Si vous travaillez au sein du PMO, il peut arriver que vous ayez à aider à gérer également le portefeuille de projets. Dans ce cas, la préparation des réunions de portefeuille de projets doit être l’une de vos tâches principales. En règle générale, il y aura parmi les participants des collaborateurs assez élevés dans la hiérarchie. Après la réunion, ils doivent avoir le sentiment d’avoir été parfaitement informés et d’avoir pu prendre des décisions en connaissance de cause sur tous les sujets inscrits à l’ordre du jour.
En résumé : en votre qualité de PMO, vous montrez à tous les participants à la réunion de portefeuille de projets que vous maîtrisez parfaitement le paysage des projets. À cette fin, il est important de bien préparer cette réunion de gestion multi-projets régulière, de la mener de manière ciblée et de la garder courte en durée. Ainsi, elle sera perçue comme particulièrement utile et de grande valeur.
Définition : Réunion de Portefeuille de Projets :
La réunion de portefeuille de projets est une réunion qui se tient à intervalles réguliers et qui porte sur tous les projets du paysage multi-projets dans son ensemble. La réunion permet aux participants de prendre des décisions importantes pour une bonne gestion de l’ensemble des projets.
Dans cet article, nous aborderons les sujets suivants :
- Les défis de la réunion de portefeuille de projets
- Qui doit prendre part à la réunion de portefeuille de projets ?
- Quel est le bon rythme pour les réunions de portefeuille de projets ?
- A quoi ressemble un bon ordre du jour ?
- Comment bien préparer une réunion de portefeuille de projets ?
- Liste de projets centrale et éléments des rapports de projet
- Quels sont les critères de sélection des projets à discuter pendant la réunion ?
- Conclusion
Les défis de la réunion de portefeuille de projets
Pour le PMO, les défis de la réunion de portefeuille de projets sont principalement les suivants :
- Inviter les bonnes personnes qui sont autorisées à prendre des décisions ; idéalement, elles seront également présentes à chaque fois,
- Se concentrer sur les projets importants, car ce groupe de personnes en particulier n’a généralement que peu de temps à consacrer à ces réunions,
- Faire de cette réunion un événement régulier, car des décisions sont attendues,
- S’assurer que les données présentées sont complètes, à jour et plausibles, c’est-à-dire bien préparées par le PMO.
Un véritable atout pratique qui ira de pair avec vos responsabilités de PMO est le TPG “PPM Paradise”.
Les rapports de portefeuille de haut niveau sont alimentés à partir d’une liste de projets stockée dans une base de données centrale qui est reliée à un pool de ressources. En dessous, vous trouverez les méthodes de gestion des projets individuels, qui remplissent automatiquement la liste de projets avec des informations, comme par exemple les couleurs des indicateurs de couleur. La coordination des ressources entre les chefs de projet et les chefs d’équipe en fait également partie, tout comme l’intégration avec la comptabilité pour les prévisions budgétaires, les étapes de paiement et les autres questions financières.
Les rapports filtrables permettent à l’utilisateur de passer de la liste des projets aux projets individuels concernés, par exemple dans le cas d’un indicateur rouge. Cela vous donnera un aperçu des raisons de ce commentaire (voir les flèches rouges dans le graphique).
Avec une telle solution intégrée pour la gestion des multi-projets et des portefeuilles, vous pouvez présenter les informations importantes aux personnes qui disposent de peu de temps lors de la réunion de portefeuille de projets et les informer de façon pertinente.
Qui doit prendre part à la réunion de portefeuille de projets ?
La question de savoir qui participe exactement aux réunions dépend des objectifs de la réunion et des exigences de l’organisation. Voici ce que vous devez garder à l’esprit :
- Les décideurs doivent être présents ou bien ils doivent avoir désigné quelqu’un pour les représenter.
- Gardez toujours la même liste des participants réguliers. Le PMO doit connaître leurs attentes.
- Si besoin, vous pouvez inviter des participants en plus de façon périodique pour discuter de sujets en particulier.
- Les participants réguliers doivent avoir le temps pour la réunion et doivent s’y préparer.
- Dans de nombreux cas, le fait de participer à cette réunion de portefeuille de projets est le signe d’un certain statut au sein de l’organisation.
Gardez un groupe de participants relativement petit, pas plus de 5 à 10 personnes maximum. Notez que si vous invitez certaines personnes plusieurs fois, il pourra vous être difficile de ne plus les inviter par la suite pour revenir à la taille originale du groupe.
Vous devez adapter le groupe de participants quand cela est nécessaire, en fonction des sujets à aborder. Plus l’entreprise est petite, plus il est probable que la direction générale y participe également. Dans les grandes entreprises, les chefs de service sont les participants les plus probables.
Les participants pour des projets de développement peuvent ainsi être les personnes suivantes :
- PMO Manager
- Responsable du Développement
- Responsable du Product Management
- Chefs d’équipes désignés
- Représentant du service comptabilité
Les participants pour des projets clients peuvent être les personnes suivantes :
- PMO Manager
- Responsable du service des projets clients
- Responsable commercial
- Chefs d’équipes désignés
- Représentant du service comptabilité
Quel est le bon rythme pour les réunions de portefeuille de projets ?
La réunion de portefeuille de projets doit avoir lieu à rythme régulier, défini par le PMO.
Dans la plupart des cas, les collaborateurs déclareront leurs heures réelles à la fin de chaque semaine. Elles serviront de base aux réunions hebdomadaires des chefs de projet sur l’état d’avancement du projet, qui serviront à leur tour de base aux réunions bimensuelles sur les ressources entre les chefs de projet et les chefs d’équipe. Ces réunions peuvent être suivies de la réunion de portefeuille de projets. Les décisions qui n’ont pas pu être prises ici doivent faire l’objet de réunions supplémentaires directement après.
Le rythme est essentiel ! Après tout, ce n’est que de cette manière que l’équipe s’habituera à ce processus régulier.
Tout ne doit pas nécessairement être décidé en une seule fois. Les questions de planification des ressources, en particulier, ne peuvent être décidées judicieusement que si elles reposent sur une base solide. Ce n’est le cas qu’à certains moments du cycle où toutes les informations nécessaires aux décisions relatives aux ressources sont disponibles et à jour.
Si des demandes de ressources arrivent en dehors du cycle régulier, indiquez que la cadence doit être respectée et faites référence à la prochaine réunion de portefeuille de projets. Dans le cadre de cette réunion, les décisions pertinentes seront prises d’une manière sensée et en tenant compte de l’ensemble du portefeuille de projets.
L’une des responsabilités les plus importantes du PMO est de garantir la fiabilité dans le cadre de la réunion de portefeuille de projets. Or, cela ne fonctionnera qu’en étant synchronisé avec la cadence. Veuillez prêter attention aux points importants suivants :
- Les réunions de portefeuille de projets doivent avoir lieu régulièrement car les chefs de projets et autres parties prenantes sont dépendants des décisions prises lors de ces réunions.
- La cadence des réunions est sujette aux besoins de l’organisation. La question est « Que pourrait-il se produire entre 2 réunions ? » et le PMO doit imposer la cadence en fonction de cela.
- Planifiez les dates en avance pour toute l’année à venir. C’est la seule façon de faire prendre conscience aux décideurs qu’il s’agit d’une réunion obligatoire.
Un sondage réalisé lors de notre webinaire d’octobre 2020 (en langue allemande) a montré que près de 50% des presque 100 participants tiennent des réunions de portefeuille de projets mensuelles. Notez toutefois, que comme indiqué un peu plus haut, la meilleure cadence reste celle dictée par les besoins individuels de votre organisation.
A quoi ressemble un bon ordre du jour ?
Les sujets les plus importants, urgents et intéressants doivent être inclus dans l’ordre du jour des réunions de portefeuille de projets. Cela peut donc inclure :
- Emargement de la part des participants et justification des absences (réunion obligatoire !)
- Etat d’avancement des projets y compris mention des chefs de projet n’ayant pas mis à jour leurs projets dans les temps (mesure à visée éducative) ou invitation des chefs de projet particulièrement performants comme incitation aux bonnes performances.
- Achèvement des projets avec rapport final, points particulièrement réussis et enseignements tirés.
- Décisions à venirsur les projets en cours, selon le type de projet – sujets sur lesquels le comité de direction et le sponsor du projet ne peuvent pas décider.
- Informations sur les nouveaux projets :commande projet avec objectifs, échéances, budget, chef de projet, ressources.
- Présentation de la situation relative aux ressources avec résolution des problèmes de surcharge et de sous charge.
Publication des résultats avec sélection des informations, formulation et validation des informations à destination du personnel.
Assurez-vous qu’au moins les chefs de projets, voire également les chefs d’équipe soient informés des réussites et des décisions importantes prises après chaque réunion de portefeuille de projet (nouveaux projets, pipeline des ventes, états d’avancement des gros projets, obstacles surmontés etc…). Cela évitera la circulation de rumeurs infondées.
La réunion de portefeuille de projets est là où sont prises toutes les décisions dépassant les compétences des chefs de projet, des sponsors, des comités de pilotage et des chefs d’équipe.
Par exemple :
- Annonce sur les priorités des projets
- Affectation des chefs de projet
- Validation des projets ou des étapes de projets ou encore des budgets des projets
- Arrêt/abandon de projets
- Report de projets
- Autorisation de changements dans le périmètre projet
- Affectation des ressources au niveau projet
- Résolution de conflits liés aux ressources
- …
Comment bien préparer une réunion de portefeuille de projet ?
Pour que votre réunion soit aussi concise que possible et que vous puissiez aborder les sujets clés avec précision, la préparation est essentielle et représente une tâche récurrente importante au sein du PMO.
Pour remplir cette tâche, vous avez besoin des rapports réguliers des chefs de projet résultant de leur travail sur les projets. Il vous appartient, en tant que PMO, de veiller à la qualité des données et de la vérifier avec les chefs de projet si nécessaire. Sur cette base, vous préparez la réunion en tenant compte de l’ajout de nouveaux projets et des questions stratégiques.
Si le chef de projet met trop de temps à se procurer les informations, il incombe également au PMO d’améliorer l’environnement en fournissant une assistance (par exemple, coaching, meilleurs outils et méthodes).
En règle générale, la mise à jour de l’état d’avancement de projets moyens ne devrait pas prendre plus de 2 à 3 heures par projet aux chefs de projet.
Description de l’illustration ci-dessus : en partant sur l’hypothèse d’une réunion de portefeuille de projets le mercredi, il faut une réunion avec les chefs d’équipe directement avant afin de clarifier la situation actuelle relative aux ressources. Vous devez vous assurer que les rapports d’avancement et le suivi du temps ont eu lieu le vendredi précédent. Le lundi, il y aura un rappel aux collaborateurs qui sont en retard. Ensuite, les chefs de projet mettent à jour et vérifient leurs projets. Le mardi, les chefs de projet qui sont en retard reçoivent un rappel pour effectuer leurs mises à jour.
Dans tous les cas, fixez une date suffisamment tôt pour l’échéance éditoriale de la préparation de la réunion. Cela évitera les changements de dernière minute qui pourraient détruire votre préparation. Ceux qui livrent plus tard sont à classer parmi les employés retardataires.
Lors d’un webinaire organisé en octobre 2020, les participants ont répondu comme illustré ci-dessous au sujet de la durée de leurs réunions de portefeuille de projets : la plupart (près de 50%) ont répondu que cela prenait « 2 heures » et 25% ont répondu « 1 heure ».
Ces résultats combinés avec l’autre sondage un peu plus haut, indiqueraient que la plupart des organisations tiennent une réunion de portefeuille de projets de deux heures par mois.
Liste de projets centrale et éléments des rapports de projet
Une liste des projets à jour est indispensable pour une bonne réunion de portefeuille de projets. Cette liste reprend les informations issues des rapports d’avancement individuels de chaque projet.
Les informations provenant des rapports d’état des projets dans l’environnement multi-projets doivent être automatiquement saisies dans la liste des projets. À partir de cette liste, vous pouvez créer des rapports multi-projets en un clic bouton et échanger des données avec le système ERP, par exemple via l’intégration SAP.
Tout cela est possible avec le “PPM Paradise” par exemple, que nous avons décrit plus haut.
La figure ci-dessous montre quels sont les éléments d’information importants que vous devez résumer dans une liste de projets.
Note : Les chiffres ne sont qu’un élément du rapport. Une deuxième partie particulièrement importante est le commentaire du chef de projet. Cela permet au PMO et aux participants à la réunion de portefeuille de projets de mieux comprendre les classifications des indicateurs de couleur, etc. Après tout, chaque individu peut les définir de manière très différente (il y a notamment une différence sur ce point entre les chefs de projet expérimentés et inexpérimentés).
De plus, la colonne indiquant la date à laquelle les données du projet ont été publiées/sauvegardées pour la dernière fois est essentielle pour s’assurer que les données présentées pour chaque projet sont réellement à jour.
À quoi devez-vous faire attention, si vous voulez vous assurer que la liste des projets est à jour ? Quelques conseils pour vous :
- Vérifiez si tous les projets ont été sauvegardés et publiés dans les dernières 48 heures.
- Y a-t-il une commande projet pour tous les nouveaux projets ?
- Y a-t-il un rapport d’avancement pour tous les projets en cours ?
- Tous les projets terminés ont-ils un rapport final ?
- Une référence (baseline) a-t-elle été fixée pour tous les projets ?
- Toutes les heures réelles des collaborateurs ont-elles été approuvées ?
- Y a-t-il des jalons dans le passé qui n’ont pas été mis à jour ?
- Y a-t-il des tâches dans le passé qui n’ont pas été mises à jour ?
- Y a-t-il des affectations de ressources dans le passé qui n’ont pas été mis à jour ?
- Les ressources génériques sur les (6 ?) prochaines semaines ont-elles été remplacées par des personnes ?
- A-t-on encore des surcharges de ressources sur les (3 ?) prochains mois ?
Définissez une référence (baseline) au début du projet. Et créez en une autre après chaque réunion de portefeuille de projets. Cela vous permet de voir les changements intervenus depuis la dernière réunion.
Comme mentionné ci-dessus, vous devez attacher une grande importance à l’échéance éditoriale pour vous assurer que les données de votre présentation ne peuvent pas être modifiées peu avant par une mise à jour tardive d’un chef de projet.
En historisant la liste de projets après le délai rédactionnel, vous gelez le statut de votre rapport pour la réunion de portefeuille de projets et pouvez toujours y revenir si nécessaire.
Utilisez des solutions qui vous permettent de créer automatiquement vos rapports dans Excel, PowerPoint ou Word et respectant votre charte graphique. Ainsi, vous vous assurez que le logo est toujours au même endroit et que les couleurs sont correctes. De plus, les rapports sont faciles à présenter, à imprimer et à historiser. Dans la plupart des cas, les outils en ligne ne sont pas aussi fiables pour effectuer cela. Vous trouverez quelques exemples de Rapports PMO ici.
Quels sont les critères de sélection des projets à discuter lors de la réunion ?
Il n’existe pas de critères universels pour déterminer l’importance d’un projet. Les possibilités de sélection pourraient être par exemple :
- Les décideurs peuvent attribuer le statut « important » à certains projets indépendamment des critères mesurables et donc demander qu’ils soient discutés lors de chaque réunion de portefeuille de projets.
- Généralement tous les projets ayant un indicateur de couleur « rouge » et possiblement des projets aux indicateurs de couleur « verte » sélectionnés au hasard, rendant ainsi plus difficile pour les chefs de projet de se « cacher » derrière de bons indicateurs.
- Les projets avec une quantité de travail ou un budget au-dessus d’un certain seuil, ou alors les 10 plus gros projets.
- Les 10 plus gros projets et 3 à 5 projets de chaque couleur (aussi pourquoi pas pour récompenser certains chefs de projets en les laissant présenter leur projet au comité de direction).
- Projets avec une forte évaluation de risque.
- Projets nécessitant une décision.
- Les projets de certains chefs de projets, ou utilisant une certaine technologie, projets gérés depuis certains sites…
- …
Les informations intéressantes des projets clients peuvent inclure :
- Nouveaux projets
- • Ventes – Stade 50% (offre envoyée) -> Qui sera chef de projet, affectation de ressources génériques
• Ventes – Stade 75% (commande attendue) -> Planification avec des ressources génériques
• Ventes – Stade 90% (commande en cours) -> Planification avec ressources nominatives, planification du lancement
- Projets en cours
- • Réalisation des principaux jalons de contenu (prototype livré, UAT Go Live …)
• Respect des échéances de paiement, plans de paiement prévisionnels
• Prévision d’achèvement dûe aux personnes changeant de projets
• Information sur les extensions de commandes
• Décisions technologiques de grande portée
- Projets terminés
- • Enseignements tirés (expériences avec l’équipe, le client, les partenaires, les technologies, les produits…)
Les informations intéressantes des projets de développements de produits peuvent inclure :
- Nouveaux développements
- • Nouvelles idées -> Revue d’idées intéressantes pour la contribution stratégique/coûts/bénéfices.
• En étude -> Etude sur le périmètre, les coûts et les bénéfices
• Validées -> Prochaines étapes décidées
• Rejetées -> Arrêt des activités
• Reportées -> Arrêt temporaire des activités
- Développements en cours
- • Revue des budgets de recherche
• Respect des échéances et des coûts concernant les Stage Gates actuelles
• Respect des échéances pour le démarrage de la production
• Revue des problèmes technologiques et des risques
• Revue des critères d’annulation liés au marché
Conclusion – Les réunions de portefeuille de projets sont essentielles à la gestion de votre paysage multi-projets
Avec cet article, vous avez pu voir ce qui était pertinent pour des réunions de portefeuille de projets réussies et régulière. En tant que PMO, vous réussirez si tous les participants à cette réunion la perçoivent comme vraiment utile et de grande valeur. Cela implique par exemple :
- Les réunions de portefeuille de projets doivent être tenues régulièrement et sont obligatoires.
- Le groupe des personnes participant doit rester assez restreint, pas plus de 5 à 10 personnes grand maximum.
- En cas de demandes en dehors de la cadence fixée pour les réunions, renvoyez systématiquement les personnes à cette cadence.
- Dans tous les cas, fixez une échéance éditoriale pour la préparation de la réunion.
- Assurez-vous d’informer au moins les chefs de projets, et pourquoi pas aussi les chefs d’équipe de toutes les réussites et des décisions importantes prises au cours des réunions.
Une dernière astuce :
Assurez-vous que les participants vous donnent leurs retours à la fin des réunions de portefeuille de projets. Un système de notation par étoiles est le plus simple. Toute note en dessous de 4 étoiles doit être expliquée. Ce système de notation vous permet ainsi de vous améliorer avec un objectif final clairement défini. D’un autre côté, de bons retours récoltés au fil du temps montrent bien les bénéfices apportés par le PMO. Si quelqu’un venait à questionner la légitimité du PMO, les nombreux retours positifs collectés vous aideront à démontrer à quel point les parties prenantes sont satisfaites de votre travail. Et donc à montrer que le PMO a toute sa légitimité.
La réunion de portefeuille de projet est votre chance de briller et de montrer que le PMO permet d’augmenter considérablement l’acceptation.
Et vous ? quelles sont vos astuces pour de meilleures réunions de portefeuille de projets ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous.
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
Plus d’informations sur Johan Strasser sur LinkedIn et XING.
