MS Project Ressourcenansicht erstellen – MS Project Tipp

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+++ So erstellen Sie schnell eine Ressourcenansicht mit zeitphasenbezogener Übersicht der Arbeit je Ressource +++

von Kathryn Dixon

Sie haben ein Projekt mit Ressourcen angelegt. Dieses läuft über einen längeren Zeitraum.

Nun brauchen die Teamleiter aus den Fachabteilungen aber eine Übersicht der geplanten Arbeit. Denn diese müssen Ihnen die benötigten Ressourcen für Ihr Projekt ja im besten Fall gemäß Ihrer Planung zur Verfügung stellen.

So kann diese Ansicht als Grundlage für die taktische Ressourcenplanung, die Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitern, dienen.

In diesem Tipp erfahren Sie,

  • wie Sie eine eigene Ressourcenansicht in MS Project erstellen,
  • die nach Ressource und Projektgliederung gruppiert ist,
  • und die geplante Arbeit je Ressource, Vorgang und Monat zeigt.

Hinweis: Die folgende Beschreibung gilt für Microsoft Project 2016, 2013 und 2010 sowie Microsoft Project für Office 365. Die Spaltentitel in Microsoft Project 2010 weichen teilweise von den hier gezeigten Bezeichnungen aus Microsoft Project 2013 ab.

MS Project Ressourcenansicht auswählen und anpassen

MS Project bietet Ihnen einige nützlichen Ansichten für die Ressourcenplanung. Dies sind zum Beispiel der Teamplaner oder Ressource: Einsatz. Erfahren Sie mehr zum Umgang mit dem TeamPlaner in diesem Tipp.

In diesem Fallbeispiel passen wir die Standardansicht Ressource: Einsatz nach unserem Bedarf an.

Und so gehen Sie dabei vor:

In der Ansichtsleiste oder im Menüband Vorgang/Gantt-Diagramm wählen Sie die Ansicht Ressource: Einsatz aus. Diese ist die Basis für unsere neue Ansicht.

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Bild 1: Standardansicht Ressource: Einsatz.

Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Als Standard sehen Sie in dieser Ansicht die Ressourcen und ihre jeweilige Zuordnung je Vorgang.

Die Spalte Arbeit in dieser Ansicht zeigt die gesamte Arbeit je Ressource bzw. Ressource und Vorgang an. In den Feldern rechts sehen Sie die Arbeit zeitphasenbezogen. Außerdem werden Vorgänge ohne Zuordnung angezeigt. Die Vorgänge sind einfach aufgelistet und nicht nach Projektgliederung strukturiert.

Hinweis: Inaktive Vorgänge werden angezeigt und die Arbeit wird aufsummiert. Im Folgenden zeigen wir Ihnen, wie Sie inaktive Vorgänge ausfiltern können.

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Anpassungen der Standardansicht Ressource: Einsatz

Wir werden folgende benutzerdefinierten Anpassungen durchführen:

  1. Gruppieren unter Erhalt der Gliederungsstruktur
  2. Ausblenden der nicht zugeordneten und inaktiven Vorgänge
  3. Einstellen der Zeitskala

1) Gruppieren unter Erhalt der Gliederungsstruktur

Im Menüband Ansicht wählen Sie die Gruppe Zuordnungen unter Erhalt der Gliederungsstruktur aus.

MS Project Ressourcenansicht erstellen 2

Bild 2: Auswahl der Gruppe Zuordnungen unter Erhalt der Gliederungsstruktur

In der MS Project Ressourcenansicht sehen Sie nun die Vorgänge nach ihrer Gliederung im Projekt gruppiert und die Zwischensummen werden je Sammelvorgang angezeigt.

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Bild 3: Beispiel der Zuordnung nach Gliederungsstruktur gruppiert.

2) Ausblenden der nicht zugeordneten und inaktiven Vorgänge

Der nächste Schritt ist nun, in der Ressourcenansicht einen Filter für aktive und zugeordnete Vorgänge zu erstellen. Im Menüband Ansicht wählen Sie dazu bitte Neuen Filter.

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Bild 4: Erstellen eines neuen Filters.

Definieren Sie nun den Filter in der Eingabemaske wie folgt:

  • Filtername vergeben
  • Anzeige im Menü auswählen
  • Filterbedingungen einrichten: Aktiv gleich ja UND Arbeit größer oder gleich 1h
  • Speichern klicken
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Bild 5: Definition des Filters zum Ausblenden der nicht zugeordneten und inaktiven Vorgänge.

Anschließend wählen Sie den Filter in der angezeigten Liste aus und klicken auf Anwenden.

Nun werden nur noch aktive und zugeordnete Vorgänge angezeigt und aufsummiert.

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Bild 6: Projekt mit Einsatz des Filters zum Ausblenden der nicht zugeordneten und inaktiven Vorgänge.

3) Einstellen der Zeitskala

Als letzten Schritt richten Sie die Zeitskala ein. Dazu wählen Sie im Menüband Ansicht im Drop-Down Menü ZeitskalaMonate“ aus.

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Bild 7: Arbeit je Ressource, Vorgang und Monat, gruppiert nach Ressource und Projektgliederung.

Jetzt zeigt Ihnen die Ressourcenansicht, gruppiert nach Ressource und Projekt, die geplante Arbeit je Ressource, Vorgang und Monat.

Zusammenfassung

In diesem Tipp haben Sie erfahren, wie Sie schnell eine bestehende MS Project Ressourcenansicht auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Hier erfahren Sie, wie Sie Ihre angepasste Ansicht speichern.

Damit haben Sie jetzt eine sehr wichtige neue Ansicht zur Verfügung. Aus dieser können Sie schnell die geplante Arbeit je Ressource und Projekt, nach Vorgang und Monat gegliedert, ablesen. Nicht zugewiesene Vorgänge sind ausgeblendet.

So haben Sie eine gute Übersicht für die Anfrage bei den Teamleitern. Mit diesen können Sie auf dieser Basis abstimmen, ob Sie die benötigten Ressourcen gemäß Ihrer Planung zur Verfügung gestellt bekommen, oder ob zeitliche Anpassungen nötig sind.

Hinweis: Mit der Abstimmung zwischen Projekt- und Teamleitern, befasst sich das kostenlose TPG eBook „Taktische Ressourcenplanung“, das in Kürze erscheint. Melden Sie sich schon jetzt dazu an unter www.taktische-ressourcenplanung.com

War dieser Tipp nützlich für Sie oder haben Sie Fragen zur Ressourcenplanung mit MS Project? Dann scheiben Sie uns jetzt einen Kommentar unten. Wir antworten kurzfristig.

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2 Kommentare

  1. Dan Anne Nguyen am

    Guten Tag, Ihre Beiträge waren bisher sehr hilfreich und haben mir geholfen eine Zeitachse in MS Office zu erstellen. Allerdings gibt es noch eine offene Frage:

    Wie kann ich die Zeitachse in der Timeline/ Zeitachse anpassen? Aktuell steht hier noch die Quartale, sehr gerne hätte ich hier die Monate.

    VIelen Dank für Ihre Unterstützung

    • Martin Gösse am

      Liebe Frau Nguyen,

      um die in der Zeitachse angezeigten Zeiträume (bspw. Woche, Monat, Quartal) festzulegen, gehen Sie bitte wie folgt vor:
      1. Lassen Sie sich die Zeitachse anzeigen (Reiter Ansicht Zeitachse aktivieren)
      2. Klicken Sie mit der Maus in die Zeitachse. Der Bereich Zeitachse ist jetzt aktiv. Sie erkennen das daran, dass links der vertikal angezeigte Ansichtsname Zeitachse grün angezeigt wird.
      3. Jetzt können Sie in dem Reiter Format über Zoom (Symbol: Lupe) die gewünschten Zeiträume einstellen (Zoom in: Die Zeiträume werden kleiner, also von Quartal auf Monat.)
      4. Alternativ können Sie auch den unten ganz rechts angeordneten Schieberegler (- / +) verwenden.

      Viele Grüße
      Martin Gösse

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