.

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Nachbereitung des Kick-off-Workshops

Nach dem Kick-off-Workshop ist es wichtig, die Ergebnisse und Vereinbarungen zusammenzufassen und an alle Teilnehmenden zu senden. Insbesondere ToDos und Termine sind in diesem Zuge auch zu verteilen.

Darüber hinaus sollten Sie das Feedback der Teilnehmenden einholen, um zu verstehen, was gut gelaufen ist und was in zukünftigen Workshops verbessert werden kann.

Unser Tipp: Ein gutes Fotoprotokoll ist leserlich, im Zweifel nachvertextet und beinhaltet alle Phasen und Ergebnisse des Workshops. Fotografieren Sie dafür auch die Menschen während der Übungen und denken Sie an das Einholen der Bildrechtfreigabe.

Kostenlose PDF-Worksheets zum Download:

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Zusammenfassung Kick-off-Workshop

Ein wirkungsvoller Kick-off-Workshop ebnet den Weg für ein erfolgreiches Projekt. Er motiviert und fördert spürbar den offenen Umgang miteinander. Das Geheimnis: Um das zu erreichen, müssen Sie die Menschen im Rahmen des Workshops auf vielen Ebenen ansprechen und klarmachen: Es geht los!

Wir wünschen viel Erfolg und Spaß bei der Umsetzung Ihres nächsten Workshops und empfehlen an dieser Stelle auch diesen Podcast mit Tobias Lienhard.

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Übrigens: Wenn Sie nach dem Kick-off-Workshop am Ball bleiben wollen und direkt weitere ähnliche Workshops ansetzen, bleibt die Motivation so hoch. Dazu mehr in diesem Podcast zu Project Facilitation:

Haben Sie noch Fragen? Dann hinterlassen Sie einen Kommentar, auf den wir in Kürze antworten werden – garantiert.


Über den Autor Tobias Lienhard

Tobias Lienhard versteht es, sehr erfolgreich Projektleiter:innen für ihre eigene Arbeit und ihr Projekt zu begeistern. Mit seinem Ansatz der #ProjectFacilitation gelingt es ihm, schnell die richtigen Trigger auszulösen, sodass Dynamik und Kreativität auf die Projektmannschaft überspringen. Die Projektleiter:innen und Projektteilnehmenden spüren, wie der Projektfrust verfliegt und der Teamerfolg sich sukzessive einstellt.

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