Rollen im Projekt vorab richtig klären – der Workshop-Ansatz für Verantwortlichkeiten

Titel, Positionen und offizielle Rollen sollen innerhalb von Organisationen Klarheit schaffen. Das Problem: Im Multiprojektumfeld sind einzelne Mitarbeiter*innen oft in wechselnden Funktionen unterwegs. Da ändern sich Rollen und Aufgaben stetig. Zudem sind nicht jedem / jeder immer alle Rollen und Aufgabenbereiche vertraut. Umso wichtiger ist es, noch vor Projektbeginn alle Rollen und Zuständigkeiten zu klären. Wie lässt sich im Rahmen eines Workshops maximale Transparenz schaffen?

Lesen Sie in diesem Artikel:

• Welche Probleme entstehen, wenn die Rollen im Projekt nicht geklärt sind?
• Workshop zur Rollenklärung: Was ist das Ziel?
• Was ist der beste Zeitpunkt?
• Wer organisiert den Workshop und wie lange dauert er?
• Typischer Ablauf eines Workshops
• Schaffen Sie Transparenz
• Literaturempfehlungen und Weiterbildungen
• Zusammenfassung: Wie Sie Rollen im Projekt vorab richtig klären – der Workshop-Ansatz für Verantwortlichkeiten

Welche Probleme entstehen, wenn die Rollen im Projekt nicht geklärt sind?

In der Regel sind die Rollen im Projekt innerhalb von Organisationen klar definiert: Es gibt z.B. einen Projektleiter / eine Projektleiterin, Scrum Master oder ein Entwicklungsteam. Anhand der Bezeichnung der Rolle im Projekt sind also eigentlich auch die Aufgaben und Zuständigkeiten geklärt. Prinzipiell sollte also alles funktionieren – zumindest in der Theorie. In der Praxis sieht das jedoch meist anders aus. Erfahrungsgemäß zeigt sich, dass die Aufgabenbereiche der Mitwirkenden so individuell sind wie auch die einzelnen Projekte. Dadurch kann es schnell zu Unstimmigkeiten kommen, was die Personen genau als Ziel oder Erwartung von ihrer Funktion / Position / Rolle verstehen.

Ein weiteres Problem: Vor allem bei größeren Projekten treffen meist mehrere unterschiedliche Rollen diverser Unternehmen oder Auftraggeber*innen aufeinander. Spätestens hier kommt es dann meist zu Konflikten – sei es bei Absprachen, Aufgabenverteilungen oder in Sachen Kommunikation. Mit den gängigen Rollendefinitionen kommt man dann meist nicht weiter.

Schaffen Sie also gleich zu Beginn eines Projekts Klarheit bei allen Beteiligten – jeder sollte wissen: Was ist meine Erwartung an Kollegen in der Rolle XY?

Ein Beispiel: Vielleicht haben Sie ja auch ein Profil in einem Sozialen Netzwerk wie LinkedIn oder Facebook. Sicher kennen Sie dann auch die Kurzbeschreibung, unter der man z.B. Informationen zu seinem Job angibt. Im Groben lässt sich dadurch vielleicht Ihr Berufsbild umreißen, jedoch wird sich Ihr Aufgabengebiet sicher von Menschen mit der gleichen Berufsbezeichnung unterscheiden. Vielleicht haben auch Sie zu Beginn eines Projekts bestimmte Erwartungen an ein Teammitglied, ohne dass es sich dessen bewusst ist.

Tipp: Gehen Sie, egal in welcher Rolle Sie sich befinden, nie „einfach nur von etwas aus“. Klären Sie alles immer genau ab und fragen Sie bei Unklarheiten ganz konkret nach.

Workshop zur Rollenklärung: Was ist das Ziel?

Der Workshop zur Rollenklärung soll folgende Fragen zu Beginn des Projekts klären:

• Jedes Team-Mitglied weiß, was er / sie selbst macht und wofür er / sie zuständig ist
• Jeder / Jede weiß das auch von allen anderen im Team
• Die Team-Mitglieder kennen die Erwartungen der anderen an sie in ihrer Funktion / Rolle

Darüber hinaus können weitere Ziele sein:

• Aufdecken von Überschneidungen
• Definieren von Schnittstellen
• Aufdecken von Abstimmungs-Bedarfen

Tipp: Behalten Sie immer diese Kernfragen im Kopf: Wer macht was und welche Erwartungen haben andere an mich?

Was ist der beste Zeitpunkt?

Wenn die Zusammenarbeit in Ihrem Team nicht funktioniert und Konflikte, Eskalationen oder Beschwerden auf der Tagesordnung stehen, dann kann Ihnen ein Workshop zur Rollenklärung weiterhelfen. Optimalerweise halten Sie ihn gleich zu Beginn der Zusammenarbeit im neuen Team ab. Auch bei einem Wechsel von einzelnen Team-Mitgliedern bietet sich der Workshop an.

Wer organisiert den Workshop und wie lange dauert er?

Sie wissen nun bereits: Einen Workshop zur Rollenklärung organisieren Sie am besten gleich zu Beginn eines Projekts. Deshalb ist es wichtig, rechtzeitig mit der Planung zu starten. 90 Minuten sollten Sie, je nach Teilnehmerzahl, für den Termin einplanen. Die Zeit kann hier auch abhängig von der Ausgangslage und der Größe des Projekts variieren. Planen Sie zudem mit mehreren Etappen, vor allem wenn Sie die Rollenklärung virtuell durchführen.

Lesetipp: Welche Rolle braucht welche Tools? Hier kommen Sie zum ganzen Artikel Ressourcenplanung-Software für die Rollen.

Nun brauchen Sie nur noch eine geeignete Räumlichkeit, in der alle Teilnehmer Platz finden. Ausgestattet mit einer Flipchart o.ä. und einem Moderationskoffer kann es dann eigentlich schon losgehen. Einen Workshop zur Rollenklärung können Sie entweder selbst auf die Beine stellen oder auf eine professionelle externe Beratung zurückgreifen. Mehr Informationen dazu finden Sie am Ende des Artikels. Ausschlaggebend ist, ob jemand in Ihrem Team die wichtige Rolle des Moderators / der Moderatorin übernehmen könnte. Erfahren Sie im nächsten Punkt mehr über deren Rolle und Aufgabe.

Die Moderation – Dreh- und Angelpunkt des Workshops

Der Moderator / Die Moderatorin übernimmt bei den gemeinsamen Terminen sicherlich die wichtigste Aufgabe. Er oder sie muss es schaffen, Vertrauen innerhalb der Gruppe aufzubauen, damit sich die Personen nach und nach öffnen. Sie werden gleich mehr dazu erfahren, warum ein ehrlicher Austausch innerhalb des Teams die Basis für eine erfolgreiche Rollenklärung ist.

Oft ist der / die Projektleitende aufgrund der Erfahrung in diesem Bereich die geeignetste Person, um die Moderation zu übernehmen. Je nach Auftrag, Team und Projekt kann aber auch ein Experte oder ein Externer diese Rolle übernehmen. Dies gilt es, je nach Projekt, individuell zu entscheiden, gerade wenn Konflikte bestehen oder der / die Projektleitende auch inhaltlich als Expert*in mitwirkt. Eine gewisse Erfahrung in punkto Moderation ist jedoch unabdingbar. Außerdem braucht die Person auch ein Verständnis dafür, wie ein Projektteam zusammenwirkt und welche Herausforderungen es gibt. In Einzel- und Gruppengesprächen kann dann nach und nach das Vertrauen aufgebaut werden, um die Basis für alle weiteren Punkte zu schaffen.

Typischer Ablauf eines Workshops

In diesem Artikel gehen wir von einem klassischen Beispiel aus, bei dem zu Projektbeginn zwei Workshoptermine stattfinden. Im ersten Teil werden die Rollen und Zuständigkeiten im Projekt geklärt, im zweiten die Erwartungen untereinander.

Im Vorfeld muss also zunächst geklärt werden, wer die Moderation übernimmt und was das Ziel des Workshops sein soll. Der Workshop sollte in jedem Fall angekündigt sein. Vergessen Sie hier nicht, kurz zu erläutern, weshalb der gemeinsame Termin stattfindet.

So könnte Ihre Agenda z.B. aussehen:

1. Einführung – Willkommen (Begrüßung, Agenda, ggf. Vorstellungsrunde)
2. Ziele und Erwartungen (an den Workshop)
3. Verantwortlichkeiten und Rollen im Projekt
4. Erwartungen (untereinander, an die Zusammenarbeit)
5. Zusammenfassung

Workshop Teil 1: Klärung der Zuständigkeiten und Rollen im Projekt

Im ersten Teil des Workshops werden die Zuständigkeiten und Rollen im Projekt geklärt. Es geht darum, Position und Aufgabengebiete von jedem Teammitglied im geplanten Projekt zu erfahren. Jeder stellt sich nun also kurz mit ein paar Sätzen der Runde vor. Die Informationen werden vom Moderierenden für alle sichtbar (z.B. auf einer Flipchart) notiert.

Sicher fallen Ihnen nun die ersten Schnittstellen bei einigen Personen auf. Wo gibt es z.B. Überschneidungen? Ist irgendwo nicht genau klar, wer sich wie genau einbringt? Oder gibt es vielleicht sogar noch Punkte, für die es keine Zuständigkeit gibt? Für den Moderierenden gilt es nun, Transparenz zu schaffen – so lange, bis für alle Beteiligten alle Fragen und Unklarheiten zu ihrer Rolle, Schnittstellen und Aufgaben geklärt sind. Alle Punkte der Gespräche hält der Moderator / die Moderatorin auf der Flipchart, Moderationskarten o.ä. für alle visuell fest.

Orientieren Sie sich im ersten Teil des Workshops zur Rollenklärung an dieses Fragen:

• Was sind meine Aufgaben im Projekt?
• Welche Aufgaben haben meine Teammitglieder?
• Wer sind meine Ansprechpartner?

Tipp: Wenn Punkte unklar sind, haken Sie immer nach. Ziel des Workshops ist es, wirklich alle Unklarheiten aus dem Weg zu schaffen.

Workshop Teil 2: Erwartungen und Spielregeln

Im zweiten Workshop-Termin sollen nun die Erwartungen und Spielregeln geklärt werden. Hier lohnt es sich, zunächst einen Blick auf die gemeinsamen Schnittstellen zu werfen, die im vorangegangenen Meeting erarbeitet wurden. Probleme bei der Projektabwicklung entstehen meist daraus, dass die Zahnräder hier nicht optimal ineinander greifen. Nun sollen folgende Fragen geklärt werden:

• Welche Erwartungen habe ich an andere Teammitglieder bzw. haben andere Teammitglieder an mich?
• Wie wollen wir miteinander umgehen? (Spielregeln)
• usw.

Tipp: Keine Frage ist zu banal. Beherzigen Sie das Sprichwort: „Besser zweimal fragen als einmal irregehen.“

Fassen Sie zum Abschluss des Workshops die Ergebnisse zusammen. Vergessen Sie nicht, diese im Anschluss per Mail an alle Teilnehmer zu verschicken.

Schaffen Sie Transparenz

Die Aufgabe des Moderators / der Moderatorin ist es also zunächst, auf theoretischer Ebene alle Rollen im Projekt zu klären. Trotzdem kann es gerade zu Beginn eines Projekts aber noch zu Unstimmigkeiten kommen. Diese gilt es dann, in persönlichen Gesprächen und in der Gruppe zu lösen. In den Workshops soll allen anhand konkreter Beispiele klar und greifbar gemacht werden, wie die praktische Umsetzung aussieht.

Tipp: Fragen Sie als Moderator*in gezielt: Was heißt das jetzt konkret?

Der eine oder andere traut sich jedoch vielleicht nicht zuzugeben, dass die Aufgaben nicht wirklich klar sind, Unterstützung benötigt wird oder gar Kompetenzen nicht ausreichen. Für eine optimale Rollenklärung ist Transparenz jedoch das A und O. Schaffen Sie also von Beginn an Vertrauen im Team, indem Sie jedem den Raum geben, Fragen vorurteilsfrei stellen zu können bzw. beantwortet zu bekommen. Einen ehrlichen Umgang miteinander aufzubauen, braucht sicherlich mehr Zeit als zwei Workshop-Termine. Zumal hier nicht selten Menschen aufeinandertreffen, die sich völlig fremd sind. Der Workshop kann jedoch die Basis bilden, auf der dann weiter aufgebaut werden kann.

Literaturempfehlungen

• Barbara Langmaack „Einführung in die Themenzentrierte Interaktion TZI“
• Barbara Langmaack, Michael Braune-Kricke „Wie die Gruppe laufen lernt“
• Michéle Neuland „Neuland-Moderation“
• Angelika Collisi „Workshop Rollenklärung – Leitfaden für Planung und Moderation“

Weiterbildungsmöglichkeiten

Workshop „Klare Rollen“, Angelika Collisi – Termine über office@pampiloxa.com

Zusammenfassung: Wie Sie Rollen im Projekt vorab richtig klären – der Workshop-Ansatz für Verantwortlichkeiten

Ein Workshop zur Rollenklärung kann Ihnen dabei helfen, Konflikte aus dem Weg zu schaffen und die Abstimmung untereinander im Team zu verbessern. Gerade zu Beginn eines neuen Projekts schafft er Klarheit und Transparenz über die Rolle jedes / jeder Einzelnen und räumt so lästige Stolpersteine aus dem Weg.

Haben Sie Anmerkungen? Teilen Sie Ihre Erfahrungen gerne mit uns unten in den Kommentaren. Vielen Dank!

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