Der Projektstrukturplan – alles was Sie zum PSP wissen müssen

0

 +++ Warum Sie einen Projektstrukturplan nutzen sollten +++ Wie Sie einen Projektstrukturplan erstellen +++ PSP und agile Projekte +++

von Antje Lehmann-Benz, PMP

Besonders aus größeren Projekten ist er kaum wegzudenken: der Projektstrukturplan (PSP; englisch: Work Breakdown Structure, WBS).

In diesem Artikel finden Sie die Antworten auf wichtige Fragen, die immer wieder an uns herangetragen werden. Diese sind:

  • Wozu dient dieses Planungstool genau?
  • Warum sollten Sie einen Projektstrukturplan verwenden?
  • Wo liegen seine Vorteile, wo die Grenzen?
  • Wie sollte ein PSP sinnvoll aufgebaut werden?
  • Projektstrukturplan und agile Projekte – passt das?

Legen wir los!

Was ist ein Projektstrukturplan?

Ein Projektstrukturplan unterstützt die Aufteilung eines Projekts in besser planbare Teilelemente. Das dient der übersichtlichen Strukturierung der notwendigen Arbeit im Projekt – schon von Anfang an.

Der PSP sagt aus, WAS im Projekt getan wird, aber nicht wann, in welcher Reihenfolge und wie lange was dauert. Er ist eine bewährte Methode für die Kommunikation mit den Stakeholdern und erzeugt ein gemeinsames Projektverständnis innerhalb des Projektteams.

Gewöhnlich umfasst der PSP die vollständige Darstellung eines Projektes auf möglichst nur einer Seite – zumindest in aggregierter Darstellung. Er zeigt alle Teilprojekte, (übergeordnete) Arbeitspakete und häufig auch alle Aufgaben. So steht von Anfang an fest, was alles getan bzw. geliefert werden muss.

Ein PSP kann auch Informationen über Kosten, Aufwände, Verantwortlichkeiten und zusätzliche textuelle oder numerische Informationen enthalten. Numerische Werte werden hier über die verschiedenen Ebenen nach oben aggregiert.

Unser Tipp: Wichtig ist, dass Sie die Ebenen von großen PSPs so anlegen, dass sie sich ein- und ausblenden lassen. Somit lässt sich die Übersicht der jeweiligen Kommunikation anpassen. Das schafft Orientierung und Übersicht – und darauf kommt es an.

Beispiel und Projektstrukturplan-Software

Besonders übersichtlich ist ein Projektstrukturplan in grafischer Form. Dazu können Sie unterstützende Tools wie z.B. Excel, PowerPoint oder Visio nutzen.

Alternativ gibt es auch Werkzeuge, die mit Tools wie Microsoft Project zusammenarbeiten, wie z.B. WBS-Chart PRO oder TPG WBS Chart.

Die Strukturierung von Themen in Unterzweige lässt sich auch mit Hilfe von Mindmaps durchführen.

PSP_Beispiel1_klein

Einen Zahlencode müssen Sie nicht einsetzen, aber er bietet sich bei größeren Projekten zur verbesserten Übersicht und Kommunikation an.

Egal welche Projektstrukturplan-Software Sie nutzen: Richtig angewendet, verschafft dieser „Plan der Pläne“ Ihnen als ProjektleiterIn einen klareren Überblick über die verschiedenen Aspekte Ihres Projektes.

Unser Tipp: Diese Projektstrukturplan-Software für Microsoft Project gibt Ihnen mit einem Klick einen Überblick über all Ihre Sammelvorgänge, Vorgänge und Meilensteine. Zudem visualisieren Sie damit den Fortschritt jedes Vorgangs mittels der „0-laufend-fertig-Methode“.

 Warum einen Projektstrukturplan einsetzen?

Einige der Vorteile, die Sie durch die Projektstrukturierung in einem PSP haben:

  • Bessere Übersicht bei größeren Vorhaben
  • Vergleichbarkeit von Plänen mehrerer Projekte
  • Mehr Sicherheit für vollständigere Pläne
  • Hilfestellung für Projektleiter zum Beispiel durch Vorlagen
  • Erleichtertes Berichtswesen, sowohl fürs Gesamtprojekt als auch für derzeitige Tätigkeiten
  • Bessere Planung von Abhängigkeiten
  • Erleichterung von Übergabesituationen
  • Leichtere Ressourcenplanung
  • Bessere Kostenkontrolle
  • Codierung kann der Orientierung im Projekt dienen (s. Bild 1), moderne Softwarelösungen können den Code entspreched der Struktur automatisch vergeben (siehe Bild 2).
Balkendiagramm mit PSP-Code in MS Project

Bild 2: Nach Phasen gegliedertes Balkendiagramm mit PSP-Code (Spalte „WBS“) in Microsoft Project

Der PSP ist also sowohl ein wichtiges Planungsinstrument als auch Grundlage für die Projektkommunikation mit den relevanten Stakeholdern. Ein mehrseitiges, auch gut gegliedertes Balkendiagramm ist für die inhaltliche Diskussion nie so gut geeignet wie ein grafischer Projektstrukturplan.

Außerdem liefert oft allein das Durchdenken einer sinnvollen Gliederung fürs Projekt wertvolle Impulse und Ideen für Herangehensweisen.

Zudem können Sie vielleicht sogar frühzeitig Risiken aufdecken. Somit erlaubt ein Projektstrukturplan proaktives Risikomanagement.

PSPs ermöglichen Ihnen außerdem eine effektivere Ressourceneinteilung, die Zuweisung von Verantwortungsbereichen und auch eine fundiertere Budgetplanung.

Wer verwendet den Projektstrukturplan als Werkzeug?

In kleineren Projekten sind zumindest grafische Projektstrukturpläne seltener. In diesem Fall wären sie häufig administrativer „Überbau“. Sauber strukturiert muss aber jedes Projekt sein – unabhängig von der Darstellung.

In größeren oder komplexeren Unterfangen hingegen verlieren Sie als ProjektleiterIn den Überblick ohne grafische Aufbereitung manchmal schneller, als Ihnen lieb wäre. Und das, wo Sie gerade in dieser Rolle alles im Blick haben sollte.

Deshalb lohnt es sich auf jeden Fall, über einen PSP als Planungsgrundlage nachzudenken, sobald das Balkendiagramm des Projektes mehr als zwei Bildschirmseiten einnimmt.

Prinzipiell ist ein PSP für Projekte in allen Branchen sinnvoll einsetzbar. Je größer ein Plan, desto sinnvoller und wichtiger ist dessen grafische Aufbereitung als PSP.

Haben Sie öfters ähnliche Projekte, so macht es vielleicht Sinn, eine Projektstrukturplan-Vorlage zentral abzuspeichern. Dabei kann es auch sinnvoll sein, nur die ersten zwei oder drei Ebenen zu standardisieren. Damit ist die Vergleichbarkeit gewährleistet. Unter der vorgegebenen Struktur lässt sich dann individuell mit Arbeitspaketen und Aktivitäten weiterplanen.

Wo kommt der PSP her?

Geschichtlich gesehen kommt der Projektstrukturplan (englisch: Work Breakdown Structure, WBS) ursprünglich aus dem US-Militär. Er war etwa für den Bau von Flugzeugen oder Waffensystemen gedacht.

Das Project Management Institute (PMI®) hat in den 1980er-Jahren das Prinzip übernommen und einen generellen Standard für die PSP-Erstellung im Projektmanagement geschaffen: den „Practice Standard for Work Breakdown Structures“ (Gratis-Download für PMI Mitglieder, ansonsten im Buchhandel erhältlich).

Wichtige Prinzipien für den PSP

Einige wichtige Prinzipien für Projektstrukturpläne gelten seit der Einführung bis heute:

  • Zerlegung als Werkzeug
    Die inhaltliche Unterteilung des Projekts in kleinere Einheiten ist eine unabdingbare Technik bei der PSP-Erstellung. Sich mit dieser Methode vertraut zu machen lohnt sich also (siehe konkrete Techniken weiter unten).
  • Einmaligkeit
    Kein PSP-Element darf mit der gleichen Intention noch ein zweites Mal vorkommen.
  • Die 100%-Regel
    Ein PSP soll die Projektstruktur möglichst vollständig wiedergeben und nicht etwa nur Teile davon.
  • Trennung von Arbeitspaketen und Aktivitäten
    Arbeitspakete sind die unterste Ebene eines PSP (s. Grafik oben). Aktivitäten im Projekt, also konkrete Arbeitsaufgaben, werden Arbeitspaketen zugeordnet, sind aber selbst kein Teil des PSP mehr.

Unser Tipp: Erstellen Sie Ihren PSP im Team. So ist es ist viel einfacher, auch wirklich an alle zu erledigenden Aufgaben zu denken. Zudem hat dies den Vorteil, dass das Team frühzeitig in die Planung einbezogen wird, was die Identifikation mit dem Projekt stärkt.

Was für Gliederungsmöglichkeiten im PSP gibt es?

Sowohl die Praxis als auch Vorgaben durch DIN-Normen ergeben die folgenden üblichen Gliederungsoptionen:

1)  Phasenorientierter Projektstrukturplan

Diese sehr häufig anzutreffende Gliederungsart strukturiert das Projekt entlang der Projektphasen (s. Bild 1).

Da Sie als ProjektleiterIn auch die Zeitplanung im Blick behalten müssen, ist diese Gliederungsform oft empfehlenswert. Damit schlagen Sie die Brücke über alle Liefergegenstände und stoßen so auf die wesentlichen Planungspunkte zwischen den Beteiligten.

2)  Funktionsorientierter Projektstrukturplan

Bei manchen Projekten wirkt sich die funktionale Gliederung des Unternehmens stark auf die Projektdurchführung aus: Teams aus verschiedenen Funktionsbereichen übernehmen verschiedene Aspekte des Projekts und arbeiten sich jeweils zu. Nachteilig ist hier das Erkennen von Abhängigkeiten, weil alle Teams ihren eigenen Ast haben.

PSP_Beispiel2_klein

3) Objektorientierter Projektstrukturplan

Bei der Gliederung nach Objekten geht es mehr um Komponenten eines zusammengebauten Produkts. Dies kann beispielsweises ein Gebäude oder ein Flugzeug sein. Aber auch bei Websites ist so eine Gliederung denkbar:

PSP_Beispiel3_klein

Die beiden letzten Beispiele eignen sich nur, wenn der zeitliche Ablauf der Projektarbeit weniger relevant ist. Die inhaltliche Übersicht steht erst einmal im Vordergrund. Bei der späteren detaillierten Planung der Aktivitäten werden der zeitliche Aspekt und Abhängigkeiten aber zentral.

Je nach Branche können unterschiedliche Gliederungen geeignet sein.

Unser Tipp: Wichtig ist, dass Sie als ProjektleiterIn eine PSP-Form wählen, die Ihnen eine gute Planungsgrundlage liefert. Sollten sich die Gliederungsprioritäten Ihrer Stakeholder von Ihren unterscheiden, können Sie diese in Berichten stärker berücksichtigen. Der PSP selbst dient allerdings vor allem dazu, Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

 4)  Gliederungskombinationen im Projektstrukturplan

Verschiedene Gliederungsansätze können Sie durchaus auch kombinieren. Wichtig dabei ist nur, dass Sie Logikbrüche vermeiden.

PSP_Beispiel4_klein

Dass die Unterelemente im Beispiel aus Bild 5 Wiederholungen darstellen, widerspricht nicht der Einmaligkeitsregel: Zunächst sind Designaufgaben für diese Aspekte gemeint, später Entwicklungsaufgaben und weitere.

Vorgehen beim Erstellen eines Projektstrukturplans

Sobald der Gliederungsansatz feststeht, müssen Sie sich für eine Zerlegungsmethode entscheiden.

Es gibt folgende Techniken:

1) Top-down-Ansatz

Hierbei legen Sie zunächst die oberen Ebenen der Gliederung fest und arbeiten sich dann langsam nach unten zur detaillierten Planungen vor. Die einzelnen Arbeitspakete sind dabei der letzte logische Schritt.

Dieser Ansatz bietet sich an, wenn Sie bereits mit den Aspekten des Projekts vertraut sind und eventuell auf Erfahrungswerte zurückgreifen können.

2) Bottom-up-Ansatz

Hier arbeiten Sie von den Arbeitspaketen nach oben. Dabei gilt es herauszufinden, zwischen welchen Aspekten sich genau welche Beziehungen herstellen lassen.

Dieses Vorgehen ist bei Projekten geeignet, bei denen „der Weg beim Gehen entsteht“ – also Innovation gefragt und auch erlaubt ist.

3) Jojo-Ansatz

Hier „springen“ Sie hin und her zwischen Top-down und Bottom-up: Sie überlegen sich zum Beispiel durch Anlegen einer groben Struktur und Ausformulierung der Arbeitspakete zum Schluss notwendige Zwischenschritte, um diese zu verbinden.

Projektstrukturplan erstellen – So gehen Sie schrittweise vor

Wie gehen Sie am besten vor, wenn Sie einen Strukturplan erstellen? Womit sollten Sie anfangen? Folgend sind die Schritte im Einzelnen aufgeführt:

Schritt 1: Sie listen die Aufgabenbereiche im Projekt auf. Dies funktioniert am besten mit Brainstorming oder durch Befragen von Stakeholdern

Schritt 2: Sie strukturieren die Aufgaben gemäß der gewählten Gliederungsart und entweder „Top-down“, „Bottom-up“ oder springend („Jojo“)

Schritt 3: Sie fassen sie zu Arbeitspaketen zusammen und folgen dabei einer einheitlichen Logik

Schritt 4: Sie ordnen Arbeitspaketen Verantwortlichkeiten (keine Ressourcen) zu

Schritt 5: Wenn zeitliche Planung im PSP Berücksichtigung finden soll (was sie nicht muss, s.o.), können Sie hierzu nun grobe Eckdaten einfügen

Schritt 6: Sie finalisieren den Gesamtplan

Für Einträge in den einzelnen Ebenen haben Sie unter anderem die folgenden Kategorien zur Auswahl:

1) Übergeordnete Arbeitspakete / Sammelvorgänge

Zwischen (übergeordneten) Arbeitspaketen und Sammelvorgängen wird nicht immer sehr trennscharf unterschieden. Streng genommen sind Arbeitspakete im Gegensatz zu Sammelvorgängen immer thematisch zusammenhängend.

Sammelvorgänge hingegen können auch eine Zusammenfassung mehrerer zeitlich beieinanderliegender Vorgänge sein. Diese Unterscheidung kann in der Diskussion bei der Planung helfen, in der Darstellung findet dies jedoch keine Berücksichtigung. Da hier Aktivitäten zu Phasen oder Objekten zusammengefasst werden, sollte diese als Nomen in Verbindung mit Verben formuliert sein. Also beispielsweise „ERSTELLUNG SPEZIFIKATION“.

Sie sollten hier keine Ressourcen zuweisen, nur Verantwortlichkeiten.

2) Meilensteine

Meilensteine markieren Wichtiges, das im Projekt erreicht wurde. Sie sind oft mit Übergabe und Terminen verbunden. Sie werden grafisch oft mithilfe einer Raute dargestellt und haben immer die Zeitdauer 0.

Für Meilensteine verwenden Sie am besten Nomen in Verbindung mit Adjektiven („Spezifikation erstellt“).

Auch zu Ihnen sollten Sie keine Ressourcen direkt zuweisen, Verantwortlichkeiten jedoch schon.

3) Vorgänge / Aktivitäten

Dies sind einzelne Arbeitsaufgaben, als Nomen in Kombination mit Verben formuliert (Spezifikation erstellen). Hier können Sie Ressourcen zuweisen und zusätzliche Details etwa mithilfe dafür vorgesehener Textfelder hinzufügen. Auf dieser Ebene erfolgt die Fertigstellungsmeldung, die auch grafisch dargestellt werden kann.

Bitte beachten Sie, dass sich die Strukturelemente einer Ebene inhaltlich vollständig voneinander unterscheiden müssen. Der Detaillierungsgrad auf einer bestimmten Ebene ist deshalb sehr wichtig und sollte durchgehend gleichbleiben.

Für die Darstellung von Projektstrukturplänen hat sich (wie in den Grafiken oben) die Baumstruktur bewährt. Aber auch Textformen sind möglich. In jedem Fall sollten sie möglichst nachvollziehbar sein.

Unser Tipp: Speichern Sie die ersten und zweiten Ebenen Ihres Projektstrukturplans als spätere Vergleichsbasis, da sich auf ihnen normalerweise im Projektverlauf nicht allzu viel ändert – wohl aber auf den unteren Ebenen und speziell auf Aktivitätsebene.

 Projektstrukturplan und agile Projekte – passt das?

Naturgemäß folgen Projekte, die agil durchgeführt werden sollen, keinen fix spezifizierten Zielen. Daher ist es mitunter schwierig einen PSP zu erstellen bzw. müsste dieser vermutlich öfter geändert werden.

Folglich ist ein Projektstrukturplan bei agilen Teams eher unüblich. Diese konzentrieren sich meist stark ergebnisorientiert auf die Produktentwicklung. Dabei setzen sie sich auch lieber mit Produkt- als mit Projektplanung auseinander.

In agilen Projekten bleibt das Product Backlog als Liste von zu erfüllenden Anforderungen. Dessen Struktur hat in der Regel nichts mit einem PSP zu tun. Es kann aber natürlich auch hier gegliedert werden.

Als tiefste Planungsstufe dienen einzelne Iterations-Backlogs. In diesen planen Teams tatsächliche Aufgaben, ähnlich der Aktivitätenliste im klassischen Projektmanagement. Das erfolgt allerdings selbstorganisiert und nicht auf Anweisung aus dem Projektmanagement.

Agile Softwareentwicklungs-Methoden wie Feature-Driven Development haben schon früher nach Lösungen gesucht, klassische Langfristplanung mit agiler Flexibilität zu verbinden.

So ist die Idee entstanden, Software-Feature-getrieben zu planen. Die Gliederung erfolgt mit nach unten zunehmendem Detailierungsgrad:

  1. Feature
  2. Version
  3. Epic (als thematische Gruppierung verschiedener User Storys)
  4. User Story (leichtgewichtige Anforderungen aus Usersicht)
  5. Task (tatsächliche Aufgaben v.a. auf technischer Ebene)

Je nach Branche und Art eines Projekts bieten sich ähnliche Gliederungen an. Viele agile Teams versuchen zwar, möglichst ohne eine solche auszukommen, da es ihnen zu starr und planerisch erscheint. Gerade in komplexeren Projektumgebungen braucht es jedoch sinnvolle Strukturen. Diese heißen aber in der Regel eben nicht PSP, sondern sind eben produktspezifische Gliederungen.

Unser Tipp: Es bringt Ihnen nichts, das Projekt zu verbiegen, damit es in eine vorgegebene Gliederung passt. Am Ende sollte das Werkzeug natürlich Ihrem Projekt dienen und nicht umgekehrt.

Das Nachdenken über eine saubere Struktur lohnt sich aber immer. Eine möglichst schlanke Projektstruktur als grobe Planungsgrundlage kann aber auch zu agilen Projekten passen.

 Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie gelernt, was ein Projektstrukturplan genau ist: Er sagt aus, WAS im Projekt getan wird, ist eine bewährte Methode für die Kommunikation mit den Stakeholdern und erzeugt ein gemeinsames Projektverständnis innerhalb des Projektteams.

Außerdem haben Sie erfahren, welche Vorteile er bietet und wie Sie ihn erstellen. Sie kennen die Arten und Ebenen der Gliederung und wissen, dass Planungssoftware Sie dabei unterstützen kann.

Sollten Sie bisher noch nie mit Projektstrukturplänen gearbeitet haben – probieren Sie es doch einmal aus!

Nutzen Sie Projektstrukturpläne? Wir freuen uns über Ihre Erfahrungen damit in den Kommentaren.

ARTIKEL DRUCKEN

Share.

Kommentar abschicken