Kalender-Optionen in MS Project

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+++ Reine Einstellungssache – Die Optionen in MS Project. Teil 1: Terminplanung – Kalenderoptionen für dieses Projekt +++

Von Martin Gösse, PMP

Die vielfältigen Einstellungsmöglichkeiten (Optionen) und der große Funktionsumfang stellen für Anwender von MS Project – egal ob Anfänger oder Fortgeschrittene – immer wieder eine Herausforderung dar.

In meiner Blogserie „Reine Einstellungssache – Die Optionen in MS Project“ habe ich meine Erfahrungen und Tipps in Bezug auf einige zentrale Optionseinstellungen für Sie zusammengefasst.

Im ersten Teil erfahren Sie, warum man der Versuchung widerstehen sollte, die Kalenderoptionen zu ändern.

Lesen Sie auch die weiteren Teile der MS Project Serie:

 

Kalenderoptionen für dieses Projekt

Um zu den Kalenderoptionen für dieses Projekt zu gelangen, klicken Sie auf den Reiter Datei und wählen Sie dort Optionen aus.

Die Project-Optionen werden angezeigt. Hier wählen Sie Terminplanung.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 1: Kalenderoptionen MS Project

MS Project Standardwerte

Bei der Berechnung verwendet MS Project die folgende Standardwerte:

  • Ein Arbeitstag bei MS Project beginnt um 08:00 Uhr und endet um 17:00 Uhr. Die Arbeitsstunden pro Tag sind mit 8 Stunden festgelegt. Ist Ihnen aufgefallen, dass MS Project den Mitarbeitern sogar eine Stunde Pause pro Tag zugesteht? Ich finde das nett!

  • Die wöchentliche Arbeitszeit beträgt 40 Stunden.

  • Ein Monat umfasst in MS Project 20 Arbeitstage und darf nicht mit den kalendarischen Arbeitstagen pro Monat verwechselt werden.

Reale Arbeitszeiten weichen vom Standard ab

Sicherlich haben Sie auch schon feststellen müssen, dass die Standardwerte von MS Project oftmals nicht mit den realen Arbeitszeiten der Mitarbeiter übereinstimmen.

Es gibt Mitarbeiter, die den Arbeitstag um 06:30 Uhr oder um 09:00 Uhr beginnen. Die wöchentliche Arbeitszeit in ihrem Unternehmen beträgt nicht 40, sondern 35 oder 37,5 Stunden.

Folglich drängt sich die Frage auf, soll ich diese abweichenden Arbeitszeiten in den Kalenderoptionen berücksichtigen oder nicht?

Zuerst müssen Sie sich fragen, ob diese Genauigkeit in der Projektplanung tatsächlich zielführend ist.

In den allermeisten Fällen, so meine Erfahrung, wird eine solche Genauigkeit nicht benötigt. Es besteht also kein Grund, die Standardwerte zu ändern.

Vorgänge mit Uhrzeiten planen

Sollte es dennoch notwendig sein, dass Vorgänge in Ihrem Projektplan zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt beginnen oder enden sollen, so können Sie jederzeit die Uhrzeiten bei der Planung mit eingeben.

Stellen Sie hierzu in den Project-Optionen im Register Allgemein das Datumsformat auf Datum mit Uhrzeit um.

MS Project Kalenderoptionen

    Bild 2: Vorgangsplanung mit Uhrzeiten

Die Vorgänge Task 1 und 2 in den Zeilen 2 und 3 wurden mit den Standardwerten geplant. Der Beginn von Vorgang Task 4 wurde auf den 15. Mai, 10:00 Uhr, festgelegt.

Beachten Sie bitte, dass bei der Eingabe der Uhrzeit, das Feld Anfang editiert wurde. Dies führt dazu, dass MS Project automatisch die Vorgangseinschränkung Anfang nicht früher als setzt.

Die Dauer der Vorgänge Task 3 und 4 beträgt jeweils 5 Tage.

Die Dauer des Sammelvorgangs Planung mit Uhrzeit wird von MS Project hingegen mit 10,25 Tagen berechnet, da der Vorgang Task 4 am 22. Mai um 10:00 endet.

Sie sehen also, dass MS Project auch bei der Eingabe einer Uhrzeit in Bezug auf die kalendarischen Anfangs- und Endtermine richtig rechnet. Somit ist eine Anpassung der Standardwerte nicht notwendig.

Standardwerte sind die allgemeine Berechnungsgrundlage

Des Weiteren sollten Sie beachten, dass die Standardwerte der Kalenderoptionen für MS Project die gemeinsame Kalkulationsbasis darstellen. Wenn Sie so wollen, stellen diese Werte den „Urmeter“ für die Berechnungen von MS Project dar.

Sobald Sie davon abweichen, ist es eventuell notwendig, weitere Anpassungen vorzunehmen (siehe Abbildung 1). MS Project weist ausdrücklich darauf hin: „Wenn Sie diese Einstellungen ändern, erwägen Sie, den Projektkalender … anzupassen.“

Das Problem: Mit jeder Änderung der Standardwerte wird es später schwieriger, die Ergebnisse nachzuvollziehen. Man sollte daher wissen, was geändert wurde und wie sich diese Änderungen auf die Berechnungen auswirken.

Was tun bei unterschiedlichen wöchentlichen Arbeitszeiten?

Wie sieht es aber mit der Kalkulation der Termine aus, wenn die Projektmitarbeiter unterschiedliche wöchentliche Arbeitszeiten haben? Ist es dann nicht doch erforderlich, die Standardwerte anzupassen? Beispielsweise indem man die wöchentliche Arbeitszeit hinterlegt, die auf die Mehrzahl der Projektmitarbeiter zutrifft.

Stellen Sie sich folgende Ausgangssituation vor:

  • Sie planen ein Projekt und die Projektmitarbeiter haben eine wöchentliche Arbeitszeit von 35, 40 und 45 Stunden.
  • Ihre Mitarbeiter sollen jeweils eine Tätigkeit durchführen, die Sie mit einer Dauer von 5 Tagen und einem Arbeitsvolumen von 40 Stunden geplant haben.
  • Dabei wird als Projektkalender der Kalender Standard verwendet.

Die Einstellung des Kalenders können Sie sich anzeigen lassen, indem Sie im Reiter Projekt die Schaltfläche Arbeitszeit ändern anklicken.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 3: Menüband Projekt

Der Projektkalender Standard wird angezeigt.

Hier erkennen Sie, dass die Arbeitszeit mit 8 Stunden je Tag festgelegt ist und Samstag und Sonntag arbeitsfrei sind.

Die tägliche und die wöchentliche Arbeitszeit im Projektkalender Standard stimmen mit denen in den Kalenderoptionen überein.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 4: Arbeitszeit ändern in einem Kalender

Den Mitarbeitern wird kein besonderer Kalender zugewiesen. Es wird deren Verfügbarkeit für die Projektarbeit über die maximalen Einheiten – bezogen auf einen 8-Stunden-Tag bzw. eine 40-Stunden-Woche – festgelegt.

Beim Anlegen der Ressourcen in der Ressourcentabelle wird den Ressourcen automatisch der Projektkalender – also Standard – als Basiskalender (Ressourcenkalender) zugewiesen.

Für Anna, die eine vertragliche Wochenarbeitszeit von 35 Stunden hat, ergeben sich Maximale Einheiten (Max.) in Höhe von 88% (35 / 40 = 0,875, wobei MS Project auf 88% aufrundet).

Die maximalen Einheiten für Bernd und Chris werden analog berechnet und betragen 100% bzw. 113%.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 5: Maximalen Einheiten für Ressourcen festlegen

Die Ausgangssituation im Projektplan zeigt die nachfolgende Abbildung.

Die Vorgangsarten für die Vorgänge habe ich über die Spalte Art ausgewählt, so dass zwei Vorgangsarten (Feste Einheiten und Feste Arbeit) zur Anwendung kommen.

Die Vorgangsart Feste Dauer habe ich nicht ausgeführt, da bei dieser Vorgangsart aufgrund der vorgegebenen Dauer die Enddaten der Vorgänge nicht neu berechnet würden.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 6: Vorgänge mit festen Einheiten und fester Arbeit

Wenn Sie mit Ressourcen arbeiten, empfehle ich Ihnen eine geteilte Ansicht. Im oberen Teil der Ansicht lassen Sie das Gantt-Chart stehen, im unteren Teil wählen Sie Vorgang: Maske Arbeit aus.

Wird ein Vorgang im Gantt-Chart markiert, so werden dessen Details in der Vorgangsmaske angezeigt.

Um die abgebildete Ansicht zu erhalten, gehen Sie auf den Reiter Ansicht, aktivieren Sie dort Details und wählen Sie den Eintrag Vorgang: Maske aus.

Anschließend klicken Sie im unteren Teil der Ansicht mit der rechten Maustaste in den grauen Bereich und wählen dort den Menü-Eintrag Arbeit.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 7: Geteilte Ansicht mit Vorgangmaske Arbeit

Mit Hilfe der Vorgangsmaske Arbeit ist es einfacher nachzuvollziehen, was MS Project bei der Ressourcenzuweisung berechnet. Sofern es nötig ist, können Sie auch die Werte der Zuweisung direkt in der Maske ändern.

Die Zuweisung der Ressourcen zu den Vorgängen erfolgt mit Hilfe von Vorgang: Maske Arbeit.

Mit einem Klick in die Spalte Ressourcenname öffnet sich die Auswahlliste mit den Ressourcen.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 8: Ressourcenauswahl in der Vorgangsmaske Arbeit

Nachdem die Ressource ausgewählt wurde, muss die Auswahl mit OK bestätigt werden.

Im abgebildeten Fall wurde Anna auf den Task 1 mit 88% zugewiesen. Bei der Zuordnung von Anna und Bernd werden die Einheiten von 88% bzw. 100% automatisch übernommen. Im Falle der Zuweisung von Chris müssen Sie den Wert 113% eintragen.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 9: Ressourcenzuweisung in der Vorgangsmaske Arbeit

Nachdem die Ressourcen zugewiesen sind, betrachten wir die Berechnungsergebnisse.

MS Project Kalenderoptionen

Bild 10: Berechnungsergebnisse Vorgänge bei fester Arbeit und festen Einheiten bei Zuweisung von Ressourcen mit unterschiedlichen maximalen Einheiten

  • Bei den Vorgängen Task 1 und 4 (Zeile 1 und 4), denen Anna mit ihren 88% zugewiesen wurde, sieht das Ergebnis wie folgt aus: Bei Task 1 und 4 (Feste Einheiten, Feste Arbeit) wurden die Vorgangsdauern auf 5,71 Tage erhöht und die Vorgänge enden später. Das liegt daran, dass Anna pro Tag nur 7 Stunden arbeitet (verfügbar ist). Folglich benötigt sie für die Abarbeitung des Arbeitsvolumens von 40 Stunden mehr Zeit.
  • Bei den Vorgängen Task 2 und 5 (Zeile 2 und 5), denen Bernd mit 100% zugewiesen wurde, sind alle so geblieben, wie vorgegeben. Bernd arbeitet 8 Stunden pro Tag, also kann er das Arbeitsvolumen von 40 Stunden in 5 Tagen bewältigen.
  • Bei Chris mit einer Verfügbarkeit von 113% hat MS Project die Vorgänge neu berechnet. Bei Task 3 und 6 (Feste Einheiten, Feste Arbeit) wurden die Vorgangsdauern auf 4,42 Tage reduziert und die Vorgänge enden früher. Das liegt daran, dass Chris pro Tag 9 Stunden arbeitet (verfügbar ist). Folglich benötigt er für die Abarbeitung des Arbeitsvolumens von 40 Stunden weniger Zeit.

Fazit: Sie sehen also, dass es auch im Falle unterschiedlicher Tages- und Wochenarbeitszeiten nicht notwendig ist, die Kalenderoptionen in MS Project zu ändern.

Zusammenfassung

Was Sie gerade an den zuvor gezeigten Beispielen gelernt haben:

  • Die Standardwerte der Kalenderoptionen in MS Project betragen 8 Stunden pro Tag, 40 Stunden pro Woche und 20 Arbeitstage pro Monat. Sie stellen die zentrale Basis für die Berechnungen von MS Project („Urmeter“) dar.
  • Änderungen der Standardwerte führen oft zu Berechnungen, die nicht mehr oder nur schwer nachvollziehbar sind.
  • Nehmen Sie stattdessen Anpassungen am Datumsformat (Datum mit Uhrzeit) vor, wenn Vorgänge in Ihrem Projektplan zu einem ganz bestimmten Zeitpunkt beginnen oder enden sollen.
  • Erzeugen Sie die benötigte Genauigkeit bei abweichenden Wochenarbeitszeiten durch die Anpassung der maximalen Einheiten der Ressourcen in der Ressourcentabelle.

Hat Ihnen der MS Project Tipp weitergeholfen? Welche Erfahrungen haben Sie mit den Optionseinstellungen in MS Project gemacht? Wir freuen uns über Ihren Beitrag.

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8 Kommentare

  1. Guten Tag,
    vielen Dank für die Erläuterungen.
    Wie lässt sich am besten hinterlegen, wenn eine Ressource über die Wochen der Projektlaufzeit unterschiedlich viele Stunden zur Verfügung steht (da sie auf mehreren Projekten arbeitet und mal mit 2h pro Tag, mal mit 3h pro Tag, später sogar mit 4h pro Tag zur Verfügung steht.
    Mein Ansatz war, die Maximalverfügbarkeit als 50% zu hinterlegen und dann im Ressourcenkalender die anderen Zeiten als Ausnahmen zu hinterlegen, und zwar die verfügbare Stundenzahl für die Zeitspanne.
    Wie rechnet Project in diesem Fall: Wird bei einer 50%-Ressource auch von den 2h nur 50% errechnet? Oder übersteuert die Ausnahme die 50%-Hinterlegung?

    Vielen Dank für Unterstützung: Ulla Heusler

    • Martin Gösse am

      Liebe Frau Heusler,
      vielen Dank für Ihre Rückmeldung. Ich vermute, dass Sie mit Einzelprojekteplänen (mpp-Dateien) arbeiten und die Ressourcen auch in diesem Plan gepflegt haben. In diesem Fall bietet sich folgende Möglichkeit an: Die Ressource, die nur zeitweise in Ihrem Projekt arbeitet, würde ich mit einer reduzierten Verfügbarkeit einpflegen. Nehmen wir an, dass der Mitarbeiter Anton in Ihrem Unternehmen Vollzeit arbeitet, also 40 Stunden die Woche. Seine Gesamtverfügung ist also 100%. Sie dürfen Ihn aber in Ihrem Projekt lediglich für 10 Stunden je Woche einplanen. Das entspricht einer Verfügbarkeit von 25%. Mitarbeiter Anton wird in der Ressourcentabelle mit 25% eingepflegt. In dem Moment, in dem Sie den Mitarbeiter Anton über 25% bezogen auf ein Zeitintervall (Tag, Woche, Monat) buchen, wird Ihnen die Ressource als überlastet angezeigt. Die Einstellung für das Zeitintervall für die Berechnung der Überlastung finden Sie im Tab „Ressourcen“ unter „Abgleichsoptionen“. Weitergehende Details und Tipps zum Thema Ressourcenplanung finden Sie den TPG Blog-Beiträgen „Vorgangsarten in MS Project“.
      Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen. Viele Grüße aus München
      Martin Gösse

  2. Guten Tag

    Ich habe noch eine Frage zum Kalender in MS Project: Wie kann ich Ausnahmen bei der Arbeitszeit für einzelne Vorgänge erstellen?
    Wenn z.B. eine Person an einem Sonn- oder Feiertag arbeitet, die anderen Vorgänge jedoch an diesem Tag nicht fortgesetzt werden sollen. Dann kann ich das Problem nicht lösen, indem ich den Sonn- oder Feiertag als Arbeitstag definiere im Basiskalender.
    Gibt es diese Option auch in MS Project? Ich habe bisher mit iTask gearbeitet, dort gibt es diese Möglichkeit.

    Vielen Dank für Ihre Antwort.

    • Achim Schmidt-Sibeth am

      Hallo Herr Höfel,
      vielen Dank für Ihre Anfrage. Ja, es gibt 2 Möglichkeiten in MS Project:
      1) Dem Task einen Taskkalender, in dem Sonn- und Feiertage Arbeitstage sind, zuweisen. Das gilt dann nur für den jeweiligen Vorgang.
      2) Die Dauer als fortlaufende Dauer eintragen: einfach in die Dauer Zelle ein „f“ zwischen der Zahl und der Einheit einfügen, z.Bsp.: 10 fTage

  3. Pierre Fauquet am

    Guten Tag,

    ich habe ein Projekt, dessen Startdatum noch nicht feststeht (T0). Ich plane die Aktivitäten teilweise mit T0 plus eine oder mehrere Wochen. Dies ist mit +xWochen*5Tage noch trivial. Wie gebe ich jedoch t0 plus x Monate ein, so dass wenn t0 dann feststeht mein Plan automatisch die Meilensteine auf den entsprechenden Tag aktualisiert -> t0 ist 5 Januar, nächster Meilenstein plus 1 Monat dann auf 5 Februar wechselt. Manuell bei einer Zahl > 20 von Meilensteinen mit Monatsangaben etwas mühsam. Mit standard 20 Tagen wird es schnell unübersichtlich und fehleranfällig.

    Vielen Dank im voraus für Ihre Unterstützung und freundliche Grüße
    Pierre Fauquet

  4. Martin Gösse am

    Lieber Herr Fauquet,

    in der Tat rechnet MS Project nicht mit kalendarischen Monaten sondern mit Monaten, die 20 Arbeitstagen entsprechen, so wie es in den Kalenderoptionen eingestellt ist. Mehr zu den Kalenderoptionen finden Sie in meinem Blogeintrag Kalender-Optionen in MS Project:
    https://www.theprojectgroup.com/blog/kalenderoptionen-in-ms-project

    Wenn Sie den Zeitabstand zwischen T0 und einem MS mit Hilfe der Vorgängerbeziehung und eines Lag (Verzögerung) in Monaten definieren, verwendet MS Project natürlich „seine“ Monate – also mit 20 Arbeitstagen. Wenn Sie mit Kalendermonaten rechnen wollen, müssten Sie einen „Workaround“ nutzen.

    • Nehmen Sie ein benutzerdefiniertes Zahlenfeld, bspw. Number1. Dort tragen Sie die Anzahl der Monate bezogen auf T0 ein.
    • Nehmen Sie ein benutzerdefiniertes Datumsfeld, bspw. Date 1. T0 sei der 13.01.2020. Der Datumswert dieses Felds wird mit Hilfe der folgenden Formel berechnet:
    o DateAdd(„m“;[Number1];“13.01.2020″)
    • Für ihre MS, die von T0 aus berechnet werden sollen, kopieren Sie dann die Werte aus Date1 in das Feld Start. Die MS erhalten dann ein Einschränkung „Start no earlierer than“.
    • Alternativ können Sie natürlich auch die Zielwerte der MS in das Feld Deadline (Stichtag) kopieren. Das hätte den Vorteil, dass sich die Datumswerte der MS in Ihrem Projekt entsprechend der Planung der Vorgänge ergeben und keine Termineinschränkung gesetzt wird. Sobald ein MS die Zielvorgabe überschreitet, wird Ihnen in der Indikatorspalte eine rote Raute mit einem Ausrufezeichen angezeigt.

    Ich hoffe, ich konnte Ihnen mit diesem Workaround helfen.
    Viele Grüße aus München
    Martin Gösse

  5. Hallo,

    wie kann ich einen Projektkalender denn für andere Projekte zur Verfügung stellen?
    Habe in meinem Projekt mehrere Teilprojekte integriert und mussten jetzt religiöse Feiertage hinzufügen… muss ich diese in allen Kalendern einzeln nachtragen? Oder kann ich einen Verweis zu dem „Hauptkalender“ erstellen?

    Vielen Dank für ihre Hilfe & LG,
    Gundula

    • Johannes Koschinski am

      Hallo Gundula,

      Sie können Projektkalender über die „global.mpt“ Datei für andere Projekte bereitstellen. Bei der global.mpt handelt es sich um eine Datei, die auf Ihrem Endgerät liegt und benutzerdefinierte Ansichten, Tabellen und eben auch Kalender enthalten kann. Beachten Sie bitte, dass Änderungen an der global.mpt nur Ihr Endgerät betreffen, da jedes Gerät eine eigene global.mpt hat. Sie können aber zum Beispiel einfach einen Projektplan, der Ihre Kalender beinhaltet an Ihre Kollegen senden, so dass diese die Möglichkeit haben die Kalender in Ihre eigene global.mpt zu übernehmen.

      Zum Hinzufügen von Kalendern zur global.mpt gehen Sie wie folgt vor:
      1. Öffnen Sie ein Projekt, das Ihren Kalender inklusive Feiertagen enthält
      2. Klicken Sie auf Datei und navigieren SIe zum Bereich „informationen“
      3. Aktivieren Sie die Schaltfläche „Organisator“
      4. Es öffnet sich ein neues Fenster: stellen Sie sicher, dass im linken unteren Drodown Menü die „Global.mpt“ ausgewählt ist und im rechten unteren Dropdown ihr Projekt
      5. Wechseln Sie in die Registerkarte „Kalender“
      6. Markieren Sie auf der rechten Seite den gewünschten Kalender
      7. Klicken Sie auf „kopieren“
      8. Schließen Sie das Fenster

      Der Kalender ist nun in allen Projekten, die Sie auf Ihrem Endgerät öffnen verfügbar.

      Ich hoffe ich konnte Ihnen weiterhelfen.

      Viele Grüße
      Johannes
      TPG

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