Qu’est-ce que la réussite d’un projet ? Définition, Défis, Conseils

Tout le monde veut des projets réussis, n’est-ce pas ? Pourtant, en réalité, il y a souvent un manque de clarté sur ce que signifie réellement la réussite d’un projet. Alors, comment définir exactement la réussite d’un projet ? Et comment réagissez-vous lorsque des avis contradictoires sont exprimés à ce sujet dans votre entreprise ? Ce que vous apprendrez dans cet article :

• Définition d’un projet réussi
• Les critères pour un projet réussi
• Les différentes parties prenantes dans l’environnement projet
• Quel est le rôle des parties prenantes ?
• Les inconvénients pour l’entreprise
• Comment définir la réussite des projets ensemble au sein de votre entreprise
• Conseils pratiques : proposition de projet, carte des parties prenantes, le cercle des cibles
  • Proposition de projet
  • Carte des parties prenantes
  • Cercle des cibles
• Quels sont les obstacles typiques
• Conclusion : qu’est-ce que la réussite d’un projet ?

Définition de la réussite d’un projet

Pour les entreprises, la réussite d’un projet c’est utiliser les projets pour augmenter ou améliorer la valeur de l’entreprise. Cependant, cela ne doit pas nécessairement se produire avec chaque projet. Quel est l’apport du projet pour l’entreprise ? Le projet apporte-t-il la valeur ajoutée attendue ? Toutes les parties prenantes du projet sont-elles satisfaites ?

Il est souvent difficile de répondre à ces questions directement après l’achèvement d’un projet. Il est donc préférable d’adopter une perspective à plus long terme. Nous expliquerons plus loin dans cet article à quoi cela peut ressembler exactement et quels facteurs il est nécessaire de prendre en compte. Pour commencer, examinons les critères de réussite d’un projet.

Les critères pour un projet réussi

Le triangle magique en gestion de projet permet de déterminer la réussite d’un projet à l’aide de trois paramètres. La portée de la performance, le temps et le coût. Ces trois objectifs sont représentés par les angles d’un triangle.

Cependant, l’Association for Project Management (APM) a déterminé que ces facteurs étaient loin d’être les seuls facteurs déterminants et a récemment publié une enquête à ce sujet : « Les conditions pour des projets réussis ». Dans l’enquête, 850 professionnels de divers secteurs privés et publics ont été interrogés.

L’enquête 2021 montre que seuls 22 % de l’ensemble des projets sont considérés comme réussis. Les facteurs de réussite suivants ont été jugés particulièrement importants par les personnes interrogées :

• Planification
• Composition de l’équipe
• Définition des objectifs
• Gouvernance
• Engagement pour la réussite

 

Des facteurs tels que le budget, les méthodes ou les outils et les normes n’ont pas été jugés aussi déterminants.

Les différentes parties prenantes dans l’environnement du projet

Nous savons déjà que la satisfaction de toutes les parties prenantes est un facteur important pour la réussite des projets. Mais à qui fait-on référence ?

Au début d’un projet, on commence traditionnellement par une analyse des parties prenantes. Celle-ci sert à définir clairement toutes les parties prenantes en tenant compte de tous les facteurs d’influence et des risques du projet.

Explorer ce sujet ic i:  Analyse et gestion des parties prenantes dans l’environnement projet

Les parties prenantes actives sont par exemple :

• L’équipe projet
• La gestion de projet
• Les clients du projet
• Les clients

Les parties prenantes passives sont par exemple :

• Le CSE
• Les organismes gouvernementaux
• Les collaborateurs qui sont indirectement impactés par le projet

Quel est le rôle des parties prenantes ?

Ce qui semble simple en théorie s’avère plus difficile que prévu dans le quotidien du projet. Les différentes parties prenantes ont des attitudes et des attentes différentes à l’égard d’un projet.

Pour le client du projet, ce qui compte par exemple c’est que :

• Les objectifs du projet soient atteints
• Les défis soient maîtrisés
• Les résultats des projets soient intégrés dans les activités quotidiennes
• Le client final reçoive le résultat désiré

Les chefs de projets, eux, souhaitent que :

• Les objectifs du projet soient atteints
• Les conditions cadres soient remplies
• L’équipe projet soit satisfaite

Enfin, les responsables du portefeuille de projet et les contrôleurs de projets seront plus enclins à s’assurer que :

• L’état d’avancement soit remonté régulièrement
• Il y ait une transparence financière tout au long du projet
• Le budget soit respecté

Ce ne sont là que quelques exemples, mais ils révèlent clairement le problème : au fond, toutes les parties prenantes ont des idées très différentes de ce qu’est la réussite d’un projet.

Conseil : Les attitudes différentes des parties prenantes ne représentent pas toujours un risque mais peuvent aussi être une opportunité ! Identifiez et analysez régulièrement les attentes des parties prenantes. Cela vous permettra d’apporter votre soutien en utilisant les bonnes mesures et d’éliminer les obstacles à temps.

Les inconvénients pour l’entreprise

Les différentes attentes concernant la signification de la réussite d’un projet font que des conflits peuvent rapidement apparaître dans les entreprises. Si ceux-ci ne sont pas résolus dès le début, ils conduiront tôt ou tard au mécontentement. Peut-être pas pour toutes les parties prenantes, mais au moins pour certaines d’entre elles.

Dans le pire des cas, cela entraîne un surcroît de travail ou un retard du projet. Il est même possible que le mécontentement augmente ou que les projets soient même abandonnés parce que l’on n’a pas obtenu ce que l’on attendait.

C’est pourquoi vous devez vous assurer que les attentes d’un projet sont clairement définies dès le départ.

Comment définir la réussite des projets ensemble au sein de votre entreprise

Que faire lorsque les idées et l’attitude des différentes parties prenantes de votre entreprise concernant la réussite du projet divergent clairement ?

Prenez le temps de définir le projet. Les questions ci-dessous peuvent vous y aider. Veillez à les aborder avec toutes les parties prenantes concernées dès le début du projet :

• Qu’est-ce qui devrait être meilleur ou différent après le projet ?
• Qui est affecté par le projet, même indirectement ?
• Quelles sont les choses à faire et à ne pas faire ?
• Que doit-on réaliser exactement ?
  (Conseil : pensez à des produits livrables physiques, comme par exemple des documents de processus modifiés, des formations, etc. Cela permet à tous les participants de savoir clairement ce qu’ils obtiendront après le projet).
• Quelle est l’approche ?
• Qu’est-ce qui est nécessaire pour intégrer le changement dans l’organisation ?

Conseil de lecture : Vous souhaitez rester en contrôle tout au long du projet ? A lire : Le rapport d’avancement de projet –  contenu et processus

Conseils pratiques : proposition de projet, carte des parties prenantes, cercle des cibles

1. Proposition de projet

Pour pouvoir définir clairement la réussite du projet, il est en outre utile d’introduire une étape supplémentaire avant la charte du projet : la proposition de projet.

Il s’agit d’un court document d’une ou deux pages expliquant pourquoi ce projet est mené.

La proposition de projet doit traiter les questions suivantes :

• Quelle est la situation initiale ?
• Où sont les défis ?
• Qu’est-ce qui doit être changé ?
• Qu’est-ce qui doit être accompli ?
• Quelle est l’approche globale ?
• Quel est l’effort estimé ?

Ensuite, la proposition de projet est présentée au comité directeur. Celui-ci décide si le projet sera entrepris ou non.

Ce n’est qu’après l’approbation de la proposition de projet que vous commencez à rédiger la charte projet.

L’introduction d’une proposition de projet présente les avantages suivants :

• Cela permet d’approfondir la discussion (d’une part entre les fournisseurs d’idées du projet et d’autre part entre les dirigeants de l’entreprise).
• Cela facilite la constitution de l’équipe, car il existe des spécifications claires quant à ce qui doit être réalisé. 

2. Carte des parties prenantes

Lors de la deuxième étape, le défi consiste à déterminer quelles sont les autres parties prenantes. Pour ce faire, vous établissez ce que l’on appelle la carte des parties prenantes.

La carte des parties prenantes permet par exemple de répondre aux questions suivantes :

• Qui sont toutes les personnes concernées par le projet ?
• Quelle est la probabilité que la personne XY soutienne le projet ?
• Où les individus XY pourraient-ils bloquer quelque chose ?
• Quelle est l’importance des individus XY pour notre projet ?
• Existe-t-il des liens entre les individus, que l’on pourrait utiliser ?

Conseil : Continuez à mettre à jour votre carte des parties prenantes au cours du projet et adaptez-la aux nouvelles conditions si nécessaire.

3. Cercle des cibles (Target Circle)

Un cercle des cibles peut servir d’outil idéal pour une discussion commune. Il se compose de quatre quadrants :

• Quoi : Quel est l’objectif global ? Qu’est-ce qui doit être atteint ?
• Qui est concerné ou impliqué ? De quelles ressources le projet a-t-il besoin ?
• Pourquoi le projet doit-il être mis en œuvre ?
• Comment le projet doit-il être mis en œuvre ? Quelles sont les attentes du projet ? C’est ici que vous pouvez ajouter, par exemple, des objectifs financiers chiffrés ou temporels.

Le cercle des cibles doit également être discuté ensemble. La salle est limitée, ce qui limite à son tour la sélection des cibles. Le défi consiste donc à définir les points clés pour vous et tous les participants.

Conseil : Commencez la discussion avec tous les participants pour définir la réussite du projet et répondre en temps utile aux questions du cercle des cibles.

Les résultats du cercle des cibles servent de base à la proposition de projet.

Conseil : En réalité, vous constaterez que tout le monde n’est pas disponible tout de suite. Par conséquent, travaillez par itérations, c’est-à-dire du global au détail. La carte des parties prenantes et le cercle des cibles peuvent également être établis en parallèle, en fonction de la disponibilité des personnes. Cependant, plus vous avez de personnes à bord dès le début, mieux c’est. C’est le moyen le plus rapide de recueillir toutes les informations et perspectives pertinentes.

Quels sont les obstacles typiques ?

Vous aurez toujours des collègues qui ont hâte de s’y mettre et qui voudront commencer immédiatement au lieu de discuter d’abord. Il est nécessaire de les convaincre des avantages des discussions préliminaires. Car ils en profiteront aussi si tous les objectifs sont bien définis.

Faites-leur comprendre la nécessité de ces discussions !

Cela s’accompagne généralement de problèmes opérationnels :

• Quand puis-je réunir tout le monde et où ?
• Combien de temps faudra-t-il pour réunir tout le monde ?
• Une seule réunion suffira-t-elle pour tout clarifier ou faudra-t-il plusieurs réunions ?

En réalité, la résolution de ces problèmes opérationnels peut prendre un peu de temps. Ne laissez pas cela vous décourager !

La sagesse dans les projets :

« Dites-moi comment un projet commence, et je vous dirai comment il se terminera. »

Gardez la sagesse de cette phrase dans un coin de votre tête. Souvent, l’échec d’un projet est dû au fait que l’on n’a pas pris suffisamment de temps au départ.

Pourtant, si vous n’êtes pas clair sur ce que l’on attend de vous, vous serez toujours déçu par le résultat.

Par conséquent, faites en sorte que les avantages des étapes décrites ci-dessus soient clairs pour tous les participants :

• Clarté entre tous les participants
• Les temps morts peuvent être évités
• Si tout le monde sait ce qui doit être réalisé, il est plus facile pour chacun de travailler de manière indépendante.
• Augmentation de la motivation au sein de l’équipe
• L’équipe de projet a à portée de main une explication de la raison pour laquelle le projet est réalisé

Conclusion : Qu’est-ce que la réussite d’un projet ? Définition, Défis, Conseils

Nous avons vu dans cet article qu’il est important d’investir du temps dans la définition claire de ce que signifie la réussite d’un projet.

Prenez toujours ce temps avant de commencer un nouveau projet. Sinon, votre projet peut rapidement consommer des ressources inutiles ou prendre une mauvaise direction.

Essayez de comprendre qui sont les personnes ou groupes de contact les plus importants et quelles sont leurs attentes. Qu’est-ce qui fait selon vous, mais aussi selon tous les autres participants, la réussite d’un projet ? La proposition de projet, une carte des parties prenantes ou un entretien avec un cercle des cibles peuvent vous aider à le découvrir ensemble.

Comment définissez-vous la réussite d’un projet ? Avez-vous déjà des discussions sur ce sujet dans votre entreprise ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous !