Retrospektiven in agilen Projekten – Wie geht das? (inkl. Downloads)

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+++ Wie häufig Sie agile Retrospektiven halten sollten +++ Retrospektive Methoden und Beispiele für konkrete Maßnahmen +++ +++ Tipps & Empfehlungen +++

Als Expertin bzw. Experte im Projektmanagement wissen Sie: Lessons-Learned-Meetings gehören zum unverzichtbaren Handwerk. Agile Teams gehen noch ein Stück weiter. Mit agilen Retrospektiven denken sie schon vor Ende eines Projekts darüber nach, was sie gelernt haben und wie sie dadurch besser zusammenarbeiten können – und zwar von Anfang an in regelmäßigen Abständen.

Solche agilen Retrospektiven helfen bei der kontinuierlichen Verbesserung von Prozessen, Methoden, Teamarbeit.

Lesen Sie in diesem Artikel folgende Kapitel:

Los geht’s.

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Was ist eine agile Retrospektive?

Die Grundidee von Retrospektiven ist wiedergegeben im 12. Prinzip des agilen Manifests: „In regelmäßigen Abständen reflektiert das Team, wie es effektiver werden kann und passt sein Verhalten entsprechend an.“

Agile Teams arbeiten in möglichst kurzen Intervallen – Iterationen (in Scrum: Sprints) genannt. Diese könnte man als Entwicklungszyklen bezeichnen, sie stellen aber auch Lernzyklen dar: Gemäß der Überzeugung, dass man in komplexen Unterfangen Schritt für Schritt vorgehen und sich und seine (Zwischen-)Ergebnisse dabei häufig überprüfen muss, sind „Inspect & Adapt“-Rituale zentraler Bestandteil jeder Iteration.

Dadurch können sie den weiteren Verlauf Ihres Projekts entscheidend beeinflusst. Dreierlei Faktoren werden untersucht und gegebenenfalls angepasst:

  • Produkt (Product)
  • Prozess (Process)
  • Teamarbeit (People).

Die Iterationsreview- oder Produktreview-Meetings zusammen mit den Stakeholdern am Ende einer Iteration dienen der gemeinsamen Überprüfung und Anpassung des Produkts. Auch kommen sie der Weiterentwicklung dessen Funktionen aufgrund von Stakeholder-Feedback zugute.

Bleiben noch die Aspekte Prozesse und Teamarbeit – und genau dafür sind agile Retrospektive-Meetings gedacht. Wie das Review findet auch die Retrospektive immer am Ende einer Iteration statt.

Retrospektiven agiles PM Prozessverbesserung

Retrospektiven dienen der iterativen, kontinuierlichen Prozessverbesserung im laufenden Projekt.

Damit unterscheiden sich Retrospektiven von Lessons-Learned-Meetings im klassischen Projektmanagement besonders im Hinblick auf Zeitpunkt und Häufigkeit: Haben Sie sich in klassisch geplanten Projekten einmal zum Projektende mit Ihrem Team zusammengesetzt und über Geschehenes und Gelerntes reflektiert, machen Sie dies mit agilen Teams nun regelmäßig in jeder Iteration – bevor die nächste startet. Dadurch können Sie Erkenntnisse direkt im laufenden Projekt anwenden – anstatt sie nur für zukünftige Projekte zu sammeln.

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Wer sollte bei einer Retrospektive dabei sein?

Stakeholder können zwar zu Retrospektiven eingeladen werden, ihre Anwesenheit ist jedoch normalerweise nicht vonnöten. Wenn das Team offen und ehrlich über den Verlauf der gerade zu Ende gehenden Iteration sprechen möchte, kann sie sogar hinderlich sein.

Agile Coaches (bei Scrum-Teams: Scrum Master) unterstützen das Team darin, gute Praktiken und Verbesserungen zu finden, die in der nächsten Iteration umgesetzt werden. Die Retrospektive ist damit ein gemeinsames Ereignis des Teams – und erfahrene Coaches haben immer genügend Formate im Gepäck, um dabei zu unterstützen.

Offenheit und Ehrlichkeit sind also für Retrospektiven sehr wichtig.

Während das Team zwar gerne mit seiner Arbeit zufrieden sein und sich gegenseitig dafür loben darf, müssen auch kritische Punkte auf den Tisch gebracht werden können. Das schließt auch Gefühle und Empfindungen ein.

Schaffen Sie in solchen Fällen einen geschützten Raum.

Es sollten also mindestens anwesend sein:

  • ein Product Owner (oder je nach Aufbau des Teams auch fachlicher Projektleiter)
  • alle weiteren Teammitglieder
  • ein Teamcoach

Wie sollte eine Retrospektive aufgebaut sein?

Eine Retrospektive dauert je nach Länge der Iteration, die reflektiert wird, typischerweise bis zu drei Stunden.

Als Struktur des Meetings haben sich fünf Phasen bewährt:

  1. Gesprächsklima schaffen
    Das Team findet sich zur Retrospektive ein. Die Teilnehmer verzichten auf Ablenkungen und stimmen sich gemeinsam auf einen respektvollen, offenen Austausch ein.
  2. Themen sammeln
    Die Teammitglieder denken gemeinsam darüber nach, wie die Iteration verlaufen ist und bringen etwa mithilfe von Brainstorming ihre Punkte ein, die ihrer Meinung nach zur Findung möglicher Verbesserung dienen können
  3. Erkenntnisse gewinnen
    Alle Teilnehmer versuchen, bei den gesammelten Punkten in die Tiefe zu gehen: Was sind die Ursachen? Welche Verbesserungen lassen sich konkret ableiten?
  4. Entscheidungen treffen
    Gemäß dem agilen Grundsatz, dass weniger mehr ist, einigt sich die Gruppe auf 1-2 Verbesserungsmaßnahmen, die sie in der nächsten Iteration konkret umsetzen wollen.
  5. Abschluss
    Nach der Einigung aus Schritt 4 wird die Retrospektive in der letzten Phase abgeschlossen, und die Teammitglieder gehen wieder auseinander. Die nächste Iteration kann beginnen.

Was für Formate helfen bei der Durchführung von Retrospektiven?

Grundsätzlich können Sie mit Ihrem Team die einzelnen Phasen einer Retrospektive auch ohne spezielle Formate durchführen. Sie müssen sich auch nicht streng an das Befolgen jedes einzelnen Punkts halten (diese gehen normalerweise ohnehin recht fließend ineinander über), solange das Ziel „1-2 Verbesserungsmaßnahmen für die nächste Iteration beschließen“ erreicht wird.

In der Praxis hat es sich aber schon häufig gezeigt, dass Teams besonders nach ein paar Retrospektiven die Ideen und die Kreativität ausgehen. Dann neigen sie dazu, dieses Meeting abzuschaffen. Oder sie sind als Projektteam, noch etwas ratlos, wie sich produktive, kreative Retrospektiven abhalten lassen.

Für solche und ähnliche Fälle finden Sie eine ganze Fülle an Formaten und Moderationstechniken, mit denen Sie die Verbesserungsprozesse Ihrer Teams erleichtern und deutlich spannender machen können.

Unser Tipp: Eine Website, die besonders reich an Ideen ist, ist Retromat: Dort gibt es Formate für jede Phase der Retrospektive. Einige ausgewählte werden im Folgenden vorgestellt.

Bitte beachten Sie: Das Ausprobieren dieser Techniken macht Teams zwar üblicherweise viel Freude. Es kann aber auch zu viel oder ermüdend werden. Beachten Sie also auch hier den Grundsatz: weniger ist mehr.

Erfahrene Team-Coaches setzen 1-2 Formate pro Retrospektive ein. Sie wiederholen manche auch immer wieder mal, um die Teams nicht zu überfordern. Auch lassen sie die ein oder andere zwischendurch vielleicht sogar wieder ein paar Mal ganz weg.

Sie sollten Formate wählen, die zum Entwicklungs- und Erfahrungsstadium Ihrer Teams passen: Der „Starfish“ etwa ist ein Klassiker, der einfach einzusetzen und zu verstehen ist und sogar auf Distanz mithilfe etwa eines elektronischen Whiteboards funktioniert.

Für ein Format wie „Writing The Unspeakable“ hingegen brauchen Sie ein Team, das sich möglichst ungestört in einem Raum treffen kann und schon recht vertraut miteinander ist.

Unser Tipp: Steigen Sie bei der Einführung Ihrer Teams in die Möglichkeiten moderierter Retrospektiven behutsam ein. Wählen Sie eher einfache Formate. Mit der Zeit können Sie sich dann gemeinsam an etwas anspruchsvollere Techniken wagen.

Haben viele der angesprochenen Probleme eher mit der Umgebung Ihrer Teams zu tun? Dann binden Sie doch irgendwann die Stakeholder mit ein

Retrospektive: Methoden und Beispiele

Einstimmung:

FEUG (engl. ESVP): Die Teammitglieder werden gefragt, ob sie sich heute wie ein

  • Forscher (voll dabei und enthusiastisch)
  • Einkaufsbummler (schaut mal, ob er was mitnehmen kann)
  • Urlauber (dabei, um nicht woanders sein zu müssen) oder
  • Gefangener (wäre lieber woanders)

in dieser Retrospektive fühlen. Jeder schreibt den Anfangsbuchstaben entsprechend auf einen Zettel. Die Zettel werden anonym eingesammelt. Falls Us und Gs auf den Zetteln stehen, wird dies thematisiert: Woran liegt es? Was sollte anders laufen, damit die Stimmung im Team in Bezug auf Retrospektiven oder gar generell besser wird?

Themen sammeln:

Segelboot / Motoryacht: Die Retrospektiven-Teilnehmer betrachten gemeinsam ein auf einem Flipchart o.ä. vorbereitetes Bild eines Bootes und hängen ihre Themen auf Post-Its geschrieben in den Bereich des Bildes, zu dem sie am besten passen. Hat das Thema mit etwas zu tun, das uns

  • als Team antreibt (Bootsmotor oder Segel)?
  • in Zukunft als Gefahr drohen könnte (Eisberg)?
  • als Team zurückhält (Anker)?
Retrospektiven agiles Projektmanagement Sailboat Segelbooot

Gern genutzt von Projektteams in Retrospektiven zum Sammeln von Daten: Das Segelboot
(Vorlage zum Download am Ende des Artikels)

Unser Download-Tipp: Die Vorlage für eine Remote-Retrospektive mit der „Segelboot“-Übung finden Sie hier. Sie können diese kopieren und in Retrospektiven mit Ihrem Team anwenden.

Erkenntnisse gewinnen:

5 Whys: Ursprünglich vom früheren Toyota-CEO Taichii Ohno. Wie ein Kind stellen wir uns fünf Mal die Frage nach dem Warum zu einem Problem. Beispiel?

Problem: Wir haben die Deadline für die Lieferung einer neuen Produktversion verpasst.

Warum haben wir die Deadline verpasst?
Weil nicht alle mit ihren Aufgaben pünktlich fertig wurden.
Warum wurden nicht alle pünktlich fertig?
Weil es gleichzeitig sehr viele dringende Supportanfragen zu erledigen gab.
Warum gab es gleichzeitig sehr viele dringende Supportanfragen zu erledigen?
Weil ein wichtiges Hardware-Update, das zur gleichen Zeit geplant war, zu einigen Fehlern führte.
Warum war ein wichtiges Hardware-Update zur gleichen Zeit geplant?
Weil die Prioritäten für das Team nicht klar gesetzt und eingeplant wurden.
Warum waren die Prioritäten für das Team nicht klar gesetzt und eingeplant?
Weil sich die Stakeholder uneinig waren, was wichtiger ist.

Grundursache: Die Prioritäten waren seitens der Stakeholder schlecht vereinbart.

Taiichi Ohno vertrat die Auffassung, dass man nach dem 5. „Warum?“ der Wurzel eines Problems schon sehr nahekommt. Nach dieser Übung können Sie sich mit dem Ergebnis auseinandersetzen und Maßnahmen ableiten – im Beispiel wären etwa eine Eskalation des Problems an eine höhere Ebene oder eine Vermittlung zwischen den uneinigen Stakeholdern gute Ideen.

Entscheidungen treffen:

Abstimmung mit Klebepunkten: Über die in den vorigen Retrospektiven-Phasen gesammelten Maßnahmen wird mit Klebepunkten abgestimmt. Jede Person darf zwei oder drei Punkte verteilen und sie einzeln oder gesammelt zu den Maßnahmen kleben, die ihr am wichtigsten sind. Die Maßnahme mit der höchsten Punktzahl wird in der nächsten Iteration umgesetzt.

Retrospektive abschließen:

Wertschätzung: Jedes Teammitglied dankt oder lobt ein anderes namentlich für etwas Konkretes, das die Person zum Projekt beigetragen hat. Das kann eine Hilfestellung gewesen sein oder ein besonderer Einsatz. Wenn jeder etwas beigetragen hat, kann die Retrospektive beendet werden.

Tools für virtuelle Teams

Einige der oben vorgestellten Formate sind für Gruppen gedacht, die sich miteinander in einem Raum befinden. Immer mehr Projektteams sind aber global verteilt und arbeiten virtuell zusammen. Auch sie müssen auf innovative Retrospektivenformate nicht verzichten.

In der Retrospektive können Sie neben einem guten Konferenztool (möglichst mit eingeschalteten Webcams, damit Sie sich sehen können) folgende Werkzeuge zum Einsatz kommen:

  1. Die Website „Fun Retrospectives“ hat ein eigenes Remote-Tool für das „Starfish“-Format entwickelt
  2. Interaktive virtuelle Whiteboards wie etwa IdeaBoardz, Miro, Mural und Padlet bieten teilweise Vorlagen für Retrospektiven. Mitglieder eines Teams können ein solches Board in Echtzeit gemeinsam befüllen.
  3. Eine für alle Beteiligten freigegebene Google-Slides- oder Doc-Datei können Sie mit den Teammitgliedern auch gleichzeitig und ebenfalls in Echtzeit bearbeiten. Tabellen, Post-Its etc. stehen als Formen dort zur Verfügung.
  4. Eine Idee für Unternehmen, deren Sicherheitsrichtlinien keine der obigen Optionen zulassen: Erstellen Sie einfach eine Präsentation, die Sie in der Besprechung mithilfe von Screensharing präsentieren und auf Zuruf durch die Teammitglieder befüllen. Alternativ kann die Präsentation bereits vorab per E-Mail versendet werden, so dass sich jeder schon im Vorfeld Gedanken machen kann. Das zusammengetragene Ergebnis kann dann im Meeting gemeinsam weiterdiskutiert werden.

Mögliche Vorlage für 3. und 4.: Die Segelboot-Grafik aus Abbildung 1 in diesem Artikel (Download am Ende des Artikels).

Retrospektiven agiles PM Software Miro

Template für Team-Retrospektiven in der Software „Miro“

Fortgeschrittenere Methoden für Retrospektiven

Ihr Team besteht schon aus lauter alten Hasen, die sich gut auskennen mit Retrospektiven? Dann gibt es noch weitere Möglichkeiten zum Ausprobieren, die es vielleicht noch nicht kennt:

  • Bei Futurespectives schauen Sie, wie die Bezeichnung vermuten lässt, statt in die Vergangenheit in die Zukunft. Dies ist besonders zu Projektbeginn eine gute Idee, wenn Projektziele definiert und Risiken identifiziert werden sollen. Mögliche Formate, die sich bewährt haben, sind:
    • Remember The Future – das Team stellt sich (gegebenenfalls zusammen mit Stakeholdern wie einem Kunden) die Frage: „Angenommen, das Projekt wäre kürzlich beendet worden und ein voller Erfolg gewesen. Wie könnte dieser Erfolg genau ausgesehen haben?“
    • Pre-Mortem – die umgekehrte Frage, um Szenarien zu ergründen, die man gerne vermeiden möchte: „Angenommen, das Projekt wäre kürzlich beendet worden und komplett fehlgeschlagen. Wie könnte das Scheitern genau ausgesehen und was könnte dies verursacht haben?“
    • Hopes & Concerns – jeder darf seine Hoffnungen und Befürchtungen in Bezug auf das zu beginnende Projekt den anderen mitteilen, um gemeinsam darüber zu sprechen
Retrospektiven agiles PM Hopes & Concerns

„Hopes & Concerns“ – virtuell im Rahmen eines Zertifizierungsseminars durchgeführt (Ergebnis verfremdet)

Interessant ist es auch, eine solche Übung nach der Hälfte der Projektlaufzeit zu wiederholen und zu sehen, was sich im Vergleich zum Projektbeginn in den Erkenntnissen verändert haben könnte.

  • Liberating Structures wurden ursprünglich als eine Art „Gegenbewegung“ entwickelt zu monotonen Vorträgen, „Death by PowerPoint“ (zu vielen Folien mit zu vielen Inhalten) und endlosen Meetings, in denen jeder nur seine Zeit absitzt. Sie sind eine Sammlung von Formaten, die innovative Ideen aus Gruppen herausholen und sich dabei auch die Schwarmintelligenz aller anwesenden Teilnehmer zunutze machen. Damit funktionieren sie zwar nicht nur in Retrospektiven. Aber eben auch dort besonders gut.

Einsteigertipp: 1-2-4-all: Ein Thema wird vorgegeben (dies kann für mehr Spaß und Kreativität auch eine negativ formulierte Frage sein wie etwa: „Was können wir tun, um Agilität in unserem Unternehmen möglichst effektiv zu verhindern?“).

  • 1 Minute lang schreibt jeder Meeting-Teilnehmer für sich selbst auf ein Blatt Papier möglichst viele Ideen dazu auf.
  • Danach sucht sich jeder einen Partner im Raum. 2 Minuten lang sprechen sie ihre jeweiligen Ideen durch und erstellen eine neue, gemeinsam konsolidierte Liste.
  • Danach setzen sich die Zweierpaare mit anderen Zweierpaaren zusammen. 4 Minuten lang sprechen die neuen 4er-Gruppen ihre jeweiligen Listen durch und erstellen eine neue, gemeinsam konsolidierte Liste.
  • Als letzten Schritt erarbeiten die 4er-Gruppen die Idee, die sie am wichtigsten oder prägnantesten empfinden, innerhalb von 5 Minuten so aus, dass sie die Idee im Plenum vorstellen können. Sie können sie etwa auf eine Moderationskarte oder ein Flipchart schreiben und ein bisschen etwas über ihre Diskussion dazu erzählen. Bei einer eingangs negativ gestellten Frage als Thema können sie sich in der letzten Runde nun auch eine positive Idee überlegen, die sich daraus ableitet.

Kostenloser Download (PDF): PM-Methoden – agil, klassisch oder hybrid? (ein Vergleich)

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  • Agile Spiele helfen nicht nur beim Kennenlernen agiler Methoden in Einführungsworkshops. Sie machen sich das Prinzip der Gamification zunutze: Spielerische Formate oder gar Wettbewerbe verankern Lerneffekte oft nachhaltiger als Diskussionen oder Vorträge. Bekannte Simulationen wie das Ubongo Flow Game (auch im Online-Format), Lego4Scrum oder die Fearless Journey wecken spielerische Instinkte und funktionieren durch direkte, oft haptische Lernerfahrungen.
    Einsteigertipp White Elephant Sizing: Die Gruppe schätzt Arbeit grob nach T-Shirt-Größen ein, um ein Gefühl für in agilen Projekten gern genutztes relatives Größenschätzen zu bekommen. Zum Üben in Retrospektiven können Sie statt mit Projekt-Anforderungen mit fiktiven haushaltsüblichen Tätigkeiten (Staubsaugen, Schrank ausmisten, Küche renovieren, Essen kochen) anfangen und danach über die Dynamiken des Schätzens als Team sprechen. Erkenntnisse können in die nächste Iteration einfließen, wenn wieder „echte“ Anforderungen im Projekt geschätzt werden.
Retrospektiven agiles PM White Elephant Sizing

„White Elephant Sizing“ virtuell

Was geschieht nach der Retrospektive?

Idealerweise geht Ihr Team mit mindestens einer zeitnah umsetzbaren Maßnahme aus der Retrospektive. Nur wenn diese vom Team tatsächlich verfolgt und von der Umgebung ernstgenommen wird, bekommt das Projektteam das Gefühl, dass ihre Retrospektiven lohnenswert und produktiv sind.

Deshalb sollten Sie die Verbesserungsmaßnahme in das Backlog aufzunehmen.

Im nächsten Planungsmeeting können Sie diese genauso wie eine fachliche oder technische Anforderung behandeln: Als etwas, das zur Erledigung mit eingeplant werden sollte.

Zur weiteren Nachverfolgung des Erfolgs der Umsetzung bieten sich Metriken an wie

  • eine kontinuierliche Messung der Produktivität und Anzahl der gleichzeitig bearbeiteten Aufgaben (Team-Velocity),
  • des erzielten Werts für die Produktnutzer (Kundenumfragen),
  • der Teamzufriedenheit oder
  • des Vertrauens des Teams in die Qualität des eigenen Produkts (Mitarbeiterumfragen)

Extra Download: So geht Lessons Learned im Projektmanagement (PDF)

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Zusammenfassung

In diesem Artikel haben Sie unter anderem erfahren:

  • Warum Lessons-Learned-Meetings nicht erst am Projektende stattfinden sollten und wie Sie mir regelmäßigen Retrospektiven zu Prozessverbesserungen beitragen können.
  • Welche Möglichkeiten es gibt, Retrospektiven nachhaltig kreativ und produktiv zu gestalten, inklusive Methoden für virtuelle und fortgeschrittenere Teams.
  • Wie Sie konkrete Verbesserungen identifizieren, umsetzen und nachverfolgen können.
  • Welche Rollen agile Coaches und Scrum Master bei der Teambegleitung spielen.

Geben Sie uns Feedback! Welche Erfahrungen haben Sie mit Retrospektiven und vielleicht mit speziellen Methoden gemacht? Haben Sie weitere Tipps für verteilte Teams? Wir freuen uns auf Ihre Kommentare.


Autor: Antje Lehmann-Benz, PMP, PMI-ACP, PSM Expertin / Trainerin für Agile Methoden

Antje Lehmann-Benz, PMP, ist Trainerin für Projektmanagement mit einem besonderen Schwerpunkt auf agilen Themen und Scrum Seminaren. Außerdem hat sie Erfahrung in Software-Trainings (JIRA, Confluence) und -Beratung. Neben der Vermittlung von Frameworks und theoretischen Inhalten hat sie Erfahrung in der Anwendung von Agile Games und praktischen Übungen zur Vertiefung der gelernten Inhalte.

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