Sie kennen das: Für das Team-Meeting brauchen Sie eigentlich eine Grafik mit den Hauptprojektphasen und den anstehenden Arbeitspaketen. Im Managementbericht ist hingegen die Lage der Projekt-Meilensteine gefragt. Und Sie löschen, basteln und schieben. Jedes Mal aufs Neue. Die gute Nachricht: In Microsoft Project geht es auch wesentlich einfacher!
Achtung: Dieser Tipp bezieht sich auf die Timeline-Funktionalität in den Microsoft Project Versionen bis einschließlich 2013. Die neueste Version 2016 hat hier eine Erweiterung erfahren. Mehr zu der neuen Timeline-Funktionalität mit Microsoft Project 2016 finden Sie hier!
Im ersten Teil dieser Tipp-Serie haben Sie bereits gelernt, wie Sie für Ihren Statusbericht in Microsoft Project eine Zeitachse (Timeline) anlegen.
In diesem zweiten Teil erfahren Sie jetzt, wie Sie weitere Zeitachsen in Ihrer MS Project-Datei erstellen können. Somit können Sie Zeitachsen-Ansichten auf Knopfdruck einsehen.
Zudem beantworten wir Ihnen hier noch allgemeine Fragen zum Thema Zeitachse bzw. Timeline.
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Mehrere Zeitachsen in Microsoft Project parallel anlegen
Wie oben schon skizziert, benutzen Sie vermutlich bereits die Zeitachse für Berichte oder Meetings. Jetzt möchten Sie aber mehrere Zeitachsen in einem Projekt anlegen, ohne diese jedes Mal vor dem Team-Meeting und vor dem Abgabetermin des Berichtes anpassen zu müssen.
In unserem Beispiel haben wir im Teil 1 bereits folgende Zeitachse mit den Hauptprojektphasen für ein Team-Meeting erstellt.
Zeitachse für das Team-Meeting mit Hauptprojektphasen und Arbeitspaketen
Für die Erstellung dieser Zeitachse haben wir die Standard-Ansicht Timeline von Microsoft Project verwendet, die beispielsweise über Ansicht/Elemente anzeigen/Zeitachse aufrufbar ist.
Zeitachse auf dem Reiter Ansicht auswählen
Nun soll es Ziel sein, für den Managementbericht eine weitere Zeitachse nur mit Meilensteinen und einer etwas anderen Gestaltung anzulegen. Dafür müssen Sie vorgehen, wie folgt.
Weitere Zeitachsen-Ansicht mit Meilensteinen anlegen
Bevor Sie die weitere Zeitachse gestalten, müssen Sie zuerst eine neue Ansicht als Basis anlegen. Auf dem Reiter Ansicht wählen Sie Weitere Ansichten… in dem Menü neben Zeitachse/Timeline aus. In dem Dialogfenster selektieren Sie Neu und anschließend Einzelansicht und bestätigen Ihre Auswahl mit OK.
Bei der Ansichtsdefinition geben Sie Ihrer neuen Timeline einen passenden Namen. Wählen Sie als Bildschirm-Vorlage Zeitachse aus dem Menü aus und selektieren Sie Im Menü anzeigen. Bestätigen Sie nun Ihre Auswahl mit OK und schließen Sie das Dialogfenster Weitere Ansichten…ohne die neue Ansicht auszuwählen.
Anlegen einer neuen Ansicht als Basis für eine zusätzliche Zeitachse
Gestaltung der zusätzlichen Zeitachse
Wählen Sie nun Ihre neue Zeitachse aus dem Menü auf dem Reiter Ansicht aus.
Reiter Ansicht
Nun können Sie Vorgänge ihrer Timeline hinzufügen und diese nach Bedarf formatieren. Beide Zeitachsen stehen nach der Gestaltung zur Verfügung und passen sich dynamisch an Änderungen im Projektverlauf an.
Zeitachse mit Meilensteinen für den Management-Bericht
MS Project Zeitachse anpassen: Antworten auf häufige Fragen
Sind Soll-Ist-Vergleiche mit der Zeitachse möglich?
Sie können lediglich einen Schnappschuss der aktuellen Plandaten in der Zeitachse anzeigen lassen.
Unsere Empfehlung: Kopieren Sie die fertig definierte und formatierte Zeitachse am Ende der Planungsphase beispielsweise zum Zeitpunkt der Basisplanerstellung. Fügen Sie diese in eine PowerPoint Datei ein und bewahren Sie die Datei für spätere Vergleiche mit aktuellen Werten während des Projektes auf.
Wie kann ich einen Vorgangsname anzeigen lassen, der länger als der Balken in der Zeitachse ist?
Die Breite eines Balkens können Sie verständlicherweise nicht manuell anpassen, weil dies der aktuellen Planung nicht mehr entsprechen würde. Sie können aber den Vorgangstitel als Legende beispielsweise unterhalb der Zeitachse anzeigen lassen.
Selektieren Sie hierzu den Balken in der Zeitachse und mit gehaltener rechten Maustaste ziehen Sie den Vorgang nach unten bis sie in eine Legende umgewandelt wird.
Nachteil: Der Raum für den fehlenden Balken bleibt leer und kann nicht formatiert werden.
Der Vorgang „Forschung und Entwicklungsphase“ als Legende
Wie kann ich die angezeigte Zeitskala z.B. in Quartale oder Wochen ändern?
In der vorherigen Abbildung wird die Zeitskala in Monaten ohne Jahr angezeigt. Je nach Projektdauer stehen Ihnen weitere Möglichkeiten zur Verfügung wie Monate und Jahr oder Quartale.
Klicken Sie in dem Bereich der Zeitachse, um sie zu aktivieren. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und benutzen Sie die Zoom-Funktionen auf dem Reiter Ansicht/Zeitskala oder die Zeichen – und + bzw. den Zoomschieber unten rechts um die Zeitskala zu vergrößern bzw. verkleinern.
Die Zeitskala mittels Zoom-Funktion vergrößern/verkleinern
PC oder Notebook mit Maus und Scroll-Rad: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und drehen Sie das Scroll-Rad entsprechen, um die Zeitskala zu vergrößern bzw. verkleinern.
Notebook mit Touchpad: Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und zoomen Sie mit dem Touchpad ein und aus.
Wenn Sie die passende Anzeige eingestellt haben, kopieren Sie die Zeitachse mit Rechtsklick für Ihre Präsentation oder E-Mail wie üblich.
Zeitskala mit Quartalen und Jahren
Wie passe ich die Zeitachse wieder an die Bildschirmgröße an?
Wenn die Zeitachse durch Änderungen der Zeitskala zu groß oder zu klein geraten ist, aktivieren Sie die Zeitachse und wählen Sie An Bildschirmgröße anpassen mit Rechtsklick aus oder klicken Sie Gesamtes Projekt auf dem Reiter Ansicht/Zeitskala.
Zeitachse anpassen
Können Zeitachsen in einer Microsoft Project Server Umgebung eingesetzt und allen Nutzern zur Verfügung gestellt werden?
Es empfiehlt sich, die Zeitachse in einer Microsoft Project Dateivorlage anzulegen und zu gestalten. Sie sollte nicht als benutzerdefinierte Ansicht in Enterprise Global angelegt werden.
Zusammenfassung
In diesem Artikel haben Sie gelernt, wie Sie weitere Zeitachsen als eigene Ansicht erstellen und gestalten. So wählen Sie zu jeder Zeit die Zeitachsen-Ansicht aus, die zu Ihrem Status-Report und den Stakeholdern passt.
Außerdem kennen Sie nun die Antworten auf häufige Fragen und wichtige Tipps zur Zeitachse in MS Project.
Hier erfahren Sie, wie Sie die neue Funktionalität der mehrfachen Zeitachsen in Project 2016 nutzen.
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Noch eine Bitte: Wie hat Ihnen dieser Tipp gefallen? Schreiben Sie doch einen Kommentar, auch gerne mit Fragen oder Erfahrungen zur MS Project Timeline unten in das Kommentarfeld. Danke.
