Vous avez probablement été responsable de la planification de divers projets impliquant de nombreuses activités individuelles dans Microsoft Project. Dans le cadre de vos responsabilités en matière de planification des tâches, vous avez naturellement assigné ces tâches aux personnes appropriées et vous essayez maintenant d’équilibrer les plans globaux du projet avec les plans détaillés des tâches des équipes.
Note sur la terminologie :
Dans cet article, planification des tâches et gestion du travail sont des termes interchangeables. Pour éviter toute ambiguïté, nous utiliserons plus volontiers le terme gestion du travail dans les articles de ce blog et ce afin d’éviter toute confusion avec le terme « tâche » dans les plans de projet MS Project. Toutefois, la planification des tâches et la gestion des tâches sont également des termes largement utilisés pour faire référence à la gestion du travail.
Dans cet article nous verrons :
- Quels outils sont disponibles pour être utilisés avec Microsoft Project
- Ce que ces outils peuvent (et ne peuvent pas) faire
- La meilleure façon d’intégrer ces outils afin d’optimiser votre gestion du travail et la collaboration de votre équipe projet
L’article est structuré selon les chapitres suivants :
- Défis types de la gestion du travail dans les environnements MS Project
- Solution : combiner intelligemment les plannings approximatifs et détaillés
- Outils pour combiner la planification des tâches avec MS Project
- Conclusion
La gestion du travail dans les environnements MS Project – Les défis types
Planification parallèle pour les chefs de projet et les équipes
Votre objectif, bien sûr, est d’élaborer un plan qui soit précis, complet et suffisamment détaillé. Cependant, le résultat est souvent un plan trop volumineux parce qu’il englobe trop de choses. Vous souhaitez que les membres de votre équipe de projet soient habilités à gérer les détails. Cependant, vous ne voulez pas qu’ils soient en mesure de modifier vos plans. En tant que chef de projet, vous devez garder le contrôle du processus de planification. Il est donc hors de question de permettre à toutes les personnes impliquées de modifier les plans.
Exigences différentes concernant le niveau de détail des plans
Vos plans doivent être bien organisés – avec des phases, des lots de travail et des jalons – et présentés clairement. Évitez les détails excessifs, car ils sont inutiles tant pour le processus de planification que pour la présentation. En revanche, les détails permettent de calculer avec précision les ressources nécessaires et de mesurer avec exactitude l’avancement du projet. Ces informations doivent être fournies par les membres de l’équipe, qui ne peuvent pas modifier votre plan.
Solution : combiner intelligemment les plannings approximatifs et détaillés
Une solution consiste à combiner les plans de projet approximatifs avec les plans de tâches détaillés. Le chef de projet élabore les plans de projet dans Microsoft Project ou Project for the Web, et les membres de l’équipe préparent les plans de tâches détaillés à l’aide d’un outil de gestion des tâches spécialement conçu à cet effet. Les deux ensembles de données sont liés avec un niveau de détail approprié, de manière à permettre à toutes les personnes concernées d’utiliser facilement les données en fonction des besoins.
Outils pour combiner la planification des tâches avec MS Project
Microsoft propose non seulement MS Project ou Project for the Web, mais aussi plusieurs autres outils pour gérer les tâches liées aux projets. Il est également judicieux de s’intéresser au leader du marché des logiciels de gestion du travail dans les projets : Jira d’Atlassian.
Outlook
Bien qu’il permette d’assigner des tâches à une autre personne, Outlook ne peut pas être intégré à MS Project.
Les tâches d’Outlook ne sont pas non plus incluses dans l’application Outlook pour Android ou iOS. L’application ne fournit que des fonctionnalités de courrier électronique, de calendrier et de contacts, mais pas de tâches. Toutefois, si vous utilisez Microsoft 365, les tâches d’Outlook sont synchronisées avec Microsoft To Do. Les listes de tâches SharePoint peuvent être synchronisées avec les tâches Outlook, mais pas avec les tâches MS Project.
Voilà ce que vous pouvez toutefois faire dans Outlook :
- Affecter des tâches à une autre personne
- Afficher les emails, calendriers et contacts dans l’application Outlook app pour Android et iOS
- Synchroniser les listes de tâches avec SharePoint (Microsoft 365)
- Synchroniser les listes de tâches avec Microsoft To Do (Microsoft 365)
Et voilà ce que vous ne pouvez pas faire dans Outlook :
- Lien vers MS Project – ce qui signifie que les tâches ne peuvent pas être synchronisées
- Afficher les tâches dans l’application Outlook app pour Android et iOS
SharePoint
SharePoint offre également une fonctionnalité de planification des tâches. Project Server / Online dispose d’un espace de travail distinct pour chaque projet – un site de projet. La liste des tâches de l’espace de travail est automatiquement synchronisée avec les tâches du plan de projet. Dans cette liste, vous pouvez regrouper tous les documents, risques, problèmes et autres listes, et créer des liens vers ceux-ci.
Cependant, quelle est la meilleure façon d’impliquer les membres de l’équipe pour qu’ils participent à la planification des détails ? Pour ce faire, vous devez créer une autre liste de tâches et lier ses tâches à la liste de tâches du projet.
Le problème :
- L’interface utilisateur n’est pas intuitive
- Les listes de tâches ne peuvent pas être modifiées ou sous-divisées
- Vous ne pouvez pas fusionner les tâches de différents projets et sites SharePoint dans le site MySite.
Cela signifie que les membres de l’équipe doivent chercher dans tous les sites du projet pour trouver les tâches qui leur ont été assignées, ou synchroniser manuellement ces listes dans Outlook.
Pourquoi ?
Microsoft travaille sur plusieurs nouveaux concepts de gestion du travail, dans lesquels SharePoint ne joue plus de rôle dans la planification du projet. Si vous souhaitez toujours relier les listes de tâches SharePoint aux tâches MS Project, des solutions pratiques peuvent être programmées ou configurées à cet effet, par exemple en utilisant Microsoft 365 with Microsoft Flow ou TPG PSLink.
Microsoft To Do
Depuis un certain temps, Microsoft propose Microsoft To Do dans le cadre de Microsoft 365. Cet outil de gestion du travail est basé sur le cloud. Il est certain que Microsoft souhaite que To Do soit le nouveau centre de commandement pour la gestion des tâches personnelles.
Les tâches dans To Do sont automatiquement synchronisées – dans les deux sens – avec les tâches dans Outlook, et les tâches dans Microsoft Planner peuvent également être affichées si on le souhaite. Cependant, ici non plus, il n’y a pas d’interface directe avec MS Project.
Surmonter ces limites pour atteindre vos objectifs
Vous pouvez développer un flux dans Microsoft 365 pour créer automatiquement un nouvel élément de tâche pour chaque nouvelle tâche de Project Online. Cela nécessite un certain niveau d’expertise en programmation pour produire une solution réellement utilisable, mais c’est possible.
Les avantages de Microsoft To Do
To Do a le potentiel d’offrir aux chefs de projet et aux membres d’équipe un moyen pratique de collaborer. Il vous permet de :
- Sous-diviser les tâches en étapes et de les organiser en listes qui peuvent être regroupées
- Réaffecter une tâche à une autre personne
- Spécifier une échéance pour l’achèvement de la tâche
- Joindre un document à une tâche
- Marquer une tâche comme terminée
L’outil de gestion des taches est bien adapté à un usage personnel.
Microsoft Planner
Depuis un certain temps, la collection d’outil Microsoft Office 265 comprend également un planificateur créé pour soutenir la collaboration au sein d’une équipe. Il offre moins de fonctionnalités que Project Server / Online mais plus de fonctionnalités que l’outil To Do. Vous constaterez qu’il s’agit d’un bon outil pour améliorer la collaboration entre les chefs de projet et leurs équipes. La collection d’outils Microsoft 365 comprend même une intégration avec Project Online. Il y a cependant une limitation : l’intégration ne comprend qu’un seul lien par tâche.
- Vous ne pouvez lier chaque tâche de projet individuelle qu’à UN SEUL plan individuel dans MS Planner. En d’autres termes, vous ne pouvez pas intégrer une tâche à plusieurs plans.
- De plus, l’intégration est simplement un lien permettant d’accéder au plan. La fonction intégrée ne synchronise aucune donnée.
Pour répondre à la popularité croissante de Microsoft Planner, nous avons développé une solution complémentaire : TPG PSLink. Elle vous permet de partager des données de manière à favoriser une collaboration efficace entre les chefs de projet et les membres de l’équipe.
- Sélectionnez un plan : En tant que chef de projet, vous pouvez sélectionner une tâche dans une liste de plans MS Planner existants et la lier à une tâche dans MS Project. Dans ce plan, la tâche particulière dans MS Planner est créée soit comme un « bucket » (comme un dossier pour votre planification détaillée des tâches), soit comme une tâche dans un « bucket ».
- Planifiez les détails : Les membres de l’équipe peuvent ajouter des tâches et des listes de contrôle pour fournir plus de détails aux catégories du planificateur. Ce faisant, les membres de l’équipe transforment les plans approximatifs du chef de projet en plans plus détaillés.
- Synchronisez le projet : Les tâches en cours et achevées appartenant à un « bucket », y compris les entrées de la liste de contrôle, peuvent être resynchronisées avec la tâche associée dans MS Project. Cela permet à la direction du projet de savoir exactement ce qui a été planifié et quel est l’état d’avancement du projet.
Note : MS Planner ne dispose d’aucun champ dans lequel vous pouvez saisir du travail, des « story points » ou des informations similaires. Cela signifie que vous ne pouvez analyser que le nombre et le statut des éléments liés, mais pas l’effort fourni.
Pourquoi intégrer les systèmes ? Grâce à des méthodes de synchronisation appropriées, les personnes occupant les deux fonctions peuvent utiliser les outils les mieux adaptés à leurs besoins, sans duplication inutile des données. Cela vous permet d’obtenir de bien meilleurs résultats pour votre projet.
En savoir plus sur l’intégration de MS Project avec Planner (en anglais).
Microsoft TFS / Azure Boards
Team Foundation Server est disponible depuis de nombreuses années, et sa version en ligne s’appelle Azure Boards. Il s’agit d’un outil complet de planification et de suivi des projets logiciels. Cet outil de gestion de projet vous permet de gérer les structures, les fonctions, les exigences, les tâches et les composants du projet, et comprend des informations sur les ressources, le statut, etc.
Comment l’intégration de MS Project facilite la gestion du travail
En tant que chef de projet, vous pouvez synchroniser autant de parties de la structure TFS que vous le souhaitez avec votre plan de projet. TPG PSLink vous permet de configurer la manière dont vous souhaitez gérer ce partage de données. Nous sommes souvent confrontés à la demande de synchronisation complète d’un plan de projet avec TFS. Cela permet au chef de projet de combiner la structure TFS existante avec les plans approximatifs dans MS Project afin de planifier les échéances et les jalons.
Atlassian Jira
Jira n’était à l’origine qu’un outil de développement de logiciels, mais il est aujourd’hui utilisé dans tous les secteurs d’activité pour gérer les tâches. Il vous permet de définir une variété de types de problèmes avec des statuts et des flux de travail possibles dans diverses structures, vous offrant la fonctionnalité nécessaire pour couvrir un large éventail de cas d’utilisation.
Cela vous donne des possibilités illimitées pour faciliter la collaboration entre la gestion de projet et l’équipe projet. Une option couramment mise en œuvre utilise TPG PSLink pour synchroniser les phases en tant que Versions et les tâches en tant qu’Epics.
Au sein d’une Epic, l’équipe planifie les questions et les ressources associées sous la forme de « story points ».
Une fois le travail effectué, les heures sont enregistrées dans un journal, les statuts des problèmes et les epics sont mis à jour, et toutes ces informations sont ensuite resynchronisées avec MS Project.
En savoir plus sur la gestion de projet avec Jira dans cet article (en anglais).
Conclusion – Optimiser la planification des tâches dans les environnements MS Project
La combinaison de MS Project avec des outils de planification des tâches appropriés permet non seulement aux membres de votre équipe de planifier avec une plus grande précision, mais aussi de s’assurer que les plans de projet sont bien organisés et clairs, ce qui les rend plus faciles à utiliser.
En résumé ; nous avons vu les points suivants :
- Outlook – un outil de communication et de collaboration complet, mais sans lien direct avec MS Project
- SharePoint – un outil approprié pour la documentation de projet, mais il manque une fonctionnalité de gestion du travail facile à utiliser
- Microsoft To Do – idéal pour un usage personnel
- Microsoft Planner – un outil de gestion du travail facile à utiliser pour les équipes de projet, avec un lien direct avec MS Project
- Microsoft TFS / Azure Boards – est particulièrement bien adapté à la planification et au suivi des projets de logiciels et peut être relié à MS Project.
- Atlassian Jira – solution de gestion des tâches flexible pour un large éventail de cas d’utilisation et il peut être lié à MS Project
Et vous ? Avez-vous de l’expérience dans la combinaison de différents outils de planification des tâches ? Qu’est-ce qui, selon vous, nécessite une attention particulière ? Laissez-nous vos commentaires !
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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