Ansichten übertragen per Organisator – MS Project Tipp

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+++ Eigene Ansichten in Microsoft Project in weiteren Projekten nutzen – Benutzerdefinierte Ansichten Teil 6 +++

von Kathryn Dixon

Aus unserer MS Project Tipp-Reihe kennen Sie bereits jede Menge Tipps zum Anpassen von MS Project Ansichten. Sie haben beispielsweise gelernt:

Hinweis: Die folgende Beschreibung gilt für Microsoft Project 2010, 2013 und 2016 sowie Microsoft Project für Office 365.

Doch was ist, wenn Sie benutzerdefinierte Objekte übertragen und in weiteren Projekten nutzen wollen?

Vielleicht haben Sie in diesem Zusammenhang schon bemerkt: nicht alle benutzerdefinierten Ansichten, Tabellen, Felder, Kalender etc. stehen in Ihrer globalen Vorlage (Global.MPT) auch wirklich für weitere Projekte zur Verfügung.

Die gute Nachricht: Sie können sämtliche benutzerdefinierten Objekte beliebig über den „Organisator“ steuern und neue Objekte manuell übertragen.

Wichtig: Benutzerdefinierte Objekte wie Felder, Kalender, Berichte, Module und Schemen werden nicht automatisch über die Standardeinstellung in die Global.MPT übernommen. Nutzen Sie hierzu die Kopieroption über den Organisator.

Benutzerdefinierte Ansichten manuell übertragen

Wichtig zu wissen: Nicht immer ist das automatische Hinzufügen von neuen Ansichten, Tabellen, Filter und Gruppen sinnvoll. Unsere Empfehlung: Deaktivieren Sie die Option, wenn:

  • Sie eine Ansicht, Tabelle, Gruppe oder Filter nur für ein spezifisches Projekt konfigurieren
  • Sie einen Projektplan von einem Dritten erhalten haben, der benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen, Filter und Gruppen enthält, die Sie in Ihren eigenen Projekten nicht einsetzen möchten.

Sie finden die Option, die die Übernahme von Ansichten, Felder, Filter und Gruppen steuert, unter Datei / Optionen / Erweitert in Abschnitt Anzeige:

benutzerdefinierte Ansichten übertragen im MS Project Organisator 1

Bild 1: Einstellung zur Übernahme neu erstellter Objekte in die Global.MPT Datei

Welche Funktionen gibt es im Organisator?

  1. Sie können automatisch gespeicherte benutzerdefinierte Objekte mit dem Organisator kopieren, umbenennen und löschen. Das sind  z.B. Objekte wie Ansichten, Tabellen, Filter und Gruppen.
  2. Zusätzlich können Sie auch weitere benutzerdefinierte Objekte manuell in die Global.MPT oder ein spezifisches Projekt übertragen, wie Felder, Kalender, Berichte, Module und Schemen.

Wo finden Sie den Organisator?

Sie finden den Organisator unter Datei / Informationen. Klicken Sie im Informationsbildschirm auf die Schaltfläche Organisator.

benutzerdefinierte Ansichten übertragen im MS Project Organisator 2

Bild 2: Der Organisator – benutzerdefinierte Objekte können hier für weitere Projekte bereitgestellt werden.

Objekte für Folge-Projekte bereitstellen

Wie Sie Ansichten und weitere benutzerdefinierte Objekte aus Projekten in die Global.MPT übertragen und so für andere Projekte nutzbar machen, erfahren Sie folgend.

Und so gehen Sie vor:

  1. Stellen Sie sicher, dass in dem Auswahlfeld links unter Ansichten verfügbar Global.MPT
  2. und in dem Auswahlfeld rechts unter Ansichten verfügbar das Projekt mit den benutzerdefinierten Ansichten ausgewählt sind.
  3. Markieren Sie die zu übertragende Ansicht im oberen Feld rechts und klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren.
benutzerdefinierte Ansichten übertragen im MS Project Organisator 3

Bild 3: Benutzerdefinierte Ansicht kopieren im Organisator Dialog

Bitte vergessen Sie nicht:

Individuelle Eingabetabellen und benutzerdefinierte Filter, Gruppierungen usw. müssen ebenfalls mit übertragen werden. Dazu klicken Sie einfach auf den jeweiligen Reiter oben im Organisator und kopieren die betreffenden Objekte.

Tipp: Sie sehen Ihre benutzerdefinierte Ansicht, Tabellen, Filter und Gruppen nicht im Auswahlfeld? Dann wechseln Sie gegebenenfalls die Entität von Vorgang zu Ressource!

benutzerdefinierte Ansichten übertragen im MS Project Organisator 4

Bild 4: Benutzerdefinierte Tabelle kopieren

Nun steht Ihre neue Ansicht in Microsoft Project auf Ihrem Computer für alle Projekte zur Verfügung.

Objekte für ein spezifisches Projekt bereitstellen

Wenn Sie benutzerdefinierte Objekte nur in ein spezifisches Projekt kopieren möchten, öffnen Sie dieses Projekt und stellen Sie sicher, dass anstelle der Global.MPT Ihr Projekt im linken Auswahlfeld im Organisator ausgewählt ist.

Sollten Sie das Objekt dann später doch noch in Ihre globale Vorlage übertragen wollen, können Sie das natürlich jederzeit noch manuell nachholen.

benutzerdefinierte Ansichten übertragen im MS Project Organisator 5

Bild 5: Benutzerdefinierte Ansichten in ein Projekt übertragen

Umbenennen von Objekten

Sie können im Dialogfenster Optionen auch Objekte umbenennen. Markieren Sie dazu das Objekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Umbenennen. Geben Sie im Dialogfenster Umbenennen den neuen Namen ein und bestätigen Sie Ihre Änderung mit OK.

Unsere Empfehlung: Bennen Sie Standardobjekte nicht um. Das führt in der Regel zu Missverständnissen in Folgeprojekten.

Löschen von Objekten

Sie können im Dialogfenster Optionen auch Objekte löschen. Markieren Sie dazu das Objekt und klicken Sie auf die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie das Löschen mit Ja.

Unsere Empfehlung: Löschen Sie keine Standardobjekte. Vielleicht brauchen Sie diese in einem zukünftigen Projekt.

benutzerdefinierte Ansichten übertragen im MS Project Organisator 6

Bild 7: Löschen benutzerdefinierter Objekte im Organisator

Ansichten übertragen – Zusammenfassung

Sie haben in diesem letzen Artikel aus der Reihe „benutzerdefinierte Ansichten“ (Teil 6) gelernt:

  • Wann Sie den Organisator zur Weiterverwendung Ihrer benutzerdefinierten Ansichten einsetzen
  • Wie Sie die Objekte für künftige Projekte oder andere Projektmitarbeiter bereitstellen
  • Was Sie tun, wenn Sie die Objekte für alle oder nur für spezifische Projekte nutzen
  • Auf was Sie beim Kopieren besonders achten sollten und
  • Wie Sie einzelne Objekte umbenennen oder löschen.

War dieser Tipp hilfreich für Sie oder haben Sie noch Fragen? Wir freuen uns über Ihren Kommentar unten. 

Tipp zum Schluss: Jetzt anmelden zum TPG BlogInfo Newsletter und keinen TPG Tipp zu Microsoft Project verpassen. Das Formular zum TPG BlogInfo Newsletter finden Sie oben rechts auf Ihrem Bildschirm (Desktop) oder auf Ihrem Mobilgerät unterhalb dieses Artikels.

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