VUCA en gestion de projet – Conseils pour aborder les défis d’aujourd’hui dans l’environnement projet

Le terme VUCA trouve son origine dans l’armée américaine. Il s’est ensuite étendu à d’autres domaines du leadership stratégique dans les organisations. La gestion de projet est une approche clé pour mieux gérer les défis du monde VUCA dans l’environnement professionnel. Cependant, pour réussir, l’approche de la gestion de projet doit changer de manière significative par rapport au passé. Dans cet article, nous verrrons ce qu’il faut prendre en compte.

Voici les sujets abordés :

• Qu’est-ce que VUCA ?
• Qu’est-ce que VUCA a à voir avec la gestion de projet ?
• Quelle est la meilleure façon d’aborder VUCA?
• En détail : VUCA dans la gestion de projet
• De quelles compétences avez-vous besoin dans un monde VUCA ?
• Conclusion

Qu’est-ce que VUCA ?

VUCA est un acronyme pour :

• Volatility – Volatilité
• Uncertainty – Incertitude
• Complexity – Complexité
• Ambiguity – Ambiguïté

Ces quatre dimensions décrivent les défis auxquels les entreprises et les organisations sont confrontées aujourd’hui. Les dirigeants, les chefs de projet et tous les collaborateurs en général doivent faire face à ces circonstances radicalement différentes.

Avant d’aborder les défis de VUCA en détail, nous répondrons à la question de savoir ce que VUCA a à voir avec la gestion de projet.

Qu’est-ce que VUCA a à voir avec la gestion de projet ?

La gestion de projet n’est plus ce qu’elle était il y a 20 ans. Les pressions du monde VUCA – sur chacun d’entre nous – se sont accrues. À l’ère du numérique, nous sommes constamment confrontés au changement. Par exemple, de nombreuses entreprises sont soumises à une pression constante pour innover. De plus :

• La concurrence est de plus en plus rude
• Les ressources sont plus rares qu’auparavant
• Les parties prenantes / les clients sont plus exigeants

L’état du monde – volatile, incertain, complexe et ambigu– a également un impact sur la manière dont les projets sont menés à bien dans ces circonstances. En ces temps plus difficiles, les responsables de projets doivent toujours tenir les rênes pour guider leurs projets jusqu’à la ligne d’arrivée, même si les circonstances changent. Cela nécessite une gestion de projet solide.

Quelle est la meilleure façon d’aborder VUCA ?

Dans le monde VUCA, la probabilité que des individus, voire des entreprises entières, soient dépassés est devenue très élevée. Nous ne pouvons pas continuer à faire comme si de rien n’était, puisque VUCA est devenu « habituel ». Les quatre dimensions de VUCA sont destinées à illustrer ce qui n’est plus « normal ». Et nous allons voir cela plus en détails.

Pour l’instant, voici une recommandation sur la meilleure façon d’aborder le monde VUCA.

• Le monde VUCA est une réalité !
• Chacun doit l’accepter pour lui-même.
• Être résigné ne sert à rien ; chacun doit faire face activement à ce problème.
• Comment faire face à ce monde ? Soyez honnête dans vos relations avec les autres. Il n’y a pas de honte à admettre que l’on ne sait pas. A notre époque où tout va si vite, personne ne peut tout savoir.

Pour mieux faire face au monde VUCA, un changement de culture est nécessaire dans les entreprises. Il faut permettre aux gens de ne plus tout savoir.

Selon le principe « Fail Cheap » (échouez à moindre coût), les collaborateurs devraient être encouragés par leurs supérieurs à leur dire très tôt qu’ils ne savent pas quelque chose. Cela permet de réduire les coûts des projets, car les erreurs sont identifiées à un stade précoce, ce qui permet d’y réagir.

Cela réduit également le stress de chaque individu (« qui pense qu’il est censé tout savoir à tout moment mais ne le peut pas »), car la communication est ouverte.

Les résultats du changement de culture :

• Le poids des attentes est réduit
• Les collaborateurs sont en meilleure santé
• Ils restent plus longtemps dans l’entreprise
• Les coûts du projet sont moins élevés

En détail : VUCA dans la gestion de projet

Volatility – Volatilité

Les changements dans les projets sont beaucoup plus nombreux que par le passé. L’environnement change plus rapidement – il est plus volatile. Les raisons à cela peuvent être :

• Tendances et richesse des nouvelles technologies
• Un environnement plus concurrentiel et dynamique
• Fort turnover des collaborateurs et perte des connaissances qui en découle

En raison de la mondialisation et de la digitalisation (les logiciels sont développés plus rapidement que le matériel hardware), il devient de plus en plus difficile d’établir des priorités dans les projets de longue durée.

La volatilité rend de plus en plus difficile la distinction entre l’urgent et l’important.

Exemple :

L’interconnexion mondiale est synonyme de volatilité. Les marchés volatiles évoluent rapidement et de manière imprévisible. Le progrès technologique est l’un des exemples de VUCA qui provoquent de plus en plus de volatilité. Ainsi, de plus en plus de produits sont caractérisés par leur logiciel, qui peut être développé beaucoup plus rapidement que le matériel hardware lui-même. C’est ce que l’on observe avec les voitures, par exemple. Aujourd’hui, elles peuvent être mises à jour avec de nouvelles fonctions de contrôle du véhicule par radio.

Notre conseil : En tant que chef de projet, vous devez faire face à un nombre croissant de changements. Vous devez faire preuve de transparence dans la communication de ces changements et les documenter correctement par rapport à la commande initiale dans le cadre de la gestion après-vente. C’est plus important aujourd’hui que par le passé. De plus, dans cet environnement, l’état d’esprit et les méthodes agiles continuent de gagner en importance. Mettez-vous à jour dans ce domaine.

Uncertainty – Incertitude

Auparavant, il était plus facile pour les personnes disposant d’une grande expérience de « prédire » l’avenir, c’est-à-dire de créer des plans de projet très précis en termes de durée, d’effort et de coût des tâches. Cependant, le problème que nous rencontrons aujourd’hui est que les circonstances dans lesquelles l’expérience a été acquise dans le passé sont souvent obsolètes pour l’avenir (par exemple, en raison de changements dans l’environnement technologique). Par conséquent, les chiffres basés sur l’expérience passée ne sont utiles comme base de décision que dans une certaine mesure, ce qui entraîne une incertitude beaucoup plus grande.

Personne ne sait quand des changements ou des défis se présenteront. Plus le manque de connaissances et d’informations est important, plus l’incertitude est évidemment grande. Elle est liée à la difficulté de prendre des décisions et de planifier. Une bonne gestion des risques peut s’avérer salvatrice. Il devient clairement très important de traiter ce sujet.

Exemple :

Il y a beaucoup de choses qui sont faites pour la première fois aujourd’hui en raison de l’évolution rapide de l’environnement mondial. Elles sont tout simplement nouvelles. Par exemple, si vous avez réalisé cinq projets de développement similaires au cours des dix dernières années, vous ne pouvez vous lancer aujourd’hui dans le sixième projet, qu’avec une incertitude plus élevée qu’auparavant. Les facteurs d’influence peuvent être les ressources disponibles, les chaînes d’approvisionnement perturbées ou l’évolution des technologies. Une bonne gestion des risques est essentielle aujourd’hui.

Notre conseil : Pratiquez une bonne gestion des risques et ayez toujours un plan B sous le coude. Pour être sûr de savoir ce qui vous attend, vous devez essayer d’identifier ou d’apprendre sur les risques vous-même à un stade précoce, en gardant les yeux ouverts et en communiquant de manière transparente avec votre environnement.

Et un autre conseil : tenez compte de la nouveauté avant le début du projet en :

• Classifiant le projet (quel type de projet ?)
• Sélectionnant le chef de projet (expérience avec des projets / technologies similaires)
• Constituant l’équipe de projet (ouverture à la nouveauté)
• Évaluant la qualité de la planification (à l’aide de catégories de planification)

La prévisibilité des résultats des projets est plus faible que par le passé, malgré une bonne planification. Vous devez faire face à cette situation ouvertement. C’est pourquoi vous devez différencier les catégories suivantes lors de la planification :

• Exactement similaire à ce que j’ai déjà fait
• Je n’ai jamais fait, mais je sais à qui demander
• Je n’ai jamais fait, et je ne sais pas si c’est faisable du tout 

Complexity – Complexité

Le nombre de facteurs d’influence a considérablement augmenté dans l’environnement du projet. La part de l’électronique et des logiciels augmente à une vitesse incroyable. Beaucoup de choses mécaniques sont visibles, concrètes, mais ce n’est pas le cas de beaucoup de solutions logicielles – qui sont pour beaucoup de gens, une boîte noire, un mystère. Cela signifie que les connexions ne sont souvent pas identifiées et que, par conséquent, la planification est difficile. En conséquence, les problèmes ne sont identifiés que lorsqu’ils surviennent, et non lors de la planification.

Exemple :

Dans de nombreux domaines, la technologie et les logiciels ont pris une importance considérable. Les entreprises recrutent de nombreux nouveaux professionnels à cette fin, mais ils ne couvrent souvent que des domaines techniques restreints. On attend des managers qu’ils coordonnent le nombre toujours croissant de « pièces de puzzle » dans les projets. Cela entraîne une complexité de la solution et du nombre de participants au projet, et donc des exigences accrues en matière de communication. Résultat : il y a de moins en moins de personnes qui ont réellement une vue d’ensemble.

Notre conseil : L’environnement projet devenant de plus en plus complexe, vous avez besoin d’experts. Toutefois, assurez-vous que vous disposez également de personnes particulièrement compétentes pour rassembler ces experts. Lors de ces réunions, vous devez discuter des interdépendances mutuelles et étudier la faisabilité des solutions en équipe. De cette manière, vous vous assurez de trois choses :

1. Rien n’est négligé
2. Les projets ne subissent pas de retards importants
3. Les projets n’échouent pas

Assurez-vous qu’une « vue d’ensemble » soit prise en compte malgré la complexité des détails techniques – en demandant, en demandant, en demandant…

Ambiguity – Ambigüité

Les situations, les informations et les événements, tels que les résultats d’un projet, peuvent être interprétés de différentes manières. Que signifie « terminé » dans un monde numérique ? Le « achevé » n’est pas immédiatement visible, car le matériel hardware peut sembler terminé, même si le logiciel correspondant n’est pas encore totalement fonctionnel. C’est pourquoi les conditions doivent être définies par le biais d’états plus clairement que par le passé.

Exemple :

Dans l’environnement complexe des projets d’aujourd’hui, il est plus difficile d’obtenir une réponse précise à des questions simples. « Où en êtes-vous ? » « Quand aurez-vous terminé ? » « Combien cela va-t-il coûter ? » Il est plus difficile de répondre à toutes ces questions que par le passé. Chaque personne répondra différemment selon son point de vue, car les choses sont tellement complexes (beaucoup plus de facteurs d’influence) et presque personne ne dispose d’une vue d’ensemble complète. Les contradictions font également partie du jeu. Pour chaque opinion étayée par l’expérience, vous trouverez aujourd’hui une contre-opinion valable.

Notre conseil : En raison du risque d’ambiguïté, vous devez, en tant que chef de projet, mieux documenter vos décisions et les facteurs déterminants de vos décisions que par le passé. Cela vous permettra de prouver que votre décision était raisonnable et sensée au moment où elle a été prise. En outre, assurez-vous d’avoir clairement défini, en termes de « définition de l’achèvement », à quel moment une solution ou une partie de celle-ci est réellement achevée.

De quelles compétences avez-vous besoin dans un monde VUCA ?

Un état d’esprit Agile

Si, au cours d’un projet, vous êtes confronté à des modifications de l’environnement-cadre et du périmètre, vous devez faire preuve d’adaptabilité. Ces dernières années, les méthodes de gestion de projet agiles ou hybrides se sont de plus en plus imposées dans ce contexte. Elles comprennent également une gestion minutieuse des parties prenantes afin de permettre une prise en compte adéquate des exigences changeantes des clients. La communication devient de plus en plus importante.

Gestion du changement

L’être humain a du mal à accepter le changement, surtout lorsqu’il n’en comprend pas la raison. C’est là que les méthodes de gestion du changement entrent en jeu. Appliquée correctement, la gestion du changement conduit à une meilleure appréciation et à une acceptation durable de la part des collaborateurs, tant dans le projet que dans l’entreprise dans son ensemble. C’est pourquoi les chefs de projet doivent posséder des compétences en matière de gestion du changement. Parfois, le problème n’est pas le changement lui-même, mais seulement sa rapidité excessive, qui provoque des réactions défensives. Il faut s’y préparer.

Changement culturel dans les entreprises

Un environnement VUCA peut ne plus vous permettre de gérer efficacement des équipes de façon hiérarchique. C’est pourquoi un changement culturel parmi les managers et les entreprises en général est nécessaire. Pour la hiérarchie, il s’agit notamment d’encourager leurs équipes selon le principe « Fail Cheap » (échouer à moindre coût), afin qu’ils leur communiquent très tôt qu’ils ne savent pas quelque chose. Des hiérarchies plates ainsi que la capacité des supérieurs hiérarchiques à laisser les équipes agiles prendre leurs propres décisions et assumer leurs responsabilités sont également bénéfiques. Toutefois, tous les membres de l’équipe ne voudront pas forcément assumer davantage de responsabilités. Soyez donc prudent lorsque vous accordez plus d’autodétermination – tout le monde n’en est pas capable ou n’en a pas nécessairement envie. Avec du soutien en place, cela fonctionnera certainement mieux.

Vision projet

Quel est l’objectif de votre projet et qu’aimeriez-vous réaliser à long terme ? Les chefs de projet de votre entreprise doivent développer une vision à ce sujet et la communiquer aux membres d’équipe dans l’environnement projet. Il ne s’agit pas d’une spécification détaillée, mais plutôt d’une description des avantages que les résultats du projet sont censés apporter (voir également notre article sur la signification de la réussite d’un projet). Cela renforcera la motivation à maintenir le cap, même face à des circonstances en constante évolution.

Conseil de lecture : Qu’est-ce que la réussite d’un projet  – Définition, défis, conseils

Conclusion – VUCA dans la gestion de projet

Dans cet article, vous avez découvert la signification de VUCA dans la gestion de projet et l’impact de ce nouveau monde VUCA sur les chefs de projet. Nous ne pouvons pas continuer à faire comme si de rien n’était, puisque VUCA est devenu « habituel ».

La gestion de projet devient de plus en plus importante dans ce monde VUCA. Cependant, les chefs de projet doivent modifier leurs méthodes de travail de manière significative par rapport au passé. En effet, l’expérience acquise n’est souvent plus applicable au nouvel environnement.

Ils doivent rester flexibles. Chacun doit accepter que nous vivons dans un monde VUCA modifié et faire face activement à ce problème. Cela nécessite un changement de culture dans les entreprises. Il faut permettre aux gens de ne plus tout savoir.

Les chefs de projet doivent veiller à ce qu’il y ait une communication constante entre les experts de tous les domaines afin de s’efforcer à conserver une vue d’ensemble. À cette fin, la chose la plus importante à faire est de demander, demander, demander !

Cet article vous a-t-il été utile ? Si oui, partagez-le avec votre réseau ! Nous vous en remercions. Et si vous souhaitez que nous abordions d’autres termes, écrivez-nous. Nous nous ferons un plaisir de répondre à votre suggestion dans le prochain article.