Ressourcenplanung mit Microsoft Project

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+++ Der richtige Weg zur Aufwands- und Kostenplanung +++ so behalten Sie die Kontrolle +++

von Johann Strasser

Neben den Projektzielen sind Zeit und Geld die wichtigsten Rahmenparameter für ein Projekt. Microsoft Project unterstützt Sie dabei, mit Ressourcen die Arbeit und Kosten zu planen.

In diesem ausführlichen Tipp erfahren Sie,

  • welche Arten von Ressourcen in Microsoft Project verplant werden können,
  • wie Sie diese Ressourcen definieren, und
  • wie Sie die Aufwand- und Kostenplanung in einem Projekt vornehmen.

Beispiele und Screens erläutern Ihnen die einzelnen Schritte.

Die folgende Erklärung basiert nur auf Microsoft Project Standard und Professional. Die Project WebApp wird nicht behandelt.

Und das können Sie danach:

Nach dem Lesen dieses Artikels können Sie in Microsoft Project Ressourcen richtig anlegen und zuweisen. Zudem wissen Sie, wie Sie den Überblick über die angefallenen Kosten bekommen.

Hinweis: Wenn Sie Microsoft Project ohne Verbindung zu Project Server oder Project Online nutzen, können Sie alle Ressourcen direkt im Projekt definieren. In einer Multiprojekt-Umgebung nutzen mehrere Projekte dieselben Ressourcen. Hier müssen Sie die Ressourcen in Project Online / Project Server erst als Enterprise-Ressourcen definieren und in das jeweilige Projektteam aufnehmen. Änderungen an den Definitionen bzw. Stammdaten von Enterprise-Ressourcen können nur in der Project WebApp/Ressource Center oder durch das Öffnen des Ressourcenpools in Microsoft Project Professional vorgenommen werden.

Die Ressourcenarten in Microsoft Project

In Microsoft Project planbare Ressourcen sind

  • Menschen
  • Maschinen
  • Material
  • Kosten

Zwischen Menschen und Maschinen wird dabei nicht unterschieden. Menschen und Maschinen verfügen nur über eine begrenzte Kapazität und werden in MS Project als Ressourcen der Art Arbeit angelegt. Sie verursachen meist Kosten pro Zeiteinheit.

Material und Kosten sind realistischer Weise auch nicht unbegrenzt verfügbar, verfügen aber über keine Kapazität im eigentlichen Sinn. Sie werden in eigenen Ressourcenarten abgebildet. Material und Kosten sind nicht unmittelbar zeitabhängig, doch fallen Kosten und durch Material verursachte Kosten auch zu bestimmten Zeiträumen oder Terminen an.

Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

MS Project unterscheidet somit drei Ressourcenarten:

  • Arbeit
  • Material
  • Kosten

Zudem stellt MS Project für alle Ressourcenarten auch Budgetressourcen zur Verfügung. Mit diesem Ressourcentyp können Sie auf der Projektebene die Rahmenparameter für Ihr Projekt definieren und zum Projektcontrolling einsetzen.

Zusätzlich lässt sich definieren, ob es sich um generische Ressourcen handeln soll. Generische Ressourcen werden meist zu einem Zeitpunkt eingesetzt, zudem die tatsächlichen Ressourcen noch nicht namentlich bekannt sind.

In MS Project werden generische Ressourcen in der Ansicht Ressource: Tabelle mit einem Doppelkopf in der Indikatorspalte dargestellt.

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Bild 1: Ressourcenarten in Microsoft Project

MS Project Ressourcen anlegen: Arbeit

Wie schon erwähnt, werden Menschen und Maschinen in Project mit der Ressourcenart Arbeit angelegt. Für Ressourcen der Art Arbeit können Sie Stundensätze, maximale Einheiten oder Kalender definieren. Dies ist unabhängig davon, ob es sich um generische Ressourcen oder bereits namentlich bekannte Ressourcen handelt.

MS Project berechnet die Kosten von Arbeitsressourcen über den Stundensatz und die Arbeit/Zeiteinheit. Der Stundensatz und auch die maximal verfügbaren Einheiten, also die Kapazität, können zeitlich variabel hinterlegt werden. Ressourcen haben einen Basiskalender, z.B. entsprechend den Feiertagen des Arbeitsortes. Dieser kann mit individuellen Arbeitszeiten und Urlauben ergänzt werden.

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Bild 2: Kosten für Arbeitsressourcen

MS Project Ressourcen anlegen: Material

Bei Material ist die Angabe einer Materialbeschriftung möglich, welche die Mengeneinheit (Stk, qm, kg, …) widerspiegelt. Dafür können beim Anlegen von Materialressourcen keine maximalen Einheiten und kein Basiskalender eingeben werden. Bei der Zuweisung von Material ist anstelle der zeitlichen Einheiten pro Tag die Menge des benötigten Materials einzugeben.

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Bild 3: Zuordnung von Materialressourcen

Da MS Project die Kosten der Materialressourcen immer über das Feld Arbeit berechnet, erscheint in der Spalte Arbeit der Vorgangs- und Ressourcen-Masken auch bei Material ein entsprechender Wert. In diesem Fall für die Menge.

Auch in den Einsatz-Ansichten wird die Materialmenge dargestellt und zwar als Arbeit verteilt über den Vorgang.

Wann das Material genau benötigt wird, kann mit der Verzögerung bzw. dem Anfang und Ende der Zuweisung in den Ansichten Vorgang: Maske, Vorgang: Einsatz oder Ressource: Einsatz festgelegt werden. Alternativ kann dies aber auch durch direkte Eingabe der Menge in den Einsatz-Ansichten erfolgen.

Wenn der Materialbedarf linear über die Dauer des Vorgangs verteilt ist, ist keine Anpassung erforderlich.

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Bild 4: Terminplanung für Materialbedarf

MS Project Ressourcen definieren: Kosten

Echte Kosten werden wie Arbeitsressourcen dem Vorgang zugeordnet. Nur ist hier nicht die Eingabe von Arbeit oder Einheiten erforderlich. Die Kosten eines Vorgangs werden direkt eingegeben.

Die Kosten werden im Standard automatisch linear über die Dauer des Vorganges verteilt.

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Bild 5: Kostenressource zuordnen

Sie können den Betrag auch über die Spalte Kosten in den Ansichten Vorgang: Einsatz oder Ressource: Einsatz eingetragen. Bei nicht linearer Verteilung der Kosten lässt sich dies auch über die Dauer des Vorgangs direkt in das Zeitraster eintragen.

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Bild 6: Zeitplanung für Kostenressourcen

Für Kostenressourcen können Sie auch eine allgemeine Fälligkeit definieren. Diese wird dann als Standard bei jeder Zuweisung angewendet. Wählen Sie dazu in der Ansicht  Ressource: Tabelle die erforderliche Fälligkeit für die Kostenressource aus.

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Bild 7: Fälligkeit für Ressourcen

Hinweis: Kostenressourcen können in der Project WebApp nicht verplant werden.

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MS Project Ressourcen definieren: Budget

Sie können für alle Ressourcenarten Arbeit, Material und Kosten Ressourcen als Budgetressourcen anlegen, indem die gleichnamige Checkbox aktiviert wird. Die Zuweisung einer Budgetressource kann immer nur am Projektsammelvorgang erfolgen.

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Damit der Projektsammelvorgang angezeigt wird, müssen Sie in einer Vorgangstabelle das Kontrollkästchen Projektsammelvorgang auf der Registerkarte Format aktivieren. Wenn es aktiviert ist, wird der Projektsammelvorgang in Zeile 0 angezeigt.

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Bild 8: Budgetressourcen auf dem Projektsammelvorgang

 

Weisen Sie dem Projektsammelvorgang die Budgetressource zu. Blenden Sie die Spalte Kostenbudget in der Ansicht Vorgang: Einsatz ein, um die budgetierten Kosten einzutragen.

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Bild 9: Kostenbudget eingeben (Erläuterung des Beispiels unten)

Ein praktisches Beispiel: 

In Bild 9 arbeitet die Ressource Müller zu einem Stundensatz von 95 € von Montag bis Freitag 8 Stunden pro Tag auf dem Vorgang. Zudem ist ein weiterer Kranführer mit dem gleichen Stundensatz für diese Tätigkeit vorgesehen, der noch nicht namentlich bekannt ist.

Beide bedienen dabei den Kran, der Kosten verursacht (35 €/Stunde). Dabei werden 120qm Schotter verarbeitet, die aber schon bei Lieferung voll mit 35 € Euro/qm berechnet werden.

Zusätzlich entstehen bezogen auf den Vorgang Kosten für Spesen in Höhe von 125 € Euro, die in diesem Beispiel am Ende der Woche fällig sind.

Der Projektsammelvorgang weist Gesamtkosten von 9.949 € auf, die jedoch noch deutlich unter dem eingetragenen Budget von 48.000 € liegen.

Ressourcengruppen – WER arbeitet mit WEM?

In der Ressourcentabelle findet sich auch die Spalte Gruppe. Diese kann z.B. für die Abteilungs- bzw. Teambezeichnung genutzt werden. Auf diese Weise können Zuordnungen und Auslastung der einzelnen Gruppenmitglieder später hierarchisch zusammengefasst werden.

Sie können damit aus den bestehenden Daten Zwischensummen für beliebige Gruppen erzeugen.

 

Die Felder Gruppe und Kürzel haben dabei eine zusätzliche Bedeutung: Sie können diese im Gegensatz zu den anderen Ressourcenfeldern auch in Vorgangsansichten für Filter, Gruppierungen und andere Funktionen nutzen.

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Bild 10: Gruppierung nach Budget, Ressourcenart und Gruppe

Arbeitszeiten – WER oder WAS ist WANN verfügbar?

Über die maximalen Einheiten (Spalte Max. Einh. in der Ansicht Ressource: Tabelle) wird die Höhe der Verfügbarkeit pro Zeiteinheit festgelegt. Diese können z.B. sein:

  • 100% für eine Arbeitskraft in Vollzeit,
  • 50% für eine Halbtagskraft und
  • 400% für eine Teamressource mit vier Mitgliedern, die Vollzeit arbeiten.

Welche Mitglieder zur Teamressource gehören, können Sie in den Notizen angeben. Beim Einsatz von Teamressourcen sollten Sie darauf achten, dass Sie hier nur Teammitglieder definieren, die in ihrer Funktion austauschbar sind.

Informationen zu Ressourcen

Im Dialog Informationen zur Ressource können Sie für Arbeitsressourcen im Kalender bis zu 100 Änderungen bei deren Verfügbarkeit  angeben.

Die Verfügbarkeit von Ressourcen wird auch durch Abwesenheiten gesteuert. Diese geben Sie über den Basiskalender und individuelle Ausnahmen ein. Der Basiskalender beinhaltet dabei Abwesenheiten und Arbeitszeiten, die für alle Ressourcen gleich sind.

Basiskalender werden über Arbeitszeit ändern im Menü Projekt angelegt.

Abwesenheiten von Ressourcen

Um die Abwesenheiten einzelner Ressourcen zu definieren, klicken Sie im Dialogfenster Informationen zur Ressource auf Arbeitszeit ändern.

Um geplante Abwesenheiten einzutragen, markieren Sie im Dialogfenster Arbeitszeit ändern die entsprechenden Tage im Kalender. Geben Sie dann in der ersten leeren Zeile eine Bezeichnung für die Abwesenheit ein.

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Bild 11: Abwesenheiten für Ressourcen eintragen

Abweichende Arbeitszeiten

Um abweichende Arbeitszeiten zu definieren, öffnen Sie im Dialogfenster Arbeitszeit ändern die Registerkarte Arbeitswochen. Markieren Sie den zu ändernden Wochentag und wählen Sie die gewünschte Option.

Tipp: Sie können auch mehr als einen Wochentag durch Drücken der Taste STRG markieren.

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Bild 12: Abweichende Arbeitszeiten

Arbeitseinteilung – WER macht WAS?

In den zur Verfügung stehenden Ansichten können mit einer Ausnahme immer nur Ressourcen zu Vorgängen zugeordnet werden und nicht Vorgänge zu Ressourcen.

Das Zuweisen von Ressourcen zu Vorgängen können Sie auf verschiedene Weise vornehmen:

  • über die Spalte Ressourcenname der Ansicht Balkendiagramm: Gantt,
  • in der Ansicht Vorgang: Maske, die bei einer Teilung des Fensters angezeigt wird (Ansicht/ Details)
  • im Dialogfenster Informationen zum Vorgang oder
  • im Dialogfenster Ressourcen zuweisen unter Ressourcen / Ressourcen zuordnen.

Unser Tipp: Die einfachste Möglichkeit bietet der Dialog Ressourcen zuweisen. Die meisten Details können Sie jedoch in der Ansicht Vorgang: Maske eingeben.

Vorgänge zu Ressourcen zuweisen

In MS Project können Sie die Vorgangszuordnung in der Ansicht Ressource: Einsatz vornehmen. Hier lassen sich per Drag&Drop Zuordnungszeilen aus der Gruppe Nicht zugeordnet oder von bestehenden Zuordnungen unter die gewünschte Ressource verschieben.

Markieren Sie dazu den zu verschiebenden Vorgang. Zeigen Sie mit der Maus über die Indikatorspalten und ziehen Sie  den Vierfachpfeil zum Verschieben des Vorgangs.

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Bild 13: Vorgangszuordnung in MS Project Standard (Ansicht Ressource: Einsatz)

Der Teamplaner in MS Project Professional

In MS Project Professional steht zusätzlich die Ansicht Teamplaner zur Verfügung. Damit lassen sich sehr einfach Ressourcen zuweisen. Markieren Sie hier einen Vorgang und verschieben Sie in zur erforderlichen Ressource.

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Bild 14: Vorgangszuordnung in MS Project Professional (Ansicht Ressource: Einsatz)

Während in allen anderen Ansichten nur Ressourcen austauschbar sind, können in den Ansichten Ressource: Einsatz und Teamplaner auch bestehende Vorgangszuordnungen zwischen Ressourcen verschoben werden, um Arbeitslasten umzuverteilen.

Arbeitsbelastung – WER macht WIEVIEL?

Die von MS Project vorgenommenen Berechnungen bei der Ressourcenzuordnung können Sie so am besten nachvollziehen:  kombinieren Sie in einem geteilten Fenster die Ansichten Vorgang: Einsatz (oben) und Vorgang: Maske.

Für die Zuordnung einer Ressource zu einem Vorgang muss der Vorgang bereits vorhanden sein. Bei der Berechnung der Zuordnungswerte wird deshalb von der Vorgangsdauer ausgegangen.

Auf diese Weise lässt sich die Arbeit über die angegebenen Einheiten pro Tag und die Stundensumme pro Dauereinheit berechnen:

Arbeit = Dauer * Einheit * Stundensumme pro Dauereinheit

Die Dauer können Sie wahlweise in der Einheit Minuten, Stunden, Tage, Wochen oder Monate eingeben. Sie wird von MS Project generell in Stunden umgerechnet.

Zur Umrechnung verwendet das Programm die unter Datei / Optionen / Terminplanung angegebenen Stundensummen pro Dauereinheit, d.h. die Werte für Tage/Monat, Stunden/Woche und Stunden/Tag.

Als Einheiten sind die im Feld Einheit eingegebenen Prozentwerte zu verstehen. Sie definieren mit 100% einen ganztägigen, mit 50% einen halbtägigen usw. Einsatz der Ressource an dem Vorgang.

MS Project berechnet daraus die Zahl der Arbeitsstunden und füllt diese ab dem Anfangstermin des Vorgangs mit den Einheiten aus dem Kalender der Ressource auf.

Die Einheiten sind festgelegt durch die verfügbaren Stunden pro Arbeitstag, die im Kalender eingetragen sind. In folgendem Beispiel (Bild 15) ist die Ressource Schulze dem Vorgang mit der Dauer einer Woche zu 50% der Arbeitszeit zugeordnet, woraus sich 4h/Tag berechnen (Standardeinstellung der Optionen mit 8h/Tag).

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Bild 15: Ressourcenzuordnung zu 50%

Vorgangsarten –  nix ist fix!?

Das Berechnungsergebnis hängt von der eingestellten Vorgangsart und der Reihenfolge der Eingabe der Werte ab. Wir haben es mit den drei Werten Arbeit, Dauer und (Arbeits-) Einheit in einer je nach Reihenfolge der Eingabe beliebig umzustellenden Gleichung zu tun.

Durch die Eingabe wird der erste  Wert festgelegt. Ein zweiter Wert kann durch eine der Vorgangsarten Feste Dauer, Feste Arbeit oder Feste Einheit fixiert werden. Der noch fehlende dritte Wert wird daraus errechnet.

Damit ergibt sich folgende Logik bei den verschiedenen Vorgangsarten:

Vorgangsart Feste Einheit:

Ressourcenplanung mit MS ProjectVorgangsart Feste Arbeit:

RM1_15bVorgangsart Feste Dauer:

RM1_15c

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Bild 16: Die Vorgangsart kann an diversen Stellen geändert werden

Leistungsgesteuert – WIE helfe ich meinem Kollegen?

Soll mehr als eine Ressource an einem Vorgang arbeiten, gelten die besprochenen Regeln für die Vorgangsart für jede einzelne Ressource.

Zusätzlich können Sie mit der Option Leistungsgesteuert einstellen, ob beim Hinzufügen und Löschen von Ressourcen die bestehende Arbeit automatisch umverteilt werden soll oder nicht.

Schafft die einem Vorgang zugeordnete Ressource das Pensum nicht, wird dem Vorgang eine weitere Ressource ohne die Option Leistungsgesteuert hinzugefügt. Damit entsteht ein Mehraufwand an dem Vorgang.

Möchten Sie hingegen eine weitere Ressource mitarbeiten lassen, um die bereits zugeordnete Ressource zu entlasten, so schalten Sie vor (!) der neuen Zuordnung die Option Leistungsgesteuert ein. Damit wird die mit dem Vorgang verbundene Arbeit von der ersten Ressource auch mit auf die zweite verteilt.

Und so rechnet MS Project:

In welchem Maß die Umverteilung stattfindet, wird durch die (Arbeits -)Einheiten gewichtet. Dabei wird das Gesamtpensum der Arbeit durch die Summe der Einheiten aller zugeordneten Ressourcen dividiert. Das Ergebnis wird dann mit der individuellen Einheit jeder einzelnen Ressource multipliziert.

Soll nicht die Arbeit über die Dauer, sondern die Dauer aus der Arbeit berechnet werden, so muss die Arbeit entweder für jede einzelne Ressource oder zuletzt für den Vorgang in der Vorgangstabelle eingetragen werden.

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Bild 17: Option Leistungsgesteuert zum Umverteilen von Arbeit

Arbeitsprofile – mal mehr, mal weniger?

Damit Sie eine nicht-lineare Verteilung der zugewiesenen Ressourcenarbeit über die Vorgangsdauer erhalten, können Sie Aufwände auch direkt in die Zellen der Ansichten Vorgang: Einsatz bzw. Ressource: Einsatz eintragen.

Je nach Einstellung der Zeitskala werden die eingegebenen Werte aber immer noch linear auf die Stunden der Zelle verteilt.

Ein Beispiel: Bei der Eingabe von 30 Stunden in einer Wochenskalierung bedeutet dies also 7,5 Stunden pro Tag, wenn der betreffende Vorgang mit vier Tagen in der gewählten Woche liegt. Voraussetzung ist, dass die Ressource laut Ressourcenkalender an diesen Tagen auch 7,5 Stunden arbeiten kann (siehe Bild 18).

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Bild 18: Gleichverteilung von Arbeit nach Zuordnung der Ressource

Sobald Sie manuell eingreifen und die von MS Project für die Ressourcenarbeit zugewiesenen Werte ändern, erscheint in der Indikatorspalte ein Hinweis auf den manuellen Eingriff.

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Bild 19: Hinweis auf den manuellen Eingriff in der Indikatorspalte

Neben den benutzerdefinierten Profilen, die über die direkte Eingabe entstehen, stellt Project auch eine Liste mit Standardprofilen zur Verfügung.

In das entsprechende Dialogfeld Informationen zur Zuordnung gelangen Sie z.B. in der Ansicht Vorgang: Einsatz durch einen Doppelklick auf den jeweiligen Ressourcennamen.

Im Dialogfenster Informationen zur Zuordnung können sie das gewünschte Profil auswählen.

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Bild 20: Auswahl des Arbeitsprofils

Vorgangskalender – Haben Ressourcen auch im Urlaub Zeit?

Vorgangstermine ohne Ressourcenzuordnung werden nach dem Projektkalender oder Vorgangskalender berechnet. Besitzen Sie eine Zuordnung, dann erfolgt die Berechnung nach den entsprechenden Ressourcenkalender.

Jeder Vorgang kann – auch ohne Ressourcen – einen vom Projektkalender abweichenden Kalender benutzen.

Damit dieser Kalender auch dann angewendet wird, wenn Ressourcen zugeordnet sind, muss die Option Terminplanung ignoriert Ressourcenkalender im Dialog Informationen zum Vorgang eingestellt werden.

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Bild 21: Vorgangskalender – Ressourcenkalender ignorieren

So können Sie Kalender für ungewöhnliche Arbeitszeiten, z.B. an Wochenenden, definieren und für die entsprechenden Vorgänge wirksam einsetzen.

Die zugeordneten Ressourcen arbeiten dann nach dem Kalender, der dem Vorgang zugewiesen wurde. Der Ressourcenkalender muss dazu nicht angepasst werden.

Das ist sehr praktisch, wenn Personen aus anderen Regionen mit unterschiedlichen Kalendern vor Ort am selben Vorgang arbeiten sollen.

Kostensätze – WER oder WAS kostet WIEVIEL?

Die von den Ressourcen verursachten Kosten werden durch einfache Multiplikation aus dem Stundensatz der Ressource und deren regulärer Arbeit bzw. Arbeit aus Überstunden errechnet.

Falls sich der Standardsatz einer Ressource während der Laufzeit des Projekts verändern soll, können Sie dies über den Dialog Informationen zur Ressource auf der Registerkarte Kosten einstellen. Öffnen Sie das Dialogfenster über die Ansicht Ressource: Tabelle und doppelklicken Sie Ressource.

Dort können Sie den neuen Satz sowie das Datum, ab dem dieser gelten soll, eingeben. Der neue Satz kann wahlweise direkt eingegeben oder durch eine prozentuale Eingabe errechnet werden. Sie können bis zu 25 Änderungen eintragen.

 

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Bild 22: Stundensatz eingeben

Die Veränderung der Kosten ist ab dem angegebenen Termin in den Ansichten Vorgang: Einsatz und Ressource: Einsatz bei entsprechender Skalierung der Zeitachse und Auswahl der Kosten sichtbar.

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Bild 23: Kostenberechnung nach Gültigkeitsbereich

Hier können Sie auch prüfen, welche Auswirkungen es hat, wenn die Fälligkeit der Kosten geändert wird. Mögliche Werte für die Fälligkeit sind Anfang, Ende oder anteilig, d.h. entsprechend dem Arbeitsverlauf über die Vorgangsdauer verteilt.

Kostensatztabellen – WER arbeitet als WAS?

Ressourcen können unterschiedliche Funktionen wahrnehmen, die auch unterschiedliche Kostensätze zur Folge haben.

Oder Sie wollen die Differenz zwischen den internen Kosten und den Kosten, die dem Auftraggeber in Rechnung gestellt werden, bestimmen.

Für diese Fälle stehen Ihnen vier weitere Kostensatztabellen zur Verfügung. In diesen lassen sich mehrere Kostensätze definieren und zeitlich festlegen. Zu den Einstellungen gelangen Sie wieder über den Dialog Informationen zur Ressource auf der Registerkarte Kosten.

Hinweis: Die Tatsache, dass ohne nähere Angabe bei der Zuordnung immer der Standardsatz, der in der ersten angezeigten Tabelle A definiert ist, verwendet wird, lässt sich nicht verändern. Aber Sie können für jede Ressource – bei jeder Zuordnung – individuell einstellen, welche Kostensatztabelle zu Grunde gelegt werden soll. Mit einem Doppelklick auf eine Zuordnungszeile öffnen Sie dafür den Dialog Informationen zur Zuordnung, in dem Sie die Kostensatztabelle auswählen.

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Bild 24: Auswahl der Kostensatztabelle

Beispiel: Im folgenden Beispiel wurde die Spalte Kostensatztabelle eingefügt. Mitarbeiter Schulze hat dabei in der Kostensatztabelle A einen Standardsatz von 85 €/h, in der Kostensatztabelle B hat er jedoch einen Stundensatz von 70 €/h (siehe Bild 25).

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Bild 25: Kostenberechnung abhängig von Kostensatztabelle

Kostensatztabellen – WIEVIEL bleibt übrig?

Sie können z.B. die internen Kosten mit den Verkaufspreisen vergleichen, wenn das Projekt nach Aufwand abgerechnet wird. Dafür stellen Sie alle Zuordnungen zunächst auf Satz A und anschließend auf Satz B um.

Ändern Sie die Kostensatztabelle aller Zuordnungen. Die Ergebnisse können zur Gegenüberstellung auch in den frei verfügbaren Feldern Kosten1 bzw. Kosten2 durch Kopieren und Einfügen abgelegt werden. Die Differenz lässt sich dann mittels einer Formel errechnen. Sie können vor der Umstellung aber auch einen Basisplan speichern und diesen vergleichen.

Pauschalkosten – WAS kostet der Rest?

Ressourcenkosten können Sie bei der Zuordnung auch als festen Betrag (ohne Berechnung) eingeben, zusätzlich zu den Kosten für die Arbeit. Die fixen Kosten sind vor allem für Material und extern beauftragte Teilprojekte wichtig.

Wenn Sie in den Stammdaten der Ressourcen im Feld Kosten pro Einsatz einen Betrag angeben, können Sie zusätzlich zu den Arbeitskosten eine Pauschale definieren. Allerdings lässt sich diese nicht individuell für jede Zuordnung zu einem Vorgang verändern, sondern wird bei JEDEM Einsatz der Ressource neu berechnet.

Von der Arbeit unabhängige Ressourcenkosten an verschiedenen Vorgängen in unterschiedlicher Höhe können Sie mit der bereits eingangs beschrieben Ressourcenart Kosten festlegen.

Eine Kostenressource, z.B. die Ressource „Reisekosten“, lässt sich einem Vorgang auf gleiche Weise wie eine Arbeitsressource zuordnen. Lediglich der Betrag der Kosten muss direkt eingegeben werden. Sollen die Kosten nicht über die gesamte Vorgangsdauer linear verteilt sein, so kann auch hier das Kostenprofil geändert werden (z.B. in der Ansicht Ressource: Einsatz).

Kosten für Vorgänge, die unabhängig von Ressourcen sind, können Sie zudem in die Spalte Feste Kosten eintragen. Diese werden im Feld Kosten mit berücksichtigt.

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Bild 26: Feste Kosten werden in Kosten berücksichtigt

Hinweis: In Project WebApp stehen weder Kostenressourcen zur Verfügung und eine Ressourcenplanung durch direkte Eingabe von Arbeitswerten in das Zeitraster ist auch nicht möglich – beides funktioniert nur mit Project Professional bzw. Project Standard.

Wie Sie den Projektplan aktualisieren und wie daraus weitere Informationen wie z.B. der Earned Value gewonnen werden können, erfahren Sie in einem weiteren Beitrag. Der Umgang mit Ressourcen im Project Server und in der Project WebApp wird auch noch in einem gesonderten Beitrag behandelt.

Zusammenfassung

In diesem sehr umfangreichen Tipp haben Sie einen Überblick bekommen, wie Sie in Microsoft Project mit Ressourcen arbeiten. Dabei kann es sich um Personen-, Material- oder Kostenressourcen handeln, die normal, generisch und oder als Budget eingesetzt werden.

Sie wissen nun auch, wie Sie Arbeitszeiten richtig einstellen und damit festlegen, wer wann verfügbar ist. Auch können Sie unterschiedliche Kostensätze und verschiedene Kostensatztabellen zuordnen.

Somit sind Sie gerüstet, um eine Aufwands- und Kostenplanung in Ihrem Projekt vorzunehmen. Sollten Sie den Umgang mit Ressourcen in einem fundierten Seminar vertiefen wollen, so empfehlen wir Ihnen das Seminar „Microsoft Project Lernen“.

Haben Sie Fragen? Wir beantworten diese gerne und freuen uns auf ihren Kommentar unten.

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2 Kommentare

  1. Rafael Mesey am

    Guten Tag
    Ich habe ein Problem mit der Ressourcenzuordnung. Ich verwende MSP 2010 mit einem Ressourcenpool. Bei einem Projekt, welches auf den Ressourcenpool zugreift funktioniert die Ressourcenzuordnung nicht korrekt. Wenn ich bei einer Aktivität mehr als eine Personalressource zuordne und die Datei spechere und schliesse, wird nach erneutem öffnen bei der gleichen aktivität plötzlich eine andere ressource angezeigt. Diese entsprechende zuweisung wird auch im Ressourcenpool so angezeigt. An welcher einstellung kann das liegen, dass zugewiesene Ressourcen automatisch angepasst werden.

    Vielen Dank für die Hilfe

    • Martin Gösse am

      Hallo Herr Mesey,,
      die von Ihnen geschilderte Situation lässt vermuten, dass bei Ihnen die Option Ressourcen hat Vorrang eingeschaltet ist.
      Öffnen Sie bitte Ihren Projektplan. Gehen Sie auf den Reiter Ressource, klicken Sie auf die Schaltfläche Ressourcenpool und anschließend auf den Menüeintrag Gemeinsame Ressourcennutzung. Das gleichnamige Dialogfenster wird angezeigt. Dort finden Sie im unteren Teil des Dialogs den Bereich Im Falle eines Konflikts mit Kalender oder Ressourceninformationen. Hier legen Sie fest, welche Datei (Projektplan-Datei oder Ressourcenpool-Datei) im Konfliktfall Vorrang hat.

      Viele Grüße in Schweiz
      Martin Gösse

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