Quelles sont les fonctions et les domaines de responsabilité typiques d’un PMO ?

Mettons tout d’abord les choses au clair : il n’existe pas UNE liste universellement applicable des fonctions et responsabilités d’un PMO. Les fonctions du PMO et leur hiérarchisation dépendent toujours du type de projet que le PMO doit gérer dans un environnement multi-projets. En même temps, elles dépendent également des objectifs individuels qu’un PMO est censé atteindre.

Cet article donne un aperçu des nombreuses fonctions dont un PMO peut être responsable.

De plus, la vaste enquête PMO menée par TPG The Project Group a fourni des données très intéressantes dans ce domaine. Les résultats montrent à quelle fréquence les PMO sont engagés dans tel ou tel domaine de responsabilité et dans quelle mesure ces différents domaines sont bien établis. Vous disposez ainsi d’une bonne comparaison et d’idées sur les fonctions que vous pourriez envisager pour votre PMO.

• Les domaines de responsabilité du PMO
• Résultats de l’enquête PMO 2020 sur les responsabilités du PMO  
• Domaine de responsabilité 1 : Standardisation des méthodes, des processus et des outils
•  Domaine de responsabilité 2 : Formation / coaching
•  Domaine de responsabilité 3 : Mise en œuvre des projets  
•  Domaine de responsabilité 4 : Gestion multi-projets
•  Domaine de responsabilité 5 : Gestion des ressources
•  Domaine de responsabilité 6 : Support stratégique
• Conclusion

Les domaines de responsabilité du PMO

Un PMO est une unité organisationnelle permanente qui est responsable de manière centralisée de tous les projets au sein d’une entreprise ou d’un département dans le cadre de la gestion multi-projets.

Selon nous, le PMO est en réalité un prestataire de services dont le but est de donner à ses parties prenantes la satisfaction d’avoir le contrôle total de tous les projets. Dans la plupart des entreprises, le PMO a également des fonctions liées au contrôle des activités et des données. Toutefois, cela ne doit pas donner lieu à une sorte de police des projets uniquement. L’objectif est plutôt de créer la confiance en vue de maximiser le succès des projets et la satisfaction des parties prenantes à l’égard du PMO.

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Les domaines de responsabilités possible du PMO sont les suivants :

• Support stratégique (sPMO) : Aligner les projets sur la stratégie de l’entreprise en les classant, les sélectionnant et les hiérarchisant (et, si nécessaire, en y mettant fin).
• Gestion d’un environnement multi-projets / Gestion des ressources : Il s’agit de la fonction principale du PMO, qui consiste à maintenir une bonne vue d’ensemble de tous les projets et à s’assurer que toutes les données nécessaires sont toujours à jour et cohérentes. Dans ce contexte, les décisions concernant le périmètre, les budgets et les ressources sont préparées et prises en tenant compte des interdépendances entre les projets.
• Mise en œuvre des projets / services : Il s’agit d’apporter un soutien opérationnel aux projets en prenant en charge la gestion d’un projet, en exécutant des sous-tâches définies ou en fournissant des assistants de projet.
• Formation et coaching : Les chefs de projet et les participants aux processus sont formés et soutenus sur le terrain. Éventuellement, des parcours professionnels pour les chefs de projet sont proposés.
• Méthodes, processus et outils : Choix et adaptation des méthodologies et processus de gestion de projet afin de répondre au mieux aux besoins de toutes les personnes impliquées dans l’entreprise. Sélection, mise en œuvre et gestion des outils appropriés pour les différents rôles dans la gestion de projet et de portefeuille.

Conseil : Le Project Management Institute PMI® met à disposition une liste des nombreuses activités des PMO et des informations utiles sur les bénéfices du PMO dans cet article.

Résultats de l’Enquête PMO sur les responsabilités du PMO

Les résultats de l’étude sont basés sur 330 ensembles de données complets provenant d’entreprises disposant d’un PMO dans les pays DACH (c’est-à-dire l’Allemagne, l’Autriche et la Suisse), qui ont été collectés à la mi-2020. Ce qui la rend particulièrement fascinante, c’est la comparaison entre les entreprises les moins performantes, les raisonnablement performantes et les plus performantes : qu’est-ce que les plus performantes font de mieux et sur quoi les retardataires devraient-ils se concentrer en particulier ? Vous trouverez plus de détails sur le sujet des fonctions PMO et de nombreux autres résultats de l’enquête, ainsi que d’importants conseils PMO dans l’enquête PMO de TPG.

Plus d’informations sur L’enquête PMO de TPG ici (+ téléchargement gratuit).

L’enquête a évalué les différents domaines de responsabilité et a demandé dans quelle mesure chacun d’entre eux était bien établi. En outre, les participants ont été invités à estimer la répartition actuelle et future du temps consacré aux différents ensembles de responsabilités. Cela nous a permis de générer une vue d’ensemble des fonctions du PMO et des changements prévus à leur sujet.

Les questions posées dans ce contexte étaient les suivantes :

• Comment la charge de travail annuelle de votre PMO est-elle répartie entre ces tâches ?
• Comment la charge de travail annuelle de votre PMO devrait-elle être répartie entre ces tâches à l’avenir ? »

Les résultats :

Un quart des PMO de tous les participants se préoccupe surtout des deux domaines « méthodes, processus et outils » et « mise en œuvre des projets ». La « gestion des ressources » joue le plus petit rôle.

Cependant, il est prévu qu’à l’avenir, les domaines « soutien stratégique », « gestion multi-projets », « formation » et « gestion des ressources » occupent un budget temps plus important. Pour y faire face, les PMO entendent réduire le temps consacré à la « normalisation » et à la « mise en œuvre des projets ».

Dans les chapitres suivants, les domaines de responsabilité du PMO sont divisés en fonctions individuelles du PMO. Dans chaque chapitre, vous trouverez un tableau tiré du sondage sur les PMO, qui répartit les résultats en quatre catégories :

• “Bien établis”
• “Mis en œuvre mais des améliorations sont prévues ”
• “Démarrage dans 12 mois”
• “Pas prévus”

Cela vous permet d’identifier les fonctions PMO que les entreprises exécutent avec quelle intensité et dans quelle mesure elles sont bien établies selon l’enquête.

Où vous situeriez-vous dans les différents tableaux ?

Domaine de responsabilité 1 : Standardisation des méthodes, des processus et des outils

La normalisation de l’environnement multi-projets fait partie des premières responsabilités de tout PMO. Pour obtenir une vue d’ensemble de l’environnement des projets, une liste de projets gérée de manière centralisée est une condition préalable essentielle. Si vous souhaitez en créer une, vous aurez besoin de méthodes telles que l’ordre de projet et le rapport d’état à partir desquels les informations essentielles doivent être transférées à la liste.

Notre conseil : Pour maintenir les données à jour, vous devez mettre en place des processus appropriés. Vos chefs de projet et les autres parties prenantes doivent être en mesure de les comprendre et de les appliquer. C’est pourquoi un manuel de projet ou un guide PM doit être mis à la disposition de toutes les personnes concernées.

Par conséquent, les fonctions dans ce domaine de responsabilité sont a minima :

• Sélection et mise à disposition de méthodes
• Définition et spécification des processus
• Création d’un guide PM
• Sélection et utilisation d’outils PM adaptés

Vous voulez en savoir plus sur les outils ? Lisez notre article (en anglais) sur les Outils du PMO.

Domaine de responsabilité 2 : Formation / Coaching

Étant donné que la mise en place de méthodes, de processus et d’outils implique leur application par ls collaborateurs, le PMO doit également assurer la formation et la promotion active correspondantes. Il s’agit de la qualification de vos chefs de projet et des autres intervenants, ainsi que de la formation continue et de l’assistance dans le travail quotidien sur les projets. Dans ce domaine de responsabilité, nous englobons les fonctions suivantes du PMO :

• Coaching sur les tâches projet quotidiennes
• Formation pour les chefs de projets et les autres parties prenantes
• Réunions pour que les chefs de projet partagent leurs connaissances
• Maintien d’une base de connaissances pour les parties prenantes
• Avec les fonctions dans le domaine de la gestion multi-projets, votre PMO est censé créer une vue d’ensemble claire de tous les projets et assurer la mise à jour des données nécessaires. Vous devez fournir aux parties prenantes des informations précieuses afin qu’elles puissent prendre des décisions judicieuses. Pour cela, vous devez préparer et conduire correctement les réunions de portefeuille.
• Développement d’un plan de carrière pour les chefs de projet

Domaine de responsabilité 3 : Mise en œuvre des projets

Il s’agit ici du soutien opérationnel dans les projets dirigés par l’organisation et la mise en œuvre de réunions liées au projet pour la modération et la coordination. Votre PMO pourrait également mettre à disposition des assistants et un soutien administratif pour les tâches individuelles de gestion de projet. Une autre option serait de demander à un membre du PMO d’assumer le rôle de chef de projet à plein temps. Les chefs de projet à plein temps ont tendance à fournir de meilleurs résultats que les personnes qui ne sont désignées qu’occasionnellement comme chefs de projet. Par conséquent, les fonctions possibles du PMO dans ce domaine pourraient être les suivantes :

• Modération des réunions
• Mise à disposition de chefs de projet à plein temps
• Mise à disposition d’aide provisoire
• Mise à disposition d’assistants projet à plein temps

 Domaine de responsabilité 4 : Gestion multi-projets

Avec les fonctions dans le domaine de la gestion multi-projets, votre PMO est censé créer une vue d’ensemble claire de tous les projets et assurer la mise à jour des données nécessaires. Vous devez fournir aux parties prenantes des informations précieuses afin qu’elles puissent prendre des décisions pertinentes. Pour cela, vous devez préparer et conduire correctement les réunions de portefeuille.

Un autre article à lire : Pourquoi se doter d’un PMO ? Définition, Avantages et valeur ajoutée

Le thème de la gestion multi-projets et des activités régulières qu’elle implique est certainement l’une des principales responsabilités du PMO. Cela comprend :

• Assurer la qualité des données
• Préparer des rapports multi-projets
• Identifier les déviations et prendre des contre-mesures
• Contrôler le flux d’informations en cas d’escalade
• Echanges avec la finance / comptabilité
• Maîtriser les dépendances inter-projets
• Vue d’ensemble des objectifs, ressources et délais des projets les uns par rapport aux autres
• Préparer et conduire les réunions de portefeuille

Domaine de responsabilité 5 : Gestion des ressources

Ces derniers temps, les PMO accordent de plus en plus la priorité au thème de la gestion des ressources. Dans une période volatile comme celle-ci, la gestion des ressources est devenue un véritable défi à maîtriser à tous les niveaux. Ce sujet concerne le soutien à la planification stratégique des capacités, la planification tactique des ressources entre les chefs de projet et les responsables hiérarchiques ainsi que la planification fonctionnelle du travail.

Comme l’a démontré l’enquête PMO, les estimations incorrectes de l’effort sont une raison fréquente de l’échec des projets. Dans ce domaine, un PMO peut contribuer à l’amélioration des résultats non seulement en sélectionnant les bonnes personnes pour les projets mais aussi en aidant à l’estimation de l’effort. Il existe de nombreuses possibilités pour votre PMO d’apporter une valeur ajoutée à la gestion des ressources. Parmi ces fonctions du PMO, citons :

• Planification des ressources dans les projets
• Planification du travail et estimation de l’effort
• Coordination entre le chef de projet et le team leader
• Affectation des ressources et résolution de conflits
• Maintenance et planification des compétences
• Planification stratégique de la capacité au niveau du portefeuille

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Domaine de responsabilité 6 : Support Stratégique

Habituellement, les PMO ne prennent un rôle de soutien stratégique dans l’entreprise qu’après plusieurs années d’existence. Notre approche de ce sujet est toutefois différente.

Notre conseil :  Travaillez sur les sujets stratégiques dès que possible. À notre avis, il est plus judicieux d’améliorer d’abord les décisions stratégiques dans la sélection et la hiérarchisation des projets, avant de s’attaquer aux méthodes et processus individuels dans les projets en cours. Poursuivre correctement les mauvais projets n’est pas une bonne option.

Les fonctions du PMO dans ce domaine stratégique peuvent englober :

• Soutien à la direction
• Hiérarchisation des projets et des idées
• Distribution d’informations stratégiques
• Alignement stratégique des projets et des idées
• Analyse coûts-avantages des projets et des idées
• Vérification de la contribution stratégique réalisée

 

 

Conclusion – Fonctions typiques du PMO et domaine de responsabilités

Les fonctions d’un PMO peuvent varier considérablement en fonction des exigences de l’entreprise et de la durée d’existence du PMO. Cet article vous a présenté les principaux domaines de responsabilité du PMO et les éventuelles fonctions individuelles qui y sont liées.

La vaste enquête PMO menée par TPG The Project Group a démontré que la plus grosse partie du temps est actuellement alloué aux fonctions PMO de standardisation des méthodes, processus et outils ainsi qu’à la mise en œuvre des projets. Selon les personnes interrogées, cet accent devrait cependant se déplacer à l’avenir vers les fonctions stratégiques et celles dans les domaines de la gestion des multi-projets et des ressources ainsi que de la formation.

De plus, l’enquête PMO a montré des différences significatives dans les fonctions PMO entre les niveaux de performance des entreprises les plus performantes et les moins performantes. Les différences étaient les plus prononcées en ce qui concerne les fonctions de soutien à la gestion des multi-projets et à la gestion des ressources ainsi que dans les domaines individuels de la formation et du soutien stratégique.

Vous avez des questions ? Nous serons ravis d’y répondre ici. Sur quelles fonctions se concentre le PMO de votre entreprise ? Comment voudriez-vous le voir évoluer dans le futur ? Nous attendons vos commentaires ci-dessous !

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