En tant qu’expert en gestion de projet, vous savez que les réunions sur les enseignements tirés sont essentielles. Les équipes agiles vont encore plus loin. Avec les rétrospectives agiles, vous commencez à réfléchir aux enseignements tirés et à comment améliorer la collaboration avant même que le projet ne soit terminé – en commençant dès le début du projet et à intervalles réguliers après ça.
De telles rétrospectives agiles aident à l’amélioration continue des processus, des méthodes et du travail d’équipe.
Cet article couvre les points suivants :
- Qu’est-ce qu’une rétrospective agile ?
- Que doit inclure une rétrospective ?
- Comment une rétrospective doit-elle être organisée ?
- Quels sont les formats les plus adaptés à une rétrospective ? (+ téléchargement d’une trame)
- Rétrospective : méthodes et exemples
- Outils pour les équipes virtuelles
- Et après la rétrospective ?
- Conclusion
Qu’est-ce qu’une rétrospective agile ?
Le concept de base d’une rétrospective est ancré dans le 12e principe du manifeste Agile : « À intervalles réguliers, l’équipe réfléchit à la manière de devenir plus efficace, puis elle s’accorde et ajuste son comportement en conséquence. »
Les équipes agiles travaillent de préférence en intervalles courts appelés des itérations (« sprints » dans la pratique Scrum). Ces dernières peuvent être vues comme des cycles de développement, mais elles représentent aussi des cycles d’apprentissage car on part du principe que les initiatives complexes nécessitent des approches par étapes dans lesquelles il est nécessaire de fréquemment s’arrêter pour s’auto évaluer et évaluer les résultats (intermédiaires).
Les rituels « inspecter et adapter » sont par conséquent clés pour chaque itération. Cela vous donne l’opportunité d’influencer de manière significative la suite de votre projet. Trois facteurs sont analysés et, si nécessaire, adaptés :
- Produit
- Processus
- Personnes
Les réunions de revue des itérations ou les réunions de revue produit à la fin de chaque itération avec les parties prenantes, servent à évaluer et adapter le produit. Ces réunions profitent aussi aux futurs développements de fonctionnalités grâce aux retours des parties prenantes.
Les rétrospectives diffèrent donc des réunions sur les enseignements tirés utilisées en gestion de projet traditionnelle, notamment au niveau du calendrier et de la fréquence.
Alors que les projets planifiés de manière traditionnelle organisent la réunion entre le chef de projet et l’équipe une fois le projet terminé pour échanger sur ce qu’il s’est passé et sur les enseignements tirés, avec les équipes agiles, ces réunions se tiennent régulièrement, après chaque itération et avant que la prochaine itération ne commence. Cela vous permet d’appliquer immédiatement ce que vous avez appris au projet en cours plutôt que de simplement rassembler ces résultats pour les utiliser sur de futurs projets.
Que doit inclure une rétrospective ?
Les parties prenantes peuvent être invitées à la réunion de rétrospective mais leur présence n’est généralement pas nécessaire. Si l’équipe veut parler ouvertement et honnêtement de l’itération qui vient de se terminer, la présence des parties prenantes peut être un obstacle. Une rétrospective est donc un événement collectif et les coachs expérimentés ont toujours un répertoire suffisant d’exercices pour soutenir cet effort.
Les coachs Agiles (« scrum master » dans une équipe scrum) aident l’équipe à identifier les bonnes pratiques et les possibles améliorations qui peuvent être utilisées dans la prochaine itération.
La franchise et l’honnêteté sont par conséquent essentielles dans une rétrospective.
Bien que l’équipe puisse être plutôt satisfaite de ses réalisations, les membres de l’équipe se félicitant pour un travail bien fait, il est également important d’être ouvert à tout problème critique et d’en discuter. Ceci inclut les sentiments, les émotions des personnes.
Prévoyez un lieu sécurisant pour traiter de ces sujets.
Au minimum, les personnes suivantes doivent prendre part :
- Un product owner (maître d’ouvrage ou un chef de projet fonctionnel selon l’organisation de l’équipe)
- Tous les membres d’équipe
- Un coach d’équipe
Comment une rétrospective doit-elle être organisée ?
Une rétrospective prend généralement jusqu’à 3 heures, en fonction de la durée de l’itération examinée.
L’expérience montre qu’une réunion en 5 étapes a le plus d’efficacité :
- Mettre en place une atmosphère propice aux discussions
L’équipe se réunit pour la rétrospective. Les participants s’efforcent d’éviter les distractions et acceptent de participer à une discussion ouverte dans laquelle chaque personne est traitée avec respect. - Rassembler les sujets à discuter
Ensemble, les membres d’équipe réfléchissent sur la façon dont s’est déroulée l’itération et font un brainstorming pour trouver des améliorations possibles. - Acquérir des connaissances
Tous les participants approfondissent les questions qui ont été abordées : Quelles en sont les causes ? Quelles mesures spécifiques peuvent être prises pour améliorer les choses ? - Prendre des décisions
Conformément au principe agile que « moins c’est plus », le groupe se met d’accord sur une ou deux améliorations spécifiques à mettre en place à la prochaine itération. - Conclusion
Après être parvenu à un accord en phase 4, la rétrospective est terminée et l’équipe retourne à ses activités. L’itération suivante peut commencer.
Quels sont les formats les plus adaptés à une rétrospective ?
D’une manière générale, aucun format particulier n’est nécessaire pour organiser une rétrospective, avec ses différentes phases. Il n’est pas non plus nécessaire de suivre strictement chacune des étapes individuelles énumérées ci-dessus, bien que la réunion progresse généralement rapidement et de façon fluide d’une étape à l’autre. L’important est de terminer la réunion par un accord sur une ou deux améliorations spécifiques pour la prochaine itération.
L’expérience montre également que l’équipe est souvent à cours d’idées ou perd de sa créativité après quelques itérations. Il y a alors un sentiment d’urgence à supprimer ces réunions. Ou bien l’équipe projet ne sait toujours pas comment faire en sorte que les rétrospectives soient productives et créatives.
Pour ces situations, il existe une multitude de formats et de techniques de modération permettant d’intéresser et d’impliquer votre équipe et de rendre plus facile et beaucoup plus passionnant le travail de l’équipe sur les processus d’amélioration.
Notre astuce : Le site Internet Retromat regorge de bonnes idées. Il donne des formats pour chaque phase de la rétrospective. Dans la prochaine partie de cet article nous vous en présenterons quelques-uns.
Note : Les équipes aiment généralement essayer ces diverses techniques, mais elles peuvent aussi parfois être perçues comme « écrasantes » et éprouvantes. Alors souvenez-vous toujours que « moins c’est plus ».
Les coachs d’équipes expérimentés utilisent 1 à 2 formats par rétrospective. Il peut leur arriver de répéter certains formats pour éviter d’être trop exigeant avec l’équipe ou même de ne pas du tout utiliser certains d’entre eux.
Choisissez le format le plus adapté au niveau de développement ou à l’expérience de votre équipe. « L’étoile de mer » est un format classique facile à utiliser et à comprendre et il fonctionne même à distance si vous utilisez un tableau blanc électronique.
En revanche, pour un format comme “Writing The Unspeakable (Ecrire l’indicible)”, l’équipe doit pouvoir se réunir sans être dérangée et tous les membres doivent bien se connaître et se faire confiance.
Notre astuce : Présentez les dernières techniques de rétrospective en douceur à votre équipe. Choisissez un format assez simple. Au fil du temps pour vous pouvez évoluer vers des techniques plus exigeantes.
Est-ce que de nombreux sujets discutés traitent de votre environnement dans lequel votre équipe travaille ? Si c’est le cas, il sera bon à un moment donné d’impliquer aussi les parties prenantes.
Rétrospective : méthodes et exemples
Pour briser la glace :
EAVP : Chaque membre d’équipe doit dire de quel profil il se sent le plus proche dans la rétrospective du jour :
- Exploreur (avide et enthousiaste)
- Acheteur (cherche juste à savoir s’il peut obtenir des informations, des connaissances)
- Vacancier (apprécie le temps passé loin de ses autres activités)
- Prisonnier (préfèrerait être ailleurs)
Chaque personne écrit la première lettre du mot de leur choix sur un bout de papier et les papiers sont ramassés anonymement. Si l’un des papiers comporte un V ou P, alors le sujet est discuté par l’équipe. Pourquoi un membre de l’équipe se sent comme un « vacancier » ou un « prisonnier » ? Que doit-on changer pour améliorer l’attitude de l’équipe envers la rétrospective ?
Faites une liste des problèmes :
Voilier / Yacht Les participants à la rétrospective regardent ensemble la photo d’un bateau sur un chevalet de conférence par exemple puis après avoir écrit les problèmes qui leur tiennent à cœur sur des post-it, collent ces post-it sur la partie du bateau qui représente le mieux leur problème. Par exemple, le problème est lié à quelque chose qui :
- Nous motive en tant qu’équipe (moteur du bateau ou voile) ?
- Pourrait représenter un danger plus tard (iceberg) ?
- Ralentit l’équipe (ancre) ?
Se renseigner :
5 Pourquoi : Méthode développée par l’ancien PDG de Toyota Taichii Ohno. Comme le ferait un enfant, nous posons la question « Pourquoi » 5 fois. Regardons un exemple.
Problème : Nous avons manqué l’échéance de livraison pour notre nouvelle version de produit.
- Pourquoi avons-nous manqué l’échéance ?
- Parce que tout le monde n’a pas fini ses tâches dans les temps.
- Pourquoi tout le monde n’a-t-il pas fini dans les temps ?
- Parce qu’il y avait beaucoup de demandes de support urgentes à gérer en même temps.
- Pourquoi y a-t-il eu de nombreuses demandes de support urgentes et simultanées à gérer ?
- Parce qu’une importante mise à jour matérielle qui était planifiée au même moment a provoqué des incidents.
- Pourquoi une importante mise à jour matérielle a-t-elle été planifiée exactement au même moment ?
- Parce que les priorités pour l’équipe n’ont pas été clairement fixées et planifiées.
- Pourquoi les priorités de l’équipe n’ont-elles pas été clairement fixées et planifiées ?
- Parce que les parties prenantes n’étaient pas d’accord sur laquelle était la plus importante.
Qu’est ce qui a causé le problème ? Des conflits sur les priorités parmi les parties prenantes => les priorités n’ont pas été bien coordonnées.
Taiichi Ohno était convaincu que le problème serait clairement identifié après le 5ème « Pourquoi ». Après avoir fait cet exercice, vous pouvez discuter des résultats et faire une session de brainstorming pour trouver des idées afin d’éviter ce problème dans le futur. Par exemple, il pourrait être utile de faire remonter le problème au niveau hiérarchique supérieur ou alors d’aider les parties prenantes à trouver un accord.
Parvenir à un accord :
Utiliser des points de couleur pour voter : Présentez les mesures proposées dans les phases de la rétrospective et demandez ensuite aux participants de voter sur celles-ci en utilisant les points de couleur qui leur ont été donnés. Chaque personne reçoit deux ou trois points de couleur à attribuer comme elle l’entend pour indiquer les mesures qu’elle juge les plus importantes. Ils peuvent donner tous leurs points à une seule mesure ou les répartir entre plusieurs mesures. La mesure comportant le plus grand nombre de points est mise en œuvre lors de l’itération suivante.
Conclure la rétrospective :
Respect et appréciation : Chaque membre de l’équipe est invité à remercier ou à féliciter personnellement un autre participant pour une contribution spécifique au projet. Cela peut être pour l’aide qu’ils ont apportée ou pour leur grande implication. Une fois que chacun a contribué, la rétrospective peut se terminer.
Outils pour les équipes virtuelles
Certains des formats mentionnés ci-dessus, sont plutôt destinés pour des groupes se réunissant en personne dans une salle de réunion. Les équipes projets sont toutefois de plus en plus globales et collaborent à distance. Cela n’exclut cependant pas l’utilisation de formats innovants de rétrospective.
Dans la rétrospective, il est utile de disposer non seulement d’un bon outil de vidéo conférence (idéalement avec utilisation de la webcam pour que tout le monde se voit) mais aussi des outils suivants :
- Le site Internet “Fun Retrospectives” a développé son propre outil à distance pour le format « Etoile de mer ».
- Des tableaux blancs virtuels et interactifs tels que IdeaBoardz, Miro, Mural, et Padlet offrent des trames pour les rétrospectives. Les membres de l’équipe peuvent apporter leur contribution sur ces tableaux en temps réel.
- Si vous fournissez à toutes les personnes impliquées des diapositives Google ou un document Word, tout le monde peut les utiliser simultanément et en temps réel.
- Pour les entreprises dont la politique de sécurité empêcherait l’utilisation des options mentionnées ci-dessus, vous pouvez simplement créer une présentation et la partager depuis votre écran. Vous pouvez alors ajouter les retours et commentaires des membres d’équipe directement à la présentation afin que tout le monde les voie immédiatement. Une autre option est d’envoyer en amont la présentation par e-mail à tous les participants ce qui permet à tout le monde d’y réfléchir et de noter ses idées avant la réunion. Les retours des uns et des autres peuvent être discutés pendant la réunion.
Modèle possible pour 3 et 4 : l’image du voilier un peu plus haut dans cet article.
Méthodes avancées pour les rétrospectives
Votre équipe est-elle composée de professionnels expérimentés déjà familiers avec les rétrospectives ? Si c’est le cas, voilà quelques nouvelles choses que vous pouvez essayer :
- Futurespectives: comme son nom l’indique, les futurespectives vous font vous concentrer sur le futur plutôt que sur le passé. Ceci est particulièrement utile au démarrage du projet quand les objectifs sont définis et que les risques sont identifiés. Voici quelques exemples de formats qui ont fait leurs preuves :
- Souvenez-vous du futur– la question est posée à l’équipe (éventuellement avec les parties prenantes et peut-être un client) : « En supposant que le projet vient de se terminer et qu’il a été une parfaite réussite, qu’est-ce qui en a fait une réussite ? »
- Pre-Mortem– En inversant la question pour identifier les scenarios que vous souhaiteriez éviter, demandez aux participants : « En supposant que le projet vient de se terminer et qu’il a été un échec complet, pourquoi a-t-il été un échec ? Qu’est ce qui a causé l’échec ? »
- Espoirs & Inquiétudes– Chacun a l’opportunité d’exprimer ses espoirs et ses inquiétudes au sujet du projet qui vient de démarrer et ceux-ci sont discutés avec les autres participants.
Il est également instructif de répéter un exercice tel que celui-ci à mi-parcours du projet pour voir ce qui a changé depuis le début du projet.
- Liberating Structures a été développé à l’origine pour servir de contrepoids aux présentations monotones – “Mort par PowerPoint” (trop de diapositives avec trop de contenu) – et aux réunions sans fin. Il s’agit d’une série de formats conçus pour extraire des idées innovatives du groupe en utilisant l’intelligence collective des participants du groupe. Cette technique est utile dans d’autres domaines également mais cela fonctionne particulièrement bien dans les rétrospectives.
Astuce pour les débutants : 1-2-4-all: Un sujet est présenté (pour encourager plus de plaisir et de créativité, la question peut être formulée de manière négative. Par exemple : quel est le meilleur moyen d’entraver l’agilité de notre entreprise ?)
- L’équipe a une minute au cours de laquelle chaque participant écrit le plus d’idées possible sur un bout de papier.
- Puis, chaque participant choisit un partenaire. Pendant les 2 prochaines minutes, le binôme discute de ses idées et crée une nouvelle liste consolidée.
- Après cela, chaque binôme se rapproche d’un autre binôme. Chaque nouveau groupe composé de 2 binômes a maintenant 4 minutes pour discuter des idées sur chacune de leur liste et pour développer une nouvelle liste consolidée.
- Dans l’étape finale, chaque groupe a 5 minutes pour discuter et sélectionner l’idée qu’il trouve la plus importante pour la présenter à l’ensemble du groupe. Chaque groupe peut écrire l’idée sur une grande fiche ou sur un chevalet de conférence puis l’explique à l’ensemble du groupe. Quand l’exercice a été formulé comme une question négative, les idées générées peuvent ensuite être reformulées comme des idées positives.
- Les jeux agiles sont non seulement utiles pour enseigner les méthodes agiles au cours d’ateliers d’introduction, mais le principe de ludification a aussi montré que les formats utilisant des jeux et/ou des compétitions sont plus efficaces que des discussions ou des présentations et mènent à une meilleure compréhension sur le long-terme de ce qui a été appris. Des simulations familières telles que Ubongo Flow Game,Lego4Scrum, et Fearless Journey réveillent les instincts de jeu des participants et fonctionnent comme des expériences d’apprentissage directes et souvent tactiles.
Astuces pour les débutants : White Elephant Sizing (estimation de la taille de l’éléphant blanc) : Le groupe estime le travail en utilisant la taille des t-shirts comme référence. Cela permet aux participants d’estimer le périmètre relatif des projets agiles. Dans une rétrospective, vous pourriez demander aux participants de commencer par estimer la quantité de travail impliquée dans les activités domestiques ordinaires (comme passer l’aspirateur, désencombrer un placard, rénover une cuisine ou préparer un repas) et ensuite discuter au sein de l’équipe de la manière dont chaque personne est arrivée à ces estimations. Les connaissances acquises ainsi peuvent être utilisées dans la prochaine itération lorsqu’il s’agira d’estimer l’effort nécessaire pour répondre aux exigences « réelles ».
Et après la rétrospective ?
Idéalement, votre équipe propose au moins une idée concrète et immédiatement réalisable au cours de la rétrospective. Il est important que l’équipe mette effectivement cette mesure en œuvre et que ses efforts soient pris au sérieux par son entourage pour que l’équipe ait le sentiment que la rétrospective a été utile et productive.
Vous devriez donc documenter ces suggestions d’amélioration dans un registre.
Traitez-les avec la même diligence qu’une exigence fonctionnelle ou technique lors de la prochaine réunion de planification : comme quelque chose qui doit être planifié et réalisé.
Vous pouvez utiliser des mesures comme celles-ci pour suivre le succès de la mise en œuvre :
- Mesure continue de la productivité et du nombre de tâches traitées simultanément (rapidité de l’équipe)
- Atteindre le nombre cible d’utilisateurs de produits (enquêtes clients)
- Satisfaction de l’équipe
- Confiance de l’équipe dans la qualité de leur produit (enquêtes collaborateurs).
Résumé
Dans cet article, vous avez obtenu des informations sur :
- Pourquoi il ne faut pas attendre la fin du projet pour organiser une réunion sur les enseignements tirés et comment la tenue régulière de réunions de rétrospectives peut vous aider à en savoir plus sur les améliorations de processus possibles.
- Les façons de vous assurer que vos rétrospectives sont créatives et productives sur le long-terme, y compris des méthodes adaptées aux équipes travaillent à distance et/ou expérimentées.
- Comment identifier des mesures spécifiques d’amélioration, les mettre en œuvre et suivre leur succès.
- Le rôle des coachs agiles et des scrum masters dans l’assistance aux équipes.
Faites-nous part de vos commentaires. Quelle a été votre expérience avec les rétrospectives et possiblement avec les méthodes spécialisées ? Avez-vous des astuces à partager pour travailler avec des équipes à distance ? Partagez avec nous ci-dessous !
Antje Lehmann-Benz (PMP, PMI-ACP, PSM expert / formatrice en Méthodologie Agile) – Antje Lehmann-Benz, PMP, enseigne la gestion de projet et se concentre particulièrement sur des séminaires sur les questions Agiles et Scrum. Elle a également de l’expérience dans la formation aux logiciels (JIRA et Confluence) et en consulting. En plus d’enseigner les cadres et la théorie, elle est également expérimentée dans l’utilisation de jeux et d’exercices pratiques Agiles pour renforcer les connaissances acquises.
