Vous êtes à la recherche d’arguments en faveur de la gestion de portefeuille de projets ? Dans ce cas, cet article est fait pour vous. Lorsque vous définissez la combinaison optimale de projets à mettre en œuvre dans le portefeuille, vous jonglez probablement avec les facteurs classiques à prendre en compte :
- Pertinence stratégique
- Coûts
- Besoin en personnel
- Echéances à respecter
Pas une mince affaire…
Car la gestion de portefeuille de projets (PPM) ce n’est pas simplement de sélectionner les projets qui font sens d’un point de vue économique.
Ce que vous apprendrez dans cet article :
- Les paramètres de la gestion de portefeuille de projets
- Argument 1 : Décider des bons projets
- Argument 2 : Vue d’ensemble complète du portefeuille de projets
- Argument 3 : Initiation de projet normalisée
- Argument 4 : Des décisions d’investissement optimales
- Argument 5 : Planification stratégique de la capacité
- Conclusion
Les paramètres de la gestion de portefeuille de projets
Dans la plupart des cas, plusieurs projets se disputent les ressources, telles que les budgets et le personnel. Qui plus est, les projets ont un impact les uns sur les autres. Souvent, ils sont interdépendants. Ils peuvent même s’exclure mutuellement.
Il est donc d’autant plus important de garder le cap grâce à une gestion professionnelle du portefeuille de projets. Et de planifier en fonction de la stratégie de l’entreprise.
Mais votre direction est-elle d’accord avec vous sur ce point ?
Cet article vous fournira 5 arguments en faveur de la gestion de portefeuille de projets qui illustrent pourquoi elle est si centrale au succès de l’entreprise.
Argument 1 : Décider des bons projets
Un PPM intégré présente un véritable avantage. Il vous aide à sélectionner les « bons » projets. Le défi consiste à sélectionner et à mettre en œuvre des projets réalisables et économiquement viables.
Ainsi, vous sélectionnez les projets promettant les meilleurs résultats par euro dépensé. Dans le même temps, tous les projets sélectionnés doivent également être alignés sur la stratégie de l’entreprise.
Avec une sélection arbitraire des projets, en revanche, vous risqueriez de mettre en œuvre les mauvais projets.
L’avantage pour vos décideurs :
Ils disposeront toujours de la meilleure base de décision possible. Elle leur permettra de déterminer quels projets supplémentaires peuvent être lancés et effectivement réalisés. La probabilité de mener à bien un projet augmentera considérablement.La sélection des projets se fait généralement lors des Réunions de portefeuille de projets. En savoir plus.
Argument 2 : Vue d’ensemble complète du portefeuille de projets
La gestion de portefeuille de projets vous permet de trouver des réponses rapides aux questions suivantes :
- Quels projets sont actuellement dans quelle phase ?
- Quels sont les nouveaux projets qui doivent faire l’objet d’une décision ?
- Quelle est l’utilisation des ressources ?
- Quel est le niveau d’épuisement du budget ?
- Quelles sont les interdépendances entre les projets ?
Comment mettre en place une solution de gestion de projet, de portefeuille et des ressources (en anglais).
De plus, vous aurez un aperçu des états et des responsabilités. Et vous aurez un aperçu de la « santé » de votre portefeuille et de ses projets.
L’avantage pour vos décideurs :
Une vue d’ensemble complète de tous les projets planifiés et en cours permet aux décideurs d’être toujours informés sur le portefeuille. Ils reconnaissent à temps les goulots d’étranglement au niveau du budget et des ressources. En modifiant les priorités et le portefeuille, ils peuvent réagir en fonction de votre stratégie d’entreprise.
Argument 3 : Initiation de projet normalisée
Vous voulez vous assurer que toutes les idées et commandes de projets sont correctement prises en compte dans la sélection du portfolio. Rien ne doit être oublié. Il est donc préférable de disposer d’une méthode centrale et normalisée d’enregistrement des idées et des projets.
La meilleure façon de garantir l’exhaustivité passe par :
- Une approche méthodique avec des processus et des flux de travail
- Des permissions et critères pour les étapes d’approbation
- La garantie de la qualité de la planification des nouveaux projets
L’avantage pour vos décideurs :
Ils disposent d’une préparation solide et transparente pour sélectionner les projets.
Argument 4 : Des décisions d’investissement optimales
Les décisions relatives au portefeuille sont contrôlées par les priorités. La priorisation des projets peut se faire de différentes manières, par exemple par :
- Une déclaration directe de l’importance et de l’urgence ou de la contribution stratégique par projet et le calcul de la priorité
- La définition des critères stratégiques prioritaires et détermination de la contribution stratégique en les pondérant et en les attribuant aux projets en conséquence.
- La sélection personnelle des projets par les décideurs
Pour pouvoir hiérarchiser objectivement les décisions d’investissement, vous devez vous assurer que le portefeuille de projets est réellement aligné sur la stratégie de l’entreprise. En fixant des priorités claires, vous devez montrer à toutes les parties prenantes ce qui est important et urgent.
L’avantage pour vos décideurs :
Ils décident des bons projets. Et ils ont une utilisation optimale et cohérente du budget.
| Critère | Opération | Projet mineur | Projet | Sélection |
| Nombre de domaines impliqués | 1 domaine | Jusqu’à 3 domaines | Plus de 3 domaines | Jusqu’à 3 domaines |
| Taille de l’équipe projet | 2 – 5 personnes | Plus de 6 personnes | Plus de 12 personnes | Plus de 6 personnes |
| Besoins en ressources | 10 – 30 jours-hommes | 30 – 100 jours-hommes | Lus de 100 jours-hommes | 30 – 100 jours-hommes |
| Dépense de capital | Moins de
10 000€ |
10 000 – 50 000 € | Plus de 50 000 € | 10 000 – 50 000€ |
| Durée | 1 – 3 mois | 4 – 10 mois | Plus de 10 mois | 4 – 10 mois |
| Complexité inhérente | Faible | Moyen | Elevé | Elevé |
| Nouveauté pour l’équipe projet | Faible | Moyen | Elevé | Faible |
| Risque sur la qualité | Faible | Moyen | Elevé | Moyen |
| Effet externe | Faible | Moyen | Elevé | Faible |
| Recommandation : | Projet mineur |
La distinction claire entre projet et opérations est fondamentale pour créer un portefeuille de projets
Argument 5 : Planification stratégique de la capacité
Une gestion de portefeuille de projets intégrée vous permet d’identifier la disponibilité réelle des ressources pour les projets. Vous pouvez voir les besoins en ressources pour les projets en cours et les nouveaux projets.
Vous avez un intérêt pour La planification stratégique de la capacité ? Découvrez ici les 4 Facteurs clés du succès.
Les scénarios peuvent vous aider à optimiser l’ordre dans lequel les projets sont entrepris. Cela permet de planifier une utilisation optimale des ressources.
En outre, la gestion de portefeuille de projets permet d’adapter à long terme les capacités aux besoins futurs. Vous pouvez réguler délibérément la mise à disposition de vos capacités. En fonction des prévisions, différentes mesures peuvent être judicieuses. Vous devrez peut-être créer des capacités et des compétences supplémentaires, les transférer vers d’autres projets ou les réduire.
L’avantage pour vos décideurs :
Ils s’assurent de la bonne disponibilité des ressources appropriées. Cela leur permet d’éviter les conflits de ressources lors de la mise en œuvre des projets.
Conclusion – Les arguments pour une gestion de portefeuille de projets
Cet article vous a présenté les cinq arguments les plus importants en faveur de la gestion de portefeuille de projets (PPM). Une fois que vous l’aurez mis en œuvre, vous pourrez :
- Vous concentrer sur les projets réalisables et économiquement viables
- Avoir une vue d’ensemble complète de votre portefeuille
- Tirer parti d’une préparation claire de sélection des projets
- Prendre vos décisions selon les priorités
- Planifier votre capacité en amont
La gestion professionnelle du portefeuille de projets vous aide à garder le contrôle. De plus, vous planifierez en fonction de la stratégie de l’entreprise.
Vous avez déjà convaincu vos décideurs ? Cet article explique comment mettre en place la gestion de portefeuille de projets (PPM) avec succès.
Vous utilisez la gestion de portefeuille de projets ? Etes-vous en accord avec les arguments que nous mettons en avant dans cet article ? Laissez-nous votre commentaire ci-dessous
Au sujet de l’auteur : Johann Strasser, ingénieur certifié, est directeur général de TPG The Project Group depuis 2001. Après plusieurs années passées comme ingénieur développement dans les secteurs de l’automobile et de l’énergie, Johan Strasser a passé 10 ans comme formateur et consultant indépendant dans le domaine de la gestion de projet. Pendant cette période, il a aussi été chef de projet pour des projets de logiciels dans l’industrie du BTP et a œuvré dans la gestion de la planification et des coûts pour de gros projets de construction. A TPG, il met son expertise au service du développement de produits et des services de consulting auprès de clients internationaux. Il se spécialise surtout sur les PMOs, les portefeuilles de projets, la gestion de projet hybride et la gestion des ressources. Cela fait plusieurs années qu’il partage ses connaissances et son expertise au travers de présentations, séminaires, articles et webinars.
Plus d’informations sur Johan Strasser sur LinkedIn et XING.
