Qu’est-ce qui relève ou pas de la responsabilité du PMO ? Comment obtenir une meilleure acceptation du PMO et le soutien de la direction ? Enfin, quels sont les principaux facteurs de réussite d’un PMO ? Voilà les sujets abordés dans cet article.
Le degré de réussite de votre PMO dépend de ses responsabilités et de ses moyens. Ces deux éléments doivent être adaptés à votre entreprise et au niveau de maturité de votre gestion de projet.
La bonne nouvelle, c’est qu’en dépit de toutes les différences, il existe une série de facteurs de réussite essentiels que vous devez connaître et garder à l’esprit. Cet article présente ces facteurs de réussite sous la forme d’une checklist. A la fin de cet article, un bonus vous attend : vous aurez un aperçu des résultats de l’enquête PMO 2020. Passons maintenant à la liste des facteurs de réussite.
- Soutien de la direction
- Position dans l’organisation
- Domaines de responsabilité et compétences
- Qualifications des membres du PMO
- Pouvoir présenter des résultats rapides
- Suivre l’avancement
- Transparence au sein de l’entreprise
- Communication adaptée
- Bâtir la confiance
- Procéder par étapes
- Aperçus de l’Enquête PMO – Apprendre de ceux qui sont les plus performants
- Conclusion et Checklist
1. Soutien de la direction
Chaque PMO a besoin d’un « promoteur », quelqu’un qui va vanter ses mérites. Ce n’est qu’avec le soutien de la direction et la gestion du changement qui l’accompagne que votre PMO peut être orienté vers les objectifs.
Trois éléments sont essentiels à votre collaboration avec le top management. Ils doivent :
- Comprendre parfaitement le projet.
- Être convaincus de ses avantages.
- Promouvoir activement sa mise en place.
Avec un tel soutien, vous serez en mesure de surmonter les désagréments, même dans les situations critiques.
Facteur de réussite #1 : Le soutien de la direction facilite la mise en place du PMO.
2. La bonne position dans l’organisation
Le PMO est en réalité un prestataire de services. Son succès dépend de la satisfaction des parties prenantes dans leur rôle de clients. Cela signifie que vous devez impliquer les parties prenantes et leurs attentes à un stade précoce. Ce n’est qu’à cette condition que vous pourrez définir les bons objectifs.
Une autre lecture pour vous : Les tendances 2023 en gestion de projet
Ces objectifs et les compétences qu’ils requièrent déterminent la position du PMO au sein de l’organisation. Cette position doit permettre au PMO de mettre en œuvre ces objectifs.
Cela signifie que si le PMO n’a que des responsabilités opérationnelles, il doit occuper un poste proche du chef de service. S’il a des responsabilités stratégiques, il doit fonctionner comme un département exécutif de la direction générale.
Facteur de réussite #2 : La bonne position dans la hiérarchie de l’organisation donne le poids nécessaire à la perception du PMO.
3. Etablissez clairement les responsabilités et les compétences
Les parties prenantes ont tendance à surcharger le PMO de tâches. Comment parvenir à une charge de travail plus réaliste ? Formulez un ordre de mission pragmatique et individuel, qui a été coordonné avec toutes les parties prenantes. Les fonctions du PMO deviennent ainsi réalistes.
Les PMO ne peuvent et ne doivent pas satisfaire tout le monde. Ils ont un mandat précis.
Outre les objectifs et les responsabilités du PMO, il est également important de définir ce qui ne relève pas des responsabilités du PMO. Cela permet de clarifier et de délimiter les compétences du PMO et des autres unités organisationnelles.
Très important : communiquez clairement où commencent vos responsabilités mais également où elles finissent !
Ne tirez toutefois pas de conclusions erronées quant à la collaboration avec les chefs de projet. Cela ne signifie pas que le PMO, avec le support qu’il fournit aux chefs de projet, assumera également leurs responsabilités !
Facteur de réussite #3 : Des objectifs et des compétences clairement définis permettent d’éviter les malentendus.
4. Choisissez uniquement des membres PMO qualifiés
Les qualifications et la motivation de l’équipe du PMO sont d’une grande importance. Par exemple, le personnel du PMO doit avoir un certain sens du service. Cependant, les membres du PMO doivent aussi savoir dire non.
Vous souhaitez avoir comment mettre en place un PMO ? Consultez notre guide détaillé !
Vous devez confier le poste de responsable PMO à une personne expérimentée. Cette personne doit posséder des compétences organisationnelles et de nombreuses années d’expérience en matière de gestion de projet.
De plus, il est conseillé de sélectionner des personnes possédant d’excellentes compétences sociales pour les postes à responsabilité.
Elles doivent être capables de rencontrer et d’échanger avec des chefs de projet expérimentés, des chefs d’équipe et d’autres personnes de l’entreprise.
Facteur de réussite #4 : Seules les personnes vraiment adaptées à ce poste seront acceptées comme telles.
5. Livrez des résultats rapides
La mise en place d’un PMO est souvent une question politiquement délicate. C’est pourquoi il est important de mettre en évidence les changements positifs.
Si votre PMO parvient à obtenir des résultats rapides très tôt, cela aura un effet bénéfique. Les parties prenantes se réjouiront que quelqu’un s’attaque enfin à des problèmes qui ont été négligés pendant trop longtemps.
Les parties prenantes feront preuve d’ouverture d’esprit à l’égard du PMO.
Un exemple de succès rapide pourrait être une liste de projets complète. Qui sera aussi :
- A jour
- Substantielle
- Priorisée (idéalement)
Cela permettrait de montrer aux parties prenantes ce sur quoi les ressources travaillent véritablement.
Facteur de réussite #5 : Des petits succès, rapides, augmenteront l’acceptation et créeront de la confiance.
6. Documentez l’avancement de façon régulière
Dès le départ, vous devez passer au crible les processus gestion de projet existants dans votre entreprise.
Vous devez également vérifier l’efficacité et l’efficience des outils et des méthodes utilisés.
En savoir plus sur les Outils du PMO pour une gestion multi-projets réussie (article en anglais).
La forme d’organisation (hiérarchique / matricielle) et le domaine de formation ou de carrière du/de la chef de projet sont notamment importants à cet égard.
Ils vous permettent de déterminer le niveau de maturité initial de votre gestion de projet au sein de l’entreprise. Il est essentiel de documenter cette maturité. Ce que vous documentez vous aidera à mettre en lumière les améliorations que vous avez réalisées.
Vous disposerez ainsi d’arguments importants pour persuader les parties prenantes dans les moments difficiles.
Facteur de réussite #6 : En mettant en lumière vos progrès à intervalles réguliers, vous prouvez la valeur ajoutée du PMO.
7. Prônez la transparence dans l’entreprise
La culture d’entreprise joue un rôle important dans le succès du nouveau PMO.
Il incombe au PMO de veiller activement à la transparence dans l’environnement projet.
Le succès d’un PMO peut en effet également être mesuré en termes de transparence. Dans quelle mesure la transparence est-elle réellement recherchée dans l’entreprise par toutes les parties concernées ? Car il est courant de prôner la transparence, mais seulement pour les autres.
La transparence est une chose pour laquelle vous devez vous battre, du moins en partie. Vous constaterez que pratiquement personne n’a d’intérêt à révéler les faiblesses de son propre domaine de responsabilité.
En particulier en ce qui concerne la gestion des ressources, vous risquez de vous heurter à des résistances.
Facteur de réussite #7 : Une transparence accrue expose de fait les faiblesses.
8. Assurez-vous que toutes les parties prenantes communiquent
L’une des principales responsabilités du PMO est de renforcer l’efficacité de la gestion des projets de l’entreprise.
Vous pouvez y parvenir en préparant bien les réunions régulières. Veillez à informer à l’avance les personnes concernées des décisions qui devront être prises.
Informez au préalable l’ensemble des personnes concernées des décisions qui devront être prises. Ensuite, communiquez les résultats auxquels vous êtes parvenus.
Après la réunion, vous devez vous assurer que les décisions prises sont communiquées à tous les niveaux. Toutes les personnes concernées doivent savoir dès que possible ce qui a été décidé. Et comment cela affectera leur travail.
De plus, l’une des tâches les plus importantes du PMO est de pratiquer un auto-marketing intelligent : « faire du bien et en parler ».
Facteur de réussite #8 : Une bonne communication permet une compréhension commune et une approche compréhensible.
9. Gagnez la confiance des chefs de projet
Au départ, le PMO devra probablement faire face à une certaine méfiance de la part des chefs de projet. Ces derniers craignent un nouvel organe de contrôle. Ils pensent que le PMO les empêchera de s’occuper de la gestion opérationnelle du projet en leur imposant des tâches administratives supplémentaires.
Il est donc important que le PMO établisse la confiance et se positionne comme une aide, un facilitateur. Une chose deviendra vite évidente : le PMO augmente en fait le temps que les parties prenantes peuvent consacrer à leur travail opérationnel :
- en optimisant les tâches administratives ou,
- en les prenant même complètement en charge.
De plus, les chefs de projet disposent désormais d’un point d’appui central pour toutes les questions relatives à la gestion de projet, aux outils et à la formation.
Facteur de réussite #9 : Le bon type de support créera la confiance et l’acceptation dans tous les rôles impliqués.
10. Ne démarrez pas avec trop de domaines de responsabilité
Dernier point, mais non des moindres : veillez à ce que le nouveau PMO puisse accomplir ses tâches de manière fiable. Ne commencez donc pas par assumer trop de responsabilités à la fois.
A lire : notre article sur les KPIs pour le PMO pour mesurer sa valeur ajoutée.
Les attentes des parties prenantes seront ainsi plus faciles à satisfaire, ce qui favorisera l’acceptation.
Dans le même temps, l’organisation doit faire face aux changements. La gestion du changement doit accompagner toutes les activités de mise en place du PMO.
Ne brûlez pas étapes. Procédez à petits pas, dans la bonne direction, orientés vers un objectif clair et qui auront plus de chances de succès.
En fin de compte, seul un PMO fonctionnant sur le long terme apportera le succès escompté.
Facteur de réussite #10 : L’extension progressive des responsabilités favorisera l’acceptation.
Aperçu de l’enquête PMO – Apprendre des plus performants
L’enquête PMO 2020 a fourni des informations importantes que vous devez connaître pour déterminer votre propre approche. Pour 330 entreprises disposant d’un PMO, TPG a déterminé quelle était la répartition estimée des responsabilités de leur PMO au cours de l’année de l’enquête. Ensuite, nous avons demandé aux participants d’indiquer la répartition des responsabilités qu’ils souhaitaient pour l’avenir.
Le diagramme à barres ci-dessous montre (barres gris foncé) qu’un quart des PMO de tous les participants sont surtout occupés par les méthodes / processus / outils ainsi que par l’implémentation de projets. La gestion des ressources joue le rôle le moins important.
Dans la situation future souhaitée (barres gris clair), les responsabilités de support stratégique et d’éducation / formation / coaching gagnent surtout en importance. Elles sont donc perçues comme étant de plus en plus importantes, tout comme la gestion multi-projets et la gestion des ressources.
Le graphique suivant montre les changements dans la répartition des responsabilités par niveau de performance : rouge = le plus performant, gris foncé =très performant, gris clair = le moins performant.
À tous les niveaux de performance, les personnes interrogées souhaitent investir moins d’efforts dans les méthodes, les processus et les outils, ainsi que dans la mise en œuvre des projets.
Les personnes les plus performantes souhaitent étendre les domaines de l’éducation, de la formation, du coaching et du support stratégique.
Si ces éléments sont une indication importante pour vos priorités dans le PMO, vous voudrez sans doute lire l’ensemble de l’enquête PMO.
Conclusion et Checklist – 10 facteurs clés pour la réussite d’un PMO
Cet article vous a présenté dix facteurs fondamentaux pour la réussite d’un PMO.
Grâce à cette checklist, vous pourrez préparer la mise en place de votre propre PMO. La checklist peut également vous aider à accroître votre niveau de maturité en matière de gestion de projet en mettant en œuvre certains des points susmentionnés.
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Lequel de ces 10 points vous semble le plus important et pourquoi ? N’hésitez pas à nous faire part de vos réactions dans la zone de commentaires ci-dessous.
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
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