Ressourcenplanung mit dem Teamplaner – Microsoft Project Tipp

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Mit dem verbesserten Teamplaner in Microsoft Project Professional ab der Version 2013 bzw. in Project Pro für Office 365 sehen Sie auf einen Blick, wo Ihr Team im Projektzeitplan steht. Sie können seit dieser Version besser erkennen, welche Möglichkeiten Sie beim Steuern von Einsatzproblemen haben und Lösungen direkt umsetzen.

In diesem Tipp zeigen wir Ihnen, wie Sie Ihre Ressourcenplanung mit dem Teamplaner in Microsoft Project durchführen und was es zu beachten gibt.

Tipp: Wollen Sie als Teamleiter Ihre Ressourcen übersichtlich und gut verwalten können? Dann sehen Sie sich dieses Tool zur Ressourcenplanung an.

Wo finden Sie den Teamplaner?

In MS Project Professional 2010, 2013 oder 2016 klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Ressource und wählen Sie Teamplaner in der Gruppe Ansicht. Oder klicken Sie auf das Symbol Teamplaner in der Statusleiste.

Hinweis: Der Teamplaner ist ab Microsoft Project 2010 nur in der Version Microsoft Project Professional bzw. Pro für Office 365 enthalten, nicht in der Standardversion.

Welche Informationen bietet Ihnen der Teamplaner?

In der linken Spalte werden alle Ressourcen aufgelistet, die in der Ressourcentabelle im Projekt vorhanden sind, auch Ressourcen ohne Vorgangszuordnung. In der Zeitleiste rechts sehen Sie alle Vorgänge, die der jeweiligen Ressource bereits zugeordnet sind.

Kostenloser Download (PDF): Die jeweils richtige Software zur Ressourcenplanung für die beteiligten Rollen

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Nicht zugeordnete Vorgänge finden Sie im unteren Bereich aufgelistet. Dadurch können Sie schnell erkennen, ob Sie eventuell Vorgänge bei der Ressourcenzuordnung übersehen haben und ggf. eine Zuordnung vornehmen.

Manuell geplante Vorgänge mit nur einer Terminplanungseinstellung, sprich mit nur Dauer, Anfangs- oder Endtermin, werden in der Spalte Nicht geplante Vorgänge aufgelistet. Entweder sind die Ressourcen bereits zugeordnet oder befinden sich im unteren Bereich noch ohne Zuordnung.

Ressourcen mit einer Überlastung werden in Rot angezeigt. Im Zeitplan sind die betroffenen Vorgänge rot umklammert. Sie erkennen am folgenden Beispiel, dass dem Project Manager zwei Vorgänge gleichzeitig zugeordnet wurden, die zur Überlastung führen.

Ansicht des Teamplaner in Microsoft Project Professional

Wenn Sie mit der Maus auf einen Vorgang zeigen, bekommen Sie weitere Details angezeigt, wie zum Beispiel Vorgangsmodus, Anfang, Ende, % abgeschlossen, Pfad, usw.

Weitere Merkmale des Teamplaner

  • Manuell geplante Vorgänge werden in Hellgrün, und automatisch geplante Vorgänge ohne Fortschritt oder Verspätung in Hellblau angezeigt.
  • Die Farbe Dunkelblau zeigt den bisherigen Vorgangsfortschritt und Grau verspätete Vorgänge
  • Abgeschlossene Vorgänge können im Teamplaner nicht verschoben werden.
  • Mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang bekommen Sie ein Kontextmenü mit weiteren Aktionen– siehe Abbildung zu Ansicht Teamplaner optimieren unten.

Kontextmenü bei Vorgangsbetrachtung

Einen Vorgang einer Ressource im Teamplaner zuordnen

Mit dem Teamplaner können Sie einen Vorgang neu planen oder zuordnen. Ziehen Sie dazu einfach den Vorgang an eine andere Position bzw. auf eine andere Ressource.

Fallbeispiel 1

Eine Ressource ist überlastet oder ein Vorgang ist noch keinem Teammitglied zugeordnet und Sie möchten die Arbeit einer anderen Person zuordnen, ohne die Terminplanung zu ändern.

Wenn Sie den Vorgang erstmals oder neu zuordnen möchten, ohne den Termin zu verschieben, ziehen Sie den Vorgang mit gehaltener Maustaste vertikal an die gewünschte Person.

Tipp: Um sicher zu gehen, dass Sie die bisherigen Zeitvorgaben einhalten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Vorgang. Dann wählen Sie Neu zuordnen und selektieren die entsprechende Ressource.


Achtung: In MS Project 2010 erzeugt jede Verschiebung auch ohne Terminänderung eine Vorgangseinschränkung „Anfang nicht früher als“! Dies ist in den Folgeversionen nicht mehr der Fall, so lange Sie die bisherigen Zeitvorgaben nicht ändern.

Fallbeispiel 2

Eine Ressource ist beispielsweise an einem bestimmten Tag überlastet, könnte aber die Arbeit eine Woche später erledigen. Dabei müssen Sie das Startdatum des Vorgangs verschieben.

Wenn Sie einen Vorgang terminlich verschieben möchten, klicken Sie einmal auf den Vorgang und ziehen Sie ihn mit gehaltener Maustaste horizontal an den gewünschten Starttermin.

Selbstverständlich können Sie den Vorgang terminlich verschieben und dabei einer anderen Person zuordnen, indem Sie ihn sowohl vertikal als auch horizontal an die neue Ressource und den neuen Termin verschieben.

Achtung: Wenn Sie einen Termin verschieben, wird immer eine Vorgangseinschränkung „Anfang nicht früher als“ erzeugt und alle verlinkten Nachfolger im Projektzeitplan werden entsprechend verschoben.


Lesetipp: Ressourcenplanung im Projektmanagement – Vorteile, Herausforderungen und das Geheimnis für die schnelle Einführung

Wie Sie die Teamplaner-Ansicht optimieren

In der Ansicht Teamplaner klicken Sie im Menüband auf die Registerkarte Format. Hier finden Sie eine Reihe von Formatierungsmöglichkeiten nur für den Teamplaner, wie beispielsweise:

  • die Anzahl der Textzeilen erhöhen, um längere Vorgangsnamen anzuzeigen,
  • Elemente aus-/einblenden, wie z.B. nicht zugeordnete oder nicht geplante Vorgänge,
  • die Anzahl der angezeigten Vorgangsebenen erhöhen oder reduzieren,
  • die Farben der verschiedenen Balken an Ihre Bedürfnisse anpassen.

Kontextmenü zur Optimierung der Ansicht

Sie können die Ressourcen auch filtern und gruppieren, indem Sie auf den Pfeil neben der Spaltenüberschrift klicken.

Ressourcenplanung mit dem Teamplaner in Microsoft Project

Filtern und gruppieren der Ressourcen

Wenn Sie nun Ihre Anpassungen als eigene Ansicht speichern möchten, finden Sie hier mehr zur Speicherung und Weiterverwendung von Ansichten.

Vor- und Nachteile der Ressourcenplanung mit dem Teamplaner

Vorteile:

  • Der Teamplaner beinhaltet eine grafische Darstellung der Ressourcenplanung und der Ressourcenüberlastungen
  • Vorgänge können per Drag & Drop sowohl horizontal als auch vertikal verschoben werden. Das heißt Sie können Ressourcen per Drag & Drop (vertikal) Ressourcen zuordnen und Vorgänge per Drag & Drop auf der zeitlichen Schiene (horizontal) verschieben.
  • Ressourcenkonflikte werden farblich hervorgehoben und können direkt manuell oder automatisch über den Ressourcenabgleich aufgelöst werden.
  • Vorgänge werden je nach Status automatisch in unterschiedlichen Farben angezeigt.
  • Verspätete Vorgänge können hervorgehoben werden.

Nachteile:

  • Bei der Ressourcenplanung in MS Project mit dem Teamplaner können nicht mehrere Ressourcen zu einem Vorgang zugeordnet werden. Die Zuordnung weiterer Ressourcen muss über die GANTT-Ansicht oder die Vorgangsinformationen vorgenommen werden.
  • Beim Verschieben von Terminen im Teamplaner erhält der Vorgang eine Termineinschränkung „Anfang nicht früher als“. Auf Vorgangseinschränkungen sollte in MS Project jedoch im Wesentlichen verzichtet werden, da dies zu Inkonsistenzen im Projektplan führen kann.
  • Verknüpfungen zwischen Vorgängen werden im Teamplaner nicht angezeigt, deshalb ist es schwierig nachzuvollziehen, welche Folgeänderungen eine Verschieben nach sich zieht.
  • Das Verschieben einer Zuordnung bei einem Vorgang, der mehrere Zuordnungen hat, erzeugt eine Unterbrechung des Vorgangs.
  • Bei Doppelklick auf die Zuordnung werden nicht die Zuordnungsinformationen, sondern die Vorgangsinformationen geöffnet

Fazit – gutes Werkzeug für die Ressourcenplanung in MS Project

Mit dem Teamplaner für Microsoft Project können Sie auf einfache Weise mehrere Projektaufgaben und Arbeitsressourcen gleichzeitig zuweisen und verwalten. Der Teamplaner zeigt auch, wie sich die von Ihnen vorgenommenen Ressourcenzuweisungen auf andere Arbeitsressourcen im Projekt auswirken. Auf diese Weise können Sie bei Bedarf zusätzliche Änderungen vornehmen, wenn Sie Projektaufgaben Arbeitsressourcen zuweisen. Dies geschieht alles auf einer einfach handzuhabenden und ansprechenden Benutzeroberfläche.

Dennoch sollte man sich als Projektleiter genau überlegen, wann man den Teammanager nutzt. Die fehlende Darstellung der Vorgangsabhängigkeiten und die automatische Erzeugung von Vorgangseinschränkungen können zu schwer nachvollziehbaren Änderungen im Terminplan führen.

Tool-Tipp: Teamleiter, die die Auslastung Ihrer Ressourcen vollständig und übersichtlich erfassen möchten, d.h. alle Linien- und Projekttätigkeiten sowie Abwesenheiten, nutzen am besten ein genau hierfür optimiertes Tool wie den TPG TeamManager. Zudem erleichtert dieses Werkzeug das schnelle Bearbeiten von Ressourcenanfragen aus den Projekten.

Haben Sie schon Erfahrung mit dem Teamplaner? Was halten Sie von diesem Werkzeug? Bitte hinterlassen Sie einen Kommentar unten.


Johannes Koschinski, PSM I
Experte für Projektmanagement, Microsoft Project / MS Project Server / Online, MS SharePoint Server

Johannes Koschinski ist ein von Microsoft zertifizierter Senior Consultant mit den Schwerpunkten klassisches / agiles / hybrides Projekt- und Portfoliomanagement sowie Prozessmanagement auf Basis von Microsoft Technologien. In den vergangenen Jahren sammelte er viel praktische Erfahrung als Trainer und Consultant für Lösungen mit Microsoft Project Server, SharePoint Server, Project Online und SharePoint Online in unterschiedlichen Branchen.

Neben Seminaren zu Microsoft Project Server / Project Online beschäftigt sich Herr Koschinski mit Themen wie Prozessoptimierung und Entwicklung und Anpassung von Best-Practice-Prozessmodellen. Diese Erfahrung bringt Herr Koschinski selbstverständlich in seine Seminare ein, damit ein hoher Praxisbezug gewährleistet ist.

Mehr zu Johannes Koschinski auf Xing und LinkedIn


Kathryn DixonKathryn Dixon
BA Hons in Translating and Interpreting  / Global Sales and Partner Manager

Kathryn Dixon ist seit Anfang der Neunziger im internationalen Projektmanagement tätig und hat bislang vom Projektteammitglied, über Projektleiterin bis hin zur Operations Managerin verschiedenste Rollen ausgeführt. Darüber hinaus verfügt sie über mehrere Jahre Erfahrung in Human Resources.

Vor Ihrem Wechsel zu TPG Sales Mitte 2015 war Kathryn Dixon bei TPG The Project Group GmbH als Trainerin und Consultant sowie Autorin im Bereich der TPG Produktdokumentation und Social Media Content tätig. Als IHK-zertifizierte Trainerin leitete sie u.a. Anwenderseminare zu Microsoft Project und Microsoft Project Server sowie zu Projektmanagement-Methodik in deutscher und englischer Sprache.

Mehr zu Kathryn Dixon auf Xing und LinkedIn

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