Chaque projet apporte une expérience précieuse – positive comme négative. La bonne nouvelle, c’est que vous pouvez tirer de nouvelles idées et de nouveaux avantages des deux ! Car au final chaque expérience peut être utile pour de futurs projets et contribuer ainsi de manière substantielle aux succès futurs. Cependant, comment pouvez-vous consciemment assimiler ces connaissances, les canaliser et les transmettre de manière à les rendre réellement bénéfiques ? Une méthode bien connue pour cela est celle des Leçons Apprises (Lessons Learned) en gestion de projet.
Les chapitres suivants iront dans le détail de cette méthode :
- Définition des Leçons Apprises
- Exemple d’une approche possible
- Phase 1 : Information et constitution de l’équipe
- Phase 2 : Recueil des informations
- Phase 3 : Préparation de l’atelier de travail
- Phase 4 : Atelier sur les Leçons Apprises
- Conclusion – Les Leçons Apprises en gestion de projet
Note : Retrouvez ici un article sur les Rétrospectives pour les Projets Agiles. Qui est l’équivalent des Leçons Apprises dans les projets traditionnels.
Commençons par une définition des Leçons Apprises
Définition des Leçons Apprises
Les Leçons Apprises font référence à la documentation écrite et la collecte systématique, l’évaluation et la synthèse des expériences, des développements, des astuces, des risques, et des erreurs des projets. Observer et éviter les écueils passés sera très utile pour les projets futurs. (Source : Wikipedia en allemand)
Désormais, les Leçons Apprises sont devenues une partie intégrante de la gestion de projet et de portefeuille. Appliquée et mise en œuvre correctement, cette méthode peut faire partie de votre stratégie de réussite !
Dans le cadre de la gestion de projet et du PMO, la méthode des Leçons Apprises vous aidera à tirer des enseignements des situations de projet antérieures. Cela signifie que pour les nouveaux projets :
- Vous évitez des erreurs
- Vous réduisez les risques
- Vous saisissez les opportunités
- Vous améliorez la qualité de votre projet
Les Leçons Apprises peuvent s’appliquer de différentes manières. Cet article va vous faire découvrir l’exemple d’une méthode qui a fait ses preuves.
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Comment la méthode des Leçons Apprises est-elle appliquée ?
Il existe plusieurs façons d’appliquer les Leçons Apprises en gestion de projet.
Dans mon expérience, les Leçons Apprises sont souvent un sujet qui n’est abordé qu’en fin de projet avec un simple sondage des membres de l’équipe projet.
Les deux questions classiques sont :
- Qu’est-ce qui s’est bien passé ?
- Qu’est-ce qui s’est mal passé ?
Les réponses respectives ont tendance à être superficielles, car les participants :
- Ne sont peut-être pas assez audacieux pour dire quelque chose de pertinent.
- N’ont pas forcément eu ou pris le temps de préparer quelque chose.
- Savent que leur declaration n’aura pas pas d’effet durable.
Par conséquent, les gens disent souvent ce que les autres veulent entendre. C’est-à-dire en général : « Tout s’est bien passé”.
Il est évident que les Leçons Apprises en gestion de projet peuvent accomplir bien plus que cela. Cependant, elles ont besoin de plus de place dans le projet. Sinon, il n’y aura pas le temps nécessaire pour les appliquer consciemment et générer ainsi de la valeur ajoutée.
Exemple d’une approche possible
Comme indiqué précédemment, il existe de nombreux types de Leçons Apprises dans le cadre de la gestion de projet. Vous découvrirez ci-dessous une approche possible. Il s’agit d’une méthodologie qui accompagne l’ensemble du projet, du début à la fin.
La mise en œuvre se fait en 4 phases :
- Informer et constituer l’équipe
- Phase de recueil des informations
- Préparation de l’atelier
- Atelier
Phase 1 : Informer et constituer l’équipe
Informez votre équipe projet au tout début du projet que vous allez appliquer la méthode des Leçons Apprises. Cela créera transparence et compréhension.
Au cours du processus, il est important de démontrer ou d’expliquer la manière dont vous allez appliquer les Leçons Apprises.
De plus, vous pouvez utiliser cette explication pour inspirer et motiver votre équipe à utiliser la méthode, pour dissiper tout malentendu potentiel et pour déterminer les attentes de l’équipe.
Par la suite, vous déciderez – en fonction de la taille et de la structure de l’équipe – qui sera considéré comme « activement impliqué ». Vous pouvez le faire seul, mais vous pouvez également le faire avec l’équipe.
Lors de la constitution de votre équipe, veillez à inclure des personnes issues de différents domaines du projet. Cela vous permettra de recueillir différents points de vue.
Seuls comptent comme « activement impliqués » les participants qui prennent part à l’élaboration des Leçons Apprises et jouent un rôle actif. Il peut s’agir de personnes sélectionnées dans les différents domaines du projet ou de l’ensemble de l’équipe. Cela dépend de la situation et de la taille de l’équipe de projet.
Notre conseil : Veillez à ce que le nombre de participants ne soit pas trop élevé. Car, ce sont les mêmes personnes qui participeront à l’atelier suivant. D’après mon expérience, 3 à 10 personnes constituent une bonne taille pour une équipe chargée des Leçons Apprises.
Phase 2 : Recueillir les informations
Tout au long du projet, vous serez dans la phase dite de collecte. Pendant cette période, chaque participant activement impliqué est appelé à documenter ses idées, ses expériences, ses impressions, etc. – qu’elles soient positives ou négatives.
Il s’agit de la collecte d’informations susceptibles d’être utiles pour la tenue de l’atelier sur les Leçons Apprises.
Pour faciliter la collecte d’informations, il peut être utile d’utiliser un « carnet de bord « . C’est là que vous et votre équipe pouvez y consigner ce qui se passe dans le cadre du projet. Il ne doit pas être trop détaillé, mais il doit rendre compte brièvement de la situation.
Notre conseil : Le journal de bord peut être un simple tableau Excel. Pour plus de cohérence, il est judicieux que tous les participants actifs aient le même carnet de bord. Pensez à offrir symboliquement le carnet de bord aux participants actifs comme un petit cadeau. Cela créé toujours une atmosphère beaucoup plus positive. 😉
Phase 3 : Préparer l’atelier de travail
L’atelier est la pièce maîtresse de la méthode des leçons apprises. Il nécessite donc une bonne préparation.
Outre les questions d’organisation, telles que le matériel de l’atelier, la réservation de la salle, etc., la préparation du contenu et de l’ordre des événements est essentielle.
Vous devez répondre à une question cruciale:
Quels sujets doivent être abordés dans l’atelier afin d’en tirer le plus grand bénéfice et la plus grande pertinence ?
Pour ce faire, il est conseillé de limiter les sujets aux expériences clés du projet. Ce sont les sujets que vous devez délibérément aborder dans le workshop.
La base pour identifier les sujets : Organisez des entretiens avec vos participants et filtrez ainsi les expériences clés !
Pour obtenir une sélection de sujets corrects et essentiels, vous pouvez organiser des entretiens avec les participants actifs. C’est là que le carnet de bord prend tout son sens. En effet, si le journal de bord est bien tenu, il offre à tous les participants actifs une multitude de sujets à choisir.
Parmi ces discussions, vous sélectionnerez ensuite les incidents les plus urgents et les plus fréquents.
Il est important d’obtenir un bon mélange d’aspects positifs et négatifs, car les Leçons Apprises englobent ces deux domaines.
Veillez à obtenir un bon mélange d’aspects positifs et négatifs lors de la compilation des sujets. Cela permettra à tous les participants de rester motivés.
Phase 4 : L’atelier
Toutes les phases précédentes étaient axées dans la perspective de l’atelier consacré aux Leçons Apprises. L’atelier est le point fort de la méthode.
C’est là que vous et votre équipe travaillez activement sur les expériences, déduisez des idées et obtenez des recommandations d’action.
Pour commencer, examinons le groupe de participants et l’ordre du jour.
L’atelier doit réunir les participants suivants :
- Toutes les personnes « activement impliquées”
- Le chef de projet
- Les parties prenantes (facultatif, mais cela favorisera la transparence et la confiance)
- Un modérateur (facultatif mais utile)
Le modérateur doit être extérieur au projet et à votre groupe de « participants actifs ». Cela signifie qu’il ou elle ne doit pas être issu(e) du projet discuté dans l’atelier. Il s’agit donc d’une personne neutre, capable de diriger l’atelier sans parti pris.
Veillez à ce que le modérateur de votre atelier ne soit pas issu de l’un des projets discutés.
L’ordre du jour guide les participants tout au long de l’atelier et le façonne en conséquence, comme vous pouvez le voir dans l’exemple ci-dessous :
- Discours de bienvenue et présentation du projet
- Tour de table des présentations et des attentes
- Introduction
- Les règles
- Les émotions
- Présentation des sujets
- Analyse des sujets et recommandations
- Résultat
- Prochaines étapes et transfert
- Retour d’information
1. Discours de présentations et Présentation du projet
Le modérateur ouvre la réunion et souhaite la bienvenue aux participants. L’ordre du jour est présenté.
Dans le cadre de l’introduction, l’animateur discute brièvement du projet, par exemple en utilisant un plan d’étapes.
2. Tour de table des introductions et attentes
Tous les participants se présentent brièvement et indiquent le domaine ou le rôle qu’ils ont joué dans le projet. De plus, tous les participants mentionnent leurs attentes individuelles vis-à-vis du workshop sur les Leçons Apprises.
Il est utile que le modérateur note ces attentes sur un tableau afin de pouvoir s’y référer lors du tour de table.
3. Introduction
L’introduction donne à l’animateur l’occasion de développer l’approche. Cela permet de s’assurer que tous les participants ont le même niveau de connaissance et de dissiper les malentendus.
Par exemple, vous pouvez répondre aux questions suivantes :
- Pourquoi organisons-nous ce workshop sur les Leçons Apprises?
- Qui est l’initiateur ?
- Quels ont été les travaux préparatoires ?
- Sur quoi allons-nous nous concentrer ?
- Quel est l’objectif du workshop ?
Notre conseil : Vous pourriez envisager de poser ces questions en plénière, ce qui faciliterait l’échange entre les participants. Cela permettra de détendre l’atmosphère, car tous les participants ont tendance à être très tendus au début.
4. Règles
Nous vous conseillons d’introduire des règles, en particulier pour le workshop sur les Leçons Apprises.
La raison ?
Très souvent, les sujets abordés sont chargés d’émotion. Les règles soutiennent les participants et servent de principes directeurs. Le modérateur peut présenter brièvement ces règles et développer les différents points.
L’encadré ci-dessous présente un exemple de règles pour un workshop :
Example de liste de règles pour le workshop
- Pensez en termes de solutions
- Pensez à la 1ère personne (qu’est-ce que j’ai appris ; qu’est ce qui pourrait m’aider)
- On ne porte aucune accusation sur personne
- Nous sommes une équipe – il n’y a pas de hiérarchie
… et on a le droit de rigoler 😉
5. Emotions
Après les deux premiers points d’introduction de l’ordre du jour, il est temps de commencer la partie opérationnelle du workshop.
Utilisez les émotions pour commencer. Par exemple, le modérateur peut demander aux participants d’exprimer leurs émotions à l’égard du projet dans son ensemble. Celles-ci peuvent être visualisées au centre du workshop, de manière à ce que tout le monde puisse les voir.
Par exemple, la question pourrait être la suivante : Qu’est-ce que je ressens lorsque je pense au projet dans son ensemble ?
Globalement, cela permettra d’obtenir une bonne vue d’ensemble du projet ou plutôt de son atmosphère.
Notre conseil : Utilisez des cartes « smiley » pour exprimer les émotions. Vous pouvez également utiliser une échelle de chiffres de 1 à 10. 1 pour « très mauvais » et 10 pour « absolument génial ». En guise de cartes smiley, vous pouvez utiliser des Post-it ou des cartes de modération, sur lesquelles les participants peuvent dessiner leur émotion à l’aide de stylos de couleur.
6. Présentation des sujets
Ensuite, vous présentez les thèmes que vous ou l’équipe avez sélectionnés lors des discussions de la phase de préparation. Vous décrivez les différents thèmes afin de les rendre visibles pour tous et vous les expliquez brièvement.
Il est important que l’ensemble des participants soit d’accord avec le choix actuel des thèmes. En fonction de la situation, vous pouvez maintenant apporter des modifications.
Notre conseil : Ce point doit toujours être ouvert au débat. Cela permet à l’équipe de façonner le workshop ensemble et de définir les thèmes en tant que groupe.
7. Analyse des sujets et recommandations
L’analyse des thèmes est la pièce maîtresse du workshop. Il s’agit d’examiner les différents thèmes et de formuler des recommandations d’action.
Pour aider les participants, vous pouvez revenir aux questions centrales décrites ci-dessous :
- La cause : Comment cette situation s’est-elle produite ? Quel a été le facteur déterminant ?
- L’effet : Quelle a été la conséquence, le résultat, le corollaire ?
- Recommandations d’action : Qu’est-ce qui a bien fonctionné, qu’est-ce qui aurait pu être amélioré ?
Les questions centrales de l’atelier sont les suivantes : comment cela s’est-il produit, quelles en ont été les conséquences et qu’est-ce qui s’est bien passé ?
Cette partie est un travail d’équipe classique. Il est possible de la traiter en petits groupes individuels ou en grand groupe avec l’aide du modérateur.
Gardez à l’esprit que les recommandations d’action ne découlent pas uniquement de situations négatives. Il y a aussi des incidents réussis dans des projets que vous pouvez recommander pour l’avenir.
Attention : Il n’y a pas Une solution modèle !
Comme chaque projet, chaque progression de projet, chaque équipe de projet est unique, les recommandations d’action correspondantes seront également individuelles.
Les recommandations d’action qui sont utiles pour une entreprise peuvent être mises en pratique d’une manière différente dans une autre entreprise. Dans une autre entreprise encore, il se peut qu’elles ne puissent pas être mises en œuvre du tout en raison de la structure organisationnelle.
Mais c’est là toute la beauté des leçons apprises en gestion de projet: des aspects et des possibilités qui ne figurent pas dans les manuels peuvent naître d’un atelier et d’un travail d’équipe.
N’hésitez pas à faire preuve de créativité à cet égard ! La seule chose importante est de parvenir à un résultat exploitable.
Par exemple:
- Une courte réunion quotidienne tenue debout avec l’équipe du projet pendant la phase du projet pour optimiser le flux d’informations.
- Une dénomination ou une structure différente pour les dossiers du projet afin de simplifier le processus de recherche des documents/informations.
- Une meilleure formulation des exigences et une hiérarchisation des priorités. Des modèles personnalisés basés sur la règle MoSCoW (Must / Should / Could / Won’t have ou Doit / Devrait /Pourrait / N’aura pas) peuvent s’avérer utiles. Ils rendent les attentes des parties prenantes plus tangibles.
8. Résultat
Cette partie se concentre sur les résultats de la présentation des thèmes. Il y a maintenant une discussion constructive sur les thèmes en plénière. Il s’agit ensuite de les formuler clairement et de les documenter.
L’objectif est que chaque recommandation d’action :
- ait un sens pour chaque participant
- soit significative et applicable
- soit acceptée par l’ensemble de l’équipe
Traitez les différents thèmes l’un après l’autre. Vous obtiendrez ainsi une recommandation d’action pour chaque point, prête à être utilisée pour de futurs projets.
9. Prochaines étapes et transfert
Une fois que vous avez finalisé les recommandations d’action, il est nécessaire de définir les prochaines étapes. Il peut s’agir de programmer une réunion de suivi pour discuter d’autres points soulevés au cours de l’atelier.
Un autre article à lire : Pourquoi mettre en place un Project Management Office (PMO)?
Par ailleurs, vous pourriez aborder d’autres thèmes tels que la « communication » et le « transfert d’informations », par exemple :
Comment pouvons-nous transposer les recommandations d’action dans des projets futurs ?
Où et comment pouvons-nous les classer pour que d’autres départements ou équipes de projet puissent les utiliser ?
Notre conseil : Accordez une attention particulière à cette partie de l’atelier ! En effet, c’est là que vous décidez de la manière dont les informations acquises au cours de l’atelier seront transmises aux autres départements et responsables – elle est donc essentielle pour le PMO.
10. Retours
Le cycle de retour d’information est la conclusion de l’atelier sur les Leçons Apprises. Vous y êtes presque !
C’est l’occasion pour chaque participant de se remémorer l’atelier et de donner son avis.
De même, le modérateur peut s’attarder sur les attentes des participants formulées au début de l’atelier.
La session se termine par la conclusion, c’est-à-dire l’expression des remerciements aux participants et la clôture du workshop.
Conclusion – Les Leçons Apprises en Gestion de Projet
Les leçons apprises en gestion de projet sont une bonne méthode pour générer consciemment et durablement des connaissances à partir de l’expérience.
En principe, l’idée est de s’engager activement dans les sujets particuliers des leçons apprises ou même de créer des moments charnières (effets aha). Cela permet de mieux ancrer les connaissances dans les esprits et de favoriser l’effet d’apprentissage.
Dans cet article, vous avez découvert les aspects les plus importants de la mise en œuvre d’une méthode exemplaire de leçons apprises. Elle comporte 4 phases :
- Informer et constituer l’équipe
- Phase de recueil des informations (collection des sujets pendant le projet)
- Préparation du Workshop
- Workshop
De plus, vous avez vu que les leçons apprises dans la gestion de projet doivent toujours être adaptées individuellement au projet en question. Il n’existe donc pas de formule magique. Il est par conséquent important de considérer tous les exemples utilisés dans cet article comme des suggestions plutôt que comme des lignes directrices.
L’avantage pour vous ? Utilisez ce guide des leçons apprises pour identifier et mettre en œuvre des possibilités d’optimisation dans vos projets !
D’après notre expérience, le jeu en vaut toujours la chandelle. Avez-vous eu des expériences similaires ?
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Sonja Bannick, Experte Projet et Bloggeuse
A propos de l’auteur : Au cours de ses 25 années d’expérience professionnelle, Sonja Bannick a occupé différents postes. Elle a acquis de l’expérience en tant qu’entrepreuse, directrice des opérations, conseillère d’entreprise et directrice générale dans différents secteurs.
Son expertise principale comprend le conseil en gestion holistique (stratégie – personnes – organisation – technologie), la gestion d’équipes et de départements et leur développement. La gestion de projets a toujours joué un rôle central pour elle.
Depuis 2011, elle tient son propre blog on-operations pendant son temps libre, dans lequel elle aborde des sujets issus de son environnement professionnel et décrit son point de vue.
