Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

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 +++ Abstimmung zwischen Projekt und Linie +++ So nutzen Sie das Feature in Microsoft Project +++

von Johann Strasser

Sie arbeiten mit Microsoft Project und in einer Matrix-Organisation? Dann kennen Sie die Problematik: Ressourcenanfragen zwischen Projekt und Linie konnten Sie bisher nicht über Microsoft Project abwickeln. Die Abstimmung musste über andere Kanäle erfolgen.

Das ist seit Microsoft Project Professional 2016 bzw. Project Online anders.

In diesen Versionen haben Sie jetzt mit Ressourcenanforderungen (in der englischen Version Resource Engagements genannt) ein neues Feature. Dies stellt einen direkten Kommunikationskanal zwischen den Projektleitern und den ressourcenverantwortlichen Team- bzw. Abteilungsleitern zur Verfügung.

In diesem Artikel lernen Sie Schritt für Schritt, wie Sie dieses Feature für Ihre Abstimmung von Ressourcen zwischen Projekt und Line nutzen.

Wichtig zu wissen: Das Feature Ressourcenanforderungen (Resource Engagements) ist in Microsoft Project Server 2016 als auch über Project Online erhältlich. Es ersetzt die bisher vorhandene Funktionalität Ressourcenpläne in früheren Versionen.

Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

Grob betrachtet, erfolgt das Feature der Ressourcenanfrage der logischen Abfolge im Abstimmungsprozess:

  1. Der Projektleiter macht seine Planung mit generischen oder auch namentlich bekannten Ressourcen.
  2. Daraus leitet er eine Ressourcenanfrage ab und übermittelt diese an den jeweiligen Linienvorgesetzten.
  3. Der Linienvorgesetzte sieht die Ressourcenanforderungen als Vorschläge und kann diese akzeptieren, ändern oder auch ablehnen.
  4. Diese Information wird auf Projektebene zurückgespielt.
Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

Bild 1: Schematische Antwort auf Ressourcenanfragen des Projektes durch Linienvorgesetzte.

Wichtig zu wissen: Ressourcenanforderungen in Microsoft Project werden nicht je Vorgang sondern projektbezogen erstellt. Sie existieren damit parallel zur Detailplanung und müssen extra gepflegt werden.

Extra Download: Das sind die 3 wichtigen Erfolgsfaktoren für die taktische Ressourcenplanung zwischen Projekt und Linie

Anhand des folgenden Beispiels sehen Sie, welche Schritte auf Projekt- bzw. auf Teamleiterseite zu tun sind.

So stellen Sie Ihre Ressourcenanfrage als Projektleiter

Nachdem Sie als Projektleiter den Projektplan erstellt und Ressourcen zugeordnet haben, wechseln Sie zur neuen Ansicht Ressourcenplan.

Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

Bild 2: Ansicht Ressourcenplan aufrufen

In der Ansicht Ressourcenplan stehen Ihnen kontextabhängig auf der Registerkarte Einsätze die erforderlichen Menüpunkte zur Verfügung.

Öffnen Sie das Dialogfenster Einsatzinformationen über die Schaltfläche Einsatz hinzufügen auf der Registerkarte Einsätze. Dabei wird die aktuell ausgewählte Ressource übernommen.

Geben Sie Anfang und Ende des Einsatzzeitraums an. Wählen Sie die gewünschte Größe Maßeinheiten oder Arbeit. Tragen Sie den entsprechenden Wert für die Anforderung ein oder kopieren Sie diese aus der Planung.

Dazu müssen Sie über die rechte Maustaste die Arbeits- oder Einheitswerte einblenden. Optional können Sie eine Beschreibung und einen Kommentar ergänzen.

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Bild 3: Einsatz hinzufügen

Nach der Erstellung von Ressourceneinsätzen werden diese in der Ansicht Ressourcenplan dargestellt. Sie sehen dabei in der Tabelle im linken Fenster Informationen wie Anfang, Ende und die Max. Einheiten Ihrer Anfrage. Im rechten Teil des Fensters sehen Sie die Max. Einheiten auf der Zeitleiste.

Lesen Sie zu diesem Thema auchRessourcenplanung im Projektmanagement – Herausforderung für PMO, Projekt und Linie

Nachdem alle erforderlichen Ressourceneinsätze erstellt wurden, sind diese zur Genehmigung zu senden. Sie finden diesen Menüpunkt auf der Registerkarte Einsätze.

Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

Bild 4: Einsätze senden

Jetzt sind Sie auf der Teamleiterseite gefragt

Nach dem Senden können Sie als Linienvorgesetzter die Ressourcenanforderungen im Ressourcencenter der Project WebApp aufrufen. Klicken Sie dazu nach Auswahl der zu betrachtenden Ressourcen auf die Schaltfläche Ressourcenanforderungen.

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Bild 5: Ressourcenanforderungen aufrufen

Sie sehen als Linienvorgesetzter alle Ressourcenanforderungen zu den zuvor selektierten Ressourcen. Sie erkennen in der Spalte Zustand, ob Sie die Anforderung bereits angenommen, abgelehnt oder noch nicht bearbeitet haben.

Um die Anforderungen auf der Zeitachse zu analysieren, klicken Sie auf die Schaltfläche Daten mit Zeitphasen.

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Bild 6: Ressourcenanforderungen in der Ansicht Tabelle

Auch in dieser Ansicht sehen Sie Informationen zum Status der Anforderung in der Spalte Zustand, sowie zu Einheiten, Anfangs- und Endtermin.

Sie können Ressourcenanforderungen markieren, um Sie anzunehmen oder abzulehnen. Zudem können Sie die Informationen in den Zeitphasen überschreiben.

Wenden Sie entsprechende Filter oder Gruppierungen an, um die erforderlichen Informationen anzuzeigen. Definieren Sie auf der Registerkarte Optionen, welchen Datumsbereich und welche Einheiten dargestellt werden sollen.

Beim Annehmen oder Ablehnen einer Ressourcenanforderung, haben Sie die Möglichkeit einen Kommentar einzugeben.

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Bild 7: Eingabe eines Kommentars

Um zuvor zu prüfen, ob die Kapazität für eine neue Anforderung ausreichend ist, wechseln Sie zur Funktion Kapazitätsplanung.

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Bild 8: Ressourcenanforderungen in der Ansicht Daten mit Zeitphasen

In der Kapazitätsplanung steht eine neue Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild als „Heatmap“ zur Verfügung.

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Bild 9: Auswahl der neuen Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild

Aktivieren Sie in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild die Checkbox Vorgesehene Buchungen einschließen, um die noch nicht genehmigten Ressourcenanforderungen zur Analyse anzuzeigen. Nehmen Sie weitere Einstellungen bei Bedarf vor.

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Mit den Standardeinstellungen werden Unterlastungen, die den Wert von 10% überschreiten, blau dargestellt. Überlastungen über 10% sind rot.

Entspricht die Summe der Anforderung der verfügbaren Kapazität mit einer Toleranz von 10% nach oben und unten, wird der entsprechende Zeitraum für die Ressource grün angezeigt.

Die Toleranzgrenzen können Sie beliebig verändern, die Farben nicht. Sie können auch keine weiteren Schwellwerte und Farben hinzufügen.

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Bild 10: Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild

Auswahl der neuen Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild

Funktionale Grenzen des Features Ressourcenanfrage

Wie bereits erwähnt, werden Ressourcenanforderungen unabhängig von der Detailplanung auf der Projektebene erstellt. Das führt dazu, dass Sie in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild keine Informationen zu Zuordnungen aus der Detailplanung sehen, also keine Vorgänge aus Projekten.

Das gleiche gilt für andere Ansichten, wie

  • Ressourcenverwendung,
  • Ressourcenverwendung nach Projekt,
  • Restverfügbarkeit und
  • Arbeit nach Ressource.

Auch hier finden Sie keine Informationen zu Ressourcenanforderungen der Projekte.

Wichtig zu wissen: Wollen Sie eine Übersicht der Kapazität unter Berücksichtigung der Detailplanung und der Ressourcenanforderung erhalten? Dann müssen Ihre Projektleiter konsequent die Ressourcenanforderung gemäß ihrer geänderten Detailplanung aktualisieren und diese zur Genehmigung senden.

Dies ist auch dann der Fall, wenn ein gesamtes Projekt verschoben wird. In diesem Fall ist eine Aktualisierung jeder einzelnen Ressourcenanforderung erforderlich. Die Übernahme der aktuellen Detailplanung wäre hier eine logische Funktion, die leider fehlt.

Achtung: verschiebt sich ein Projekt, dann müssen die einzelnen Ressourcenanforderungen aktualisiert werden. Die automatische Übernahme der aktuellen Detailplanung fehlt leider.

Ebenso hat der Linienvorgesetzte sicherzustellen, dass zu jeder Detailplanung eine entsprechende Ressourcenanforderung erstellt wird. Dies kann dadurch erzwungen werden, dass für Ressourcen, für die diese Genehmigung erforderlich ist, das neue Kennzeichen Ressource erfordert für alle Projektzuordnungen eine Genehmigung aktiviert wird.

Ist diese Option aktiviert, wird der Projektleiter in Microsoft Project darauf hingewiesen, wenn er keine oder eine unzureichende Ressourcenanforderung erstellt hat.

Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

Bild 11: Unzureichende Ressourcenanforderung in Project

Tipp: So planen Sie trotzdem vollständig.

Wenn Linientätigkeiten für eine vollständige Kapazitätsplanung berücksichtigt werden sollen, kann eine der beiden folgenden Optionen eingesetzt werden:

  • Die maximale Kapazität von Ressourcen wird auf den zu erwartenden Prozentsatz für Projektarbeit gesetzt. In diesem Fall wird dieser Höchstwert in der Ansicht Kapazitäts- und Einsatzwärmebild, als auch in den Ansichten Ressourcenverwendung, Ressourcenverwendung nach Projekt, Restverfügbarkeit und Arbeit nach Ressource berücksichtigt.
  • Es werden Projektpläne mit Detailplanung und Ressourcenanforderung für die Linientätigkeiten angelegt und regelmäßig aktualisiert. Dies nötigt allerdings Teamleiter dazu mit Project Professional zu arbeiten, was in der Regel nicht auf hohe Akzeptanz bei Teamleitern stößt.

 

Abwesenheiten werden in allen Ansichten zur Kapazitätsplanung, unabhängig vom Fokus auf Ressourcenanforderungen oder Detailplanung, berücksichtigt. Dies gilt, sofern die Abwesenheiten für die Ressource als Kalenderausnahme oder über die Verwendung der Arbeitszeittabelle als administrative Zeit erfasst wurden.

Zurück zum Projektleiter: Jetzt lassen sich die Zustimmungen einsehen

Als Projektleiter sehen Sie die Zustimmungen der Ressourcenanforderungen beim nächsten Öffnen des Projektplans.

Alternativ können Sie den aktuellen Genehmigungszustand jederzeit auch über die Schaltfläche Aktualisieren auf der Registerkarte Einsätze abrufen.

Genehmigte Einsätze sind am Wert Zugesichert in der Spalte Einsatzstatus in der Ansicht Ressourcenplan erkennbar.

Zudem werden in der Zeile Max. Einheiten zugesichert die vom Linienvorgesetzten genehmigten Daten angezeigt. Mit einem Doppelklick auf einen Einsatz sehen Sie alle für die Kommunikation verwendeten Kommentare.

Ressourcenanfragen in Microsoft Project 2016

Bild 12: Genehmigte Ressourcenanforderung

Was Sie aber vergeblich suchen werden, ist die Gegenüberstellung der Einheiten oder der Arbeit der Detailplanung mit den Anfragen bzw. Zusicherungen. Diese Information steht dem Projektleiter leider nur in verschiedenen Zeilen zur Verfügung, aber nicht als Differenz oder als Heatmap.

Zusammenfassung

Bei Ressourcenanforderungen in Microsoft Professional 2016 bzw. Project Online handelt es sich um eine erweiterte Funktion zur Unterstützung der Kommunikation in einer Matrix-Organisation. In diesem Artikel haben Sie gelernt, was Sie als Projekt- und Teamleiter jeweils tun müssen, um die Funktion für Ihren Abstimmungsprozess einzusetzen:

Als Projektleiter 

  • planen Sie mit generischen oder auch namentlich bekannten Ressourcen und
  • leiten daraus Ihre Ressourcenanfrage ab,
  • die Sie dann an den jeweiligen Linienvorgesetzten übermitteln.

Als Linienvorgesetzter

  • sehen Sie diese Ressourcenanforderungen als Vorschläge und
  • können diese akzeptieren, ändern oder auch ablehnen.
  • Dann spielen Sie diese Information wieder an die Projektebene zurück.

Gleichzeitig haben Sie erfahren, dass dieses Microsoft Feature nicht alles bedient, was für den Abstimmungsprozess zwischen Projekt und Linie erforderlich ist.

Um diese Lücke zu schließen, sind Projekt- und Teamleiter nach wie vor in der Pflicht, die aus Ressourcenanforderungen und Detailplanungen resultierenden Ergebnisse synchron zu halten. Nur so lässt sich eine zuverlässige Informationsquelle erhalten.

Die praktische Alternative: der TPG TeamManager

Im Unterschied zu Ressourcenanforderungen in MS Project erfordert der TPG TeamManager keine parallele Pflege der Detailplanung und der Ressourcenanforderungen. In dieser eleganten SharePoint App ergibt sich der Bedarf für ein Projekt direkt aus der Detailplanung. Diese wird auf Projektebene aggregiert.

TPG TeamManager läuft wahlweise mit oder ohne Project Server bzw. Project Online. Sie können also sofort mit dem Ressourcenmanagement beginnen, indem Sie die Daten der Teamleiter vorerst manuell pflegen.

Erst später verbinden Sie diese Information mit Project Server oder Project Online. Dabei werden Projekte und Ressourcen über deren Namen zusammengeführt.

Der TPG TeamManager im Überblick

  • Ressourcenanfragen müssen nicht extra angelegt werden.
  • Teamleiter müssen Linienprojekte nicht in Project Professional pflegen.
  • Ressourcen und Projekte aus Project Server oder Project Online können unter Berücksichtigung der Berechtigungen eingelesen werden.
  • Verschiebungen in Projekten werden beim nächsten Aktualisieren übernommen und zur besseren Sichtbarkeit markiert.
  • Abwesenheiten sowie allgemeine und individuelle Linientätigkeiten können manuell eingegeben oder aus anderen Quellen importiert werden.
  • Die Anforderungen werden in farblich konfigurierbaren Übersichten den Zusicherungen gegenübergestellt.
  • Dabei werden die Zustände der Ressourcenauslastung und der Projektzusicherungen auf demselben Bildschirm dargestellt, sodass der Teamleiter eine optimale Übersicht für seine Entscheidungen zur Verfügung hat.
  • Auslastungsgrafiken, in denen Projekte und Ressourcen beliebig aktiviert werden können, unterstützen bei der Analyse.
  • Außerdem können die Summen der Teams „bottom-up“ auf Abteilungen zusammengefasst und von dort zurück „top-down“ analysiert werden.
  • Läuft als ShartePoint App auf fast allen Endgeräten.

Nutzen Sie das Feature „Ressourcenanfragen“ in Microsoft Project 2016? Welche Erfahrungen haben Sie? Wir freuen uns über Ihren Kommentar unten!

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